Notulen bestuursvergadering 16 augustus 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 13 september 2018

		Bestuursvergadering 16 augustus 2018 Notulen, actiepunten & besluiten
Locatie	:	telefonisch
Tijdstip	:	19.33 - 21.45 uur
Aanwezig	:	Justus de Bruijn (JdB) verslag, Frans Grijzenhout (vz FG), Harriet de Man (HdM) vanaf 20.00 uur, Mike Nicolaye (MN), Sandra Rientjes (SR), Marike van Roon (MR) en Arne Wossink (AW)
Afwezig met kennisgeving	:	Jacqueline Minnema (JM), Bart Nieuwenhuis (BN) en Michel Wesseling (MW)

1. OPENING

1.1 Het verslag van de vorige vergadering 12 juli 2018

Opmerkingen of wijzigingen:

2.3 Sponsoring: de acties bij dit punt zijn niet uitgevoerd. Verzetten naar volgende vergadering.
2.5 Auteursrecht Europees Parlement: Staat op de agenda.

1.2 Afsprakenlijst

actie 03 : afvoeren;
actie 14 : actie is gereed. Gaat naar ALV, afspraak afvoeren;
actie 16 : aanhouden;
actie 31 : aanhouden;
actie 37 : is opgenomen in Jaarplan, afvoeren;
actie 38 : wordt volgende week aan doorgewerkt, aanhouden;
actie 39 : geen bestuurs issue, wordt door kantoor afgehandeld, afvoeren;
actie 40 : is geen bestuurs issue, afvoeren
actie 41 : nog niet af, aanhouden;
actie 42 : aanhouden
actie 43 : inmiddels uitgevoerd, afvoeren
actie 44 : staat op de agenda.

De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden gepubliceerd op de verenigingswiki.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Voorbereiding ALV 29 september (en WMNL jubileum 12,5 jaar)

Link naar gewijzigde Statuten nog opnemen.
Precieze tijden van de ALV nog opnemen.
Kennen we een bekende NL-er die de handleiding feestelijk kan aannemen. Er worden twee namen genoemd. Voorkeur voor Eppo van Nispen tot Sevenaer (Beeld en Geluid). Harriet neemt contact met hem op.
Er wordt nog geprobeerd een rondleiding te organiseren.

2.2 Lobby auteursrecht Europees Parlement 5 juli

De volgende stemming over EU auteursrechtrichtlijn is 12 september. Zie info op Verenigingswik
Kort geleden was er een procedurele stemming in het EP. Het EP heeft besloten dat er een plenaire stemming wordt gehouden op 12 september. Het feit dat er een plenaire stemming komt wil zeggen dat alle amendementen in commissies zijn vervallen en zo ontstaat er ruimte om nieuwe amendementen in te dienen.
Met een aanvullende lobby wil onze beweging ook nationale pers en landelijke publieke partijen activeren. Bits of Freedom en Kennisland willen meedoen. Sandra bewaakt dit onderwerp.

2.3 Veldverkenning samenwerking bibliotheken (Notitie Sandra i.o.m. Michel)

Vooruitlopend op de toekenning van de financiering door de St Pica willen we op zoek naar een senior en junior projectleider : ervaring met bibliotheken gewenst, maar niet werkzaam bij. Marike heeft een contact met het juiste profiel en geeft dit door aan Sandra.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Het concept Jaarplan 2019

Arne geeft een update. Het concept is gepubliceerd en we bespreken de reacties.

Stoppen met wikizaterdag? De opzet van de wikizaterdag wordt gewijzigd en niet gestopt. Tekst is al aangepast.
Natuur als thema of Gezondheid (par. 3.1)? Noch Natuur, noch Gezondheid opnemen in het jaarplan van 2019. Het probleem is/lijkt dat het onderwerp Gezondheid niet uit de gemeenschap is gekomen en daardoor wl weinig draagvlak heeft. Het thema Gezondheid mobiliseert geen aanjagers. Er is uit de discussies in de Kroeg af te leiden dat men meer belangstelling heeft voor het verbeteren van artikelen in plaats van een nieuw thema;
Suggestie: Het thema Gezondheidszorg zou op een Wiki-zaterdag laagdrempelig ingestoken kunnen worden. Besloten wordt om de thema’s gezondheidszorg en natuur niet op te nemen in het jaarplan 2019. Vrijgekomen ruimte benutten om meer aandacht te besteden aan de kwaliteit van de bestaande inhoud van Wikipedia. Tekst toevoegen aan par. 3.3.
Meer aandacht voor Belgische invalshoeken op WP? Probleem is dat er in Wikipedia met een taalgebied wordt gewerkt en bij Wikimedia met een landsgrens. Er wordt af en toe met WMBE overlegd over het ondersteunen van de bewerkers in BE en in NL, maar dat blijft in de praktijk moeizaam. Wij kunnen een dergelijk project natuurlijk niet eenzijdig opzetten vanuit WMNL.
Aanpakken van onevenwichtigheden in de NL-NL-bestanden en in de BE-NL-bestanden komt niet in JP 2019. Te gevoelig.
Zijn er nog andere issues die doorgenomen moeten worden? Neen (Arne).
Arne heeft nog wel input nodig voor de geel gemerkte issues: 3.4.3 Lobbying en 5 Governance.
- Actiepunt Justus : tekst aanleveren 5.4 sponsoring.
- Actiepunt Sandra : tekst aanleveren over de Free Knowledge Advocacy Group;
- Actiepunt Frans/ Sandra : Strategic Direction en Internationale Zaken;
- Bestuur voegt teksten over governance toe voor 21 augustus.

