Notulen bestuursvergadering 15 maart 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

		Bestuursvergadering 15 maart 2018 Concept-notulen, actiepunten & besluiten
Locatie	:	Kantoor Utrecht
Tijdstip	:	19.30 - 22.20 uur
Aanwezig	:	Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout (vz FG), Harriet de Man (HdM), Mike Nicolaye (MN), Bart Nieuwenhuis (BN), Sandra Rientjes (SR), Marike van Roon (MR) en Michel Wesseling (tot 21.15 uur aanwezig (MW)) Jacqueline Minnema (JM) verslaglegging
Afwezig met kennisgeving	:	-

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en verwelkomt het voltallige bestuur.

Wijzigingen op voorgestelde concept-agenda:
- SR heeft bij § 3.5 ‘bezoek medewerkers WMF aan WMNL’ bijlagen toegevoegd.

Concept-verslag van JdB bestuursvergadering 15 februari 2018 + actielijst vaststellen:
- § 1.2, EU-notitie over kwaliteit van digitale encyclopedieën; MW vraagt of WMNL hier iets mee gaat doen. SR neemt contact op met Brussel [actie SR].
- § 3.1, bullet 3, SR gaat uitzoeken of de huidige algemene aansprakelijkheidsverzekering ook claims van vrijwilligers dekt [actie SR].
- § 3.3. fondsenwerving; is gisteravond door FG, BN en MW besproken en is geagendeerd.
- § 5, bullet 3, Linked Open Data; verzoek vanuit de organisatie van WCN 2018 om dit jaar contact op te nemen met ECP. Er moet hierover ook een bericht worden gestuurd naar Arne Wossink [afgerond MW 19-03-2018]. BN heeft ook verschillende ingangen en kan helpen.

Het verslag van 15 februari kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd [actie JM].
Afspraken en actiepunten, voltooid en verwijderen:

07. WCN 2018; Arne Wossink zal een discussiestuk opmaken.

11. Kwartaalplanning, projectnummer 214.

18. Jaarverslag en jaarrekening 2017 is geagendeerd.

Zie verder actielijst § 4. ‘Afspraken en actiepunten’.

1.2 Mededelingen en ingekomen stukken:

Uitnodiging Dimitar Dimitrov voor de Big Fat Brussels Meeting op 28 en 29 april 2018

Dit is een jaarlijkse (technisch-) informatieve bijeenkomst waar verschillende chapters

voor worden uitgenodigd. De vraag is wie vanuit WNL hieraan kan deelnemen. In

het verleden zijn vrijwilligers op het gebied van o.a. gebruiks- en auteursrecht hiervoor

gevraagd. Indien niemand zich aanmeldt dan geeft JdB zich graag met Hanno Lans op.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Nieuwe opzet Wikimedia Conferentie Nederland

Bespreken uitkomsten brainstormsessie 17 februari 2018 (MW)

Na deze bijeenkomst zal Arne Wossink een voorstel doen hoe WMNL het WCN 2018 moet opzetten. Zijn voorstel wordt volgende week concreet en zal via Google Drive met het bestuur worden gedeeld (feedback bestuur).
In de notulen ‘Brainstorm WCN’ zijn bij ‘Besluiten’ (pagina 4 en 5) verschillende suggesties gedaan voor het komende WCN. Arne zal deze in zijn voorstel opnemen.
Er zijn ook suggesties voor partners gedaan, zoals bijvoorbeeld Open Belgium. Er zullen ook mogelijke partners worden gezocht in de bibliotheek-, onderwijs- en mediawereld.
Tussen-conferentie 2018; MW meldt dat, indien je het congres groter wil maken, hier meer tijd voor moet worden genomen. Dit lukt niet voor het najaar.

