Notulen bestuursvergadering 22 september 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 22 september 2022

Locatie	Online via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Heleen Ririassa (HR) Kandidaat-bestuursleden: Marike van Roon (MR), Migiza Victoriashoop (MV) Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Lotte Baltussen (LB), Justus de Bruijn (JdB)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

5 bestuursleden hebben samen gedineerd met Mike Dickison,vice-president of Wikimedia Aotearoa New Zealand. Dit was zeer informatief. Er zijn verder geen mededelingen. De agenda wordt hierbij vastgesteld.

Concept-verslag

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 7 juli 2022 en concept-verslag bestuursvergadering d.d.18 augustus 2022 De voorzitter verzoekt een ieder die nog geen akkoord op beide notulen heeft gegeven, dit te doen.

Actielijst d.d. 18-08-2022

De actielijst zal op de volgende vergadering besproken worden.

Organisatie en financiën

Concept-jaarplan

a. Concept-jaarplan met daarin verwerkt de opmerkingen vanuit de vorige vergadering + overzicht van het eerste commentaar vanuit de gemeenschap. Tekst staat ook op Wiki voor commentaar vanuit de gemeenschap.

b. Eerste aanzet begroting

Jaarplan. In de vorige vergadering is het kader van het jaarplan doorgesproken en is besloten om van 2023 een herijkingsjaar te maken. Het concept-jaarplan is gedeeld met de gemeenschap maar tot op heden is er geen commentaar vanuit hen ontvangen. SR zal een herinnering sturen met het verzoek dit weekend input te leveren. Als de feedback vanuit de gemeenschap - en uit deze bestuursvergadering - is verwerkt in het jaarplan wordt een tweede concept met het bestuur gedeeld voor schriftelijk commentaar. De bestuursvergadering van 20 oktober wordt verplaatst naar woensdag 12 oktober. Dan zullen Jaarplan en Begroting worden afgehandeld.

Begroting De begroting is op 2 zaken gebaseerd: 1. Begroting van het lopende jaar, omdat deze als basis heeft gediend voor de grantaanvraag van twee jaar. 2. De te verwachten inkomsten. Het beleid is dat er een sluitende begroting wordt gepresenteerd; we nemen niet meer activiteiten op dan we kunnen financieren. Als er activiteiten opgenomen worden die afhankelijk zijn van externe financiering wordt dit ook duidelijk vermeld. Inkomsten: WMF Grant Vanuit WMF is nu duidelijk aangegeven dat als chapters om inflatiecorrectie vragen, dat wordt gehonoreerd. Voorlopig gaan we uit van 12% inflatie. Daarmee komen we op €403.200. Donaties: er is uitgegaan van €50.000 donatie. Dat zou redelijk moeten kloppen gezien er een stijging in donaties is. De onttrekking uit de bestemmingsreserve is het overgebleven bedrag van de donatie van het familiefonds. Projectfinanciering: de ervaring leert dat €15.000 euro wel lukt. Uitgaven: deze blijven in lijn met voorgaande jaren. Duurzaamheid: deze budgetlijn is verhoogd vanwege de geplande activiteiten voor het werven van jongeren. Ook zullen er in 2023 weer internationale bijeenkomsten zijn, waaronder Wikimania in Singapore, waarvoor we scholarships gaan geven. Salarissen: deze zijn met 11% verhoogd ten opzichte van de begroting 2022. De begroting is solide en in 2022 kunnen we nog wat toevoegen aan de reserve.

Salarissen: hoewel er voor dit jaar en volgend jaar een salarisverhoging is vastgesteld, resp. 6% en 5%, vragen enkele bestuursleden zich af of er niet nog meer gedaan moet worden om de salarissen beter te laten aansluiten bij de huidige omstandigheden. Ook vraagt men zich af of de gehanteerde schalen per functie nog in overeenstemming zijn met de arbeidsmarkt. Besloten wordt om eerst de salarisverhoging van januari door te voeren en daarna te kijken of verdere aanpassingen mogelijk zijn. SR zal daar een notitie over opstellen.
Verzuimverzekering: BN zal uitzoeken wat de opties zijn voor het afsluiten van een verzuimverzekering. Dit zal besproken worden in de volgende vergadering.
Donateurswerving/communicatie: Als we serieus werk willen maken van donateurswerving en communicatie is uitbreiding van de personele capaciteit nodig (ca 0,5fte). Opgemerkt wordt dat er de afgelopen jaren al is geïnvesteerd in donateurswerving en de dat de resultaten tot nu toe achterblijven. In het eerste kwartaal 2023 wordt o.a. op basis van de communicatiestrategie nader uitgewerkt hoe dit wordt ingevuld.
Lezersenquête: MW stelt voor om in jaarplan op te nemen dat we een survey onder lezers van Wikipedia willen uitvoeren. Hij schat in dat dit €20.000 zal kosten als het wordt uitgevoerd door een extern bureau. Mogelijk zijn er alternatieven die goedkoper zijn, maar vooral moet duidelijk zijn welke kennis de survey moet opleveren en hoe WMNL die wil gaan gebruiken. SR zal zowel donateurswerving/communicatie als de lezersenquête de keuzes verwerken in het volgende concept jaarplan en begroting.

Vergaderdata bestuursvergaderingen 2023

Afgesproken wordt dat de vergaderdata per circulaire goedgekeurd worden. Eventuele opmerkingen zullen in het document worden gezet.

Activiteiten en community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

Is doorgenomen.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

12 nov. wordt er een minihackathon georganiseerd door Sandra Fauconnier, Hay Kranen, Maarten Dammers en Siebrand Mazeland met ondersteuning van het kantoor.
SR heeft volgende maand een gesprek met WMF of het mogelijk is om onze activiteiten in de Antillen te financieren uit de middelen die WMF voor deze regio heeft.

Internationale ontwikkelingen

De Wikimedia Summit in Berlijn is geweest. JdV zal hier een kort verslag van schrijven en rondsturen.

Rondvraag en sluiting

LJ: n.a.v. het verzoek om evt. de taken van LB betr. BVR over te nemen. Zij ziet qua tijdsruimte geen kans om dit te kunnen doen. Heeft met HR en LB een gesprek gehad over hun rol binnen het bestuur: hoe kunnen we hier zinvol en energiegevend invulling aan geven, en bijdragen aan de vereniging. Hoe zien we onze rol en hoe verdelen we dat. Zou dit graag terugzien op de agenda tijdens de bestuursdag.
HR: heeft vorige week een gesprek gehad met SR. Zij krijgt binnenkort een eerste aanzet voor het communicatieplan.
BN en MR: sluiten zich aan bij LJ. Hebben ook behoefte aan een duidelijke invulling van hun rol binnen het bestuur.
MV: stelt zich beschikbaar om samen met HR mee te lezen met communicatieplan.
MW: zou graag zien dat de bestuurdersdag eerder plaatsvindt. JB: de vergadering die gepland staat in november kunnen we aangrijpen als moment om de invulling van de bestuurdersrol te bespreken. En deze vergadering dan een uur eerder laten beginnen.
JdV: Wikimedia mini-summerschool was nuttig en voor herhaling vatbaar.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.