Notulen bestuursvergadering 26 maart 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 16 april 2020

Notulen bestuursvergadering 26 maart 2020

Locatie	Via Google Hangout
Aanvang	19.30 uur
Aanwezig	Frans Grijzenhout (vz) (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Jan-Bart de Vreede (JBV), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig	Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom. De agenda wordt doorgenomen en zonder wijzigingen goedgekeurd.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 20 februari 2020 + actielijst (vaststellen) JdB

Jaarverslag 2019 - Vrijwel alle opmerkingen zijn verwerkt. Het definitieve concept is begin april gereed.

Actielijst

92 - Werkgroepen: JBV heeft met Maarten afgesproken dit op de ALV te bespreken. Voorstel is om dit op de agenda van de ALV te plaatsen
101 - Culturele status: nog bezig
107 - Wikicon: zoektocht naar financiering gaf weinig mogelijkheden. Wordt besproken bij de begroting.
109 - Vorige week maandag is er overleg gevoerd met Lilly Knibbeler van de KB. De bezwaren van PICA gaan vooral over de rol van WMNL. Die overlapt met de taak van de KB. We hebben uitgelegd dat de bibliotheken bij ons aankloppen i.p.v. andersom en dat niet al het werk naar WMNL toegeschoven kan worden. In april is er een vervolggesprek. Aanvraag opnieuw indienen bij stg PICA is gegeven de omstandigheden niet raadzaam. Maar misschien is het een optie om bepaalde onderdelen er uit te halen en een hernieuwde aanvraag in te dienen. (actie SR)
111 - Pieter Bastiaan; is ingediend. 111 - Elise Mathilde: 31 maart was een afspraak gepland. Wordt uitgesteld totdat men weer in persoon kan overleggen.
112 - Movement Strategy: is gebeurd, kan er af.

Hiermee zijn de notulen goedgekeurd.

Activiteiten en community

Gevolgen Corona-pandemie voor onze activiteiten + communicatie (SR) Aanpassingen in kwartaalplanning en Eerste inventarisatie mogelijke online activiteiten Deze worden doorgenomen. Nu er tot 1 juni geen offline activiteiten gepland mogen worden is er geïnventariseerd hoe we sommige activiteiten toch door te kunnen laten gaan. Er wordt hard gewerkt om deze bijeenkomsten online te doen. Bijv. een algemene inloop wikizaterdag online zodat de mensen toch nog hun vragen kunnen stellen, etc. De online activiteiten waar men zelf aan kan deelnemen worden doorgenomen. Mogelijke platformen: Zoom, Google Hangout, Jitsi. Uitgezocht zal worden welke het beste voor ons zal werken. Het bestuur is uitgenodigd om ook suggesties te doen voor online activiteiten.
Besluit over ALV 18 april. Op de agenda staan (1) bespreking (goedkeuring) van het jaarverslag en de jaarrekening 2019 en (2) bestuursverkiezingen (FG) Voor dit jaar wordt besloten de ALV van 18 april te laten vervallen en de ALV op 26 september door laten gaan. Voor 18 april stonden ook bestuursverkiezingen gepland. Het mandaat van drie bestuursleden eindigt. Als de bestuursverkiezing niet op 18 april plaatsvindt ontstaat er dus een probleem met de continuïteit van het bestuur. Een mogelijke oplossing is de verkiezing schriftelijk te laten verlopen. Decharge moet dan toch nog plaatsvinden in september. Een andere mogelijkheid is dat het bestuur nog een aantal maanden aanblijft. Frans zoekt uit of dit statutair mogelijk is en zal een voorstel schrijven. Daarna volgt ook de mededeling aan onze leden (FG/KJ). KJ zal de geplande locatie afzeggen.

Besluit over bestuursdag 9 mei 2020 Het wel of niet door laten gaan van de offline bijeenkomst is afhankelijk van de ontwikkelingen omtrent het corona virus. De datum blijft in de agenda en tegen die tijd wordt besloten hoe de dag wordt ingevuld. KJ zal de geplande locatie afzeggen. Omdat ALV uitvalt kan evt een bestuursvergadering gepland worden indien nodig.

Organisatie en financiën

Concept Jaarverslag 2019 In de vorige vergadering is de tekst besproken en de opmerkingen zijn inmiddels verwerkt. Zodra de accountant de jaarrekening heeft goedgekeurd kunnen relevante cijfers worden opgenomen in het Jaarverslag. Er zijn geen opmerkingen en het bestuur gaat akkoord met het concept Jaarverslag 2019.
Concept Jaarrekening 2019 (BN) Deze ligt nu ook bij de accountant ter controle. BN neemt de concept jaarrekening met het bestuur door aan de hand van de notitie die hij voor het bestuur heeft opgesteld. De financiële situatie is op dit moment niet rooskleurig. We zijn geëindigd met een negatief resultaat waardoor de reserves moesten worden aangesproken. Beleid moet nu zijn de baten te vergroten. Daar is in geïnvesteerd maar dat levert op korte termijn nog niet veel op. Aan de uitgavenkant moet er worden gekeken naar de personeelskosten en de beheer- en administratiekosten.
Op korte termijn moet goed gelet worden op de uitgaven zodat we aan het eind van 2020 weer geld aan de reserves kunnen toevoegen.
Vanwege de financiële situatie wordt besloten om dit jaar de WikiconNL niet door te laten gaan.
Er zal een advies uitgaan naar de WMF dat de nu al enkele jaren geldende bevriezing van de grant tot problemen leidt. De kosten stijgen en de activiteiten nemen toe.
Afgesproken wordt om op 9 mei verder te praten over de financiën. Het voorstel is diverse scenario’s te bespreken met de bedoeling een consistent beleid te kunnen voeren in de komende jaren. BN stelt voor om dit samen met SR voor te bereiden. Het bestuur gaat hiermee akkoord.
De aangepaste begroting wordt aangehouden voor de rest van het jaar 2020.

Stand van zaken fondsenwerving (SR, MW) De kosten die gemoeid gaan met de opdracht aan LWV en de kosten voor een nieuwe website met meer mogelijkheden voor donateurswerving kunnen we onder de huidige omstandigheden niet dragen. De opdracht aan LWV en de opdracht voor de website worden bevroren. Mocht de fondsenwerving dit jaar nog geld opleveren dan kan er nog bekeken worden wat dan de mogelijkheden zijn. Besloten wordt dat deze opdrachten niet worden verleend tot nader order.

Rondvraag en sluiting

SR: Het internationale strategie proces loopt op dit moment niet soepel vanwege het niet doorgaan van de conferentie. Het contact met WMF is vrij moeizaam. Zodra het definitieve document met de strategische aanbevelingen gereed is zal aan de bestuursleden worden doorgestuurd..

FG sluit de vergadering om 21.00 uur en dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en input.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-2020: op agenda ALV 26 sept plaatsen
101	februari	SR	Onderzoeken of wij de status Culturele ANBI kunnen krijgen	21-02-20: loopt nog niet
107		Allen	Zoeken naar financieringsmogelijkheden WikiConNL	21-02-20: MW en SR hebben gesprek gehad met Gemeente Utrecht.
109		MW	Contact zoeken met Koninklijke Bibliotheek over Pica project	Zie 113
110		Voor- zitter	Op de agenda najaars-ALV het punt contributie zetten	ALV 26 sept
111		SR	Fondsenwerving: Stg Pieter Bastiaan Stg Elise Mathilde	is ingediend afspraak is uitgesteld ivm corona
113		MW/SR	Mogelijke (ver)nieuwde aanvraag indienen bij Stg. PICA?
114		Allen	Nadenken/uitzoeken welke opties het beste zijn voor online-meetings (Zoom, Hangout, Jitsi, etc)
115		FG/KJ	Mededeling voor de leden i.v.m. annulering ALV 18 april wegens corona
116		KJ	Locaties voor ALV 18 april en Bestuursdag 9 mei afzeggen
117		BN/SR	Advies opstellen naar WMF ivm bevriezen grants