Notulen 27e Algemene ledenvergadering 14 april 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de ALV van 29 september 2018.

Locatie	:	Restaurant Seven, Mariaplaats 7 te Utrecht, zaal 5
Tijdstip	:	13.00 uur (ontvangst met koffie/thee, koekje) 13.30-16.20 uur ALV 16.20-18.00 uur napraten
Aanwezige leden	:	André Engels, Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Ciell, Edoderoo, Frank Hendriks, Harriet de Man, Jan Doejaaren, Justus de Bruijn, Johan M. den Heijer, Marc Schram, Marco P. Swart, Marike van Roon, Mbch331, Michel Wesseling, Sieth Delhaas en Taketa.
Aanwezig niet-leden (zonder stemrecht)	:	Germien Cox, Sandra Rientjes (directie) en Jacqueline Minnema (verslaglegging).
Afwezig met kennisgeving	:	Ad Huikeshoven (machtiging Edoderoo), Ellywa (machtiging Edoderoo), Lodewijk Gelauff (machtiging Marco P. Swart), Marlon Thé (machtiging Justus de Bruijn), Ronald/Ronnie (machtiging Ciell), Frans Grijzenhout, Wilma Verburg en Trilce Navarrete.
ALV 2018	:	22/09

1. OPENING

Michel Wesseling vervangt de voorzitter en opent om 13.30 uur de vergadering.

Presentielijst: Er zijn 20 personen aanwezig en 5 machtigingen afgegeven. Er zijn in totaal 22 stemmen uit te brengen.

1.1 Vaststellen concept-agenda

Mededelingen:

Aanpassing declaratiereglement vanaf 1 mei 2018 beschikbaar op de verenigingswiki.

De agenda wordt vastgesteld.

1.2 Concept-verslag algemene ledenvergadering 23 september 2017 [vaststellen], Justus

https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20170923

Tekstuele wijziging:

Jan Doejaaren; § 7. Movement strategy; ‘Er is mogelijk een dilemma als het gaat om het geven van toegang tot kennis.’ Het woord ‘van’ is hier weggevallen.

Actiepunten:

§ 7. Movement strategy; Sandra Rientjes zal een korte samenvatting van de discussie tijdens de ALV toevoegen aan de overlegpagina op Meta; is voltooid.
Endorsement; in oktober 2017 is aan bewerkers en organisaties binnen de Wikimedia-beweging gevraagd worden om de Strategic Direction te ‘endorsen’ (onderschrijven). De uitslag en hetgeen hierover door het bestuur is besproken staat in de bestuursvergaderingsnotulen van 16 november 2017, bij § 2.1 op de verenigingswiki.

Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen. De notulen worden met de voorgestelde wijzigingen goedgekeurd.

2. JAARVERSLAG EN DE JAARREKENING

2.1 Concept-jaarverslag 2017 en Powerpoint presentatie (vragen/stemming over het concept-jaarverslag 2017), toelichting Justus de Bruijn, secretaris

Justus de Bruijn presenteert de hoogtepunten en kenmerken van het concept (niet financieel) jaarverslag 2017 (zie Powerpoint presentatie met toelichtingen). Hieronder staan enkele opmerkingen m.b.t. de presentatie:

De WCN 2017 heeft veel media aandacht gekregen, waaronder van Het Klokhuis. De opname van Klokhuis wordt mogelijk na de zomer uitgezonden.
In 2017 hebben 5 stagiairs van de ITV Hogeschool voor Tolken en Vertalers 85 artikelen vertaald uit het Frans, Duits en Italiaans. ITV is nu een vaste doorlopende actie.
Er is een strategie Fondsenwerving opgezet; WMNL heeft hierdoor meer grip op fondsenwerving dan voorheen.

Er is een niet bekende groep van 800 bewerkers die geheel buiten WMNL om werkt. Hoe hen te bereiken en andere zaken omtrent fondsenwerving komen op de bestuurdersdag van 2 juni a.s. aan de orde. Gezamenlijk is een heel productief 2017 neergezet.

Er zijn geen vragen over het concept-jaarverslag van 2017. Het jaarverslag wordt vastgesteld en unaniem door de ledenvergadering aangenomen.

2.2 Concept-jaarrekening (gewaarmerkt) 2017 en presentatie (vragen/stemming over de jaarrekening), toelichting Bart Nieuwenhuis, penningmeester

Bart Nieuwenhuis licht enkele punten toe m.b.t. de financiële stand van zaken:

Ten gevolge van het feit dat de richtlijnen voor het opmaken van de jaarrekening zijn geupdate zijn de boekjaren 2016/2017 lastiger te vergelijken. RJK C2 is nu de standaard volgens de Richtlijnen voor de Jaarlijkse Kleine Fondsenwerving Organisaties. WMNL volgt deze richtlijn. De totalen van de rapportages 2016/2017 zijn door de penningmeester gecontroleerd en door hem als correct bevonden.
Slide ‘Samenvatting’; WMNL heeft in 2017 minder uitgegeven dan zij aan inkomsten ontving. Dit geld vloeit terug naar onze reserves.

Slide ‘Baten’, WMF Grant; WMNL verwacht volgend jaar hetzelfde bedrag van € 340.000,- te ontvangen.
WMNL heeft een grote donatie van € 100.000,- en daarnaast losse donaties van in totaal € 12.614,- mogen ontvangen. Het totaal aan baten bedraagt € 475.592,-.
Slide ‘Verdeling activiteiten’; omvat drie belangrijke activiteiten welke in percentages in een pie chart zijn verdeeld; community 40,6%, content 42,8%, communication 16,6%.
Slide ‘Lasten 2017’ omvat vier belangrijke onderdelen omgerekend in percentages: beheer en administratie 37,4%, communication 10,4%, content 26,8% en community 25,4%.
- Vraag Marc Schram: Hoe verhouden voorgaande categorieën zich tot andere verenigingen? Bart licht toe dat personeel de grootste kostenpost is waar we naar moeten kijken. Uren worden geregistreerd en schrijf je toe aan één van deze categorieën. Uren die moeilijk te herleiden zijn worden toegekend aan ‘beheer en administratie’.
- Jan Doejaaren vraagt of WMNL meer over de achtergrond van de donateur van € 100.000,- weet. Sandra Rientjes vertelt dat het een fortuinlijke familie betreft die organisaties, die zij persoonlijk interessant vinden, steunt. Zij willen niet worden benaderd en wensen anoniem te blijven. Zij waren ook aanwezig toen Wikipedia in 2015 de Erasmusprijs ontving.
- Bas van Pelt heeft een vraag over de uitgaven: ‘Hoe meet je wat de vereniging presteert?’ Sandra Rientjes expliciteert dat WMF een strikte rapportage (metrics) eist, waarin ook wordt gemeten waar de bijdragen aan worden besteed. De meerderheid van de artikelen wordt zonder betrokkenheid van WMNL geschreven.
Slide ‘Balans 2018’; de bezittingen (linkerkolom) lijken hoog maar zijn niet van WMNL. De verplichtingen (rechterkolom), waaronder de donatie van € 100.000,-, worden uitgesmeerd over drie jaar. Dit is de bestemmingsreserve van € 79.282. Bij verplichtingen zit ook het bedrag van de scholarship van WM Ukraine die WMNL moet overmaken.
Slide ‘De vereniging blijft financieel gezond’, toelichting bij optelsom van Bart:
- WMNL is zeer content met de WMF Grant maar moeten ook eigen inkomsten genereren uit subsidies en sponsoring om niet afhankelijk te zijn.
- WMNL heeft minder uitgaven gerealiseerd voor activiteiten waar een beroep op kan worden gedaan.
- De kosten voor beheer en administratie zijn wat gestegen door wisselingen in personeelsbestand. Het personeel wordt ouder en er zijn nieuwe pensioenafspraken gemaakt.
- Vraag Marc Schram: Stelt WMF eisen aan het zelf binnenhalen van inkomsten omdat zij dit ook doen? Bart antwoordt dat de WMF het belangrijk vindt dat wij zelf inkomsten genereren en zij dit juist stimuleren.
Jan Doejaaren vraagt of de moderatoren de bewerkers controleren die WMNL niet bereikt? Handelen zij in overeenstemming met de Wikipedia encyclopedie gedachte? Sandra verduidelijkt dat ook de moderatoren vrijwilligers zijn op Wikipedia, waar WMNL geen invloed op- en geen zeggenschap over heeft. WMNL ondersteunt bij het verbeteren van de sfeer en produceren van de artikelen. WMNL is door de verstrekte WMF subsidie indirect betrokken en kan een oproep doen (naar die groep onbereikbare bewerkers) dat er middelen beschikbaar zijn en dat hiervan gebruik kan worden gemaakt. De ALV ondersteunt dit.

