WCN 2015/Tijdlijn
< WCN 2015
Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland.
Zie ook: Draaiboek
Februari
- Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
- voorzitter, aanjager - Status: New
- programma - Status: Done
- logistiek - Status: Busy
- public relations - Status: Busy
- Mail list werkgroep aanmaken - Status: Done
Maart
- Datum bepalen Status: Done
- Thema kiezen
- Shortlist keynote speakers opstellen Status: Done
- Doelgroepen in kaart brengen Status: Done
- Developers en hackers voor technologie track
- Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track
- Medewerkers partner-instellingen voor thema-track
- Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. Status: Busy
- Eisen opstellen zalen Status: Done
- Begroting opstellen Status: Done
- Vergaderdata van de werkgroep afspreken
April
- IRL meet werkgroep
- Sprekers benaderen (m.n. keynotes) Status: Busy -> Ziko
- Zijn er mogelijkheden voor sponsoring?
- Zalen benaderen Status: Done DJ heeft op 4 mei verzoek per mail aan Meeting Plaza verzonden. Meeting Plaza heeft ruimte gereserveerd.
- WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? Status: Done
- Check het registratieprogramma Status: Done - Draait weer op Civi
Mei
- IRL meet 2
- Zaal vastleggen Status: Done
- Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers Status: Busy
- Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken
- Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie
Juni
- Website WCN up http://www.wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland Status: Done
- Update verenigingswebsite Status: Done
- Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën Status: Done
- Aandacht voor het programma:
- Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken Status: Done
- Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status: Done
- Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen Status: Done
- Begroting -> naar bestuur voor akkoord Status: Done
- Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? Status: Done
- Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM Status: Done
Juli
Augustus
- Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status: Done
- Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status: Busy
September
- Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status: Done
- Update begroting
- Bekijken mogelijkheden huur laptops voor Wikihelpdesk Status: Done
- Update mail richting bestuur Status: Done
- Update website
- tijdstabel op website
- FAQ opstellen voor de website
- Sprekers en programma op de website plaatsen Status: Done
- Informatie over inschrijvingen op de website Status: Done op 31 augustus
- Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status: Done op 31 augustus
- Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf Status: Done
- Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status: Busy
- Persbericht opstellen en versturen Status: Done op 31 augustus 2015
- Overige doelgroepen aanschrijven Status: Done
- Sitenotice voorinschrijving plaatsen Status: DoneSitenotice is gemaakt, plaatsing half oktober wanneer programma bekend is. Conferentie is dit jaar later dus planning schuift.
Oktober
- Programma
- Contact met sprekers onderhouden Status: Busy
- Korte instructies (doelgroep) Status: Busy
- Overleg over abstracts Status: Busy
Voorbereidingen conferentiedag
- Sessieleiders indelen Status: Busy
- Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen Status: Busy
- Overige vrijwilligers benoemen Status: Busy
- Opstellen overzicht met taken Status: Busy
- Afspraken maken met keynotes over de pers Status: Busy
- Programmaboekje Status: Busy
- Laatste controle inhoud programmaboekje -> november ivm schuiving datum
- Afdrukken
November
- Logistieke processen conferentie
- Materialen afleveren bij conferentiecentrum (goodiebags, programmaboekjes, badges)
- Plattegrond zalen
- Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
- Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges
- Op de Conferentiedag zelf:
- Check zalen en inschrijfbalie
- Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
- Ontvangst gasten
- Check catering - tijden afstemmen
December
- Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
- Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen