Notulen bestuursvergadering 17 maart 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 17 maart 2022

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR) Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig (met kennisgeving)	Justus de Bruijn (JdB)

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen en hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d.17 februari 2022

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

135 - FG Verbindingspenning: loopt.
146 - Vertrouwenscommissie: loopt.
153 - Factsheet FAQ banner/donateurscampagne: loopt.
158 - Survey lezers Wikipedia: punt laten staan.
159 - Nieuwe opzet presentatie jaarverslag: wie concreet trekker wordt, zal bekeken worden. Een nieuwe versie zal besproken worden.
161 - Opschonen actielijst: is gedaan. Punt kan er af.
164 - Fondsenwerving via WP banner: wordt besproken tijdens de Bestuursdag.

Organisatie en financiën

Concept jaarverslag en jaarrekening

Jaarverslag

Gevraagd wordt naar de eerste algemene indruk: het is een goed en degelijk jaarverslag. Wel worden bepaalde onderwerpen te uitgebreid besproken en kan er iets actiever worden geschreven. Het is nu enigszins passief. Daarnaast rijst de vraag: waarom schrijven we dit en wat/wie willen we er mee bereiken. Donateurs moeten zich beter aangesproken voelen om hierdoor te willen doneren. Als we ons willen richten op een samenwerking met de GLAM’s zou dit prominenter in beeld moeten. Ook zou de aandacht meer moeten liggen op de diversiteit. Geopperd wordt om er een soort van corporate brochure van te maken. De mogelijkheid is aanwezig om er dit jaar - na vaststelling van het jaarverslag/-rekening - een publieksversie van te maken en uit te proberen wat werkt. Daarnaast kan het verslag als uitgangspunt dienen om er promotiemateriaal van te maken.

Conclusie: voor de toekomst moet er eerst besloten worden wie we willen bereiken en dan zou daar de nieuwe versie op gebaseerd kunnen worden. Voorgesteld wordt dat ieder bestuurslid een verslag naar voren brengt dat zij/hij visueel aantrekkelijk vindt, etc. vanuit de gedachte: dit vind ik belangrijk om te presenteren om die doelgroep te bereiken. Dit kan dan als voorbeeld dienen om een eerste stap te maken naar een nieuwere vormgeving van het jaarplan. Dit zal worden besproken tijdens de Bestuursdag.
Het jaarverslag wordt doorgenomen op punten die verbetering behoeven en de voorgestelde tekstuele wijzigingen c.q. verbeteringen zullen worden verwerkt. AVG technisch moeten de namen van de FOKA aanvragers weggelaten worden in het jaarverslag. Er kan een link naar de FOKA pagina geplaatst worden. Compliment aan Germien Cox. Daarnaast heeft een vrijwilliger deze versie van het jaarverslag geredigeerd. Deze vrijwilliger redigeert vanaf nu ook de nieuwsbrief.

Jaarrekening

BN heeft niet veel tijd gehad om de jaarrekening door te nemen. Hij verzoekt het bestuur om vragen te mailen naar hem en dan zullen deze meegenomen worden in de bespreking met SR. Een samenvatting van dit gesprek zal met het bestuur gedeeld worden. Duidelijk is wel dat het jaar redelijk goed wordt afgesloten.
Met de accountant zal overlegd worden over het zetten van een digitale handtekening via een versleutelde omgeving.

Verdeling vergaderingen fysiek/online

De locaties zijn bepaald en aangepast in het rooster.
De bestuursleden hebben, voor zover bekend, de vakantiedata bijgewerkt in het vakantierooster.

Werven nieuwe bestuursleden

JBV heeft met de voorgedragen personen afspraken gemaakt om daar mee te spreken. Daarna zullen zij spreken met SR en als laatste met de andere bestuursleden. Uiteindelijk zullen zij voorgesteld worden aan de ALV in oktober. Er zijn nu 3 kandidaten waar men enthousiast over is. Er kunnen nog andere kandidaten aangedragen worden. Evt. kunnen zij als gast-bestuurslid aansluiten bij de vergaderingen. Dat geeft hen de kans om te bepalen of zij daadwerkelijk bestuurslid willen worden.

