Notulen 28e Algemene Ledenvergadering 29 september 2018
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de ALV van 13 april 2019.
Notulen 28e Algemene Ledenvergadering Vereniging Wikimedia Nederland, 29 september 2018 in het Spoorwegmuseum in Utrecht.
Aanwezige leden: Ad Huikeshoven, Bas van Pelt, Berry Groenendijk, Danielle Jansen, Dick Bos, Dick Stomp, Dolph Kohnstamm, Elly, Frank Hendriks, Frans Grijzenhout, Gerard Kuys, Hay Kranen, Henk van Deelen, Jan Anton Brouwer, Jan-Bart de Vreede, Jan Doejaaren, Marco Swart, Michel Wesseling, Remko de Keijzer, Rob Kreukniet, Siebrand Mazeland, Sieth Delhaas, Sjoerd de Bruin, Wilma Verburg, Justus de Bruijn, Edo de Roo, Marc Schram, Ciell, Marike van Roon, Vera de Kok, Ziko van Dijk, Bart Nieuwenhuis, Erik Swierstra, Ernst ter Kuile, Eeltje Visserman, Jacqueline Dake, Marianne Korpershoek (vanaf 16:00), Sebastiaan ter Burg (vanaf 16:00 uur).
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht): Sandra Rientjes, Arne Wossink, Denise Jansen, Rita Kohnstamm, Kirsten Jansen, Michelle Boon
Afwezig met kennisgeving: Maarten Dammers (machtiging Siebrand Mazeland), Lodewijk Gelauff (machtiging Hay Kranen), Jane Darnell (machtiging Ciell), Ronnie V (machtiging Danielle Jansen), Marlon The (machtiging Michel Wesseling), Harriet de Man, Mike Nicolaije, Paul Oranje
Opening ALV
De voorzitter opent de vergadering om 13.30 uur.
Er zijn 36 leden aanwezig en 6 belangstellenden / stafleden zonder stemrecht. Er zijn 5 machtigingen afgegeven. Bericht van verhindering is ontvangen van Harriet de Man, Mike Nicolaije en Paul Oranje
Vaststellen agenda: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Goedkeuring Notulen ALV 14 april 2018
Vraag over de notulen door Hay Kranen: Wat betekent VDA. Antwoord: Van Dooren Advies, het communicatiebureau dat geadviseerd heeft over fondsenwerving.
De notulen worden zonder wijzigingen goedgekeurd.
Toelichting, discussie, vaststellen Jaarplan en begroting 2019
Jaarplan 2019
Justus de Bruijn licht het Jaarplan 2019 toe. Het programma is globaler van opzet dan in voorgaande jaren. Dit is gedaan om in de uitvoering van het programma meer flexibiliteit te brengen. Ook willen we de veranderende regels van WMF benutten om in 2019 te experimenteren. Net als in 2018 hebben we drie kernprogramma’s geformuleerd om samenhang en continuïteit van de activiteiten te waarborgen.
Vragen:
- Gaan we iets doen rond 18e verjaardag van Wikipedia? Wordt genoteerd.
- Waarom zijn de metrics zo globaal? Sandra geeft een korte toelichting waarin ze o.a. meldt dat de metrics gebaseerd zijn op richtlijnen van de WMF.
- Jan Doejaaren: GLAMs is onjuist, het is een meervoudig meervoud. Svp letten op taalgebruik.
- Hoe zit het met de plannen voor sponsoring? Antwoord Justus: Het heeft veel tijd gekost om uit te leggen wat WMNL wel/niet kan toezeggen als tegenprestatie. Dit jaar willen we echt bedrijven gaan benaderen.
- Hay: Hoe is de genoemde 5% tijd van medewerkers voor innovatie ingepland? Antwoord Sandra: dit kan ook worden ingepland als een paar dagen achter elkaar.
Begroting 2019
Bart Nieuwenhuis licht de Begroting 2019 toe. Inkomsten: Voor de WMF grant maken we gebruik van de versimpelde procedure. Ook benutten we onze bestemmingsreserve. Kosten: Het aandeel personeelskosten is het hoogst. In de samenvattende tabel op pagina 4 van het jaarplan zijn twee cijfers verwisseld. Het juist bedrag is € 444.275.
Vragen:
- Ciell: Is de subsidie van de Stichting PICA in de begroting verwerkt? Antwoord Bart: nee, deze subsidie valt in 2018.
Stemming:
- Vraag: Stemt de ALV in het het Jaarplan en de begroting 2019?
