Tekst & uitleg online vergaderen en stemmen ALV

Online vergaderen

Zoom installeren

De vergadering zal plaatsvinden via het Zoom-platform. Dit werkt het beste als je op je laptop, telefoon, tablet of pc de Zoom client installeert. De verschillende clients en installatieprocedures vind je hier.

Link naar online vergadering

In de mail die je op 17 april om 10.00 uur ontvangt wordt een link opgenomen naar de online vergaderomgeving. Als je die aanklikt, word je toegelaten tot de wachtruimte van de vergadering.

Gebruik camera en microfoon

Twee zaken zijn van belang voor de online vergadering:

• Camera

Je kunt ervoor kiezen om je camera in of uit te schakelen.

Als je besluit om de camera uit te laten, verschijnt je naam of je initialen of je foto in beeld bij de overige deelnemers, afhankelijk van jouw instellingen. Wij vragen je in te loggen met de naam of gebruikersnaam die je hebt opgegeven bij inschrijving.

Als je besluit om de camera in te schakelen, kijk dan vooraf even of je gezicht in beeld is. Meestal is er meer in beeld. Controleer vooraf of er zaken in beeld verschijnen die je liever niet met anderen deelt en verwijder die.

• Microfoon

Als je de vergadering binnenkomt, staat standaard je microfoon uit. (Muted) We verzoeken je dat zo te laten. Als je een vraag hebt en/of aan de discussie een bijdrage wilt leveren, steek dan je hand op. De coördinator van de vergadering zal het woord geven als jouw bijdrage aan de beurt is.

Online stemmen

Tijdens de vergadering kan er op twee manieren worden gestemd:

Hoofdelijk maar niet anoniem

Voor stemmingen die geen anonimiteit vergen, zal hoofdelijk worden gestemd. Dat gebeurt als volgt: De voorzitter zal de namen van de deelnemers één voor één voorlezen en je wordt gevraagd duidelijk voor of tegen te stemmen of je van stemming te onthouden. De stemmen zullen worden geteld en aan het einde van de stemming zal de telling bekend worden gemaakt.

Anoniem

Indien er op of over personen gestemd wordt, zal dit altijd anoniem gebeuren. Voorafgaand aan de vergadering is bepaald voor welke agendapunten dit geldt. Voor de ALV van 17 april is één stemming voorzien waarbij anoniem gestemd moet worden: de verkiezing van vijf bestuursleden. Indien je voorziet dat er nog andere anonieme stemmingen moeten plaatsvinden, verzoeken we je dit uiterlijk donderdag 15 april vóór 12:00 uur te laten weten aan info<at>wikimedia.nl

Tijdens de vergadering kunnen geen nieuwe anonieme stemmingen worden aangevraagd. Als je tot twee dagen voorafgaand aan de vergadering een anonieme stemming wilt inbrengen, kunnen we deze nog faciliteren. Voorafgaand aan de vergadering ontvang je een email met daarin je unieke persoonlijke stemcode en de url naar het stemformulier. Je kunt je tot het begin van de ALV aanmelden.

Tijdens de vergadering staat het stemformulier open en kun je stemmen. Als er meerdere anonieme stemmingen zijn, kun je direct je stem voor alle stemmingen uitbrengen.

Afgeven machtiging

Als je iemand wilt machtigen zijn er twee manieren:

1. Je geeft bij de inschrijving voor de ALV meteen op dat je niet aanwezig zult zijn en wie je machtigt. Wij sturen dan jouw unieke stemcode op aan de gemachtigde. Die kan dan tijdens de vergadering stemmen.
2. Je hebt aangegeven dat je wel aanwezig bent, maar op het laatst lukt het je toch niet. Je hebt dan van ons al een stemcode ontvangen. Die kun je dan gewoon doorsturen aan degene die je wilt machtigen. Deze kan dan voor zichzelf én voor jou tijdens de vergadering stemmen. We stellen het wel op prijs als je dit per mail nog even aan ons laat weten, zodat we de juiste gegevens in de notulen kunnen opnemen.

Oefensessie

Om de vergadering zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen is het van belang dat alle deelnemers met Zoom kunnen werken. Als je behoefte hebt aan een “oefensessie” wil je dan om 12:30 inloggen? Dan nemen we de verschillende zaken even door en kun je gewoon online blijven totdat de vergadering begint.

Vragen?

Als je vragen hebt over online vergaderen en/of stemmen, stuur dan een mailtje aan michel<at>wikimedia.nl Ik zal proberen je per ommegaande te beantwoorden en indien wenselijk deze uitleg nader aanvullen.