Notulen bestuursvergadering 13 september 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 11 oktober 2018

		Bestuursvergadering 13 september 2018
Locatie	:	Utrecht
Tijdstip	:	19.30 - 21.45 uur
Aanwezig	:	Frans Grijzenhout (vz FG), Sandra Rientjes (SR), Marike van Roon (MR), Bart Nieuwenhuis (BN) en Michel Wesseling (MW)
Afwezig met kennisgeving	:	Justus de Bruijn (JdB met kennisgeving), Harriet de Man (HdM met kennisgeving), Mike Nicolaye (MN)

1. OPENING

De punten 2.3: WCN en 3.1. Sponsoring worden geschrapt omdat er i.v.m. de zomervakantie geen voortgang is sinds de vorige vergadering. De agenda wordt met deze wijzigingen vastgesteld

1.1. Concept-verslag bestuursvergadering 16 augustus 2018 + actielijst

Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. De afsprakenlijst wordt aangepast.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Voorbereidingen ALV en WMNL jubileum 12,5 jaar Algemene_ledenvergadering_2018-09-29

In de agenda van de ALV moet duidelijk worden gemaakt dat men ook vóór de vergadering het museum gratis mag bezoeken.
JdB zal zoals gebruikelijk het jaarplan toelichten, BN licht de begroting toe. In de agenda zal worden aangegeven dat er over het stuk jaarplan en begroting gestemd moet worden.
Bij het punt Statuten zal in de agenda heel duidelijk worden gemaakt dat de ALV de Concept-statuten alleen kan goedkeuren of afkeuren. Het is niet de bedoeling dat er een nieuwe inhoudelijke discussie over de statuten ontstaat; wijziging op onderdelen door de ALV is niet meer mogelijk.

2.2 Resultaat lobby rond ‘stemming auteursrechtherziening Europees Parlement

SR geeft een toelichting op het verloop van het lobbyproces over de ‘EU Richtlijn auteursrecht in een digitale eengemaakte markt’ op 12 september in het Europees Parlement; vanuit WMNL is dit beter verlopen dan in juni al was het resultaat niet positief. Een meer uitgebreid verslag is te vinden in de notitie Korte terugblik.
SR en MW gaan op bezoek bij Bits of Freedom om verdere samenwerking te verkennen.

2.4 Organiseren bijeenkomst (“salon”) over positionering WMNL in de toekomst

In een gesprek tussen SR en een medewerker van WMF kwam naar voren dat het in het kader van de strategische koersveranderingen binnen de Wikimedia beweging zinvol zou kunnen zijn om een discussie te organiseren over de toekomstige positie van WMNL. Hiervoor zouden gericht partners en bewerkers worden uitgenodigd. Hoewel deelname van WMF-medewerkers of -bestuurders zinvol kan zijn, heeft dit als consequentie dat de discussie in het Engels zou moeten gevoerd. SR maakt een opzet. Streefdatum is 2e week december op een doordeweekse dag - 16:00 - 20:00 ( met buffet maaltijd). 13 december is geen geschikte datum.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Definitief vaststellen jaarplan en begroting 2019

Het bestuur gaat akkoord met de documenten Jaarplan en begroting 2019 en de Toelichting bij de begroting 2019. SR voegt de cijfers van 2017 toe aan de tabel 2.3. in het stuk jaarplan en begroting. SR maakt nog een apart document waarin de grote verschillen in de begroting met voorgaande jaren wordt toegelicht. Dit wordt later nagestuurd.
Tijdens de ALV vindt besluitvorming plaats over het stuk Jaarplan en begroting 2019. Ook de financiële cijfers in dat stuk zijn leidend. De toelichting bij de begroting wordt ter informatie met de leden gedeeld.
FG controleert of de contributie voor 2019 tijdens de ALV moet worden vastgesteld. Zo ja, dan moet het punt worden toegevoegd aan de agenda. Het bestuur zal in dat geval voorstellen de contributie niet te wijzigen.

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

5. RONDVRAAG EN SLUITING

Unesco bijeenkomst 12 oktober. SR vraagt of HdM kan gaan. Anders gaat FG.
MW: Public Spaces. SR arrangeert een afspraak tussen MW en BN en trekker Geert-Jan Bogaerts van de VPRO.
MW: komt er een persbericht over 12,5 jarig bestaan? Ja, dat zal gekoppeld zijn aan de publicatie van de handleiding wikipedia-bewerken.
SR: welke bestuursleden willen aansluiten bij de tweede ronde sollicitatiegesprekken met kandidaat officemanagers? FG en BN zullen erbij zijn.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW/SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP. 12-04-18: voorstel is ingediend. Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student.	12-07-18: na zomervakantie oppakken.
16	15-02-18	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB. 12-07-18: MW heeft goede tekst geformuleerd om in te zetten.	Afspraak staat nog.
42	12-07-18	MW	Notitie MW inzake sponsoring.	MW zal de komende maand sponsorwerving actief op zich nemen.
50	13-09-18	SR/MW	Bezoek bij Bits of Freedom om verdere samenwerking te verkennen.	Afspraak is gemaakt.
51	13-09-18	SR	Maken opzet salon/bijeenkomst over strategische positie WMNL in de toekomst.	Op kortst mogelijke termijn datum vaststellen.
52	13-09-18	SR	Aanvullende notitie maken voor ALV over grootste verschillen begroting 2019 in vergelijking tot eerdere jaren.
53	13-09-18	FG	Controleren of aanpassing contributie op ALV moet worden geagendeerd en zonodig voorstel maken.	Check uitgevoerd: niet nodig.
54	13-09-18	SR	HdM vragen om deel te nemen aan UNESCO bijeenkomst 12 oktober.	HdM kan bijeenkomst bijwonen.
55	13-09-18	SR	Arrangeren afspraak MW en BN met Bogaerts (VPRO) over public spaces.	Afspraak is gemaakt.