Activiteiten en Community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

Zijn aangevuld en doorgenomen. De WikiVrijdag in Atria is voor het eerst weer live. LB gaat deze bijeenkomst bezoeken.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

Er wordt een project gefinancierd vanuit het EU ErasmusPlus programma, Wikiwomen op de Wikipedia’s in het Iers, Baskisch en Fries. SR heeft contact gelegd met de organisatie in Friesland, dit is een nevenorganisatie van de Friese Academie. Het is een interessant project, ze willen meer informatie over vrouwen op de Friese Wikipedia. Zij vragen of er contact gelegd kan worden met de gemeenschap op de Friestalige Wikipedia. SR heeft een afspraak met deze organisatie om door te praten.
Volgend week is er een gesprek met De Utrechtse Data School die het onderzoek voor de Groene Amsterdammer hebben uitgevoerd. De aandacht vanuit de media voor Wikipedia is zeer gefocust op de gendergap en wordt steeds negatiever. SR wil hier graag met het bestuur van gedachten wisselen hoe we invloed kunnen uitoefenen waardoor de negativiteit weggehaald kan worden. De blogpost die hieraan gewijd is door LB, LJ en SR wordt zeer gewaardeerd en is door de gemeenschap goed ontvangen.
BVR: proces is in gang gezet en SR heeft een opzet gemaakt voor de tekst over handhaving en procedures. Over 2,5 week is er een bijeenkomst met de werkgroep zodat zij daar feedback op kunnen geven. Alle feedback op de tekst BVR is verwerkt en dat wordt maandag 21 maart met de werkgroep besproken.

PublicSpaces: onduidelijk is nog wat zij doen/willen bereiken hoe we voor elkaar van meerwaarde kunnen zijn. Aan de bestuursleden wordt gevraagd of zij willen aansluiten bij de conferentie. LB geeft aan dit te willen doen.

Internationale Ontwikkelingen

Druk bezig met de voorbereidingen van de bijeenkomst van volgende week met alle Europese organisaties. De oorlog in de Oekraïne speelt een rol, omdat een groot aantal van de deelnemende partijen uit Oost-Europa komen. Er staat een tweede overleg gepland voor de European Hub, waar alle organisaties onder hangen (groot en klein). Hier wordt besproken over wat de noodzaak is, en of iedereen lid kan worden (bijv. degenen die niet Europees zijn maar wel een vestiging in Europa hebben). WMDE is daar op tegen maar daar moet over nagedacht worden.
SWAN bijeenkomst: laatste zondag van de maand.
Vanuit het strategieplan zijn veel actiepunten naar voren gekomen en we zien dat WMF bijna al die punten naar zich toe trekt. Wil men dat dit kans van slagen heeft dan is het niet handig als WMF dit doet. Dit zal ook geadviseerd worden.
In mei is de directeur van WMF, Maryana Iskander, in Europa en zij komt ook naar Brussel. Daar is bijeenkomst met de directeuren van de EU-chapters. Aanleiding hiervoor is de lopende discussie omtrent het lobbywerk in Brussel en WMF betrokkenheid.

Rondvraag en sluiting

HR: verzoekt om een app te sturen als je haar dringend nodig hebt.
LB: is nieuwsgierig naar de sollicitaties. 3 personen gesproken, zijn potentieel, gaan door naar 2e ronde en krijgen een opdracht voorgelegd.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.10 uur.

Actielijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden. 22/7: wordt 26/8 besproken 26/8: na overleg met SR zal het definitieve concept voorgelegd worden aan het bestuur. 18/11: Afspraak was gemaakt maar is uitgesteld Afspraak: Michel 17/02: MW zal het weer oppakken en een nieuwe afspraak maken 17/03: loopt. Afspraak gepland voor 12 april
146		JdB/LJ JBV/SR	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken 17/6: opzet bevoegdheden, etc. 22/7: Voorstel is geschreven en wordt rondgestuurd 26/8: JBV zal van de besproken punten een samenvatting maken. 17/02: afronding hangt samen met de ontwikkelingen rondom BVR (zie notulen) 17/03: loopt
153		HR/JdB	Factsheet opstellen tbv beantwoording vragen omtrent banner/donateurscampagne	26/8: HR en JBV hebben overleg en dit zal tijdens de bestuursdag in oktober besproken worden. 20/01/22: Hr en JdB zullen hier een start mee maken 17/02: in progress 17/03: loopt
158		SR / MW	Brainstormen survey lezers Wikipedia	p.m.
159		SR met hulp van LB	Nieuwe opzet presentatie jaarverslag voor volgend jaar en evt. voor dit jaar een proefversie. (evt. tbv ALV of fondsenwerving)	17/02: LB wil hierin meedenken en kan voorbeelden verzamelen welke als inspiratie kunnen dienen. 17/03: wie concreet trekker wordt, zal bekeken worden. Een nieuwe versie zal besproken worden tijdens de bestuursdag
161		JBV	Opschonen actielijst	17/03: is gedaan. Punt kan er af
164		JBV/SR	Fondsenwerving via WP banner: voorbereiden en agenderen voor bestuursdag	17/02: wordt voorbereid
165		BN	Jaarrekening: verslag bespreking met SR naar bestuur mailen	gedaan
166		BN	Informeren bij accountant betr. het zetten van een digitale handtekening middels een versleutelde omgeving	gedaan