Frans bedankt Arne voor het goede werk. Arne verlaat de vergadering.

3.2 Concept Begroting 2019

In het algemeen zijn er geen grote veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren. Er zit enige speling in de begroting.

Een aandachtspunt is de capaciteitsplanning. Het aantal vrij besteedbare uren is krapper dan andere jaren. De volgende projecten worden doorgehaald:
Gemeenschapswensenlijst kan verwijderd worden;
Fotowedstrijden : Het voorstel is beide op te nemen (Wiki Lost Science) en (Wiki Lost), maar de laatste zonder begrote uren;
Thema gezondheid: schrappen;
Video WMNL year in review: schrappen.
Er zit wat speling in de begroting, maar het is belangrijk om in de loop van het jaar de vinger aan de pols te houden.

3.3 Impactreport en Progressreport, gesprek met Delphine Menard (WMF)

De metrics geven geen goed beeld van de resultaten die we bereiken. WMF is positief over onze benadering en de activiteiten die we ontwikkelen. Het trainen van GLAM-organisaties om de organisaties bekwaam te maken om zelf hun uploads te doen is een voorbeeld van een activiteit / ontwikkeling waarvan de concrete resultaten niet in de metrics terug te vinden is.
Tijdens het gesprek werd het idee geopperd om een Salon te organiseren. Een open discussie met belangstellenden / partners over het fictief creëren van een nieuwe WMNL. "Als WMNL er niet zo zijn en je zou het willen uitvinden en hoe gaat het er dan uitzien". Idee is goed. Verder uitwerken, komt op de agenda van een volgende vergadering.

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

Justus, Frans, Harriet, Mike, Marike : geen zaken voor de rondvraag
Sandra : Jacqueline heeft per 1 oktober een nieuwe baan.
Sandra heeft Maria Sefidari (voorzitter WMF) gepolst voor de uitreiking van de Erasmusprijs 2019. Als ze komt kunnen we daar een Wikimeet aan koppelen.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	12-04-18: voorstel is ingediend. Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student. 12-07-18: na zomervakantie oppakken.
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de notaris heeft wijzigingen doorgevoerd. Nog één correctie nodig. Deelnemers ALV april krijgen nieuwe versie in concept voorgelegd om te peilen of de discussie goed is vastgelegd. Zodra de laatste versie van de notaris is ontvangen zal Frans het aan deze leden voorleggen. In principe zijn er dan tijdens de ALV geen wijzigingen meer mogelijk.	12-07-18: FG is in afwachting van gewijzigde statuten.
16	15-02-18	JdB/BN/	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen].	14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB. 12-07-18:MW heeft goede tekst geformuleerd om in te zetten. Afspraak staat nog.
31	20-07-18	FG	WMNL dient ruim voor de WCN concrete vragen aan Leila Zia voor te leggen. Het Survey lezersonderzoek onder bewerkers is ook geschikt om onderzoeksvragen te stellen.	12-07-18: FG heeft afspraak met Leila Zia in Kaapstad.
38	14-06-18	SR	WCN 2019; is er voldoende capaciteit voor de voorbereiding van de WCN 2019? Is er een mogelijkheid om financiering te vinden? Bart stelt voor om een ruwe begroting te maken zodat we weten over welk bedrag we praten. Sandra plant een sessie om de ruwe schets te maken: Arne, Michel, Sandra, Michelle/Jacqueline/ Germien	12-07-18: kalender volgt via Arne Wossink en MW.
41	12-07-18	FG/BN/JdB	De ALV (29/9) concept-agenda en bijbehorende stukken worden op 15 september a.s. gepubliceerd op de verenigingswiki. Op 15 september a.s stuurt FG de convocatie naar de leden uit.
42	12-07-18	MW	Notitie MW inzake sponsoring; BN stelt voor om een folder in spiekbrief formaat (dubbelgevouwen A5 ‘Call for Support’) te maken met de core facts van WMNL Tekst van de notitie van MW kan hiervoor worden gebruikt en afbeeldingen toegevoegd.
44	12-07-18	SR/FG	Stemming auteursrecht herziening Europees Parlement: medio september is er weer een stemming. Er zal een groep moeten worden samengesteld. Oproep plaatsen om studenten politicologie/juristen te werven en ons ledenbestand hierop te screenen (vrijwilligersbasis). SR gaat tevens de personen/vrijwilligers die deel hebben genomen aan de discussie, vragen of zij mee willen doen. FG stuurt een concept-functieomschrijving van een ‘management trainer’ voor vrijwilligers.	130918 afgehandeld
45	16-08-18	JdB	tekst aanleveren sponsoring voor 21 augustus a.s. inleveren.
46	16-08-18	SR	Free Knowledge groep (wat moet SR hier doen opm. JM?)	= afspraak 44?
47	16-08-18	FR/SR	ALV: links naar de documenten Jaarplan, Begroting en Statuten
48	16-08-18	HdM	Contact met Eppo van Nispen tot Sevenaer voor overhandiging Schrijven voor Wikipedia	Afgehandeld. vNtS niet beschikbaar
49	16-08-18	SR	Salon: voorstel schrijven en op agenda zetten van een volgende bestuursvergadering