Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland.

Zie ook: Draaiboek

Februari

  • Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
    • voorzitter, aanjager - Status:    New
    • programma - Status:    Done
    • logistiek - Status:    Busy
    • public relations - Status:    Busy
  • Mail list werkgroep aanmaken - Status:    Done

Maart

  • Datum bepalen Status:    Done
  • Thema kiezen
  • Shortlist keynote speakers opstellen Status:    Done
  • Doelgroepen in kaart brengen Status:    Done
    • Developers en hackers voor technologie track
    • Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track
    • Medewerkers partner-instellingen voor thema-track
  • Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. Status:    Busy
  • Eisen opstellen zalen Status:    Done
  • Begroting opstellen Status:    Done
  • Vergaderdata van de werkgroep afspreken

April

  • IRL meet werkgroep
  • Sprekers benaderen (m.n. keynotes) Status:    Busy -> Ziko
  • Zijn er mogelijkheden voor sponsoring?
  • Zalen benaderen Status:    Done DJ heeft op 4 mei verzoek per mail aan Meeting Plaza verzonden. Meeting Plaza heeft ruimte gereserveerd.
  • WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? Status:    Done
  • Check het registratieprogramma Status:    Done - Draait weer op Civi

Mei

  • IRL meet 2
  • Zaal vastleggen Status:    Done
  • Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers Status:    Busy
  • Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken
  • Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie

Juni

  • Website WCN up http://www.wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland Status:    Done
  • Update verenigingswebsite Status:    Done
  • Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën Status:    Done
  • Aandacht voor het programma:
    • Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken Status:    Done
    • Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status:    Done
  • Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen Status:    Done
  • Begroting -> naar bestuur voor akkoord Status:    Done
    • Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? Status:    Done
    • Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM Status:    Done

Juli

Augustus

  • Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status:    Done
  • Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status:    Busy

September

  • Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status:    Done
  • Update begroting
  • Bekijken mogelijkheden huur laptops voor Wikihelpdesk Status:    Done
  • Update mail richting bestuur Status:    Done
  • Update website
    • tijdstabel op website
    • FAQ opstellen voor de website
    • Sprekers en programma op de website plaatsen Status:    Done
    • Informatie over inschrijvingen op de website Status:    Done op 31 augustus
  • Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status:    Done op 31 augustus
  • Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf Status:    Done
  • Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status:    Busy
    • Persbericht opstellen en versturen Status:    Done op 31 augustus 2015
    • Overige doelgroepen aanschrijven Status:    Done
  • Sitenotice voorinschrijving plaatsen Status:    DoneSitenotice is gemaakt, plaatsing half oktober wanneer programma bekend is. Conferentie is dit jaar later dus planning schuift.

Oktober

  • Programma
    • Contact met sprekers onderhouden Status:    Busy
    • Korte instructies (doelgroep) Status:    Busy
    • Overleg over abstracts Status:    Busy

Voorbereidingen conferentiedag

    • Sessieleiders indelen Status:    Busy
    • Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen Status:    Busy
    • Overige vrijwilligers benoemen Status:    Busy
    • Opstellen overzicht met taken Status:    Busy
  • Afspraken maken met keynotes over de pers Status:    Busy
  • Programmaboekje Status:    Busy
    • Laatste controle inhoud programmaboekje -> november ivm schuiving datum
    • Afdrukken

November

  • Logistieke processen conferentie
    • Materialen afleveren bij conferentiecentrum (goodiebags, programmaboekjes, badges)
    • Plattegrond zalen
    • Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
    • Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges


  • Op de Conferentiedag zelf:
    • Check zalen en inschrijfbalie
    • Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
    • Ontvangst gasten
    • Check catering - tijden afstemmen

December

  • Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
  • Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen