Notulen bestuursvergadering 11 juni 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 20 augustus 2020

Notulen bestuursvergadering 11 juni 2020

Locatie	Via Google Hangout
Aanvang	19.30 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (vz) (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout (FG), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen, kandidaat-bestuurslid (LB), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen, verslaglegging (KJ)

Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

FG: Code of Conduct. Hij wil graag bespreken wat de rol van de vereniging is. Dit punt wordt op de agenda gezet en hiermee is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 16 april 2020 (vaststellen) (JdB)

Verslag wordt vastgesteld en kan geplaatst worden op de Verenigingswiki.

Actielijst

111 - SR geeft uitleg over dit fonds en het wachten is nog op een besluit.
114 - Jitsi heeft als voordeel dat je je ‘hand kan opsteken’. Het kiezen van een optie was eigenlijk het vraagstuk. Wij gebruiken nu Zoom, Jitsi, Google hangout. Punt kan er af.
117 - is enigszins achterhaald. Grant wordt volgend jaar een beetje opgehoogd. Punt kan er af.
118 - OCLC. Er is een aanvraag gedaan voor een kleinere bijeenkomst online/offline Wiki meets Bieb. Tot op heden is er tweemaal een gesprek geweest. Over 2 weken vindt er nog een gesprek plaats en dan wordt er hopelijk een akkoord gegeven. OCLC staat er wel positief tegenover maar zij zoeken nog een beetje naar “what’s in it for them”.
119 - loopt nog
120 - Is gedaan. Punt kan er af.
122 - Is gedaan. Punt kan er af.

Akkoord met vergaderdata 2020?

Voor JBV is 23 juli waarschijnlijk niet haalbaar maar hij zal kijken of hij toch aanwezig kan zijn. In principe is iedereen akkoord en de vergaderdata 20/21 zullen nog worden gedeeld.

Activiteiten en Community

Activiteiten in tijden van Corona en opstarten van activiteiten LJ en update JBV

De bibliotheek Tiel is weer open en de vraag is of wij schrijfbijeenkomsten kunnen ondersteunen. Volgens protocol kunnen evenementen nog geen doorgang hebben. JBV heeft bij andere chapters navraag gedaan hoe zij hiermee omgaan. De meningen zijn verdeeld ook omdat ieder land zijn eigen regels hanteert naarmate het beter gaat maar de hoofdlijn is dat het door WMF niet wordt toegestaan om vanuit hun subsidies en fondsen bijeenkomsten in levende lijve te organiseren. Maar als een chapter dit zelf regelt én men houdt zich aan de corona regels, er geen weerstand tegen is. FG stipt nog even aan dat er regels zijn opgesteld vanuit de Foundation dat bij het niet houden aan deze regels er een eventuele sanctie van korting op de grant opgelegd kan worden. FG stelt voor om dit voor te leggen aan de Foundation en uit te leggen dat de ontwikkelingen per land verschillen en bepaalde regels, gezien deze ontwikkelingen, niet meer zouden gelden. Het voorstel is dat als partners iets organiseren willen we daaraan wel bijdragen maar zelf organiseren wij pas na 1 september een evenement met max 30 personen. SR zal deze vraag ook voorleggen in het komende directeurenoverleg om te horen hoe men hierover denkt.

Code of Conduct

FG: hij merkt dat WMF er haast mee wil maken. Ad Huikeshoven heeft een overlegpagina op Wikipedia aangemaakt om de discussie in Nederland op te starten. Dat is positief en het is beter dat de Wikipedianen zelf deze discussie voeren. Als er een universele code komt dan worden wij als Vereniging geacht om bepaalde regels in acht te nemen. Wel is het goed om het bestuur ook een bijdrage te laten leveren aan het geheel. Maria Sefadari (Voorzitter Board WMF) laat weten dat er een Code of Conduct komt en als mensen er niet aan voldoen dan kunnen er sancties worden opgelegd. De algehele opinie is om de Code of Conduct niet alleen te laten flankeren met een lijst van sancties maar ook te focussen op positieve dingen. FG zal de discussie in de gaten houden. MW zal het ook volgen.. JBV zal op de overlegpagina een post zetten om er een positieve draai aan te geven. Wereldwijd is de reactie heel gematigd op deze Code of Conduct.

Organisatie en Financiën

Planning ALV september - scenario’s voor irl en online opties

Vanwege de Corona-maatregelen is het nog onzeker hoe het in september zal gaan. De vraag is of we dit online kunnen doen, mocht dit nodig zijn. Voorgesteld wordt om de ALV online voor te bereiden zodat dit klaar is en mocht de ALV fysiek kunnen dan moet de gelegenheid geboden worden om op 1,5 meter afstand van elkaar te kunnen zitten. Wel moet dan een geschikte locatie gevonden worden. BN stelt een blended version voor; de ruimte bieden voor mensen die fysiek aanwezig willen zijn en een stream ernaast houden zodat men online de ALV kan volgen. MW en LJ willen zich hierin verdiepen. FG: aangezien de ALV in april is afgelast moet er in september nog gestemd worden over de bestuurswissel. Als het online is, is het heikele punt stemmen. Mocht dit gaan over bepaalde onderwerpen dan kan men volstaan met hand opsteken maar stemmen over (bestuurs)personen wordt lastig, aangezien dat vertrouwelijk is. Daar moet men zich echt over buigen.

