Notulen bestuursvergadering 18 augustus 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 18 augustus 2022

Locatie	Online via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Justus de Bruijn (JdB), Bart Nieuwenhuis (BN),Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Kandidaat-bestuursleden: Marike van Roon (MR), Migiza Victoriashoop (MV), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Heleen Ririassa (HR)

Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. Hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 7 juli 2022

De opmerkingen in deze notulen zullen worden verwerkt en zullen dan opnieuw aangeboden worden ter goedkeuring.

Actielijst d.d. 07-07-2022

De voorzitter zal met alle bestuursleden apart contact opnemen om de stand van zaken te weten te komen. Hierna zal de actielijst aangepast worden.

Organisatie en Financiën

Jaarplan

Status jaarplan: vanwege de 2-jarige Grant vanuit WMF hoeft er dit jaar geen Grantaanvraag of impact report te worden geschreven; wel moet in grote lijnen aangeven worden hoe de voortgang is en wat onze plannen zijn voor 2023. Dit hoeft pas in december-januari te gebeuren. De mogelijkheid voor inflatiecorrectie werd vanuit WMF wat genuanceerd. Er leek nu meer sprake te zijn van een voorschot op de Grant van het volgende jaar, i.p.v. een echte correctie. SR zoekt dat verder uit.

Bespreking algemeen: eerste discussie over kader jaarplan 2023.

Het bestuur is het in algemene zin er over eens dat 2023 een reboot jaar kan worden en komt nog met de volgende suggesties:

Hoewel er nu een 2-jarige Grant is, zal het nuttig blijven om ieder jaar een jaarplan te schrijven en dit te bespreken tijdens de ALV.
Het is nuttig om goed te kijken naar de processen. Duidelijk maken waar het kantoor wel/niet tijd kan besteden. Maak het meetbaar en concreet en welke middelen zijn nodig om dit te kunnen bereiken.
Communicatie naar buiten levendig houden. Communicatie sterk richten op de buitenwereld, niet alleen op de community. Vooral uitleggen wat de koppeling Wikimedia/Wikipedia is.
Bij voorstellen voor activiteiten vanuit de gemeenschap ligt de voorkeur bij activiteiten die aantoonbaar kunnen rekenen op actieve inzet van vrijwilligers met minimale steun van het kantoor.
Er moeten nieuwe formats komen om nieuwe mensen te kunnen aantrekken.

SR zal met deze input het concept-jaarplan verder uitwerken en het nogmaals voorleggen aan het bestuur en kantoor. Daarna zal het dan als voorstel op de Verenigingswiki gezet worden waarbij alle suggesties welkom zijn.

Activiteiten en Community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

Is doorgenomen

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

Vakantieperiode is voorbij en het kantoor is weer voltallig.
De voorbereidingen voor de Wikicon zijn gestart.
We zijn in gesprek met de Stg. Academisch Erfgoed i.v.m. een financieringsaanvraag voor een WiR betr. koloniaal erfgoed Indonesië.
Er is een enthousiaste partnerinstelling gevonden voor Wiki loves Monuments Suriname.
Oktober is de Maand van de Geschiedenis. Er zullen wat schrijfbijeenkomsten worden georganiseerd met als thema: wat een ramp. En dit wordt verbonden aan milieurampen en overstromingen. Dit in het kader van duurzaamheid.
Thamara begint met activiteiten richting jongeren. Zij heeft neemt hierover binnenkort contact op met Heleen Ririassa. i.v.m. het doen van een onderzoek gericht op wat jongeren eventueel zou kunnen motiveren.
In september is er de Wikimedia Summit in Berlijn. JBV en SR zijn van plan deel te nemen.
Er is contact met iemand die al zijn spellen en puzzels uit de WOII wil documenteren en er een website van wil maken.

Internationale Ontwikkelingen

Wikimedia Europa: alle deelnemende landen zijn het er mee eens om te starten. 19 augustus zal er een aankondiging gedaan worden wie er in het bestuur zit. Het is gelukt om naast de grote chapters kleinere partijen te krijgen (Community of Ireland, Malta).
Over een week is er weer een SWAN meeting.
Wikimania viel qua techniek wat tegen. Op YouTube is een overzicht te vinden van alle presentaties.

Rondvraag en Sluiting

MW: verbindingsprijs: 1e vergadering met de jury (zijn niet het bestuur). Er is geconcludeerd dat er een diverser team moet komen. Het zijn nu voornamelijk mensen uit de Wikipedia GLAM wereld. Men wil ook graag Open Science en/of Open Access erbij betrekken. Volgende week 2e bijeenkomst. Besloten is om dit jaar nog geen prijs uit te reiken. De tijd is tekort om criteria vast te stellen, publiciteit te doen en een selectie maken, etc. en daarmee te beginnen in 2023. 5 september is er een bijeenkomst om te brainstormen op kantoor.
Wikicon: thema is Terug naar de Toekomst. De keynote spreker is nog niet bevestigd. Het is nog niet helemaal duidelijk of de Wikicon gecombineerd wordt met de Techstorm. Er zou dan evt. te veel overlap zitten in met name gebruik vrijwilligers. Over 2 weken zal er een concept programma klaar zijn en dat wordt uitgezet in de community.
LB: input wordt verzameld betr. handhaving en procedure BVR. Dit is op de Verenigingswiki gezet en feedback is gevraagd. Dit staat open tot half sept. Meeting is gepland met de werkgroep om tot een definitieve versie te komen. Concept teksten zijn vertaald en naar de foundation gestuurd voor commentaar. JdV gaat nog om de tafel zitten met LB i.v.m. overdracht.
Nieuwjaarsreceptie: voorstel is deze te houden bij Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE). Zij gaan een kennisbank opzetten gebaseerd op Media Wiki en daarnaast ook een Wikibase. Het depot in Amersfoort zou een leuke locatie kunnen zijn voor de Nieuwjaarsreceptie.
BN: in september, wegens vakantie, niet in Nederland en zal - indien mogelijk - de vergadering online volgen. Volgende vergadering om 18.00 uur met inbelmogelijkheid.
WMF is zijn email fundraising actie gestart en dat is merkbaar op onze inkomsten.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.05 uur.