Notulen bestuursvergadering 11 oktober 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 15 november 2018.

Notulen Bestuursvergadering 11 oktober 2018

Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Mike Nicolaye (MN), Harriet de Man (HdM) Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR) Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (verslag)

Afwezig: Geen

Plaats: Telefonisch, tijd: 19:30 - 21:30 uur

1. OPENING

De voorzitter opent de vergadering om 19.30

1.1 Concept-verslag bestuursvergadering 13 september 2018 + actielijst (Vaststellen) Justus

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Dank aan Sandra voor het notuleren.

Afsprakenlijst:

16. Justus probeert contact te leggen met bedrijf.

42. Brief aan 20 advocaten ligt klaar - wordt volgende week verstuurd - deze zou voorgelegd worden. Voorstel dat deze getekend zou worden door 1 en/of 2 bestuursleden. Svp handtekening inscannen (Bart?)

50. Bits of freedom. Afspraak gepland dinsdag 15/10.

51. Opzet salon: staat op agenda.

52 en 53. Afgehandeld, kunnen weg.

54. Unesco. Vindt morgenavond plaats.

55. Public spaces, staat op de agenda.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Kwartaalplanning 2018. (Bespreken voortgang en highlights) Sandra

In het programma ‘Community’ is de survey de grootste klus. De vragenlijst is inmiddels ontwikkeld en gecontroleerd door deskundige Wikipedia bewerker. Volgende week begint de selectie van een bureau dat de survey gaat uitvoeren. Er wordt niet gevraagd om inhoudelijke analyse; WMNL doet het zelf in overleg met de werkgroep uit de gemeenschap. Een netelige vraag in de survey betreft: diversiteit in de gemeenschap wat betreft gender en etnische achtergrond en de wens voor het creëren van ruimte voor bewerkers met lichamelijke of mentale beperkingen, o.a. in het autistisch spectrum. We vragen of respondenten zichzelf tot een van deze categorieën rekenen. Het is belangrijk goed uit te leggen waarom we deze vraag stellen en dat men deze vraag niet hoeft te beantwoorden. De survey wordt gedeeld met de bestuursleden.
De workshops voor wikidata- en wikipediatraining worden goed bezocht.
Tresoar is enthousiast over samenwerking met WMNL en wil mogelijk een Wikipedian in Residence.'
Directeur van OCLC, Eric van Lubeek, is geïnteresseerd in samenwerking met Wikimedia. Michel kan contact leggen.
Er is veel belangstelling voor de 2e editie van de Techstorm. De nadruk ligt nog steeds op techniek/gender. Idee is dat de vrouwen kunnen integreren in het technisch georiënteerde deel van de gemeenschap.
Communicatie: Michel meldt dat Volkskrant columnist Dirk-Jan van de Burg, bewerker ErikvanB gaat interviewen.
Fondsenwerving: er is een legaat gestort van € 53.000,-. Bart gaat na van wie het legaat afkomstig is.

2.2 Conferentie 8 en 9 maart 2019 (Voortgang) Michel

Kort memo van Arne en Michel. Suggesties zijn welkom voornamelijk voor keynote speakers en sessies maar alle verdere input is ook welkom. Op 8 maart is het internationale vrouwendag. Daar wordt in het programma aandacht aan besteed. 8/3 is primair gericht op samenwerkingspartners. 9/3 voornamelijk op de gemeenschap. 15/11 is streefdatum om een opzet c.q. overzicht te hebben. Graag voor 10/11 suggesties aandragen.

2.3 Aansluiten bij Public Spaces (Discussie, besluit) Michel

Korte toelichting: Bart en Michel hebben een gesprek gehad met Geert Jan Bogaerts van VPRO. Aan WMNL wordt gevraagd om dit initiatief te steunen, aangezien het in lijn ligt met ons eigen beleid. Kennis delen.
Bestuursleden zijn akkoord met het geven van formele ondersteuning. Wel moet duidelijk zijn dat de Wikimedia-projecten geen onderdeel zullen zijn van het Public Spaces domein. Sandra neemt contact op met Geert-Jan Bogaerts. We gaan onderzoeken of het ondertekenen omlijst kan worden met publiciteit, bijv. tijdens de nieuwjaarsborrel of WCN?

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Concept verslag ALV 29 september 2018. Actiepunten bespreken. (Vaststellen). Frans

Bestuur gaat akkoord met verslag. Er moeten nog wat kleine aanpassingen in de tekst van het jaarplan worden gedaan. Frans gaat naar de notaris om de statutenwijziging te bekrachtigen.

3.2 Wijzigen omvang bestuur en vergaderfrequentie (Eerste oriëntatie) Frans

Marike vindt het voorgestelde terugbrengen aantal vergaderingen niet gunstig. Als je dan een vergadering mist, is de informatie gap wel erg groot. Mike stelt voor minder in Utrecht te vergaderen en het aantal telefonische vergaderingen te verhogen. Elkaar af en toe zien, is wenselijk. Maar dat kan ook in 1 op de 3 vergaderingen.
Voorstel om 4x live en 6x telefonisch te vergaderen. Daar gaat iedereen mee akkoord. Vergadersoftware is misschien wenselijk om beter telefonisch te kunnen vergaderen. De omvang van 7 leden blijft gehandhaafd en we gaan opnieuw de portefeuilleverdeling bekijken na de verkiezingen.
We doorbreken het systeem dat alle bestuurders tegelijk verkozen worden/aftreden. Bij de volgende verkiezingen zullen sommige leden verkozen worden voor 1 jaar (zij die de minste stemmen hebben gekregen) en mensen voor 2 jaar (zij met de meeste stemmen). Bestuursleden blijven gekozen worden voor 2 jaar. Consequentie van deze wijziging is dat er elk jaar verkiezingen zullen zijn en mogelijk dat er ieder jaar met portefeuilles wordt geschoven.
Frans vraagt alle bestuursleden om hem te laten weten of ze herkiesbaar zijn of niet.

3.3 Organiseren bijeenkomst (“Salon”) over positionering WMNL (Discussie) Sandra

Het oorspronkelijke plan was december maar misschien is 15 januari (de verjaardag van Wikipedia) ook een leuke datum. Aanwezigheid van Bestuur is dan wel wenselijk. Het bestuur geeft binnen 2 weken suggesties over wie uit te nodigen per mail en/of door opmerkingen te plaatsen in het stuk zelf.
Sandra maakt aangepaste tekst. De kernvragen moeten worden uitgewerkt en kunnen ook wat scherper. Het is belangrijk te focussen op zaken waar wij als WMNL grip op hebben. Het gaat niet om het opnieuw overdenken van de Wikimedia-projecten maar om de activiteiten en de koers van een Wikimedia-chapter. Bestuur gaat akkoord met 15 januari.

4. RONDVRAAG EN SLUITING

Geen punten. De voorzitter sluit de vergadering om 21.10 uur.

5. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW/SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP. 12-04-18: voorstel is ingediend. Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student.	12-07-18: na zomervakantie oppakken. 11-10-18: profiel wordt nu opgesteld. Contact met UvA gelegd.
16	15-02-18	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen:	14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB. 12-07-18: MW heeft goede tekst geformuleerd om in te zetten. Afspraak staat nog. 11-10-2018: Justus gaat bedrijf benaderen.
42	12-07-18	MW	Notitie MW inzake sponsoring; MW zal de komende maand sponsorwerving actief op zich nemen.	11-10-2018: Brief aan 20 advocatenkantoren wordt 15 okt verzonden
50	13-09-18	SR/MW	Bezoek bij Bits of Freedom om verdere samenwerking te verkennen	Afspraak op 17 oktober
54	13-09-18	SR	HdM vragen om deel te nemen aan UNESCO bijeenkomst 12 oktober	HdM zal bijeenkomst bijwonen
56	11-10-18	BN	Legaat ontvangen	BN zal dit natrekken
57	11-10-18	Allen	Wikimedia Conferentie op 8 en 9 maart	Allen: suggesties voor sprekers en onderwerpen toevoegen aan document
58	11-10-18	SR	Besluit om het initiatief Public Spaces te ondersteunen	SR neemt contact op met Geert-Jan Bogaerts (VPRO)
59	11-10-18	FG	Goedgekeurde concept-statuten laten verlijden	FG neemt contact op met notaris
60	11-10-18	Allen	Kandidaatstelling bestuursverkiezingen 2019.	Laten weten aan FG
61	11-10-18	Allen	WMNL Salon op 15 januari 2019	Allen: Suggesties voor deelnemers