Notulen bestuursvergadering 11 januari 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Locatie	:	Kantoor Utrecht
Tijdstip	:	19.30 - 21.45 uur
Aanwezig	:	Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout ( vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN, aanwezig 19.45 uur), Marike van Roon (MR), Michel Wesseling (MW) (Jacqueline Minnema (JM), verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	:	Harriet de Man (HdM), Mike Nicolaye (MN) en Sandra Rientjes (SR)

1. OPENING

1.1. De voorzitter opent de vergadering om 19.32 uur.

MW heeft twee vragen n.a.v. het verslag:

Bij 2.1, pagina 1, licht FG toe dat er in ‘totaal’ 121 individuele personen hun support hebben gemeld.
Bij ‘4. Rondvraag en sluiting’, pagina 3 staat dat SR afspraken heeft gehad met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, UNESCO Nederland en het Rijksmuseum. MW vraagt om een schriftelijke update [actie SR].

Er zijn geen tekstuele of inhoudelijke opmerkingen op het verslag van d.d. 16 november jl.

Het verslag kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd.

1.2 Mededelingen en ingekomen stukken:

Er worden drie bijeenkomsten in het vergaderschema van 2018 verzet en hierbij vastgesteld:

De bestuursdag zal plaatsvinden op zaterdag 2 juni van ong. 10.00 tot 17.00 uur (i.p.v. zaterdag 19 mei). Programma/concept-agenda volgt.
De najaars ALV wordt verzet van 22 september naar 29 september 2018.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Bespreken activiteitenoverzicht 2018-Q1 (kwartaalplanning), SR

De vermelde activiteiten en projectnummers komen overeen met activiteiten in het jaarplan en grootboek. FG belicht de highlights van het eerstkomende kwartaal (2018-Q1) van het activiteitenschema:

115: De Handleiding Wikipedia ziet er heel goed uit en wordt goed ontvangen. De voorzitter van Wikimedia België, Geert van Pamel, wil graag sheets erbij maken. Er is gekozen voor een pdf-vorm waarin kan worden ge-edit. Het bestuur complimenteert alle personen die hieraan hebben gewerkt.
214: MW benadrukt het belang om snel actie te ondernemen op samenwerkingen met universiteiten en hogescholen, met het oog op Wiki Loves Science. BN kent 1 lector die heel actief is op dit gebied. Arne Wossink heeft dit project in zijn portefeuille. BN gaat vragen wat er op het programma staat en of hij hulp nodig heeft [actie BN].
215: ‘Openbare bibliotheken adviseren bij het ontwikkelen van activiteiten rondom de Wikimedia-projecten’. Overleg staat gepland op 23 januari.
225: ‘Thema gezondheid’. Graag meer info over wie/wat er wordt verzorgd [actie SR].
226: ‘Wiki Loves...’ Evaluatie WLM 2017 moet 13 januari i.p.v. 13 maart zijn.
232: ‘Activiteiten binnen Nederland…’ VOGIN-IP heeft SR gevraagd om een workshop te organiseren over wikidata. Bijvoorbeeld: hoe kan je in Wikidata zoeken. Masterclass is onder voorbehoud en in handen van JdB. In oranje kolom op 13 december KNVI Jaarcongres toevoegen op verzoek van MW [actie SR].
310: Wat wordt bedoeld met Conversierapportage?
311 Germien Cox is bezig met het herzien van de folders en het jaarverslag. Verdere info volgt via de mail.
410: ‘Conversiebespreking Donateurscampagne’ is niet duidelijk. Het bestuur wil graag korte uitleg. [actie SR].
Algemeen: JdB meent dat, m.u.v. van WhO, het niet duidelijkheid is waar input van het bestuur gewenst is. JdB gaat vragen om een contactpersoon vanuit kantoor [actie JdB].

2.2 Wikimedia Conferentie Nederland 2017,

(1) Evaluatie WCN 2017, Michelle Boon

De kosten zijn binnen het budget gebleven. BN denkt dat de entreeprijs bij een andere (niet gesponsorde) locatie omhoog gaat. Een locatie bij instellingen geeft logistiek en qua catering vaak problemen op de zaterdag.

