Notulen bestuursvergadering 17 september 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd door het bestuur per circulair

Locatie	Via Google-Meet
Tijdstip	19.30 - 20.50 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Frans Grijzenhout (FG), Michel Wesseling (MW), Lotte Baltussen (aspirant-bestuurslid), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

De notulen zullen vanaf nu circulair (per mail vóór de vergadering) goedgekeurd worden. Daarnaast zullen de notulen eerst voorgelegd worden aan JBV en SR. Zij zullen de notulen controleren en eventueel discussies samenvatten, en daarna delen met het bestuur.

2.1 Jaarplan 20/21: Er wordt kort toegelicht waar het stukje over ging m.b.t. commentaar vanuit de gemeenschap. FG zal dit aanpassen en daarna volgt goedkeuring.

92 - Werkgroepen: zal niet besproken worden tijdens de ALV vanwege volle agenda maar wordt wel besproken eind dit jaar. Punt blijft staan
111 - Fondsenwerving: FG heeft een mail gestuurd maar tot op heden geen reactie ontvangen. Punt blijft staan
113 - PICA: een nieuwe aanvraag is lastig omdat er niet een kant en klaar project is om in te zetten op PICA. Punt kan er af
128 - Teamdrive: is nog niet gedaan. Beloofd wordt dat er vóór de volgende vergadering een opzet voor de teamdrive is. Punt blijft staan
130 - Het concept Jaarplan 2021 is op de agenda van de ALV geplaatst. Punt kan er af
131 - Keuzes uitvoeren onderdelen jaarplan: is gedaan. Punt kan er af.
132 - De stukken en de agenda ALV zijn op de Verenigingswiki geplaatst. Punt kan er af.
133 - De vergadering is verplaatst en uitnodiging verstuurd. Punt kan er af.

Laatste check voor ALV - documenten zijn inmiddels gedeeld met leden

Alle opmerkingen zijn verwerkt en het concept Jaarplan 2021 staat nu op de Verenigingswiki. SR zal de toelichting hierop doen tijdens de ALV. Het financiële gedeelte zal gedaan worden door FG en BN. JdB neemt het jaarverslag voor zijn rekening. De individuele tijden per onderwerp zullen nog worden toegevoegd aan de agenda door JBV.

BN: SR: het is handig om de leden te vragen hun eventuele opmerkingen over het jaarverslag/-rekening 2019 van te voren naar het bestuur te mailen of op de verenigingswiki te plaatsen. Hiermee gaat het bestuur akkoord. De noodwet i.v.m. het online vergaderen stelt ook dat de vragen vooraf ingediend moeten worden om de continuïteit van de vergadering te waarborgen. Mocht er een vraag hierover komen dan moet het antwoord op de vraag publiekelijk worden gedeeld. Vrij 18/9 zal hierover nog een mail gestuurd worden aan de leden met huishoudelijke mededelingen.

Zijn er nog zaken die besproken en/of besloten moeten worden? De taakverdeling en gang van zaken worden doorgenomen. Er moeten 2 mensen gevonden worden die de kiescommissie willen/zullen vormen. Dit gaat mee in de mail met huishoudelijke mededelingen. MW: het stemmen begint zodra de voorzitter zegt dat er gestemd kan worden (voor, tegen, onthouding). Na het stemmen wordt er door de stemtool gekeken of alles correct geregistreerd is. Zij maken een rapport op van de stemming en zij sturen dit naar een aangewezen persoon. Dit kan iemand zijn van bijvoorbeeld het bestuur of een lid van de kiescommissie. Besloten wordt dat de uitslag zowel naar LJ als naar de kiescommissie wordt gestuurd. LJ zal de uitslag bekend maken en de kiescommissie zal dan bevestigen dat dit de uitslag is.

MW stelt voor om het vaststellen van de contributie te doen vóór het behandelen van de begroting. Het kan dan als volgt gedaan worden: toelichten, vaststellen contributie, vaststellen jaarplan/jaarrekening. Het bestuur gaat hiermee akkoord en het zal aangepast worden op de agenda. Ook hierover zal worden gestemd. JBV zal ieder individueel vragen of zij voor, tegen, etc. zijn.

Aanpassing beleid vriendelijke ruimtes

SR: er is kritisch gekeken naar het beleid vriendelijke ruimtes en deze richt zich eigenlijk alleen op geweld en seksuele intimidaties. Maar het voorziet niet in situaties die ontstaan zijn op bijv. Wikipedia en voortduren tijdens bijeenkomsten. JBV en SR hebben de gemeenschap een aantal vragen voorgelegd betreffende aanpassing van het BVR en daar zijn reacties op gekomen. Op basis van deze reacties wordt het beleid uitgebreid, met inbreng van de gemeenschap, en in concept op de Verenigingswiki geplaatst. Onderzocht wordt of het bestuur een nieuw BVR kan vaststellen of dit door de ALV moet gebeuren.

Er is een lichte versoepeling in het beleid van WMF, die eerst alle in person bijeenkomsten verbood. Op basis daarvan wordt ook het beleid van WMNL aangepast. Als een partner of aantal vrijwilligers iets wil organiseren en zij kunnen dat doen op een veilige manier, dan kunnen wij daarin ondersteunen. WMNL geeft er zelf de voorkeur aan om alle bijeenkomsten volledig online te houden, en niet hybride. Op deze manier krijgt iedereen de kans om op gelijke voet deel te nemen. Dankzij de online bijeenkomsten sluiten er meer mensen dan voorheen aan.

Dit punt wordt doorgeschoven naar een volgende vergadering. JdB zal de draad weer oppakken en het bestuur hierover informeren.

Met dankzegging aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 20.50 uur.

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-20: op agenda ALV 26 sept plaatsen 16-04-20: nog niet aan toegekomen 11-06-20: nog niet aan toegekomen
111		SR	Fondsenwerving: Stg Familiefonds Stg Elise Mathilde	Aanvraag is ingediend 11-06-20: nog in afwachting van afspraak Stg. Elise Mathilde
129		JBV/KJ	Teamdrive opzetten	20-08-20: nog niet aan toegekomen 17-09-20: is nog niet gedaan. Beloofd wordt dat er vóór de volgende vergadering een opzet voor de teamdrive is.
130		JBV/KJ	Concept Jaarplan 2021 op de agenda ALV zetten	Afgehandeld
134		JBV	Tijden per punt agenda ALV toevoegen	Afgehandeld