2.2 ALV concept-agenda 14 april 2018: rolverdeling tijdens vergadering bespreken (FG):

Na het vaststellen van de concept-agenda en goedkeuren van het verslag van 23 september ‘17 zal een spreker worden uitgenodigd. Voorstel HdM is om spreker(s) uit te nodigen van mini-symposium dat zij heeft bezocht over facts checking: ‘All I know is what’s on the Internet' [actieJM > FG] Daarna volgt een pauze en zal de officiële agenda worden vervolgd.
Strategie; valt nu nog niets over te melden.
Jaarverslag/Jaarrekening 2017 staan op de agenda. Vragen/stemming goedkeuren van de stukken. Vervolgens wordt gevraagd om decharge van het bestuur.
Vernieuwing statuten; is twee keer tijdens de ALV aan de orde geweest en zowel inhoudelijk als tekstueel besproken. Het is nu ter zake dat de nieuwe formuleringen van de notaris de gehele lading dekt, zodat de notaris de statuten kan concretiseren. Tenslotte zullen in de najaars-ALV van 22 september a.s. de vernieuwde statuten als hamerstuk worden voorgelegd met verzoek om instemming van de WMNL-leden.
WMNL (website/administratie etc.) AVG-compliant; wordt niet geagendeerd. SR licht toe dat WMNL in 2017 een jurist over de privacy-wetgeving heeft benaderd en het gehele traject is doorgelopen. We doen nu de laatste check (hebben wij nu alles?).
BN gaat zijn analyse voor wat betreft het jaarverslag/jaarrekening in twee punten verwerken en zijn presentatie voor de ALV vooraf aan het bestuur voorleggen. Tevens zal hij de statuten tijdens de ALV bespreken [actie BN].
FG is niet op de ALV van 14 april a.s. aanwezig. Hij zal de agenda verder aanpassen en de convocatie naar de leden (laten) versturen. De aankondiging staat op de verenigingswiki. MW zal de vergadering voorzitten.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Stand van zaken Jaarverslag en Jaarrekening 2017 (BN en SR)

Het concept-jaarverslag 2017, pagina 22, ‘Fondsenwerving; BN wil graag de woorden (giften, donateurs, sponsor etc.) in terminologie vast blijven houden. BN zal hiervoor morgen een tekst aanleveren [actie BN]. De accountant dient ook de cijfers in het jaarverslag goedkeuren voor de aansprakelijkheid. Na akkoord van de accountant zal het concept-jaarverslag worden voorgelegd aan de ALV. Het bestuur vindt het een indrukwekkend en compleet jaarverslag.
De concept-jaarrekening 2017 hebben SR en BN samen doorgenomen. De systematiek van afgelopen jaren is dit jaar niet doorgevoerd waardoor het lastiger is om de posten met elkaar te vergelijken (zoals bij de salarissen, huurverplichting). BN neemt de highlights door:
- ‘Giften en baten uit fondsenwerving’, pag. 10; WMNL heeft € 70.000,- minder dan begroot aan donaties binnengehaald en € 70.000,- minder uitgegeven. Ondanks de lagere inkomsten en dankzij de inzet van medewerkers heeft WMNL een zeer goed resultaat geboekt. Bij de bestuursdag op 2 juni a.s. zullen fondsenwerving, de reserves, hoe meer activiteiten ontplooien, hoe meer vrijwilligers aantrekken en welke acties door het bestuur worden ingezet, worden besproken.
- ‘Materiële vaste activa’, pagina 14; alle computers zijn afgeschreven.
- De jaarrekening van de boekhouder gaat naar de accountant en deze doet de laatste check. Vervolgens moet de accountant nog zijn goedkeurende verklaring afgeven op de jaarrekening voor de leden, net zoals voor het jaarverslag van 2016. Daarna worden de stukken voor de ALV gepubliceerd.
- Er is niet veel verschoven t.o.v. van 2016. Door een grote familiefonds donatie van € 100.000,- heeft WMNL een bedrag van ong. € 79.000,- als bestemmingsreserve. € 30.000,- is direct besteed. Het verschil tussen de opbrengsten en uitgaven van € 9.000,- gaat naar de ‘reserve’. Het bestuur gaat hiermee akkoord.

