Wikimedia Conferentie Nederland/Tijdslijn Wikimediaconferentie

Deze tijdslijn was bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland. Ze is niet meer actueel en daarom in het archief.

Februari

Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
- voorzitter, aanjager - Status: Ad Huikeshoven
- programma - Status: Hans Muller
- logistiek - Status: kantoor
- public relations - Status: Busy
Mail list werkgroep aanmaken - Status: Done

Datum bepalen - Status: Done
Thema kiezen - Status: ~~de vrouwen en mannen achter~~ Wikipedia
Shortlist keynote speakers opstellen - Status: Jan-Bart de Vreede en ...
Doelgroepen in kaart brengen - Status: Universiteiten:gebruik van Wikipedia in vakgebieden; Wikipedianen:Editor experience; GLAM en like-minded organizations: ervaringen eerste WiR, Wikipedia achter de schermen, auteursrecht
- Developers en hackers voor technologie track - Status: geen ontwikkelaarstrack
- Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status: Editor experience
- Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status: Wikipedia achter de schermen, WiR, etc.
Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status: Busy
Eisen opstellen zalen - Status: keuze MeetingPlaza, zie eisen in WCN-lijstjes
Begroting opstellen - Status: Busy
Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status: vergadering zaterdag 14 september 2013 van 15 tot 18 uur is geweest

IRL meet werkgroep - Status: verslag 20 april
Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status: Busy
Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status: MeetingPlaza biedt een flinke korting net als voorgaande jaren
Zalen benaderen - Status: MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status: Done
Check het registratieprogramma - Status: net als bij Amsterdam Hackathon 2013 zal met een Google form gewerkt worden.

IRL meet 2 - Status: op 4 en 18 mei is overleg geweest
Zaal vastleggen - Status: zaal is gereserveerd
Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status: kantoor gevraagd om na te denken over goodie bag
Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status: Denise
Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status: diverse uitnodigingen voor folders gestuurd

Website WCN up http://www.wikimediaconferentie.nl/oproep-voor-sprekers/ - Status: nieuw logo en oproep voor sprekers
Update verenigingswebsite - Status: De agenda en activiteiten linken nu naar oproep voor sprekers. Nog blog post maken met aankondiging WCN.
Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status: in 17 Kroegen, in de sitenotice nl.wp, gaat in volgende nieuwsbrief
Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status: Denise
Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status: "finance" gemaild
- Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status: "finance" gemaild
- Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status: "finance" gemaild, zelfde als 2012

Aandacht voor het programma:
- Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken - Status: centralnotice loopt met dank aan Romaine
- Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status: nog niet in De Kroeg
Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status: besproken 14 september 2013
Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status: beknopt verslag gemaild, overleg met Denise week 16 september

Sponsoren, financieel, maar ook in natura
Update begroting
In overleg met de penningmeester vaststellen toegangsprijs, denk ook aan combinatieprijs toegang conferentie + lidmaatschap - Status: Done
Update mail richting bestuur - Status: Done
Update website - Status: Done
Week 15 september: vooraankondiging versturen aan lijsten en extern Status: Done
Bestellen goodiebags (30 september)Status: Denise gedaan incl presentje voor sprekers
- tijdstabel op website - Status: Done
- FAQ opstellen voor de website
- Sprekers en programma op de website plaatsen - Status: Done
- Informatie over inschrijvingen op de website (28 en/of 30 september) - Status: Done
Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status: Denise

Programma
- Contact met sprekers onderhouden - Status: afstemming heeft plaatsgevonden tussen Hans en Denise
- Korte instructies (doelgroep)
- Overleg over ~~abstracts~~samenvattingen

Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status: Denise
- Persbericht opstellen en versturen - Status: Denise
- Overige doelgroepen aanschrijven - Status: Denise
- Tweede persbericht opstellen.Status: Denise
- Versturen tweede persbericht uiterlijk 29 oktober.Status: Denise

Sitenotice voorinschrijving plaatsen - Status: central notice geplaatst door Romaine

Inschrijvingen
- Bevestigen inschrijvingen en verzoek tot betaling versturen - Status: Denise
- Verwerken inschrijvingen en betalingen - Status: Denise

Afspraken maken met keynotes over de pers Status: Denise
Programmaboekje
- Laatste controle inhoud programmaboekje deadline 22/10/2013 - Status: met dank aan Vadim
- Afdrukken 24/10/2013 tm 28/10/2013 - Status: Denise
Verzenden betalingsherinneringen - Status: Linda
Printen en insteken badges - Status: Denise
Goodiebags samenstellen - Status: Denise
Evaluatie enquête opstellen - Status: Denise
Restaurant voor etentje reserveren - Status: Denise heeft Griek gereserveerd

Logistieke processen conferentie
- Materialen afleveren bij conferentiecentrum. Kan eventueel al op donderdag 31 oktober (goodiebags, programmaboekjes, badges, banners, prints plattegrond, overig uitdeelmateriaal) - Status: Denise
- Plattegrond zalen Status: Denise
- Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
- Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges

Op de Conferentiedag zelf:
- Check zalen en inschrijfbalie
- Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
Evaluatie enquête verzenden