Definitieve jaarrekening 2019

BN geeft een korte toelichting middels een presentatie via het scherm. Het een en ander is besproken met de accountant. De huidige versie is door de accountant bekeken en de diverse suggesties zijn verwerkt en/of aangepast. Na goedkeuren kan het naar WMF gestuurd worden. Het bestuur gaat unaniem akkoord met de jaarrekening zoals nu opgesteld.

Planning jaarplanproces 2021 vaststellen

SR geeft een korte toelichting op het proces. Normaal gesproken wordt er begonnen in juni/juli met het proces zodat het jaarplan in september goedgekeurd kan worden. Als de planning aangehouden kan worden, kan in juli het bestuur zich hierover buigen. JBV stelt voor om commentaar in het document zelf te leveren en in een volgende vergadering de punten die aandacht nodig hebben te bespreken. FG stelt dat er een uitspraak moet komen over de richting die we willen gaan en dan doelt hij op het meerjarenplan. Daar is al wel een aanzet toe gegeven. SR geeft aan dat het wel goed is om de discussie voor te zijn die er vanuit de Foundation zal komen. MW vraagt zich af of er is besproken om nu voort te borduren op het huidige meerjarenplan. SR en JBV zullen gaan bespreken hoe dit aangepakt kan worden.

Inhoudelijke discussie

Strategic Recommendations 2030

Wat valt ons op Het is een helder en duidelijk stuk geworden. Het geeft een duidelijke visie, er zijn bepaalde doelen gesteld en er wordt invulling aan de missie gegeven. De vraag is hoe dit te combineren valt met de hele zelfsturende gemeenschap. Dat is de uitdaging en hoe ga je er voor zorgen dat dat op elkaar aansluit. Organisatiestructuur, beslissingsstructuur wie doet wat? Er is een organisatiestructuur en die staat eigenlijk direct weer ter discussie. Komt er een global council en wie heeft daar plaats in? MW: wie gaat die opdracht geven? Komt dat uit de WMF of uit de community? SR: er is een implementation raad, deze zullen meer inhoudelijk beslissingen nemen. Zij vraagt of er vanuit de voorzitters iemand plaats neemt in de raad. FG: er zullen er maar een aantal in aanmerking komen. Hij heeft gesuggereerd naar Lukas (WMDE) om een mail te sturen naar alle voorzitters (40 personen) met een oproep: wie voelt zich geroepen om hieraan mee te doen? Mochten er een paar kandidaten zich hebben aangemeld dan kan daaruit een definitieve keuze gemaakt kunnen worden. FG zal als reminder een mail aan Lukas sturen met de vraag of er al vooruitgang is geboekt.
Hoe gaan we nu starten met onze meerjarenstrategie. Het voorstel wordt gedaan om hier serieus op in te gaan en het per hoofdstuk door te nemen. Vooral moet er gekeken worden of er zaken zijn die aangepakt moeten worden, al geïmplementeerd zijn of relevant voor WMNL zijn. Daarnaast wordt voorgesteld om het stuk te nemen zoals het is en te vertalen naar de korte en lange termijn. Belangrijk is om punten aan te voeren die voor Nederland belangrijk zijn en daarop te wijzen ook al zijn deze niet genoemd. Te denken valt aan het project Wiki Goes Caribbean aangezien daarmee een start is gedaan, succesvol te noemen is en WMNL zich daarop wil richten. Ook Gendergap, omgangsvormen en Wikidata zijn relevante zaken met name Wikidata i.v.m. het omgaan met persoonsgegevens. SR vraagt zich af of het misschien raadzaam is om dit ook af te stemmen met de buren WMBE, WMDE en/of WMUK om te zien hoe zij het gaan invullen. Bestuur vindt dit een goed idee. FG laat weten dat hij nu lid is van WMBE en kan hiermee een brug slaan voor samenwerking. BJV stelt voor om, samen met SR, een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.

