Notulen bestuursvergadering 21 maart 2024

Locatie	Kantoor WMNL
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MvR), Migiza Victoriashoop (MV), Sandra Rientjes (SR), verslaglegging
Afwezig met kennisgeving	Jan-Bart de Vreede (JdV), Bart Nieuwenhuis (BN)

Opening

Wegens afwezigheid JdV, is MW tijdens deze vergadering de voorzitter.

Er zijn geen mededelingen

Het verslag is goedgekeurd en geplaatst op de Verenigingswiki

195 Public Spaces - MW en BN hebben overlegd. Besloten is om contact te blijven houden met Public Spaces, al zijn de directe raakvlakken beperkt.
196 Bestuursdag - kan ivm afwezigheid van MvR niet op 20 juni. Kirsten plant nieuwe datum na 1 juli (en in een weekend).

Fonds Cultuurparticipatie - er is contact met FCP over het voorstel. Kansen worden geschat op 50/50.
SR geeft aan dat het in de praktijk lastig is om financieringsaanvragen te ontwikkelen die rechtstreeks bijdragen aan het dichten van het gat in de begroting van 2024.

Bestuursverslag (niet-financiële informatie). Het bestuursverslag is onderdeel van de jaarrekening, die door de accountant wordt gecontroleerd. Hierin wordt verantwoording afgelegd over beleid en beheer van de vereniging. Het bestuursverslag is een vrij formeel document, dat niet wordt gebruikt voor communicatie of p.r. De inhoud van het bestuursverslag wordt voorgeschreven door de Richtlijn voor de verslaglegging door kleine fondsenwervende organisaties zoals gehanteerd door het CBF (sectie C2.4, p. 197) Het bestuur heeft de volgende suggesties voor de inhoud: - de toonzetting kan wat positiever, met meer nadruk op de dingen die zijn bereikt zoals meer vrijwilligers en meer activiteiten - grote afwijkingen tussen doelen en bereikte resultaten moeten expliciet worden toegelicht. Een aangepaste versie komt op de volgende vergadering weer op de agenda. (Actie SR) In zijn algemeenheid wil het bestuur graag een keer een discussie over de mogelijkheid om andere metrics te hanteren, die ook inzicht geven in de meer ‘zachte’ resultaten, zoals groeiende waardering voor WMNL in de gemeenschap. Dit kan een onderwerp zijn voor de bestuursdag. (Actie MV)

Eerste opzet activiteitenverslag en discussie over insteek publieksverslag. Het activiteitenverslag is een informele rapportage voor de leden, vormt de basis voor het publieksverslag, en levert input voor de rapportage aan WMF. Het bestuur is bezorgd dat de rapportageverplichting van WMNL een te grote belasting voor het kantoor wordt. SR geeft aan dat het activiteitenverslag relatief makkelijk kan worden geproduceerd op basis van bestaande teksten (nieuwsbrief en website), en voorziet in een informatiebehoefte bij de actieve vrijwilligers nu het ‘ouderwetse’ jaarverslag niet meer bestaat. Wat betreft het Publieksverslag vindt het bestuur dat in principe het model van het Publieksverslag 2022 kan worden gevolgd. MvR is bereid om weer de trekker te zijn van de totstandkoming. SR stuurt een mail naar alle bestuurders om suggesties voor verandering/verbetering te inventariseren. Kantoor probeert in beeld te brengen hoeveel lezers van nieuwsbrief, social media berichten en website belangstelling hadden voor het Publieksverslag 2023 (klikgedrag). (Actie SR)

Notitie over bezoldigingsstructuur (salarishuis) WMNL Het bestuur neemt de aanbevelingen in de notitie over, ook wat betreft de voorgestelde aanpassing van de salaris-ranges bij WMNL aan de meest actuele schalen van de overheid. In de financiële scenario’s die in Q2 zullen worden besproken nemen we ook de vraag mee of er een structurele koppeling moet zijn met de beloningsstructuur bij de overheid en/of de sector openbare bibliotheek en kunsteducatie. In het verleden is er veel verloop geweest binnen de kantoorbezetting. Het werken binnen de Wikimediabeweging is niet voor iedereen weggelegd. We gaan een gesprek voeren over toekomstbestendig personeelsbeleid.

Notitie over aangepaste planning inning contributie Het bestuur gaat akkoord met de voorgestelde aanpassingen in de inning van de contributie.

Er is een eerste verkennend gesprek geweest met de Black Archives over mogelijke samenwerking. Zij gaan intern overleggen en melden zich bij ons terug.

SR - In het kader van het groot onderhoud van de verenigingswiki wordt er een ‘beheershandleiding’ ontwikkeld, die o.a. duidelijker maakt hoe de relatie tussen WMNL en de wiki is. De wiki wordt gehost in het WMF-domein (wikimedia.org) en wordt formeel beheerd door de gemeenschap. Het is echter niet uit te sluiten dat WMNL door toezichthouders aansprakelijk zou worden gesteld voor b.v. overtredingen van de AVG.