Wikimedia

Notulen bestuursvergadering 3 mei 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 13 juni 2019.

Notulen bestuursvergadering 3 mei 2019

Aanwezig: Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR), Jan-Bart de Vreede (JBV), Lizzy Jongma (LJ), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (verslag)

Afwezig met kennisgeving: Bart Nieuwenhuis (vakantie)

Tijd: 09.57 - 17.10 uur


1. OPENING

1.1 FG heet iedereen welkom en opent de vergadering om 09.56 uur.

  • JdB is bij het interview met Emiel Rijshouwer geweest. Wil daar graag wat over vertellen. Dit zal hij bij de rondvraag doen.

1.2. Concept-verslag bestuursvergadering 28 maart 2019 + actielijst (vaststellen) Justus

  • Ontwikkeling van eigen talenten, wordt aangepast.
  • SR licht de vacature projectleider toe. Er zijn nu acht sollicitanten. Gezien de ontwikkelingen intern, is de vacature niet breed uitgezet. Op dit moment lijken er 3 sollicitanten in aanmerking te komen. MR en JdB willen de sollicitaties ook ontvangen. JBV vraagt hoe de procedure is. SR licht dit toe. Actielijst:
  • De punten 71, 72, 73, 74 en 75 kunnen er af.
  • Punt 76 laten staan. Sabbatical SR nog afwikkelen.
  • Notulen zijn bij deze door het bestuur goedgekeurd en kunnen op de verenigingswiki worden geplaatst.


2. ORGANISATIE EN FINANCIËN

2.1 Portefeuilleverdeling nieuw bestuur Frans

  • FG geeft een toelichting op de beschrijving van de functieprofielen. Op verzoek van JBV vertelt iedereen waarom men welke taken wil uitvoeren en welke ervaring men heeft. SR zal het aanvullen met informatie omtrent interactie met kantoor.
  • Men gaat over tot het verdelen van de functies/taken: Voorzitter: FG laat weten nog één jaar voorzitter te willen zijn om daarna zijn taken over te dragen aan de volgende voorzitter. Secretaris: JdB wil graag ook in dit bestuur deze functie behouden. Penningmeester: BN wil graag ook in dit bestuur deze functie behouden. MW wil graag de taak ‘externe fondsenwerving’ in zijn portefeuille behouden. In het vorige bestuur waren de overige taken als volgt verdeeld: educatie - MR, community - MN, inhoudelijk project - HdM.
  • Michel vraagt waar bijv. erfgoed onder valt, antwoord: GLAM. GLAM blijft lastig te verdelen. GLAM kan misschien in tweeën gedeeld worden.
  • SR stelt dat de taak ‘community’ misschien niet bij één persoon moet liggen. Er is een groot verschil tussen het zijn van een Wikipediaan en het hebben van een functie bij Wikimedia. Voorstel om ‘community’ als hoofdtaak weghalen en deze bij iedereen te zetten als een onderdeel van taken. Zodoende kan iedereen zich vertrouwd maken met de community. Dit voorstel wordt aangenomen.
  • Behouden blijft de hoofdtaak Educatie. Er worden drie nieuwe vacatures/hoofdtaken gevormd: Community health (diversiteit, omgangsvormen), Open kennis in bredere zin (Wikidata, Thesaurus), Externe partners (onderhouden van netwerk)

2.2 Terugblik ALV 13 april 2019

  • Concept notulen
  • De concept notulen zijn akkoord en kunnen worden geplaatst op de Verenigingswiki. De leden ontvangen bericht.
  • Stand van zaken gecorrigeerde jaarrekening Bart/Sandra Bart heeft contact opgenomen met de accountant. Er zijn twee problemen: verschil tussen getallen (waarvan de accountant aangeeft dat dit is binnen door de accountants geaccepteerde foutmarge)  en het is vreemd dat huisvestingskosten toegerekend zijn aan doelstellingen. De accountant zegt nu dat hij niet ten onrechte heeft goedgekeurd. Dit antwoord wordt niet bevredigend bevonden. FR stelt dat er een aangepaste jaarrekening moet komen en alleen als de accountant met hele goede reden komt waarom dit niet nodig is kunnen we hiervan afzien. SR vraagt of het bestuur akkoord kan gaan met de stelling van de accountant. FR is het er niet mee eens, hij denkt dat dit lastig is uit te leggen aan de leden. MW denkt dat als er een uitgebreide verklaring komt van de accountant dit wel uit te leggen valt aan de leden. Vooralsnog wordt er goed uitgezocht wat er fout zit, we willen precies weten wat er aan de hand is. Besluiten worden uitgesteld totdat duidelijkheid is verschaft.
  • Nederlandse vertaling van het Missie-statement WMF Frans Het bestuur buigt zich hierover en komt met het volgende advies: Stel je een wereld voor waarin een ieder vrijelijk kan delen in het geheel van alle kennis. Daar staan wij voor! Dit advies zal aan de indiener van de motie worden gegeven en daarna zal de mening van de community worden afgewacht. Hierna zal het uiteindelijke advies geïmplementeerd worden.
  • Bespreken resultaten 2e ronde De Salon. Volgende stappen Justus JdB geeft toelichting op de resultaten van de discussie die is gevoerd tijdens de ALV. Die komen overeen met de uitkomsten van de Salon. JdB zal de samenvatting van deze 2e ronde in de volgende vergadering indienen en deze zal toegevoegd worden aan de uitkomsten van De Salon.