Bijgestelde begroting 2020

Naar aanleiding van de bijgestelde begroting stelt BN aan MW de vraag of hij hiermee qua fondsen- en/of donateurswerving uit de voeten kan. MW stelt dat dit ook afhangt van het besluit van de Foundation over extra financiering maar deze is helaas nog niet binnen. Zodra de Foundation dit besluit heeft genomen: afhankelijk van de grootte van de financiering (20K of 40K) zal er een keuze gemaakt moeten worden waarbij ook moet worden afgewogen of de ontwikkeling van de website weer moet worden opgepakt, als essentiële tool voor donateurswerving. Er wordt voorgesteld om - mocht de Foundation 20K financieren - deze in te zetten voor de eerste fase van werving zijnde donateurswerving. De ervaring leert dat deze waarschijnlijk uitgevoerd zal worden via social media en de campagne zal de geïnteresseerden naar de donatiepagina van de website leiden en mocht er toch 40K vrijkomen, het resterende deel van 20K voor volgend jaar te gebruiken om de website te vernieuwen. Hiermee gaat het bestuur akkoord. Voorstel is om de bijgestelde begroting te accepteren zoals deze nu is en als er extra geld binnenkomt deze te besteden aan het aanpassen van de website zodat deze ook past bij de activiteiten op het gebied van fondsenwerving. Het bestuur gaat hiermee akkoord.

Discussie rondom auteursrecht, korte intro en plannen vervolg volgende week JdB

JBV geeft een korte toelichting. JdB heeft per mail de brief laten lezen aan het bestuur welke drie punten bevat waarvan punt 3 van belang is: Punt 3: vragen ter verheldering aan de minister van Justitie en Veiligheid over de keuzes die er tijdens de implementatie gemaakt zijn. Dit moet nog besproken worden en een standpunt over ingenomen worden. De vraag is wie wil hier bij betrokken worden? JBV, LJ, LB, BN en JBV geven aan dit graag te willen. MW wil graag meeluisteren. KJ stuurt een uitnodiging voor donderdag 18 juni a.s. om 19.30 uur.

Rondvraag en sluiting

LJ: druk bezig met DERA en in juli zal dit met de DERA adviesraad besproken worden. Dat ziet er veelbelovend en interessant uit. FG: GLAM nieuwsbrief: hierin staat dat er - met dank aan de KB - een paar geweldige donaties gedaan zijn waaronder plattegronden een prachtige atlas. SR:
- er zijn een paar personele zaken: Michelle van Lanschot komt over twee weken terug van zwangerschapsverlof en zal haar taken weer overnemen van Sandra Fauconnier (SF). SF heeft dit fantastisch waargenomen en gaat nu een half jaar op sabbatical.
- Samen met BN, SF en LJ is zij bezig met de voorbereiding van de discussie over omgaan met persoonsgegevens op WikiData en andere Wikiprojecten. Dat loopt voorspoedig, er is een voorstel gedaan hoe van hoe wij willen aanpakken en samen met de gemeenschap zijn er vragen geformuleerd. We zijn met Bits of Freedom, Arnoud Engelfriet en de WMF in gesprek om als experts input te leveren. Met name WMF vindt dit zeer interessant. En ook Bits of Freedom is geïnteresseerd.
- Verder doet zij de mededeling dat Sir Statler weer actief is. Hij bestookt mensen met toxische mails waaronder onze partner. Ondanks het feit dat hij in het verleden een brief van de advocaat heeft ontvangen. Hier moet alert op worden gereageerd.
- LB: wil graag op de hoogte blijven van de DERA discussie, gesprekken en voortgang. Wel geeft zij aan dat het nog lastig is om stukken te vinden op de Drive. KJ en JBV kijken naar het opzetten van een teamdrive.

Met dank aan iedereen voor zijn aanwezigheid en input, sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.

Afspraken en Actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-2020: op agenda ALV 26 sept plaatsen 16-04-20: nog niet aan toegekomen 11-06-20 nog niet aan toegekomen
111		SR	Fondsenwerving: Stg Familiefonds Stg Elise Mathilde	Pieter B is ingediend 11-06 nog in afwachting van afspraak Stg. Elise Mathilde
113		MW/SR	Mogelijke (ver)nieuwde aanvraag indienen bij Stg. PICA?	11-06-20: Deze aanvraag in andere (kleinere) opzet indienen in september. Deadline is 1 okt.
118		BN/SR	Aanvraag indienen bij OCLC	loopt
119		BN	Public Spaces - Gert-Jan Bogaerts	16-04-20: SR zal hen in contact brengen met de Wikidata staf van WMDE
121		JdB	Lijst met ontwikkelingen EU plus aanbeveling hoe hiermee om te gaan tbv bespreking tijdens Bestuursdag 9 mei	Wordt in deze vergadering (11-06-20) kort besproken en de komende week uitgebreid
122		KJ	Vergaderdata 2021 rondsturen
123		SR	In het komend directeurenoverleg de vraag voorleggen hoe men denkt over het wel/niet ondersteunen van partners mochten zij iets willen organisaren (ivm corona regels vanuit WMF)
124		JBV	Zal een post plaatsen op de overlegpagina om een positieve draai te geven aan de discussie rondom de Code of Conduct
125		MW/LJ/LB	Mogelijkheden bekijken van het houden van een ALV zowel fysiek als online
126		Allen	Nadenken hoe men vertrouwelijk een stem online kan uitbrengen
127		FG	Reminder naar Lukas (WMDE) met de vraag of er al voortgang is geboekt met de mail naar alle voorzitters
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.