Jaarplan 2024
Een eerste concept van het jaarplan werd op 2 augustus 2023 op deze wiki gepubliceerd. Dit concept was gebaseerd op verkennende discussies van bestuursleden en kantoorteam, en input verzameld tijdens gesprekken met partners en vrijwilligers (onder andere in de informele discussies na de ALV van 22 april 2023). De leden van WMNL en de bredere Wikimedia-gemeenschap is gevraagd om commentaar. Het eerste concept en het commentaar vanuit de gemeenschap werd besproken tijdens de bestuursvergadering van 17 augustus 2023. Mede op basis van die input werd een tweede concept gemaakt, dat op 7 september werd gepubliceerd, met een concept begroting. Hierop kwam geen commentaar meer uit de gemeenschap; ook bij de bespreking in de bestuursvergadering van 14 september zijn er geen inhoudelijke wijzigingen meer aangebracht, alleen enkele taalkundige correcties. Op de Algemene Ledenvergadering van 30 september 2023 werden jaarplan en begroting goedgekeurd, met een kleine correctie op de verwachte uitgaven in 2024.
Toelichting kader jaarplan 2024
Het kader: meerjarenstrategie
Het kader voor het jaarplan 2024 wordt gevormd door de Meerjarenstrategie Wikimedia Nederland
De meerjarenstrategie is het formele antwoord van WMNL op de Movement Strategy 2030. Hierin wordt bepaald dat WMNL vooral aandacht zal besteden aan wat (welke inhoud) nog ontbreekt binnen de Wikimediaprojecten, en aan wie (welke groepen) nog ontbreken binnen de gemeenschap. Verder wilden we ons met name richten op de volgende aanbevelingen uit de Movement Strategy 2030:
- Toekomstbestendigheid: zorg voor mensen en middelen
- Bekendheid en draagvlak
- Veiligheid en inclusie
- Impact: kennis van, voor en door iedereen
- Kennis en ontmoeten: coördineren tussen verschillende belanghebbenden
- Ontwikkeling van vaardigheden en leiderschap
- Gelijkwaardigheid in besluitvorming
De meerjarenstrategie had oorspronkelijk een looptijd van 2022 tot en met 2024. Omdat de uitvoering vertraging heeft opgelopen door de gevolgen van de pandemie en personeelstekort, en omdat er geen fundamentele veranderingen zijn geweest binnen Wikimedia Nederland of in de context waarbinnen WMNL opereert, is besloten om de looptijd van de strategie met twee jaar te verlengen (t/m 2026).
Terugblik 2023
Het jaar 2023 was een herijkingsjaar, waarin extra capaciteit was vrijgemaakt voor herijking, innovatie én grote schoonmaak. We hadden een aantal ambities geformuleerd, waarvan we er op dit moment (1 augustus 2023) al een aantal hebben uitgevoerd:
- ontwikkelen van een goede respons op de veranderingen in de maatschappij en de gemeenschap na Covid;
- direct na het einde van de maatregelen was er weinig enthousiasme voor bijeenkomsten en activiteiten. We merkten dat dat na een paar maanden beter werd.
- we maken nog steeds gebruik van een combinatie van bijeenkomsten in levenden lijve en ‘online’. We hebben geïnvesteerd in een vergaderset om ook op locatie hybride bijeenkomsten te kunnen bieden.