Stemming over de jaarrekening:

- Er zijn 21 stemmen voor goedkeuring van de jaarrekening;
- Er is 1 onthouding;
- Er zijn geen stemmen tegen.

2.3 Decharge bestuur

Het bestuur vraagt om toestemming voor decharge aan de ALV. Aan het bestuur is decharge verleend.

3. VERNIEUWING STATUTEN

3.1 Vernieuwde Statuten. Bespreken van het voorstel met de verandering en de aanvullingen op de statuten (plus vergelijkingsversie met wijzigingen van de notaris) en presentatie, toelichting Bart Nieuwenhuis, penningmeester

Bart Nieuwenhuis leidt in waar WMNL in het proces met de statuten staat.

In de ALV van september 2016 is aan het bestuur gevraagd om een discussiestuk op te stellen voor het vernieuwen van de statuten.
Op 18 februari 2017 zijn hierover gesprekken met enkele leden gevoerd.
In de ALV van april 2017 is het discussiestuk besproken en zijn een aantal issues, die door de de leden zijn geïnventariseerd, uitgelicht: artikelen 3, 15 en 16 vergen aanpassing.
Het bestuur is met deze drie artikelen aan de slag gegaan. Op eigen initiatief heeft het bestuur artikel 6 ingebracht betreffende ‘donateurs en sponsor’.

Artikel 10A (directie) en 18.3 en 18.4 (Reglementen / directiestatuut):

De artikelen zijn toegevoegd om de positie van de directeur te aan te geven, om de relatie tussen bestuur en directeur/staf te verankeren en om de rol van het bestuur als werkgever en de relatie tussen de directeur en de ALV te verduidelijken.
Het bestuur van de vereniging stelt een directiestatuut vast, dat de verhouding tussen het bestuur en de directie bepaalt, alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de directie omschrijft. De taken en bevoegdheden van de directie kunnen door het bestuur bij instructie nog nader worden vastgesteld. Het bestuur is bevoegd het directiestatuut te wijzigen. Het directiereglement is te vinden op de verenigingswiki: https://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Bestand:Directiereglement_WMNL_v5.pdf&page=2

Opmerkingen en vragen vanuit ALV:

André vindt dat een bestuurslid geen directeur kan zijn. Dit is ook in het directiereglement vermeld.
Artikel 10A.3: Ciell vindt dat het bestuur ook zonder de directeur moet kunnen vergaderen. Sandra legt uit dat dit, behoudens een beperking, ook in het directiereglement is opgenomen (zie Artikel 5. ‘Vergaderingen en werkwijze’ in het directiereglement).

Artikel 6 Donateurs en sponsors

Donateurs zijn zij die vrijwillig geldelijke bijdragen aan de vereniging verlenen, zonder dat daar een tegenprestatie van de zijde van de vereniging tegenover staat.
Sponsors zijn zij die een sponsorcontract met de vereniging zijn aangegaan. De wederzijdse rechten en verplichtingen van de sponsor en de vereniging worden in het sponsorcontract vastgelegd.

