WCN 2016/Tijdlijn
< WCN 2016
Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland.
Zie ook: Draaiboek
Februari
- Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
- voorzitter, aanjager - Status: Done
- programma - Status: Done
- logistiek - {Status: Done
- public relations - {Status: Done
- Mail list werkgroep aanmaken - Status: Done
Maart
- Datum bepalen Status: Done 19 november 2016
- Thema kiezen Status: Busy
- Shortlist keynote speakers opstellen Status: Busy
- Doelgroepen in kaart brengen Status: New
- Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. Status: Done
- Eisen opstellen zalen Status: Done
- Begroting opstellen Status: Busy
- Vergaderdata van de werkgroep afspreken Status: Done
April
- IRL meet werkgroep
- Sprekers benaderen (m.n. keynotes) Status: Done
- Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? Status: Done
- Zalen benaderen Status: Done
- WCN website aanpassen; Status: Done
- Check het registratieprogramma Status: Done - Draait weer op Civi
Mei
- IRL meet 2
- Zaal vastleggen Status: Done optie is genomen onder zelfde voorwaarden als 2015
- Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers Status: Done
- Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken Status: Done
- Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie Status: Done
Juni
- Website WCN bijwerken http://www.wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland Status: Done
- Update verenigingswebsite Status: Done
- Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën Status: Done
- Aandacht voor het programma:
- Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken Status: Done gepland 25 juni - 9 juli eerder kan niet ivm campagne WMDE
- Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status: Done
- Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen Status: Done
- Begroting -> naar bestuur voor akkoord Status: New
- Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM Status: New
Juli
Augustus
- Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status: Done
- Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status: Done
September
- Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status: Done
- Update begroting Status: Done
- Update mail richting bestuur Status: Done
- Update website Status: Done
- tijdstabel op website
- FAQ opstellen voor de website
- Sprekers en programma op de website plaatsenStatus: Done in oktober 2016
- Informatie over inschrijvingen op de website Status: Done in oktober 2016
- Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status: Done in oktober 2016
- Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf Status: Done
- Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status: Done in oktober 2016
- Persbericht opstellen en versturenStatus: Done in november 2016
- Overige doelgroepen aanschrijvenStatus: Done in oktober 2016
- Sitenotice voorinschrijving plaatsen Status: Done in november 2016
Oktober
- Programma
- Contact met sprekers onderhouden Status: Done
- Korte instructies (doelgroep) Status: Done
- Overleg over abstracts Status: Done
Voorbereidingen conferentiedag
- Sessieleiders indelen Status: Done
- Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen Status: Done
- Overige vrijwilligers benoemen Status: Done
- Opstellen overzicht met taken Status: Done
- Afspraken maken met keynotes over de pers Status: Done
- Programmaboekje Status: Done
- Laatste controle inhoud programmaboekje -> in 2016 online programmaboekje, downloadbaar in laatste week voor conferentie Status: Done
- Afdrukken
November
- Logistieke processen conferentie
- Materialen afleveren bij conferentiecentrum (goodiebags, programmaboekjes, badges)
- Plattegrond zalen
- Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
- Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges
- Op de Conferentiedag zelf:
- Check zalen en inschrijfbalie
- Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
- Ontvangst gasten
- Check catering - tijden afstemmen
December
- Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
- Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen