Notulen bestuursvergadering 14 juni 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 12 juli 2018.

Locatie	:	telefonisch
Tijdstip	:	19.30 - 22.00 uur
Aanwezig	:	Frans Grijzenhout (vz FG), Harriet de Man (HdM, vanaf 20.00 uur), Mike Nicolaye (MN), Bart Nieuwenhuis (BN), Sandra Rientjes (SR), en Michel Wesseling (MW)) (Sandra Rientjes (SR) verslaglegging i.v.m. afw. Jacqueline)
Afwezig met kennisgeving	:	Justus de Bruijn (JdB), Marike van Roon (MR)

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur.

Wijzigingen op voorgestelde concept-agenda:
- De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Concept-verslag van de bestuursvergadering van 12 april 2018 + actielijst vaststellen:
- Tekstueel: 3.3 Wijzigen in: Er moeten knopen worden doorgehakt voordat WMNL partijen benadert.
- N.a.v: 3.1. Kwartaalplanning. 215. Contacten met o.b. Rotterdam zullen worden meegenomen in PICA project.

Het verslag van 12 april jl. kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd [actie JM].
Afspraken en actiepunten, voltooid en verwijderen:
- 2. verwijderen is afgehandeld
- 3. loopt - wel laten staan
- 6. afgehandeld - kan weg
- 14. Notaris heeft wijzigingen doorgevoerd. Nog één correctie nodig. Deelnemers ALV april krijgen nieuwe versie in concept voorgelegd om te peilen of de discussie goed is vastgelegd. Zodra de laatste versie van de notaris is ontvangen zal Frans het aan deze leden voorleggen. In principe zijn er dan tijdens de ALV geen wijzigingen meer mogelijk
- 16 Contact met VDA afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. Sandra legt contact tussen VDA, Bart en Justus.
- 19. Afvoeren
- 20. Bestuur is aansprakelijk in geval van een datalek. Verzekering dekt schade door vrijwilligers bij activiteit van WMNL. Afvoeren
- 28 Afvoeren
- 29 Afvoeren
- 30. Afvoeren
- 31 Frans heeft afspraak met Leila Zia in Kaapstad.
- 32 afvoeren
- 33 afvoeren
- 34 afvoeren
- 35 afvoeren

Zie verder actielijst § 4. ‘Afspraken en actiepunten’.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Concept-verslag bestuursvergadering 2 juni 2018, [vaststellen] Frans

Bestuur besluit om verslag niet te publiceren omdat het om informele discussie en gedachtenvorming gaat.

N.a.v

Movement Strategy - Grote vereiste tijdsinzet voor deelname aan strategieproces is voor bijna iedereen moeilijk. Michel ziet geen mogelijkheid om deel te nemen aan een werkgroep.

Het zou van het kantoor moeten komen, met name van Sandra. Dit betekent dat er in kantoor capaciteit bij moet komen. Er zijn wat zorgen of het proces haalbaar is. Ook het feit dat de uiteindelijke besluitvorming nog niet duidelijk is, maakt succes onzeker. Sandra zal in directeurenoverleg met Katherine Maher naar voren brengen dat het goed zou zijn om de werkgroep over besluitvorming voorrang te geven. Tijdens dit overleg zal ze ook vragen of er financiële compensatie mogelijk is voor weggevallen capaciteit. Via De Kroeg en Mailinglijst is de gemeenschap gewezen op oproep voor deelname aan werkgroepen [actie SR].

2.2 Concept-verslag ALV 14 april 2018, [actiepunten] Michel/Bart/Justus

De opmerking over aandacht voor verjaardag WikiWoordenboek in 2019 wordt meegenomen in het jaarplan 2019 [actie Sandra]. Het concept verslag kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd.

2.3 Nieuwe opzet Wikimedia Conferentie Nederland

Ter info: concept-voorstel Arne Wossink WCN 2018 (Michel)

Arne en Michel hebben overleg gehad en knopen doorgehakt maar die zijn nog niet verwerkt. Bespreking wordt uitgesteld tot volgende vergadering.

2.4 WCN 2019, [toelichten] Michel

Als we volgend jaar een grotere conferentie willen, dan moeten we nu starten met de voorbereiding. Is daar capaciteit voor? Is er een mogelijkheid om financiering te vinden?

