Notulen bestuursvergadering 20 februari 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 26 maart 2020

Notulen bestuursvergadering 20 februari 2020

Locatie	WMNL kantoor
Aanvang	19.30 uur
Aanwezig	Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Justus de Bruijn (JdB), Jan-Bart de Vreede (JBV), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig	Lizzy Jongma (LJ) (congres), Marike van Roon (MR)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19:25 en heet iedereen van harte welkom.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 14 januari 2020 + actielijst (vaststellen)

Website loopt nog niet, het wachten is op financieel groen licht, eerst moet de concept jaarrekening 2019 afgerond zijn. Bestuursverkiezingen: MW stelt zich weer kandidaat. Daarnaast zijn er nog twee kandidaten waarmee gesprekken gevoerd worden. Eén kandidaat zal nog een gesprek met SR hebben en de ander met JBV. Op de oproep op de Verenigingswiki is nog niet gereageerd. JBV vraagt of het na de gesprekken ook nog intern besproken moet worden.
Public spaces: bij monde van de voorzitter laat LJ weten dat zij naar de vergadering is geweest. Het oorspronkelijke idee is min of meer ‘gemuteerd’. Er is gesproken over een soort keurmerk. In het najaar zal er nog even gepolst worden hoe het idee zich verder ontwikkelt. MW stelt voor om nog een gesprek aan te gaan met Geert-Jan Bogaerts.

Actielijst

92 - Werkgroepen: er zijn eigenlijk geen werkgroepen meer zoals die er waren in de beginjaren van WM. JB stuurt een mail naar Maarten Dammers.
100 - Spreker/item ALV: kan van de lijst af

101 - Status Culturele ANBI: loopt
102 - Donateursprofilering: LVW Advies gesproken. Er is afgesproken dat er binnen tien dagen een voorstel komt plus prijsopgave. MW houdt het in de gaten: kan van de lijst af
103 - Kandidaatstelling bestuur: kan er af
104 - Locatie bestuursdag wordt Landhuis in de Stad in Utrecht: kan er af
105 - Public Spaces: kan er af
106 - PICA: er is een gesprek is gevoerd met de secretaris van het bestuur. Punten die aan de orde kwamen: Er was onbekendheid met hetgeen Wikimedia doet. De wens is om meer kleine bibliotheken te vinden om mee te doen met het project. Onzekerheid in het toekennen van een groot bedrag aan een instelling die niet echt bekend is bij PICA. Voorstel dat het KB de projectaanvraag overneemt en wij een partner zijn. Daar werd voorzichtig enthousiast op gereageerd. Michel zal dit met het KB bespreken om te achterhalen of dit een optie is. Nieuw actiepunt opnemen (nr 109): contact zoeken met KB
107 - Financiering WikiconNL: Michel en Sandra hebben een gesprek gehad met de Gemeente Utrecht. Het antwoord was “nee” aangezien men vindt dat Wikimedia geen Utrechtse aspecten heeft. Punt op de lijst laten staan.
108 - Veiligstellen domeinnamen: is gebeurd. Kan er af

Hiermee zijn de notulen goedgekeurd.

Activiteiten en Community

Er zijn geen punten

Organisatie en financiën

Contributie leden 2021

De contributie staat al een aantal jaren op € 24,= maar op grond van persoonlijke overwegingen mag men ook een lager bedrag overmaken, met een minimum van € 12,- Het is al drie jaar geleden dat het aan de leden is gevraagd of men het eens is met het bedrag. Vraag is nu: laten we het zo of verhogen we het? Willen we het voor volgend jaar verhogen dan moet dit op de najaars-ALV voorgesteld worden. Besloten wordt dit punt op de agenda van de najaars-ALV te zetten.

Verdeling budget scholarships 2020

Het beschikbare geld is minder dan vorig jaar. SR heeft een voorstel voor de verdeling van het beschikbare budget 2020 gemaakt. Bestuur gaat akkoord.

Donateurswerving: opdracht aan Sesam Academie

Gesproken met én offerte ontvangen van Sesam Academie. MW heeft ook contact opgenomen met Giftkikker en SeniorCall. Maar dit zijn meer uitvoerende organisaties waar we niet mee verder willen. LVW heeft een goede indruk achtergelaten bij SR en MW en zij hebben hen gevraagd om een voorstel te maken voor een plan van aanpak. Als de LVW een voorstel uitbrengt dat in de orde van grootte qua financiën gelijk is aan die van de Sesam Academie, kunnen MW en SR verder praten. Het bestuur geeft hiervoor een akkoord en een mandaat af. Penningmeester zal nog een seintje geven als het jaarverslag in concept klaar is.