- Uitslag: Het Jaarplan en de begroting 2019 worden unaniem goedgekeurd. Er zijn geen tegenstemmen en geen onthoudingen.
Vaststellen gewijzigde Statuten (besluit)
Concept Statutenwijziging versie 25 juli 2018
Frans geeft een korte toelichting op het proces. Hij meldt de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de Statuten van 19 juni 2013:
- Art 1 Wijziging statutaire zetel
- Art 2 Voorlichting opgenomen als doelstelling
- Art. 6 Donateurs. De verplichting om geld te geven is gewijzigd in het vrijwillig doen van een donatie. De bepalingen over partners en sponsoren zijn verwijderd.
- Art. 10A Nieuw artikel over de directie opgenomen
- Art. 18 Verhouding bestuur - directie (directiereglement)
- Algemeen: De statuten zijn aangepast aan de nieuwe wetgeving, met name de mogelijkheden van elektronische aanmelding en stemming, en de privacy wetgeving.
Vragen:
- Mogen we donaties weigeren? Antwoord Frans: De notaris heeft ons gemeld dat het bestuur donaties kan weigeren; dit hoort bij basis-bevoegdheden van het bestuur en hoeft niet apart in de statuten te worden opgenomen.
- De nieuwe statuten moeten ruim van tevoren worden gepubliceerd. Is dat gebeurd? Antwoord Frans: Ze moeten ruim van te voren worden aangekondigd. Is dat gebeurd? Ja, het concept is op 25 juli 2018 geupload. De officiële uitnodiging voor de ALV is op 17 september verzonden.
- Zijn er goedgekeurde notulen nodig? Antwoord: De concept-notulen zijn voldoende. De voorzitter zal, bij goedkeuring van de concept-statuten door de ALV, naar de notaris gaan voor het verlijden van de nieuwe statuten.
- Kunnen er nog wijzigingen worden aangebracht of is het mogelijk om de concept- statuten artikel voor artikel goed te keuren? Antwoord Frans: We hebben een lang proces achter de rug met voldoende mogelijkheden voor inspraak. We willen dat proces nu graag afsluiten, maar de ALV beslist uiteraard.
Gezien de discussie over het al dan niet integraal in stemming brengen van de concept-statuten stelt het bestuur voor dat de ALV eerst stemt over het proces van goedkeuring (een ordevoorstel dus) voordat de concept-statuten zelf in stemming worden gebracht.
Stemming:
- Vraag: Gaat de ALV akkoord met een stemming over goedkeuring van de concept-statuten, waarin alleen gestemd kan worden over integrale goedkeuring?
- Uitslag: Unaniem voor, geen tegenstemmen, geen onthoudingen.
Stemming:
- Vraag: Verleent de ALV goedkeuring aan de Concept-Statuten versie 25 juli 2018?
- Uitslag: 40 leden stemmen voor, 1 lid stemt tegen. Er zijn geen onthoudingen.
De voorzitter stelt vast dat ALV instemt met de Concept-Statuten versie 25 juli 2018. Hij zal contact opnemen met de notaris voor het verlijden van de vernieuwde statuten.
Rondvraag
- Wanneer worden de opnamen die het programma Klokhuis vorig jaar tijdens de WCN heeft gemaakt uitgezonden? Antwoord: op 25 oktober om 18:40.
- Ad Huikeshoven: Is er iets te melden over de voortgang van de internationale strategie discussie? Sandra geeft uitleg over de stand van zaken. Er zijn werkgroepen geformeerd. Momenteel ligt de aandacht vooral bij het zorgen voor voldoende diversiteit in de samenstelling van de werkgroepen.
- Ciell biedt de voorzitter een cadeautje aan als blijvende herinnering aan het 12,5 jarig bestaan van de vereniging: een klok Dit wordt erg op prijs gesteld en de klok krijgt een mooie plek op het kantoor.
- Siebrand: De datum van ALV was moeilijk te vinden. Antwoord: We zullen de datum in vervolg ook communiceren op de website en de agenda.
Sluiting ALV
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 14:45 uur.
Annex
Na een korte pauze wordt het informele deel van de bijeenkomst gestart. Frans overhandigt het eerste exemplaar van het boek ‘Schrijven voor Wikipedia” aan Dolph Kohnstamm. Dolph start een geanimeerde discussie met de aanwezigen over het al dan niet vervangen van een foto bij een lemma op Wikipedia. Na de bijeenkomst was er gelegenheid om rond te kijken in het Spoorwegmuseum en elkaar te spreken tijdens de afsluitende borrel.