(2) Wikizaterdag 17 feb. brainstormen over de toekomst WCN, MW

2.3 Wikimedia conferentie Berlijn - FG

WMNL mag twee bestuursleden en 1 medewerker afvaardigen naar de Wikimedia

Conference 2018 in Berlijn, van 20 t/m 22 april. MW heeft zich aangemeld en het bestuur gaat akkoord. FG en SR zijn ook aanwezig. Als tegenprestatie verzorgt MW een verslaglegging en zal hij zichzelf aanmelden.

2.4 Uitnodiging Kennisland 8 december – oprichtingsbijeenkomst Creative Commons Nederland Chapter.

JdB - verslag uitbrengen van de bijeenkomst

JdB licht toe dat na 2,5 uur vergaderen bij de oprichtingsbijeenkomst het doel, het belang en de rol van WMNL hierin niet duidelijker werd. Een WMNL lidmaatschap is derhalve vooralsnog van de baan. Dit onderwerp gaat van de agenda en bij toekomstige interesse zal dit evt. wederom ter tafel komen.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Voorstel wijziging statuten, Artikel 6 Donateurs, BN

FG licht toe dat bij artikel 6.4, nb.1 (Donateurs), schenkingen en legaten weinig voorkomen en derhalve niet zijn opgenomen. FG is benieuwd naar de mening van de notaris hierover.
Artikel over de relatie bestuur - directeur: ‘x.1 de relatie tussen het bestuur en directeur wordt bepaald door het directiereglement’. MW stelt voor om alleen een kort artikel op te nemen, bijvoorbeeld: de directie wordt door het bestuur vastgesteld (geen termijn(en) vermelden). Tevens vermelden dat het bestuur de directeur benoemt en ontslaat. Het bestuur is het eens met de voorgestelde wijzigingen.
Verder vermelden ‘directie’ i.p.v. ‘directeur’. WMNL heeft momenteel een eenhoofdige directie. BN stelt voor om deze formulering met de notaris te bespreken. Is het bijvoorbeeld verplicht om een directie te hebben? Wat gebeurt er in het geval van het kleiner worden van de vereniging?
Het bestuur benoemt niet alleen de directie maar is ook hoofdelijk aansprakelijk voor alle medewerkers. Alle medewerkers worden op voorspraak van de directeur door het bestuur in dienst genomen. Dit zal worden gehandhaafd.

Vervolgstappen: de huidige statuten zijn destijds opgesteld door een notaris uit Eindhoven. FG gaat aan SR vragen om voor de vernieuwde statuten een notaris in Utrecht te benaderen. Een concept-voorstel van de Statuten van de notaris zal worden voorgelegd aan de ALV van 14 april a.s. Voortvloeiende wijzigingen zullen worden geconcretiseerd en op de ALV van 22 september ter besluitvorming worden voorgelegd [actie FG].

3.2 Directiestatuut ‘Directiereglement Vereniging Wikimedia Nederland’ – FG

FG heeft het modelreglement via www.openorganisatie.nl en dit omgezet naar de huidige opzet.

Artikel 2. Samenstelling: starten met dat er sprake is van een eenhoofdige directie.
Dit directiestatuut wordt gepubliceerd maar hoeft niet door de ALV te worden goedgekeurd.
Artikel 2.2. verwijderen.
WMNL past de salarisschalen van de overheid toe (BBRA, staan nu nog op de bestuurswiki). Er is geen wettelijk voorschrift. MW stelt voor om specifieker te maken welke BBRA schalen WMNL als richtlijn volgt. Enerzijds worden de salarisschalen gevolgd die zijn gekoppeld aan CAO’s, maar WMNL volgt geen CAO. Ook zijn de beschrijvingen van een directeursfunctie van een instituut anders dan van bijvoorbeeld een faculteit. De functies die destijds overeen kwamen (schalen 8 - 10 - 12) zijn geadopteerd en gemotiveerd, maar na vijf jaar is een check noodzakelijk. MW gaat de salarisopbouw controleren [actie MW].
Subsidievoorwaarden noemen i.v.m. subsidieverstrekking. Wettelijke voorwaarden benoemen is overbodig.
Bij het karakter van de vereniging geen hoge zakelijke doelen nastreven en refereren aan de goede doelen.
Artikel 3.2: ‘De directeur is belast met het voorbereiden van bestuursbesluiten in het algemeen en het uitvoeren van de besluiten van het bestuur en de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging’. BN is van mening dat de voorbereidingen altijd aan de directie overgelaten kunnen worden, maar bij de uitvoering dient een beschrijvingen (wensen)lijst te worden opgesteld, waarin ook de huidige dagelijkse uitvoering van zaken wordt vermeld. De penningmeester verzorgt bijvoorbeeld de uitvoering van de betalingen.
Alle uitgaven boven de Eur. 5000,- moeten door het bestuur worden getekend.

