Taakbeschrijving diverse vrijwilligersfuncties bij WikiconNL

Voor de WikiconNL zijn wij op zoek naar vrijwilligers die het leuk vinden om tijdens deze dag te helpen. Hieronder staan de taakbeschrijvingen van de diverse functies.

Wil jij je voor één van deze functies opgeven? Laat dit dan weten via dit inschrijfformulier.

Mocht je hierover nog vragen hebben, mail deze dan naar Kirsten Jansen k.jansen[at]wikimedia[punt]nl

Taken Zaalhost

Deelnemers aan de sessie in jouw zaal welkom heten
Spreker introduceren (informatie over persoon/personen en tekst wordt verschaft)
Zorgen dat sessies op tijd beginnen maar ook op tijd eindigen. Het programma zit strak in elkaar dus je moet 'streng' zijn. Dat betekent dat je dus 5 minuten voor afloop een seintje aan de spreker geeft. Uitloop kunnen we niet toestaan
Na afloop van de sessie, spreker bedanken en presentje overhandigen
Mocht het water op zijn, dit aanvullen
In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Opbouwassistent

Zaal preparen
Laptop + usbstick per zaal klaarzetten
Het klaarzetten/uploaden van powerpoint presentaties en andere IT-gerelateerde zaken
Verlengsnoeren aanleggen
Stapeltje programma's neerleggen
Wifi-wachtwoord in de zaal ophangen
Het overzicht van de sessies die in de betreffende zaal worden gehouden, goed zichtbaar bij ingang zaal ophangen
Cadeautje spreker en water klaarzetten
In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, kijken of je het zelf kunt oplossen op het gebied van techniek, anders seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Gastbegeleider deelnemer

Deelnemers welkom heten
Verwijzen naar de garderobe en de inschrijfbalie
De weg wijzen naar de diverse zalen, evt. lift wijzen voor mensen die moeilijk ter been zijn en, indien nodig, werking uitleggen
Wijzen op ontprikkelruimte
Wijzen op het programma en evt. vragen over de conferentie beantwoorden
Tijdens pauzes deelnemers laten weten waar de koffie- en/of lunchpauze wordt gehouden
In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Gastbegeleider spreker

Spreker opvangen maar ook in de gaten houden of de spreker wel op tijd aanwezig is. Zo niet, seintje naar de evenementenondersteuner
Spreker begeleiden naar garderobe, inschrijfbalie en de zaal, eventuele vragen van de kant van de spreker beantwoorden, koffie/thee aanbieden
Zaalbegeleider en evenementenondersteuner laten weten dat spreker aanwezig is
In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Inschrijfbalie deelnemers

Inschrijfbalie inrichten: registratieformulieren, programma, badges, pennen, etc. klaarleggen
De deelnemers bij binnenkomst registreren en voorzien van een badge
Indien deelnemer niet op de foto wil, voorzien van herkenningsteken
Wijzen op het programma en indien nodig, wijzen op inschrijven voor een workshop
Bij meer vragen doorverwijzen naar gastbegeleider deelnemers

Vliegende Keep

Bijstaan in de overkoepelende taken van de evenementenondersteuner
Inspringen daar waar nodig (bijv. helpen bij de taken van de gastbegeleider, opbouwassisent of inschrijfbalie)
Zorgen dat overal het programma en de mogelijkheid tot doneren via QR-code zichtbaar is opgehangen
Tijdens pauzes deelnemers laten weten waar de koffie- en/of lunchpauze wordt gehouden

Beleid Vriendelijke Ruimte

Van deelnemers aan (online) evenementen van Wikimedia Nederland wordt verwacht dat zij het 'Beleid Vriendelijke Ruimtes' respecteren. Je kunt er hier meer over lezen.