Notulen bestuursvergadering 16 maart 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Locatie	Online via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.20 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Bart Nieuwenhuis (BN), Lizzy Jongma (LJ), Marike van Roon (MvR), Heleen Ririassa (HR), Migiza Victoriashoop (MV) Sandra Rientjes (SR)
Afwezig met kennisgeving	Michel Wesseling (MW)

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Voortgang verzuimverzekering. Sandra heeft een voorstel gemaakt betreffende het afsluiten van een verzuimverzekering. Bepalende factoren zijn de wachttijd voordat de verzekering gaat uitbetalen (20 of 65 dagen) en het verzekerde bedrag (70 of 100% van de loonsom). Voor WMNL lijkt, ook gezien het beschikbare budget, de ASR verzekering met 65 dagen wachttijd en 100% verzekerde loonsom de beste keuze. (Premie € 8.413).
Bart en Jan-Bart hebben dit voorstel overgenomen en lichten dit toe. Sandra gaat nu de verzekering daadwerkelijk afsluiten.

Het verslag wordt goedgekeurd en zal op de Verenigingswiki worden geplaatst.

De overige punten schuiven door naar de volgende vergadering.

Bart en Sandra hebben met de boekhouder de concept-jaarrekening besproken. Het bestuur moet formeel akkoord geven dat deze cijfers aan de accountant kunnen worden voorgelegd voor de controle. Bart geeft een toelichting. Door verandering in de begrotingsstructuur in 2022 is de vergelijking met de cijfers uit 2021, en zelfs met de begroting 2022, soms lastig. Duidelijk is dat door vacatures en ziekte minder activiteiten zijn uitgevoerd (en dus minder kosten gemaakt) dan oorspronkelijk gepland. Dit is vooral zichtbaar bij de onderdelen ‘Impact’ en ‘Vaardigheden en leiderschap”. Ook is er een stijging van overhead doordat ziekte- en (buitengewoon) verlofuren niet op de doelstellingen worden geboekt.
Voor de ALV zullen we een apart overzicht maken waarin simpelweg per activiteit de gemaakte kosten en uren naast de begroting worden gezet. De bestemmingsreserve Duurzame Ontwikkelingsdoelen is nu leeg. Het positieve resultaat van 2022 wordt overgeheveld naar algemene reserve. Dit zal o.a. worden gebruikt voor investering in communicatie/fondsenwerving in 2023.
Het bestuur geeft akkoord om deze versie van de jaarrekening aan de accountant aan te bieden. Bart zal een mail voor de accountant opstellen.

Op advies van de accountant voegen we dit jaar niet het hele jaarverslag toe aan de jaarrekening, maar een formeler, beknopter bestuursverslag. Het bestuur plaatst een aantal tekstuele opmerkingen die door Sandra in de definitieve versie zullen worden verwerkt. De aangepaste versie wordt met het bestuur gedeeld en zal, als er geen bezwaren zijn, 22 maart aan de accountant worden gestuurd. Alle bestuursleden voegen in het hoofdstuk Governance hun eventuele nevenfuncties toe.

Zowel Michel als Bart hebben aangegeven eventueel de portefeuille BVR te willen overnemen. Jan Bart neemt volgende week contact met hen op. Het is de bedoeling dat de ALV een commissie BVR benoemt. Jan-Bart en Sandra maken een mail aan de leden om hen hierop te attenderen. Sandra wijst het bestuur op de introductiebijeenkomst BVR op 25 maart. Niet iedereen lijkt de uitnodiging in goede orde te hebben ontvangen. Sandra stuurt die nog een keer.

In verband met tijdgebrek wordt dit niet behandeld. Bestuur kan vragen of opmerkingen doorgeven aan Sandra.

Deze discussie is onderdeel van het herijkingsproces 2023.
Het bestuur besluit dat een groot evenement als WikiCon of Techstorm, of een combinatie daarvan, sowieso niet meer in 2023 zal plaatsvinden, maar in het voorjaar van 2024. Een hackathon in het najaar - vergelijkbaar met de hackathon 2022 - is wel mogelijk omdat de organiserende vrijwilligers relatief weinig ondersteuning nodig hebben.
Om een eerste indruk te krijgen van de meningen van de gemeenschap, gaan we na de ALV een ‘forum’ organiseren: een voorbereide discussie over het thema grote bijeenkomsten. Eventueel kunnen we ook een tweede thema introduceren: welke positie moet WMNL innemen in discussies over het gebruik van b.v. voornaamwoorden of de term “tot slaafgemaakten” op Wikipedia. Het kantoor komt met een voorstel voor het ‘forum’.
Sandra neemt contact op met Lizzy en Migiza om te brainstormen hoe we het beste de GLAM-partners bij deze discussie kunnen betrekken.

JB brengt het bestuur op de hoogte van ontwikkelingen in een BVR-zaak. Overwogen wordt om een lid gedurende zes maanden de toegang te ontzeggen tot evenementen voor de gemeenschap. HR suggereert om deskundige hulp te vragen in het omgaan met dergelijke problematische personen.

LJ kan helaas niet aanwezig zijn bij de ALV op 22 april. Zij zal zich ivm drukke werkzaamheden waarschijnlijk niet herkiesbaar stellen in september.
De ALV wordt verschoven naar 30 september
MvR biedt aan om mee te denken over de organisatie van de bestuursdag

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
146		JdV/SR	Vertrouwenscommissie inrichten Conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	20/4/23: Vertrouwenspersoon BVR wordt ook vertrouwenspersoon bureau. Punt afgehandeld
167	Q2	SR	Check of salarishuis WMNL nog adequaat is	20/2/23: wordt in Q2 aan gewerkt
170	februari	SR (MW, MvR)	Kijken wat er mogelijk is om een leesbaarder versie van jaarverslag 2022 te produceren	20/4/23: afgehandeld.
175	april 2023	JdV	Voorbereiden bestuurdersdag	Marieke heeft dit op zich genomen.
177