Eerste concept jaarverslag en eerste indicatie financieel resultaat 2019

Dinsdag 25 februari zal dit binnenkomen. Het gaat dan eerst naar Bart en Sandra en dan door naar het bestuur.

Concept jaarverslag (werkdocument) Ter kennisgeving en voor commentaar. Wordt per hoofdstuk doorgenomen en wijzigingen/voorstellen zullen besproken worden met Germien. Het verzoek wordt gedaan om aan de genoemde personen (in dienst, uit dienst, etc.) te vragen of zij hiermee akkoord zijn om met naam en toenaam in het jaarverslag te staan. Bestuur is zeer tevreden over de verslaglegging. De herziene versie zal nogmaals gedeeld worden met het bestuur. Daarna nog een korte feedbackronde en goedkeuring door bestuur op 26 maart zodat het definitieve concept op 3 april kan worden gepubliceerd op de Verenigingswiki. (De ALV is op 18 april).

Concept cijferbijlage metrics (werkdocument) Kort besproken. Wordt nog verder gecompleteerd.

Voortgang fondsenwerving

Stichting familiefonds: daar gaat een voorstel naar toe met het verzoek van 100.000 euro. De hoop is dat we dit wederom ontvangen. Deadline is 15 maart en de stichtingsvergadering is in april. (SR)
Stichting Elise Mathilde zal ook benaderd worden. (FG en SR)
Grant voor de web. Vier keer per jaar wordt een call uitgedaan. Nog uitzoeken of het relevant is voor ons. (MW)

Omgaan met freelancers

Steeds meer van onze actieve Wikimedia-vrijwilligers zijn (ook) als freelancer actief. Deze notitie is een aanzet voor regels om daarmee om te gaan. SR licht toe waarom deze notitie is opgesteld. Na een korte discussie wordt besloten om geen naw bestand van geïnteresseerde wikimedianen op te zetten maar een eenvoudiger alternatief te volgen. Als een instelling een WiR zoekt vragen we om een functieomschrijving. Wij zullen de zoekvraag dan vermelden op de Wikimedia-nl mailinglijst. Geïnteresseerden kunnen dan zelf contact opnemen met de instelling. Mochten er personen zijn die aangeven beschikbaar te zijn voor klussen dan zal het advies gegeven worden om zich aan te melden voor deze mailinglijst.

Wikimedia movement strategy 2030: reactie WMNL

De feedback van de Nederlandse community is inmiddels geplaatst op de internationale overlegpagina’s.
Het verslag van de bespreking van deze strategie in het werkoverleg is ter informatie bijgevoegd.
Voor het bestuur zijn de oprichting van een Global Governance Body en de wens tot decentralisering de belangrijkste punten. De aanbevelingen van de internationale werkgroep governance moeten serieus genomen worden en met prioriteit worden opgepakt en uitgevoerd. Frans heeft met een paar voorzitters gesproken: andere chapters hebben nog niet altijd een duidelijk standpunt. SR zal het standpunt (de feedback) van WMNL formuleren. Frans zal het op de internationale overlegpagina over governance plaatsen. En hij zal het standpunt ook doorsturen naar de voorzitters van de andere chapters.
Zie ook pagina’s over Strategie op Verenigingswiki

Rondvraag en sluiting

JdB: heeft over artikel 13D (EU) vergaderd. Wordt nog vervolgd.
JdB neemt volgende week contact op met twee hogescholen.
SR: Michelle is met zwangerschapsverlof en zal gedurende deze tijd vervangen worden door Sandra Fauconnier.
SR: Stelt voor om bijscholing te regelen voor het bewerken van de Engelse Wikipedia
MW: heeft een gesprek met het KMA museum gehad over samenwerking. Zij beschikking over veel beeldmateriaal dat wellicht geschikt voor Commons.

Met dank aan iedereen voor zijn aanwezigheid en input, sluit de voorzitter de vergadering om 21.35 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	21-02-20: er zal een mail naar Maarten Dammers gestuurd worden.
101	februari	SR	Onderzoeken of wij de status Culturele ANBI kunnen krijgen	21-02-20: loopt nog niet
107		Allen	Zoeken naar financieringsmogelijkheden WikiConNL	21-02-20: MW en SR hebben gesprek gehad met Gemeente Utrecht.
109		MW	Contact zoeken met Koninklijke Bibliotheek over Pica project
110		Voor- zitter	Op de agenda najaars-ALV het punt contributie zetten
111		SR	Fondsenwerving: Stg familiefonds Stg Elise Mathilde
112		FG	Commentaar/standpunt betreffende Movement Strategy op meta plaatsen en naar voorzitters chapters sturen