Bart stelt voor om een ruwe begroting te maken zodat we weten over welk bedrag we praten.

Sandra plant een sessie om de ruwe schets te maken: Arne, Michel, Sandra, Michelle/Jacqueline/Germien [actie Sandra].

2.5 WMNL jubileum 12,5 jaar (29 september a.s.). Combineren met ALV van 22 september?

Uitstapje naar Rhijnauwen? (bespreken) (Frans)

Het uitstapje naar Rhijnauwen is lastig. Er wordt gewerkt aan een alternatief.

2.6 Onderzoek Leila Zia (WMF) naar lezersgedrag (ter bespreking) (Frans)

https://meta.wikimedia.org/wiki/Research:Characterizing_Wikipedia_Reader_Behaviour/Robustness_across_languages

Michel wil graag de volledige vragenlijst zien [actie Frans]. �

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Kwartaalplanning (bespreken voortgang en gepland activiteiten 3e kwartaal) (Sandra)

Sandra licht planning toe. Q3 is altijd rustiger i.v.m. zomervakantie. Geen knelpunten op dit moment.

3.2 Planning Jaarplan 2019: zie document

Bart geeft aan dat hij de eerste drie weken van augustus op vakantie is. In de laatste week van augustus hebben Sandra en Bart overleg over de begroting. De begroting moet in de systematiek die we ook gehanteerd hebben voor jaarverslag 2017. Bestuur is akkoord met de planning.

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

Sandra: dinsdag 10 of donderdag 12 juli - overdracht UNESCO-WMNL van WikiGoesCaribbean. Harriet en Bart zijn aanwezig. Michel kan 10/7.
Michel: hoe is de financiële stand van zaken? Sandra presenteert de volgende vergadering de financiële doorkijk.
Frans: volgende vergadering 12/7 in Utrecht. Michel en Harriet afwezig.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

Actie- en besluitenlijst:

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW / SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	12-04-18: voorstel is ingediend en Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student.
03	15-02-18	JdB	Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen.	12-04-18: JdB (i.s.m. Hanno Lans) zal uiterlijk op woe 18-04-18, om 17.00 uur een casus op Wikipedia zetten. https://nl.wikimedia.org/wiki/Wet_Hergebruik_Overheidsinformatie
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de notaris heeft wijzigingen doorgevoerd. Nog één correctie nodig. Deelnemers ALV april krijgen nieuwe versie in concept voorgelegd om te peilen of de discussie goed is vastgelegd. Zodra de laatste versie van de notaris is ontvangen zal Frans het aan deze leden voorleggen. In principe zijn er dan tijdens de ALV geen wijzigingen meer mogelijk.	< 12-06-18
16	15-02-18	JdB/FG/ Allen	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen].	14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.
31	20-07-18	FG	WMNL dient ruim voor het WCN concrete vragen aan Leila Zia voor te leggen. Het Survey lezersonderzoek onder bewerkers is ook geschikt om onderzoeksvragen te stellen.	12-06-18: FG heeft afspraak met Leila Zia in Kaapstad
36	14-06-18	SR	Movement Strategy - tijdsinzet voor deelname aan strategieproces moet van kantoor (Sandra) komen. Dit betekent meer capaciteit vanuit kantoor bij moet komen. Haalbaarheid proces en uiteindelijke besluitvorming is nog niet duidelijk, maakt succes onzeker. SR zal in directeurenoverleg naar voren brengen om de werkgroep over besluitvorming voorrang te geven en vragen om financiële compensatie. Via De Kroeg en Mailinglijst is de gemeenschap gewezen op oproep voor deelname aan werkgroepen.
37	14-06-18	SR	Het jaarplan 2019: aandacht voor verjaardag WikiWoordenboek in 2019 wordt hierin meegenomen.
38	14-06-18	SR	WCN 2019; is er voldoende capaciteit voor de voorbereiding van de WCN 2019? Is er een mogelijkheid om financiering te vinden? Bart stelt voor om een ruwe begroting te maken zodat we weten over welk bedrag we praten. Sandra plant een sessie om de ruwe schets te maken: Arne, Michel, Sandra, Michelle/Jacqueline/ Germien