2.3 Voorbereidingen Meerjarenstrategie 2021 - 2025

  • MW wil graag het proces bespreken. 2017-2020 is goedgekeurd in ALV april 2016. Dat betekent dat in de ALV van april 2020 de nieuwe strategie besproken moet worden. SR geeft tekst en uitleg over het proces van de internationale strategievorming. Er ontstaat een levendige discussie over het beleid en de invloeden van buitenaf die mede beïnvloed worden doordat user groups in opkomst zijn. Andere punten die genoemd worden: inkomsten (WMF, banner, anders), samenwerking WMDE, institutionele partners, taal, lobby, kennisontsluiting, community health, service centrum. SR stelt dat over twee jaar de financiële situatie anders is en de vaste inkomstenbron minder kan zijn en dat hier serieus rekening mee moet worden gehouden in de strategie. Ze stelt voor om voor twee jaar financiering aan te vragen en daarnaast extra financiering om iemand in te kunnen huren voor fondsenwerving. FR vraagt zich af of er in de internationale discussie ook nog kansen zijn voor ons. SR: daar spelen we al wel op in: het gaat om kennis die er in Nederland is en die moet worden bevrijd. En dan hebben we het over historische instellingen, landbouw-instellingen en open kennis (LJ) . Op gebied van watermanagement kan Nederland ook veel bieden. Een samenwerking met WMDE kan veel opleveren op gebied van fondsenwerving maar ook op technisch gebied. Positionering
    • Lobby,
    • Vrije kennis,
    • Service centrum: JBV licht kort toe wat dit inhoudt. Hulp en ondersteuning aanbieden voor beginnende organisaties van vrije kennis, deze organisaties bij elkaar brengen en daardoor hun slagkracht vergroten. Dit verdient wel nadere overdenking c.q. uitwerking
    • Consortium als samenwerkingsverband
    • Effectiviteit en impact

Partners

  • Zie rapportage WikiSalon

Planning

  • De twee belangrijkste punten zijn: (1) mogelijk risico financiering (zie hierboven), en (2) verbreding activiteiten door samenwerking met kennisinstellingen (zie uitkomsten salon). Kan er op basis van deze twee punten een jaarplan of een tweejarenplan gemaakt worden? Daar is het bestuur het mee eens.
  • SR vraagt zich af of de vacature van projectleider misschien niet anders ingevuld moet worden, bijv. fondsenwerving. Gezien het feit dat het zeer waarschijnlijk is dat er de komende 2 jaar het een en ander gaat veranderen. Er ontstaat een korte discussie of het nu al nodig is om i.p.v. een projectleider, iemand met meer ervaring aan te nemen die Sandra kan ondersteunen zodat zij meer tijd heeft om fondsen te werven. In het kader van inspelen op de toekomst denkt FG dat het inderdaad nodig is. Profiel vacature zal aangepast worden, meer toegespitst op het gebied van de organisatorische functies van de directeur. De huidige sollicitanten zullen geïnformeerd worden over de verandering van koers. Sandra zal een voorstel maken van een aangepaste tekst van de vacature.
  • Planning van vorig jaar aanpassen aan 2019.
  • Besloten wordt om nu eerst een jaarplan of een tweejarenplan te maken en een nieuwe meerjarenstrategie uit te stellen tot meer duidelijkheid is over de internationale ontwikkelingen.

