Notulen bestuursvergadering 5 september 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 24 oktober 2019.

Notulen bestuursvergadering 5 september 2019

Aanwezig	Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN, Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR), Lizzy Jongma (LJ), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Justus de Bruijn (JdB), Jan-Bart de Vreede (JBV)
Plaats	Kantoor WMNL
Tijd	19.30 - 21.55 uur

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en start de vergadering om 19.30 uur.

De agenda wordt vastgesteld met toevoeging twee nieuwe punten: punt 2.6 - Voorstel financiering via Europeana (LJ) punt 2.7 - Bijdrage Symposium Inward Outward

Concept-verslag bestuursvergadering 22 augustus 2019 + actielijst (vaststellen) JdB

Notulen Agenda ALV wordt doorgenomen en vastgesteld Functieprofielen: FG heeft alles aangepast en heeft van de bestuursleden een akkoord ontvangen. Jaarplan: De deadline is 12 september. 13 september gaat de officiële uitnodiging naar de leden er uit met daarin de linkjes naar de diverse documenten.
Afsprakenlijst

Punt 77	Functieprofielen: is voltooid en kan er af
Punt 78	Missie statement: zoals besloten in vorige vergadering, gaat deze in na de ALV. Kan er nu af
Punt 79	Samenvatting 2e ronde Salon: laten staan
Punt 81	Inventarisatie sponsoren: MW is er aan begonnen maar laat het nog even afhangen van de vergadering van deze avond.
Punt 83	WikiArchives: laten staan
Punt 87	Frenemy: hoort bij punt 79, samenvoegen
Punt 88	Thema WikiconNL: kan er af
Punt 90	Avans: JdB en MW hebben een afspraak gehad ook met Maurits Dorlandt en twee collega’s van hem. Zij zijn erg enthousiast. MW verwacht niet op korte termijn sponsorgelden. Er is een actielijst gemaakt, ieder heeft een taak toebedeeld gekregen en er zal een nieuwe afspraak gemaakt worden. JdB en MW zullen tussentijds rapporteren. Punt kan er af
Punt 91	Julia Noordegraaf: laten staan
Punt 92	Concept begroting: kan er af

De notulen zijn bij deze goedgekeurd en kunnen op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Organisatie en financiën

Jaarplan 2020 (bespreken concept inhoud) Allen

Concept jaarplan. Dit wordt in zijn geheel doorgenomen. De gedane tekstvoorstellen worden doorgenomen, aangepast en ter plekke verwerkt. Ook wordt gelet op de doelstellingen en dat deze goed verwoord c.q. omschreven zijn. Het onderwerp Sponsoring en Fondsenwerving geeft nog enige discussie. De vraag is welke koers zal worden gevaren. Een eventuele samenwerking met Wikimedia Duitsland kan veel voordelen bieden in fondsenwerving. Besloten wordt om duidelijk te laten blijken dat hierin stappen gezet moeten worden. Woensdag 11 september a.s. moet de tekst klaar zijn zodat iedereen deze kan bekijken en zodoende vrijdag 13 september a.s. in de officiële uitnodiging - die dan verstuurd wordt - meegenomen kan worden.

Begroting 2020 (bespreken 1e opzet) BN, SR

Begroting wordt doorgenomen en besproken. Met het oog op de te verwachten verminderde inkomsten wordt kritisch gekeken naar zaken die eventueel geschrapt zouden kunnen worden. Hoewel WikiconNL de grootste kostenpost is, is men geen voorstander om deze te schrappen. Een optie zou zijn om deze te verschuiven naar een later tijdstip in het jaar om zodoende de zekerheid te hebben dat er wel geld voor is. Ook is er nog onzekerheid of er een subsidie vanuit PICA zal komen. Mocht dit wel zo zijn dan is er voor volgend jaar ruimte voor grotere projecten. Maar ten tijde van deze vergadering is het projectvoorstel nog niet bij de Stichting Pica ingediend. Voorstel om wel WikiconNL en andere projecten op de begroting te plaatsen met een asterix (*) waarin een voorbehoud wordt gesteld. Dit voorbehoud zal zijn dat mocht uiteindelijk blijken dat het geld er niet is, het project geannuleerd zal worden. Voorafgaande aan de ALV zal er een moment zijn waarop leden die vragen hebben contact kunnen opnemen met het bestuur. Ook is besloten om WikiCon2020 niet in het voorjaar maar mogelijk in het najaar te organiseren.