- dialoog met partners en vrijwilligers om beter zicht te krijgen op wat ze nodig hebben en van WMNL verwachten;
- een discussie met leden over inhoudelijke onderwerpen na afloop van de ALV is goed ontvangen - dat blijven we doen
- we zijn in overleg met trainers over hoe we ze beter kunnen ondersteunen
- de partners die betrokken zijn bij reguliere schrijfbijeenkomsten hebben meer inhoudelijke verantwoordelijkheid genomen
- vooral de partners in de Antillen gaven aan behoefte te hebben aan extra menskracht en middelen: we zijn begonnen om fondsen te werven bij WMF en elders, en gaan daar in 2024 mee door
- herstellen van de schade en achterstanden die zijn opgelopen door Covid en onderbezetting van personeel;
- we hebben weer zicht op wat de capaciteit op kantoor is, en waar inzet van WMNL/kantoor echt meerwaarde heeft. We zijn realistischer in het stellen van ambities, zorgen ervoor dat er tijd is om activiteiten goed af te ronden en te evalueren, en proberen versnippering in het jaarplan te voorkomen
- uitbreiding van de groep vrijwilligers die actief betrokken wil zijn bij WMNL-activiteiten;
- dit blijft een punt van aandacht. Er is meer vraag dan de vrijwilligers (en het kantoor) aankunnen. We hebben beperkt succes geboekt: er zijn ‘nieuwe’ Wikimedianen, die organisatorische taken oppakken, en (tijdelijke) afhakers zijn teruggekeerd
- er is acute behoefte aan trainers: we zijn begonnen met ontwikkelen van basis trainingsmodulen, in overleg met het WMUK train trainers programma. Zodra de 'infrastructuur' er is, gaan we gericht nieuwe trainers werven en training bieden.
- we zijn begonnen met een onderzoek naar de ervaringen van jongeren als Wikimedianen: hoe kunnen we stimuleren dat jongeren actief worden en blijven.
- een update/quality check van de administratieve organisatie en kantoorlogistiek.
- digitale opruiming, beter gebruik van mogelijkheden Google Business, verbetering tijdschrijfsysteem
- digitale grote schoonmaak, en ook in real life
- renovatie kantoor gepland voor december 2023
Een aantal voorgenomen acties moest worden doorgeschoven naar 2024:
- start uitvoering van de communicatiestrategie
- invoering nieuwe salarisstructuur en arbeidsvoorwaarden.
2024: ambitie en capaciteit met elkaar in overeenstemming brengen
De ambities van WMNL - en de externe vraag naar ondersteuning door WMNL - zijn structureel groter dan de beschikbare capaciteit en middelen. Dat is niet duurzaam: het legt te veel druk op vrijwilligers en medewerkers en ontneemt veel van het plezier uit de activiteiten. In 2024 willen we ambities en middelen beter op elkaar afstemmen. Dat betekent realistisch zijn in de ambities, maar ook: meer middelen (geld en menskracht) realiseren.
Een deel van onze capaciteit en middelen gaat naar essentiële taken als financiële administratie, bestuur, rapportage, internationaal overleg, fondsenwerving en office management. Daarnaast hebben we een permanent programma van activiteiten ter ondersteuning van vrijwilligers en partners, en onderhouden we de nieuwsbrief, website, social media en perscontacten.
Er blijft maar beperkte capaciteit over voor innovatie, nieuwe partnerships, follow-up en nazorg, terwijl er wel ambities zijn op die terreinen. Om die ambities te realiseren is meer capaciteit nodig, zowel op kantoor als bij de vrijwilligers, en meer geld. Maar de tijd ontbrak de afgelopen jaren om fondsenwerving en vrijwilligerswerving goed op te pakken.
In 2023 zijn we begonnen om die cirkel te doorbreken. Daar gaan we in 2024 mee door. Onze doelen zijn:
- projectfinanciering realiseren, vooral voor ons werk in de Cariben en Suriname
- meer donateurs werven, en meer inkomsten uit donaties realiseren
- werven van vrijwilligers die actief willen zijn in WMNL- activiteiten, in het bijzonder trainingen en begeleiden van (schrijf)bijeenkomsten - en deze vrijwilligers goed ondersteunen
- het vergroten van de zelfredzaamheid van partners en vrijwilligers, via het Kennisplatform, trainingen en het organiseren van bijeenkomsten
- versterkte strategische inzet op communicatie, ter ondersteuning van die plannen
Jaarplan 2024
De herijking in 2023 heeft ook geleid tot een andere benadering van het jaarplanproces.
In eerdere jaren gaven wij per project een gedetailleerde beschrijving van de activiteiten die we wilden ontwikkelen en de concrete resultaten die we daarmee verwachtten te bereiken.