3.2 Fondsenwerving. Bespreken uitkomsten voorbespreking 14 maart

MW, BN en FG hebben de uitkomsten van de vorige bestuursvergadering herhaald. Het VDA- traject is besproken en de afspraak is uitgesteld. Hoe moeten wij een vervolgtraject vorm geven? Twee voorstellen:

Opnieuw aandacht besteden aan werving bij grote fondsen. Dit vereist veel werk. Activiteiten worden tegen het licht gehouden in het kader van ‘zijn fondsen hierin geïnteresseerd?’ Om dit efficiënt te kunnen doen zal hiervoor in april (een paar uur in de avond) een afspraak worden gemaakt met Arne Wossink, Denise Jansen en evt. Germien Cox vanuit het bureau en JdB, MW, BN en MW vanuit het bestuur [actie JM].
De mogelijkheid om sponsoren te vinden bij bedrijven, zie concept-agenda bestuursdag 2 juni a.s. JdB en MW gaan dit verder voorbereiden voor de bestuursdag. Fondsenwerving wordt wederom op 12 april a.s. geagendeerd.

3.3 Voorstel agenda bestuursdag 2 juni 2018 (FG)

De inhoudelijke inbreng van de medewerkers wordt door het bestuur op prijs gesteld. FG zal tijdig een uitnodiging versturen [actie FG].
MvR vindt dat door de grootte van de groep de vergadering complexer wordt, zij adviseert dat er stellingen moeten komen om tot een productieve meeting te komen. Het bestuur gaat op zoek naar een goede werkvorm. FG zal een facilitator zoeken [actie FG].
Landgoed Noorderheide heeft de aanvraag gehonoreerd. Het programma/aanvangstijden, aantal deelnemers, lunch-/catering-/dieetwensen dienen een paar weken van te voren te worden gemeld [actie FG/JM].
De agenda zal, om een vinger aan de pols te houden, worden ingebracht bij de bestuursvergadering van 12 april a.s.

3.4 Verzoek Per Diem voor trainers

Besluit nemen over het verzoek van Vera de Kok (e-mail 19 febr. 12:17).

Vera de Kok verzorgt veel WMML trainingen en vraagt om een dagvergoeding voor de door haar voorgestelde cursussen. Het verzoek ligt in de lijn van het bestuur om vrijwilligers aan te trekken. Bij een Per Diem hoeven geen aparte bonnen te worden ingeleverd voor de gemaakte lunch-, diner-, en verblijfskosten (reiskosten valt hier niet onder). SR ziet hierin mogelijkheden voor trainers en als iemand een opleiding moet volgen. SR maakt een voorstel voor het wijzigen van het declaratieformulier voor het bestuur [actie SR]. In principe gaat het bestuur akkoord met het voorstel. SR gaat aan Vera melden dat het bestuur waarschijnlijk alles per 1 mei a.s. heeft geregeld en uitgewerkt zodat de Per Diem voor alle trainers geldt. Haar verzoek hoeft niet te worden voorgelegd aan de ALV.

3.5 Bezoek medewerkers WMF aan WMNL, checklist financiële administratie en

governance - af te handelen tijdens site visit.

Op 21 en 22 maart komen Winifred Oliff en Delphine Ménard van WMF Community Resources voor een site visit naar WMNL.

In ‘Purpose of the financial review’ staat wat voor de visitatie van belang is. Veel van deze info staat in de reeds aan WMF geleverde rapporten van de afgelopen drie jaar en zijn WMF-proof. JdB stelt voor te melden dat wij hebben geconstateerd dat veel zaken reeds zijn doorgegeven en te vermelden welke punten wel worden besproken.
SR wil ook duidelijk maken wat WMNL van het WMF wil en wat wij aan hun willen meegeven. FG is van mening dat we alles moeten invullen zodat de check op orde is. Hij stelt voor om dit onderwerp verder offline te bespreken.
BN zal het volledig proces bij de bank laten zien.�

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

Geen.

De voorzitter sluit de vergadering om 22.20 uur.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

Actie- en besluitenlijst:

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW / SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	16-11-17: MW en SR binnenkort afspraak gepland. 15-03-18: actie MW volgt.
02	15-12-17	MW / SR i.s.m. HdM, Arne, Denise evt. MvR	Bestendigen relatie bibliotheken (doel project definiëren voor bibliotheken); verzoek organiseren workshop in het voorjaar van 2018. MW: Marco de Niet, Marco Roodenburg en evt. Olaf Jansen (KB) willen aan dit project meewerken. Uitkomst bijeenkomst in Rotterdam: We gaan low profile door. De Stichting Pica heeft doelstellingen aangescherpt. Er liggen kansen in de samenwerking (Marjolein Nieboer). MW gaat een vervolgafspraak maken. Gaat om het aansluiten van alle bibliotheken bij/op Wikipedia.	15-02-18: St. Pica heeft doelstellingen aangescherpt. Er liggen kansen in de samenwerking (Marjolein Nieboer). 15-03-18 St. Pica heeft een bezinningsdag georganiseerd. MW gaat een afspraak maken.
03	15-02-18	JdB	Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen.	Justus heeft op 17-11-18 verslag gemaakt n.a.v. telefoongesprek met Maarten Zeinstra. 15-03-18: JdB zal een casus op Wikipedia zetten.
06	febr 2018	JM	Bestuurswiki’s omzetten naar Google Drive. Vervolgens bestuurswiki’s opheffen. Status 16-11-17: 2017 agenda/verslagen zijn omgezet.	15-03-18: salarisschalen zijn overgezet.
09	15-02-18	BN/Arne Wossink	Projectnr. 214 (kwartaalplanning): belangrijk om snel actie te nemen op samenwerkingen met universiteiten en hogescholen (ook voor Wiki Loves Science). BN kent 1 lector die heel actief is op dit gebied. Arne Wossink is projectleider. BN gaat vragen wat er op het programma staat en of hij hulp nodig heeft, status?	15-03-18: BN zal met Arne over het educatieprogramma spreken.
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de huidige statuten zijn opgesteld door een notaris uit Eindhoven. FG gaat aan SR vragen om een notaris in Utrecht te benaderen. Een concept-voorstel van de statuten van de notaris zal worden voorgelegd aan de ALV van 14 april a.s. Voortvloeiende wijzigingen zullen worden geconcretiseerd en op de ALV van 22 september worden voorgelegd.	15-03-18: de notaris heeft een offerte gestuurd, welke akkoord is. Op 21/3 volgt het voorstel en deze zal FG verspreiden.
16	15-02-18	JdB/FG/ Allen	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen]. Prof. Kees van Leeuwen (contact SR) vragen of hij WMNL wil introduceren bij enkele contacten etc. Op 2 februari a.s. controleren wat de overige opties zijn [JdB].	15-03-18: is geagendeerd (3.2).
19	14-04-18	SR	§ 1.2, EU-notitie over kwaliteit van digitale encyclopedieën; MW vraagt of WMNL hier iets mee gaat doen. SR neemt contact op met Brussel.
20	14-04-18	SR	§ 3.1, SR gaat uitzoeken of de huidige algemene aansprakelijkheidsverzekering ook claims van vrijwilligers dekt.
21	14-04-18	MW	§ 5, bullet 3, Linked Open Data; verzoek vanuit de organisatie van WCN 2018 om dit jaar contact op te nemen met ECP. MW bericht Arne Wossink.	voltooid MW: 19-03-2018
22	14-04-18	FG	ALV 14 april een spreker uitgenodigen. Voorstel HdM: ‘All I know is what’s on the Internet'
23	14-04-18	BN	ALV 14 april a.s. jaarverslag/jaarrekening; analyse verwerken en presentatie vooraf aan het bestuur voorleggen. Statuten tijdens ALV bespreken.
24	16-03-18	BN	Jaarverslag 2017, pag. 22, ‘Fondsenwerving’; BN wil (giften, donateurs, sponsor etc.) terminologie vasthouden en zal tekst aanleveren
25	14-04-18	JdB/BN/AW/DJ en evt. GC	Fondsenwerving; activiteiten worden tegen het licht gehouden in het kader van ‘zijn sponsoren hierin geïnteresseerd?’ JM in april (een paar uur in de avond) afspraak plannen.
26	14-04-18	FG	Uitnodigen medewerkers voor bestuurdersdag 2/6.	Gedaan
27	14-04-18	FG	Voor bestuurdersdag 2/6 een facilitator zoeken.	Marco Swart heeft toegezegd
28	14-04-18	FG/JM	Landgoed Noorderheide 2/6: het programma/aanvangstijden (FG), aantal deelnemers, lunch-/catering-/dieetwensen dienen een paar weken van te voren te worden gemeld (JM).
29	14-04-18	SR	Verzoek Per Diem voor trainers (verzoek Vera de Kok): SR maakt een voorstel voor het wijzigen van het declaratieformulier voor het bestuur.