2.4 Fondsenwerving, stand van zaken, nieuwe initiatieven Michel

  • Als het om projectgebonden subsidies gaat, krijgen we meer voor elkaar dan wanneer het om algemene sponsoring gaat. Voorstel is wel om te investeren in iemand die weet waar het om gaat, etc. De meeste kans om een subsidie te verkrijgen zijn de projectmatige aanvragen.
  • SR stelt voor om in het jaarplan de doelstellingen ruimer te beschrijven zodat je hiermee meer ruimte creëert.
  • MR stelt voor te adverteren in Schenken en Nalaten
  • Ook kan er gekeken worden naar fondsen die zich richten op diversiteit, creativiteit en/of hun doelstelling hebben verbreed.
  • Voorgesteld wordt om te inventariseren welke fondsen er zijn, overleg met andere Europese chapters of er samenwerking mogelijk is, bij instanties langsgaan en vragen wat de mogelijkheden zijn, ministeries BZ, Sociale Zaken, nalatenschappen (notarisagenda), NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed), Stoppers, Facebook, Sociale Media. Michel en Sandra gaan dit uitzoeken en opzetten.

3. OVERIGE PUNTEN

3.1 Voorstel ranking kandidaten Affiliate-selected Board seats WMF Frans

  • FG geeft uitleg hoe de ASBS verkiezing werkt. JBV stelt voor om een weging toe te voegen aan de beoordelingscriteria. MW geeft aan ook een weging te prefereren zodat de voorkeur ook duidelijk kan worden. JdB/MR: Er wordt nog een punt toegevoegd de men belangrijk vindt: understanding cultural background.
  • FG en JBV vullen het schema in en zullen dit rondsturen. Nadat de bestuursleden akkoord zijn en nadat de oproep tot stemmen binnen is gekomen, zal onze stem worden uitgebracht. (In de vorm van een ranking van de kandidaten).

3.2 Idee WikiArchives Marike

  • Ondersteuning van GLAM sector en Adapt. Er ligt veel bij kleine particulieren die met hun erfgoed weinig kunnen doen. Ook kleine bedrijfjes hebben een archief. De vraag is of er met een Wiki een oplossing hiervoor gezocht kan worden om te voorkomen dat al deze informatie verloren gaat. Dit lijkt een project te worden. Het is een infrastructuur die nog niet bestaat binnen Wikimedia projecten.
  • Marike en Sandra Fauconnier maken een voorstel. JBV stelt dat er bij zou kunnen komen dat vrijwilligers dit zelfstandig gaan oppakken zonder dat wij er bij betrokken zijn.

3.3 Kennismaking Christianne Mattijssen, de nieuwe  directeur Erfgoed & Kunsten bij OCW Michel

  • MW: vraagt zich af of het contact direct gelegd moet worden of dat het beter is via, via. JBV: het is beter van bovenaf insteken dus het moet geen probleem zijn om haar direct te benaderen.  Kennismaking wordt gedaan door Sandra en Michel. Felicitatiebrief wordt door Michel opgesteld en er z.s.m. een afspraak gemaakt worden. Daarna eventueel een vervolgafspraak samen met Unesco.


4. RONDVRAAG EN SLUITING

AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

# Deadline Wie Onderwerp Status
16 15-02-18 JdB/BN VDA, resultaat en vervolgstappen:

14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.

15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen

29-03-19 BN zal de brief doornemen en na goedkeuring zal deze worden verstuurd.

70 30-04-19 SR Vacaturetekst Projectleider rondsturen. 29-03-19: in april zal de procedure worden opgestart
76 30-05-19 Bestuur Overzicht verdeling taken Sandra i.v.m. sabbatical 03-05-19: deze verdeling moet nog plaatsvinden
77 27-06-19 FG Voorstel nieuwe functiebeschrijvingen opstellen en rondsturen::

Community health (diversiteit, omgangsvormen,)

Open kennis in bredere zin (Wikidata, Thesaurus)

Externe partners (onderhouden van netwerk)

78 FG Nederlandse vertaling van het Missie-statement WMF: advies bestuur doorgeven aan indiener motie
79 27-06-19 JdB Samenvatting 2e ronde discussie Salon rondsturen
80 SR Voorstel nieuwe tekst vacature projectleider / ondersteuning directeur
81 MW/SR Inventarisatie fondsen + plan van aanpak
82 FG/JBV Voorstel ranking Affiliate selected Board Seats opstellen en rondsturen
83 MR i.s.m. Sandra Fauconnier: voorstel WikiArchives t.b.v. ondersteuning kleine particulieren/bedrijfjes
84 MW Felicitatiebrief + afspraak Christianne Mattijssen, nieuwe  directeur Erfgoed & Kunsten bij OCW
85 30-05-19 Allen Wie wil er naar Wikimania?
Overgenomen van "https://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen_bestuursvergadering_3_mei_2019&oldid=48840"