De praktijk is echter dat Wikimedia Nederland in een dynamische omgeving opereert, en sterk afhankelijk is van beschikbaarheid en interesse van vrijwilligers en partners bij de uitvoering van het jaarplan. Bestuur en kantoor proberen zo realistisch mogelijk te zijn bij het op papier zetten van de plannen; toch bleek de operationele werkelijkheid altijd weer onvoorspelbaar en weerbarstig. De plannen hadden maar een beperkte aansturende werking.
Dit jaar willen we een nieuwe benadering uitproberen. Het jaarplan geeft de plannen voor 2024 op hoofdlijnen. We hebben het voornemen om zo dicht mogelijk bij de geformuleerde ambities te blijven, maar hechten meer aan de geest van de meerjarenstrategie dan aan de letter van het jaarplan. We willen optimaal gebruikmaken van de kansen die zich in de loop van 2024 voordoen, en inspelen op voorstellen vanuit de gemeenschap en van onze partners.
Omdat we de leden met deze nieuwe benadering enigszins overvallen is in bijlage 2 van dit jaarplan een ‘oude stijl’ uitwerking van de activiteiten opgenomen. Deze dient echter alleen als achtergrondinformatie. Dit is een doorkijk naar ‘hoe het zou kunnen gaan’. De ALV hoeft de bijlage niet goed te keuren.
Tabel 1: Jaarplan 2024
| Strategisch doel | Doel jaarplan 2024 | Indicatoren/
resultaatmeting |
Resultaat |
| Toekomst-
bestendigheid |
Meer projectfinanciering uit Nederlandse fondsen, in het bijzonder voor activiteiten in Caribisch deel van het Koninkrijk | #ingediende projectvoorstellen | 50.000 € p.j externe financiering |
| We ontwikkelen en testen kleinschalige campagnes om mensen te motiveren tot donaties rechtstreeks aan WMNL | #donateurs
#nieuwe donateurs #bedrag ?clicks/views |
10.000 € donaties (netto resultaat - na aftrek van wervingskosten)
100 terugkerende nieuwe donateurs | |
| Kennis van ervaren medewerkers en bestuurders vastleggen met het oog op continuïteit | # aangemaakte protocollen / overdrachtsdocumenten | garanderen continuïteit bij personeelswisselingen | |
| We geven Wikimediabewerkers praktische en financiële steun voor het uitvoeren van (kleine) activiteiten en het bijwonen van (internationale) bijeenkomsten. Hierdoor zijn Wikimedianen in staat om bij te dragen aan/te participeren in de Wikimediabeweging op een manier die verder gaat dan ‘gewoon’ bewerken
We brengen deze mogelijkheden gedurende het jaar regelmatig onder de aandacht In het kader van duurzaamheid is er met ingang van 2024 geen vergoeding van intercontinentale vliegreizen voor mensen die een event willen bijwonen, maar geen organisator of spreker zijn |
# aanvragen ontvangen uit gemeenschap
# toegevoegde of verbeterde inhoud |
Aantal aanvragen c.q. aanvragers is toegenomen vergeleken met eerdere jaren. | |
| Bekendheid en draagvlak | We gaan verder met ons bestaande pakket van communicatiemiddelen, maar gaan meer nadruk leggen op onze inhoudelijke resultaten, d.w.z onze concrete impact op de Wikimediaprojecten | #likes, retweets, clicks etc. | Voor relevante stakeholders - en potentiële donateurs - is het duidelijker wat de relatie tussen WMNL en - met name - Wikipedia is. |
| Voor 2024 ligt de nadruk op basis van de in 2023 ontwikkelde communicatiestrategie vooral op communicatie ter ondersteuning van WikiGoesCaribbean, donateurswerving en vrijwilligerswerving. | #nieuwsbrief abonnees
# volgers op social media # likes, retweets, clicks etc. #bezoek aan website |
||
| inclusion en impact | Vrouwen/LGBTI+
|
# activiteiten
#deelnemers # nieuwe bewerkers # retentie # nieuwe of verbeterde inhoud # positieve (social) media-aandacht #artikelen/items in media #social media posts #social media views, likes etc |
Percentage respondenten dat zich identificeert als vrouw was 12% in 2022. Streven dat dit in 2025 is toegenomen.