Deze zin moet worden aangepast, ook aangaande leningen/langlopende verplichtingen hoger dan Eur. 5.000,- (zie artikel 4, bijlage 2).

Bij artikel 4 staat ‘één v/d directeuren is de communicatiepartner’. Dit heeft tot verwarring geleid en wordt nu ook aangepast in ‘directie’.
BN stelt voor om de bijlagen te verwijderen en de taken en verantwoordelijkheden in het document te benoemen. Bij een evt. andere directeur kunnen de competentie eisen (taken en verantwoordelijkheden) anders zijn.

Het directiereglement wordt met SR besproken en bij de eerstvolgende vergadering weer geagendeerd. Vervolgens gaat het reglement naar de notaris. Eventuele aanpassingen van de notaris worden wederom aan het bestuur voorgelegd.

3.3 Concept-jaarverslag en concept-jaarrekening 2017, planning opstellen jaarverslag, jaarrekening en accountantscontrole - BN en SR

Inhoudelijk is er niets te melden. Dit overzicht van SR maakt de planning van het jaarverslag, jaarrekening en accountantscontrole inzichtelijk. De eerste concept-jaarrekening en -jaarverslag wordt tijdens de bestuursvergadering van 15 februari a.s. besproken. De penningmeester is vanaf 9 februari a.s afwezig. Indien er vragen zijn zal op 22 februari a.s. nog een kort bestuursoverleg (telefonisch) worden gepland.

3.4 Fondsenwerving.Verslag gesprekken met VDA. Bespreken resultaat en vervolgstappen (JdB)

WMNL is nu in de eindfase met VDA. Het bestuur stelt voor om vooral de lessons learned hieruit te halen. Op de bestuursdag zal sponsorwerving dieper/uitgebreider aan de orde komen. besproken. Afspraak: 1 februari a.s. verwacht het bestuur de uitkomst. Het bestuur zal zelf een aantal lijnen uitleggen (netwerk bestuur aanspreken). Tevens bijvoorbeeld aan Prof. Kees van Leeuwen (contact SR) vragen of hij WMNL wil introduceren bij enkele contacten etc. Op 2 februari a.s. controleren wat de opties zijn [actie JdB].

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

MvR meldt dat zij op 16 april a.s. spreker is bij Vakconferentie Wetenschapscommunicatie editie 2018 ‘Vertrouwen in wetenschapscommunicatie’ in Eindhoven. FG vraagt haar een paar informatiefolders van WMNL/Wikipedia mee te nemen [actie MvR].

De voorzitter sluit de vergadering om 21.45 uur.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

Actie- en besluitenlijst:

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW en SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	16-11-17: MW en SR binnenkort afspraak gepland. 11-01-18: volgt.
02	15-12-17	MW en SR, i.s.m. HdM, Arne, Denise en evt. MvR	Bestendigen relatie bibliotheken (doel project definiëren voor bibliotheken); eerste bijeenkomst op 4/11. Vervolgafspraak plannen met ook Denise Jansen en evt. Marike in de 1e of 2e week van december. Verzoek organiseren workshop in het voorjaar van 2018. MW: Marco de Niet, Marco Roodenburg en evt. Olaf Jansen (KB) willen aan dit project meewerken.	Status 11-01-18: op 23 jan. 2018 staat een afspraak gepland bij de Erasmus Universiteit Rotterdam
03	15-02-18	JdB	Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen.	Justus heeft op 17-11-18 verslag gemaakt n.a.v. telefoongesprek met Maarten Zeinstra. 11-01-18: (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) gaat JdB in januari verder oppakken.
04	15-02-18	FG	Contact met Noorderheide + Mail werkgroepleden. Bestuursdag wordt op 2 juni vastgelegd (i.p.v. op 19 mei). Goed nadenken welke onderwerpen te agenderen: strategisch plan voor de komende jaren. Hoe wij als huidig bestuur samenwerken etc.	11-01-18: voorstel MW om alle projectleiders van het kantoor ook uit te nodigen met het oog op de activiteiten. Afhankelijk van de (concept-)agenda. FG gaat dit SR afstemmen.
05	15-02-18	MW en SR	Sandra: afspraak plannen met de werkgroep natuur op een wikizaterdag. Afspraak in december ‘17 plannen.	11-01-18: datum moet nog worden vastgelegd.
06	febr 2018	JM	Bestuurswiki’s omzetten naar Google Drive. Vervolgens bestuurswiki’s opheffen. Status 16-11-17: 2017 agenda/verslagen zijn omgezet.	11-01-18: salarisschalen ook omzetten!
07	jan 2018	MW/FG	14 nieuwe leden (vanuit het WCNL 2017) zullen worden uitgenodigd en de (10) personen die hebben meegewerkt aan de ‘discussie over de toekomst WCNL 2018’ zullen persoonlijk worden uitgenodigd [actie FG].	11-01-18: Datum WCN op wikizaterdag 17 februari ‘18
08	15-02-18	SR	SR heeft afspraken gehad met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, UNESCO Nederland en het Rijksmuseum. MW vraagt om een schriftelijke update.	zie document
09	15-02-18	BN?/Arne Wossink	Projectnr. 214 (kwartaalplanning): belangrijk om snel actie te nemen op samenwerkingen met universiteiten en hogescholen (ook voor Wiki Loves Science). BN kent 1 lector die heel actief is op dit gebied. Arne Wossink is projectleider. BN gaat vragen wat er op het programma staat en of hij hulp nodig heeft.
10	15-02-18	SR	Projectnr. 225 (kwartaalplanning): ‘Thema gezondheid’. Graag meer info wie, wat er wordt verzorgd.
11	15-02-18	SR	Projectnr. 232 (kwartaalplanning): ‘Activiteiten binnen Nederland…’, VOGIN-IP heeft SR gevraagd om een workshop te organiseren over wikidata. In oranje kolom op 13 december KNVI Jaarcongres toevoegen verzoek MW.
12	15-02-18	SR	Projectnrs. kwartaalplanning... 310: ‘Conversierapportage’ en... 410: ‘Conversiebespreking Donateurscampagne’ is niet duidelijk. Het bestuur wil graag verduidelijking..	Rapport conversie In december is een experiment gedaan met donateurswerving via social media. Het conversierapport toont de resultaten.
13	15-02-18	JdB/SR	Kwartaalplanning 2018 algemeen: JdB meent dat, m.u.v. van WhO, het niet duidelijkheid is waar input van het bestuur bij de projecten gewenst is. JdB gaat vragen om een contactpersoon vanuit kantoor.	Per project zijn de contactpersonen toegevoegd in de kwartaalplanning
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de huidige statuten zijn opgesteld door een notaris uit Eindhoven. FG gaat aan SR vragen om een notaris in Utrecht te benaderen. Een concept-voorstel van de statuten van de notaris zal worden voorgelegd aan de ALV van 14 april a.s. Voortvloeiende wijzigingen zullen worden geconcretiseerd en op de ALV van 22 september worden voorgelegd.
15	15-02-18	MW	WMNL salarisschalen: MW stelt voor om specifieker te maken welke salarisschalen WMNL als richtlijn volgt. De functies die destijds overeen kwamen zijn geadopteerd, maar na vijf jaar is een check noodzakelijk. MW gaat de salarisopbouw controleren.
16	15-02-18	JdB/FG/ Allen	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen]. Prof. Kees van Leeuwen (contact SR) vragen of hij WMNL wil introduceren bij enkele contacten etc. Op 2 februari a.s. controleren wat de overige opties zijn [JdB].
17	02-06	MW	Wikimedia conferentie Berlijn 2018: aanmelden en verslaglegging MW.