Voorstel Maarten Dammers: opzet werkgroepen veranderen JdB

Het staat ook al in het jaarplan. Tijdens diverse bijeenkomsten kan er een oproep gedaan worden om in een werkgroep zitting te nemen. Er zijn ook niet zo veel werkgroepen maar het werven van meer actieve vrijwilligers is heel welkom.

Op de nieuwjaarsbijeenkomst en of kerstborrel zal er een oproep gedaan worden om aan te sluiten bij een werkgroep.

Voorstel Justus de Bruijn: lid worden van Open Nederland FG

Bestuur gaat akkoord. Wel moet er nog nagevraagd worden of het aanmelden als organisatie andere acties vereist dan wanneer men zich als persoon aanmeldt. Verzoek aan JdB om dit te doen c.q. uit te zoeken.

Voorstel Daniëlle Jansen en Hanno Lans: de orgasmekloof: Wiki-project over seksualiteit

Bestuur kan zich vinden in het verbeteren van de informatie over seksualiteit. Het is een belangrijk onderwerp en de huidige informatie is inderdaad onevenwichtig. Maar men vindt het nog te prematuur om hier nu een project van te maken. Voorstel is om hier in eerste instantie een schrijfmiddag voor op te zetten, mocht het groter worden dan zou het een optie zijn dat zij eerst zelf voor financiering zorgen en kan WMNL altijd nog bezien of zij inspringt ter ondersteuning.

Voorstel financiering/sponsoring via Europeana LJ

Het is misschien niet de juiste instantie voor Wikimedia omdat zij zich, zoals het er nu uitziet, meer richten op culturele instellingen. Lizzy gaat contact opnemen met deze organisatie om te kijken of WMNL in aanmerking kan komen.

Bijdrage leveren aan Symposium Inward Outward - KTLV en Beeld en Geluid

De vraag is of WMNL een bijdrage aan dit symposium kan leveren. Er is op dit moment niemand hiervoor beschikbaar, ook is het behoorlijk veel werk. Voor nu besluit het bestuur om dit voorbij te laten gaan.

Rondvraag en sluiting

MR: De Sharing is Caring conferentie wordt 22 november a.s. in het Rijksmuseum gehouden.

KJ: WikiconNL optionele reservering cancellen en geen nieuwe data afspreken.

SR: stuurt nog een verslag over gesprek dat zij had met de directeur Wikimedia Duitsland.

FG: Fondsenwerving/sponsoring op agenda volgende bestuursvergadering.

De voorzitter dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en input en sluit de vergadering om 21.55 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
79	27-06-19	JdB	Samenvatting 2e ronde discussie Salon rondsturen	De tekst van de flipovers wordt nog uitgewerkt. 22-08-19: JdB was druk met andere zaken. Zal nu op korte termijn de samenvatting rondsturen. Idem voor het navragen
81		Mw / SR	Inventarisatie fondsen en sponsoren + plan van aanpak	13-06-19 MW werkt er nog aan 22-08-19 MW heeft er nog geen tijd aan kunnen besteden. Zal dit gaan oppakken
83		MR	i.s.m. Sandra Fauconnier: voorstel WikiArchives t.b.v. ondersteuning kleine particulieren/bedrijfjes	13-08-19: MR gaat dit oppakken
91	22-08-19	MW	Overleg met Julia Noordegraaf. Navragen wat de verwachtingen zijn om zodoende te weten te komen of wij aan deze verwachtingen kunnen voldoen c.q. waarmaken.	Afronden na de presentatie tijdens de ALV
92	14-12-19 en/of januari	Allen	Oproep doen om zich aan te sluiten bij een werkgroep en/of vrijwilliger te worden
93		JdB	WMNL aanmelden als lid van Open Nederland
94		LJ	Uitzoeken of WMNL bij Europeana subsidie kan aanvragen
95		KJ	Data 3&4 april 2020 WikiconNL cancellen bij Social Impact Factory
96		SR	Verslag van gesprek met directeur Wikimedia Duitsland sturen