Er is meer en betere Informatie over, door en voor vrouwen en LGBTI gemeenschap toegevoegd aan de Wikimediaprojecten |
Caribisch Nederland/Antilliaans gemeenschap
|
#georganiseerde activiteiten
#deelnemers #nieuwe deelnemers #toegevoegd/verbeterde inhoud #nieuwe bewerkers #retentie nieuwe bewerkers #nieuwe partners #artikelen/items in media #social media posts #social media views, likes etc |
Percentage respondenten met Antilliaanse of Surinaamse achtergrond in de survey 2022 was 3 procent; streven is dat dat is toegenomen.
Er is meer en betere Informatie over Caribisch Nederland toegevoegd aan de Wikimediaprojecten Contact en communicatie met de Caribisch-Nederlandse gemeenschap is verbeterd | |
Suriname
|
#deelnemers
#nieuwe deelnemers # retentie #content |
Verbetering content over Surinaams erfgoed
Verdere uitbouw gemeenschap van bewerkers en partners in Suriname Inzicht in de mogelijkheden voor verdere projecten in Suriname | |
Nederland en de wereld
|
#bestanden toegevoegd/verbeterd
#partners dat doneert |
Leveren van praktische bijdragen aan ‘decolonising the internet’
Zichtbaar maken relevantie van de samenwerking Nederlandse GLAMs en internationale Wikimedia gemeenschap | |
| kennis en ontmoeten & ontwikkeling van vaardigheden en leiderschap | Zelfredzaamheid
|
#items toegevoegd
# gebruikers |
instrument voor capacity building en zelfredzaamheid van medewerkers van instellingen |
|
#deelnemers
#waardering/evaluatie #retentie |
capacity building en vergroting zelfredzaamheid van medewerkers van instellingen | |
|
#nieuwe vrijwilligers beschikbaar
# deelnemers aan training actieve intervisie groep trainers |
vergroting capaciteit WMNL om trainingen te geven/aan vraag partners te voldoen
vergroting werkplezier vrijwilligers | |
|
#deelnemers,
#nieuwe deelnemers positieve waardering/evaluatie door deelnemers |
uitwisseling van kennis onder en tussen vrijwilligers/partners en andere belangstellenden
versterken cohesie |
Metrics
WMNL vindt het belangrijk dat het jaarplan ook een kwantitatieve indicatie geeft van de ambities, maar het is lastig om realistische voorspellingen te doen. Ook maken we tijdens de uitvoering van activiteiten vaak keuzes tussen ‘kwantiteit’ en ‘kwaliteit’ (gaan we voor veel geüploade content, of voor een kleinere hoeveelheid die een duidelijke lacune vult? In die zin zijn de metrics in dit jaarplan geen resultaatverplichting, maar een inspanningsverplichting gebaseerd op de beste inzichten op het moment dat het jaarplan werd opgesteld (Q3 2023). De gebruikte metrics worden aangeraden door WMF. Hoe meer plusjes er in een cel staan, hoe meer resultaten er worden verwacht. De inschatting van totalen is gebaseerd op in het verleden gehaalde resultaten.
