Notulen bestuursvergadering 20 januari 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 20 januari 2022

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV) (vz), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. Hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d.18 november 2021

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst d.d. 18 november 2021

JBV zal de actielijst opschonen en de punten die nog actueel zijn meenemen naar de nieuwe actielijst voor 2022.

Organisatie en Financiën

Jaarverslag en jaarrekening

jaarverslag 2021? Wensen inzake inhoud en vorm

Het jaarverslag 2021 is in voorbereiding en de vraag is: willen we deze editie nu al op een andere manier vormgeven óf willen we wachten met herziening tot er een communicatiestrategie is. Voor de Foundation wordt een impact report opgesteld waarin ook de metrics zijn verwerkt. De benodigde tijd voor het opstellen van het jaarverslag komt neer op 1 à 1,5 werkweek. Qua opzet jaarverslag is er vrije keuze. Voorstel is dit jaar nog de ‘oude’ manier hanteren maar dit jaar al wel te starten met het voorbereiden van een nieuwe opzet om daar volgend jaar mee te kunnen starten. Een videoversie van het jaarverslag of een samenvatting van het jaarverslag zou als proef gebruikt kunnen worden voor de ALV of t.b.v. fondsenwerving. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Vanuit het bestuur komt nog de vraag of er al Is nagedacht over de communicatiestrategie. Een uitnodiging is gestuurd naar HR om daar samen met SR en GC over te brainstormen.

planning totstandkoming jaarverslag en jaarrekening

Er moet ook een actiepunt handtekening verzamelen van bestuursleden worden toegevoegd. Besloten wordt om alle handtekeningen naar KJ te sturen; na akkoord van alle bestuursleden zal KJ de handtekening in het document zetten. KJ zal contact opnemen met de accountant om te vragen hoe zij het precies willen hebben.

Werven nieuwe bestuursleden

LB: stopt er mee. Tot aan de najaars ALV zal zij haar functie behouden. Wil wel betrokken blijven hetzij in een werkgroep of meedenken over bepaalde processen. LJ: heeft het momenteel zeer druk en heeft het gevoel dat zij op dit moment te weinig bijdraagt. Wil wel doorgaan maar kan op dit moment niet actief bijdragen. HR: gaat door. Vanwege de vele online bijeenkomsten voelt zij nog geen echte binding en hoopt dat dit in de toekomst middels meer fysieke bijeenkomsten zal verbeteren. BN: wil graag door. Is voorstander van leden met een actief leven, hun inbreng is waardevol. Een voorstel zou zijn om een bestuur op afstand te hebben. LB: sluit zich aan bij BN, leden die wat jonger zijn en ervaring hebben met het werken met vrijwilligers kan een waardevolle aanvulling zijn. MW: sluit zich aan bij BN en LB. Wil graag door. JdB: stopt ermee. Wil graag plaatsmaken voor een jonger iemand. JBV: vindt dit leuk om te doen. Wil t.z.t. het voorzitterschap overdragen aan een jonger iemand. Wil zich tot die tijd blijven inspannen. SR: geeft als overweging mee dat dit een kleine en praktisch werkende organisatie is. Dit vereist ook gelijkgestemde bestuursleden.
1 tot 3 vacatures zijn te vervullen ook om meer dynamiek in het bestuur te verkrijgen. JBV zal een document maken met praktische invulling om zo tot een profiel van het evt. nieuwe bestuurslid te komen en waarin voorstellen van nieuwe namen gezet kan worden. Daarnaast zal JBV met alle bestuursleden nog individuele gesprekken voeren.

Activiteiten en Community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

Is doorgenomen en aangevuld.

Inzicht banneractie WMF / decentralisatie donateurswerving

Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

Evaluatie pilot donateurswerving en voorstel vervolg 2022

MW legt ook nog even kort uit waarom deze enquête is uitgezet: bereidheid onderzoeken van individuele donateurs om ons individueel of structureel te steunen In het voorstel is aangegeven wat de belangrijkste conclusies zijn en welke informatie is opgehaald uit de enquête. Het blijkt dat er een hoge waardering voor Wikipedia is en een hoge donatiebereidheid. Dit zijn voornamelijk mannen in de leeftijdsgroepen 35-44 en 65+. Opmerkelijk is dat zij komen uit grote steden zonder universiteit, of uit de biblebelt. Een belangrijk punt in de analyse: op het moment dat men komt op het punt: ben je bereid om te doneren, haakt men af op het moment dat zij in een andere wegomgeving komen. Advies: maak de enquête nogmaals maar dan in 1 omgeving. Dat kan leiden tot minder verlies van potentiële donaties. Besloten is om de enquête te maken binnen onze website. Dit gebeurt dan ook binnen de Wikimedia omgeving en in eigen beheer. De Facebookcampagne zal wel door WWAV gedaan worden. Zij zetten deze enquête uit onder de doelgroepen zoals hierboven genoemd. WMF gaat in april/mei van start met hun banneractie. Om niet in hun vaarwater te zitten, zal onze actie in juni of september van start gaan. De kosten zullen ong zijn: € 1000,- voor de advertentiecampagne en € 3000,- om de 2e pilot te kunnen draaien.
HR en LB geven aan het interessant te vinden om bij dit proces betrokken te zijn.
Een factsheet zal gemaakt worden zodat men vragen over de banneractie, etc. goed kan beantwoorden. JdB zal een opzet maken en in samenspraak met HR dit verder uitwerken.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

De aanvraag voor de Annual Plan Grant is goedgekeurd voor 2 jaar.
De bewerkerssurvey loopt goed. 160 personen hebben deze al beantwoord. Maar het doel is om 300 binnen te halen. De Groene Amsterdammer krijgt zodra de survey wordt afgesloten een 1e uitdraai. Op basis daarvan schrijven zij hun artikel. Het artikel zal voor plaatsing nog aan SR voorgelegd worden.
Het Kennisplatform nadert de opleveringsfase.
Voorbereiding Internationale vrouwendag is in volle gang. Planvorming WGC en Nederland en de Wereld.
Vacature projectleider gaat geplaatst worden.

Internationale Ontwikkelingen

Er zijn ontwikkelingen in Europa. Wereldwijd is er een nieuw concept gekomen in de strategie: hubs, regionale of thematische clusters van samenwerkende affiliates. Vraag was of er ook een Europese hub moet komen, die zich in eerste instantie zou richten op lobby in Brussel en een loket zou vormen voor het verkrijgen van Europese subsidies. Eind maart is er een bijeenkomst voor heel Europa. JBV zal het voorstel delen.

Rondvraag en sluiting

LB: heeft met Maarten Zeinstra gesproken met Algemene Zaken over het copyright statement van de Rijksoverheid op hun website. Waren heel welwillend om te luisteren. Nu staat er: tekst CC-0, alle rechten op beeldmateriaal voorbehouden. Uitgelegd dat dit enigszins vreemd is, aangezien de overheid al haar content open moet delen. Morgen zal er een e-mail verstuurd worden met een samenvatting van het gesprek en het voorstel dat WMNL wel 1x een training aan medewerkers kan geven om het belang van open content uit te leggen. Mochten ze meer willen staat daar wel een bedrag tegenover.
BN: graag weer op de agenda het punt: kwijtschelden lidmaatschap. BN zal dit uitwerken.

Met dank aan iedereen voor zijn aanwezigheid en input sluit de voorzitter de vergadering om 21.10 uur.