Opmerkingen/vragen vanuit de ALV:

Donateurs (1) zijn vrij om voor elk bedrag bij te dragen (geen minimum vastleggen) en er is geen tegenprestatie. Het bestuur behoudt zich het recht voor om donaties te weigeren. Het bestuur zal aan de notaris vragen of dit in de statuten of in het huishoudelijk reglement moet worden opgenomen en ook de kwestie meldplicht (wel/niet opnemen met name bij grote bedragen) aan de notaris voorleggen.
Donateurs krijgen in de vernieuwde statuten geen toegang tot de algemene ledenvergadering. Bij artikel 12.1 staat dat donateurs toegang hebben tot de algemene ledenvergadering, dit moet door de notaris worden verwijderd.
Bij sponsoring wordt wel een tegenprestatie verwacht. Dit wordt in een sponsorcontract vastgelegd. Marco Swart en Bas van Pelt vragen of de sponsorcontracten openbaar worden gemaakt (transparantheid) en voorafgaand aan ondertekening deze aan de ALV voor te leggen.
Ciell vraagt of artikel 6.2, sponsoren, alleen in het huishoudelijk reglement kan worden opgenomen. Zij merkt op dat bij Wiki Loves Monuments de prijzen zijn gesponsord en de logo’s van de sponsoren als tegenprestatie op de website zijn opgenomen. Zij wist niet van het bestaan van een sponsorcontract. Dit zou volgens Bart in de toekomst wel moeten. Ciell vraagt of er een modelcontract zal worden gehanteerd of dat een e-mailwisseling in dit geval afdoende is. Ciell is van mening dat dit soort afspraken niet eerst langs de ALV kunnen, zoals in voorgaande punt door Marco en Bas is voorgesteld. Bovendien merkt Ciell op dat dan ook het verschil tussen sponsoren en partners in de statuten moet worden benoemd. Partners worden ook niet in de statuten benoemd. Justus licht toe dat sponsoring als artikel op te nemen is ontstaan n.a.v. de samenwerking met VDA.

De ALV stelt voor om aan de notaris te vragen of de term partner in de statuten moet worden opgenomen, ook met het oog op meerjarige contracten. Uiteraard is sponsoring wel gewenst. Donateurschap zal ook aan de notaris worden voorgelegd omdat zij volgens de statuten toegang hebben tot de algemene ledenvergadering.

Artikel 1 (Naam en zetel en Artikel 2 (Doel)

De statuten in zijn geheel door de notaris gecontroleerd op tekstuele veranderingen (geen principiële wijzigingen) en omdat de wetgeving binnen het verenigingsrecht op bepaalde punten ook zijn gaan schuiven (zie document met gewijzigde statuten versie) van notaris.

Artikel 1.2. de vereniging heeft haar zetel in de gemeente Utrecht i.p.v. Eindhoven.
Artikel 2.1. Het doel van de vereniging is:
- het bevorderen van het verzamelen en ontsluiten van vrije en/of vrij toegankelijke informatie in enigerlei vorm, teneinde deze informatie vast te leggen;
- en het geven van voorlichting over vrije en/of vrij toegankelijke informatie; daarbij in het bijzonder gebruikmakend van - maar niet beperkt tot - het internet.

Opmerkingen/vragen vanuit de ALV:

Ciell merkt op dat zij persoonlijk voorlichting geeft (bijvoorbeeld op Wikizaterdagen) en niet via internet.
Artikel 2.1, 2e bullet; ...daarbij in het bijzonder gebruikmakend van… tot - het internet, moet achter 2.1, 1e bullet komen te staan. Wordt aan de notaris voorgelegd.

Overige vragen en opmerkingen vanuit de ALV

Artikel 8.4; Voorstel Sieth Delhaas om Raadsman te wijzigen in Raadspersoon.
Artikel 5.2; Opzegging van het lidmaatschap door het lid … tegen het einde van een boekjaar. André Engels vraagt waarom de ‘Algemene termijnenwet’ niet van toepassing is. Michel expliciteert dat het hier met name gaat om lidmaatschappen bij verenigingen. Een abonnement bij een vereniging heeft een loopduur van een jaar en kan niet tussentijds worden opgezegd.