Tabel 2
| toegevoegde inhoud | ||||||||||
| resultaten 2024 | aantal activiteiten | deelnemers* | bewerkers | nieuwe bewerkers | retentie nieuwe bewerkers | betrokken vrijwilligers | Wikipedia | Commons | Wikidata | nieuwe partners |
| Toekomstbestendig-
heid |
+ | + | + | + | ||||||
| Bekendheid en draagvlak | ++ | ++ | + | |||||||
| Veiligheid en inclusie | + | + | + | |||||||
| Impact | ++ | +++ | ++ | ++ | + | ++ | +++ | +++ | +++ | + |
| Kennis en ontmoeten (niet bezoekers kennisplatform) | ++ | +++ | ++ | + | + | |||||
| Vaardigheden en leiderschap | + | + | + | + | ||||||
| totaal | 40 | 2200 | 1200 | 350 | 35 | 45 | 3300 | 30000 | 50000 | 5 |
| Gepland 2023 | 45 | 1.810 | 1.060 | 275 | 28 | 40 | 3.040 | 27.015 | 50.000 | 5 |
| Behaald in 2022 | 40 | 1 | 400 | 110 | 752 | 1.200 | 5.000 | 20.000 | 6 | |
*Bezoekers van website, wiki en kennisplatform, lezers van de nieuwsbrief, en volgers op social media niet meegenomen in tabel 2
| volgers/abonnees | 31/12 2024 | 1/1 2023 |
|---|---|---|
| Linked In | 500 | 410 |
| 3700 | 3498 | |
| 850 | 700 | |
| Nieuwsbrief | 2400 | 2168 |
Begroting
NB: hieronder staat de begroting zoals goedgekeurd tijdens de ALV van 30 september 2023. In verband met tegenvallende WMF-subsidie is de begroting van 2024 door het bestuur in februari 2024 aangepast. Er is €76.000 aan geplande uitgaven geschrapt. De belangrijkste geschrapte post is de geplande uitbreiding van het kantoor met 1 fte voor het werk in de Cariben. Daarnaast zullen er o.a. minder scholarships voor Wikimania zijn dan we hadden gepland. De aangepast begroting + toelichting is hier te vinden.
| uitgaven | |||
| begroot 2024 | prognose 2023 | begroot 2023 | |
| toekomstbestendigheid | €117.500 |
€ 55.000 | € 86.000 |
| veiligheid en inclusie | € 6.000 | € 6.060 | € 3.500 |
| impact | € 9.250 | € 4.000 | € 10.400 |
| kennis en ontmoeten | € 22.490 | € 10.000 | € 23.000 |
| vaardigheden en leiderschap | € 5.250 | € 500 | € 500 |
| gelijkwaardigheid in besluitvorming | € 19.000 | € 5.000 | € 5.000 |
| kantoor | € 42.500 | € 40.000 | € 59.000 |
| personeel | € 347.500 | € 320.750 | € 320.750 |
| optie: 1 fte uitbreiding | € 50.000 | ||
| totaal | € 615.490 |
€ 441.310 | € 508.150 |
| inkomsten | |||
| begroot 2024 | prognose 2023 | begroot 2023 | |
| WMF grant (+4% inflatiecorrectie en periodieken) | € 419.328 | € 396.000 | € 403.200 |
| optie: grant uitbreiding 1 fte | € 50.000 | ||
| donaties | € 60.000 | € 50.000 | € 50.000 |
| contributies | € 3.500 | € 3.287 | € 3.500 |
| projectfinanciering* | € 50.000 | € 7.000 | € 20.000 |
| onttrekking uit reserve | € 21.450 | ||
| onttrekking uit bestemmingsreserve (/eventueel uitgestelde activiteiten) | € 10.096 | € 10.000 | |
| totaal | € 582.828 | € 466.383 | € 508.150 |
| Resultaat | -€ 32.662 |
| *toelichting projectfinanciering d.d 15 september 2023 |
| lopende aanvragen |
|
| In voorbereiding |
|
Eén post uit de bijlage is door een fout niet meegenomen in de samenvatting van de begroting. Dit is de post "Financiële en inhoudelijke ondersteuning van vrijwilligers" in de cluster 'toekomstbestendingheid). Deze lasten bedragen €22.500. Op voorstel van de penningmeester stemde de ALV ermee in om ook deze post in de begroting op te nemen. De kosten voor de cluster bestendigheid komen daarmee op €117.500 ( was €91.000) Daarmee zijn de totale lasten voor 2024 voorzien op €615.490 (was €592.990) . Het verwachte (negatieve) resultaat wordt daarmee -€32.662 (was €10.662). De algemene reserves zijn voldoende groot om hierin te kunnen voorzien. Gezien de verschillende onzekerheden in deze begroting, komt de penningmeester in de ALV van April 2024 met een bijgestelde begroting voor het dan lopende boekjaar 2024.