Marco Swart heeft namens Lodewijk Gelauff een paar opmerkingen genoteerd:

Artikel 5.6; Moet hier specifiek ‘hoofdpagina’ op de website staan? Antwoord is ja, het moet goed en meteen zichtbaar zijn.
Artikel 13.2; Duidelijk vermelden welke secretaris het betreft; de secretaris van het bestuur of de vervangende secretaris tijdens de vergadering? Dit geldt ook voor de voorzitter. Er moet ook geen verwarring zijn tussen de voorzitter en de secretaris. Duidelijk laten opnemen door notaris.
Bij Artikel 4.2 en Artikel 5.2 staat ‘schriftelijk’, mag het ook elektronisch? Antwoord: alle opmerkingen zullen met de notaris worden opgenomen.
Verzoek van Bas van Pelt om de vergaderstukken van de najaars-ALV tijdig te publiceren. Met name de gewijzigde statuten. Antwoord: dit gebeurt officieel 5 dagen voor aanvang. Maar we zullen proberen de nieuwe statuten zo snel mogelijk te publiceren.
Jan Doejaaren meldt dat hij een een paar voorstellen heeft genoteerd voor wat betreft de spelling voor de notaris. Eventuele vragen wil hij toelichten.

Bas van Pelt meldt dat hij de doelstellingen van het WMF niet terugvindt in de statuten van WMNL (Social Movement etc.). Sandra antwoordt dat het denken bij WMF over Social Movement niet is afgerond/actueel is. Vervolgens wordt de slag gemaakt wat dit betekent voor de chapters. Bas vraagt of het belangrijk is om deze doelstelling nu alvast op te nemen? Antwoord: als dit wijzigt moeten wij opnieuw naar onze statuten en werkwijze kijken (ook wat betreft ‘educational’, ‘empower’ doelstellingen van het WMF etc.).

Het bestuur vraagt nu niet om goedkeuring van de statuten. Alle vragen en opmerkingen worden voorgelegd aan de notaris om de finale tekst van de statuten af te ronden. Op de volgende ALV van 22 september a.s. wordt een gedragen laatste versie aan de ALV voorgelegd en zal hierover een besluit worden genomen. Het bestuur heeft de ambitie dat de statuten bij de najaars ALV worden bekrachtigd.

4. RONDVRAAG EN SLUITING

Johan M. den Heijer: hoe gaat WMNL om met de AVG? SR legt uit dat een paar jaar geleden een juridisch bureau is ingehuurd voor de leden-, donateursadministratie en de website. Alle procedures zijn in stemming gebracht en ook de bewaartermijn. WMNL is er voor 90% en staat er goed voor. WMNL verricht momenteel een laatste controle of het register compleet is. WMNL is niet verantwoordelijk voor Wikidata.
Bas van Pelt wil weten waarom de verenigingswebsite wordt opgeheven vlak voor de ALV. Antwoord: het betreft niet de verenigingswebsite, maar de bestuurswiki. Dit is een aparte website waar alleen het bestuur en de directie toegang tot heeft. Hier staan de agenda’s voor de bestuursvergadering en de bijbehorende vergaderstukken. Deze worden overgezet naar Google Drive. Er staan geen persoonsgegevens van leden, donateurs etc. op de bestuurswiki of op Google Drive. Deze staan in een afgeschermde omgeving.
André Engels vraagt of er plannen zijn om acties te ondernemen voor wat betreft de vernieuwde EU-regels voor auteursrecht. Antwoord Sandra: er is een Brusselse groep actief waarmee een aantal chapters samenwerken. Er wordt gelobbyd om de teksten kloppend te maken. Dit loopt niet heel soepel.
Marco Swart deelt mee dat Wikiwoordenboek in mei 2019 15 jaar bestaat. Het bestuur antwoordt dat WMNL hier aandacht aan zal schenken. Wordt opgenomen in Jaarplan.

Michel Wesseling dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 16.20 uur.