Notulen20170907

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 16 oktober 2017

Notulen bestuursvergadering 7 september 2017 Locatie kantoor Utrecht. Tijdstip: 19:30 - 20:30 uur

Aanwezig: Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis, Justus de Bruijn, Sandra Rientjes, Michel Wesseling, Mike Nicolaye, Frans Grijzenhout, Harriet (schuift iets later aan)

Agenda

1. Opening
2. Activiteiten en community
3. Organisatie en financiën
4. Rondvraag en sluiting

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.32 uur.
• Notulen bestuursvergadering 17 augustus 2017 + afsprakenlijst. De notulen zijn nog niet gereed en de voorzitter stelt het behandelen uit naar de volgende vergadering.

Activiteiten en community

Lacunes in de Nederlandse wikipedia (Michel)

Michel stelt voor een student een onderzoeksopdracht te geven. De docent van de betreffende opleiding vindt het een geschikte opdracht. Michel beschrijft de procedure. De stageduur is 20 weken. De kosten bestaan voornamelijk uit een maandelijkse stagevergoeding van circa 150 euro per maand.

• Voorstel is dat Michel en Sandra het initiatief verder uitwerken. Met de volgende zaken wordt het voorstel aangevuld: bewerkers betrekken, KB betrekken.
• Het voorstel wordt aangenomen.

Aanbod Landgoed Noorderheide

We mogen gebruik maken van een conferentieruimte voor circa 40 mensen inclusief lunch. Ook is er een mogelijkheid om te overnachten. De kosten worden gedragen door de stichting die het Landgoed beheert.

• Welke werkgroepen zouden hiervan gebruik kunnen maken? Wellicht de Hackathon, of het thema gezondheidszorg ? Aanbod voorleggen aan de ALV.
• Nagekomen suggestie Michel: Ik stel voor dat we als bestuur, misschien met een paar extra mensen, in het voorjaar van 2018 een retraite van een dag plannen. We zijn dan een jaar als bestuur bezig en kunnen dan eens terugkijken en vooruit plannen. Als we binnenkort alvast een datum prikken ...

Organisatie en financiën

Jaarplan 2018 (Sandra)

Jaarplan en de bijbehorende opmerkingen staan op Google docs. De versie van 6 september 2017 ligt ter behandeling op tafel. Opmerkingen en laatste wijzigingen:

• Pagina 3: gele markering: Tekst laten staan. Oppassen met het formuleren van meetbare resultaten (erg moeilijk);
• Op pagina 4 Toelichting opbrengsten. Dit is niet geheel duidelijk. Er wordt een jaartal toegevoegd.
• Pag. 4 Toelichting opbrengsten. Een zin wijden aan projectfinanciering en fondsenwerving.
• Pag 5 Metrics. Definities van de metrics opnemen.
• 3.1.3.4 Scholarships: prioriteren wijzigen in stimuleren.
• 3.2.2.2a : Natura 2000 activiteit laten vervallen. Werkgroep Natuur heeft op dit moment geen capaciteit om zaken op te pakken. Wel een zinnetje opnemen onder 3.2.2.2
• 3.2.2.3a :Vrouwenhackathon veranderen in Gender Gap hackathon;
• 3.2.3 : Activiteit rond WhO toegevoegd;
• Pagina 15 Activiteiten 2018: Week van de Mediawijsheid toevoegen. Zinnetje over begroting schrappen.
• pag 17 Reiskosten splitsen.
• Kan het Jaarplan overgezet worden naar de Wiki ? Hij wordt ingebracht in de ALV.

Besteding donatie St. PB.

Vanuit de projectgroepen Natuur en Gendergap zijn voorstellen gekomen voor de ontwikkeling van activiteiten gefinancierd uit de donatie van de Stichting PB.

• Gendergap : Gendergap Hackaton en Ontwikkeling tools (voorstel 1 en 2) honoreren;
• Werkgroep Natuur : Werkgroep heeft onvoldoende vrijwilligers om de ideeën te realiseren. Voorstel is teruggetrokken;
• Zijn we akkoord met het voorstel van Sandra ? Ja

Agenda ALV 23 september 2017

• Wie wil de activiteiten toelichten ? Bart doet de begroting, Justus maakt slides met de belangrijkste items in het Jaarplan.
• Vaststellen contributies: Voorstel om aan de ALV voor te leggen dat de contributie niet gewijzigd wordt.
• Er worden drie stemmingen voorzien: Decharge 2016, Jaarplan en Begroting 2018, Contributie 2018.

Overstap Bestuurswiki naar Google drive (Frans)

Jacqueline zal worden gevraagd het bestuur te ondersteunen en om haar advies tav het gebruik van de Website en Google doc te geven. Komt een mailtje over.

Voorstel Protocol Donateurs (Frans, Michel)

• De notie van Frans wordt besproken. Het voorstel kan te veel vragen oproepen. Het advies van Bart is om alleen de minimale donatie te noemen. (Euro 25,00). Het advies wordt gevolgd.
• In de samenvatting van de begroting het woord giften in plaats van donaties gebruiken.

Rondvraag en sluiting

• Justus: Justus brengt verslag uit over de stand van zaken mb.t. de WhO.
• Harriet
  • Library training (zie notitie): In sept en nov worden 6 live-sessies aangeboden om gebruikers te trainen en te werven. Is dit een idee voor het NL-taalgebied ?
  • Michel: het liefst met Arne, Marike en Harriet een aanpak ontwerpen (na 1 nov) om een meer bestendige relatie met de bibliotheekwereld aan te gaan en na te gaan hoe dit daarin past. Afspraak: Sandra plant een middag met betrokkenen.
• Michel: Kunnen we de fysieke vergaderingen vroeger in de avond / einde middag houden? (Michel)?. Dit is lastig vanwege reistijden. In voorjaar 2018 opnieuw bespreken.
• Bart: Peter van Eijk is momenteel directeur van de Provinciale POI. Dit ter attentie van de deelnemers van deze vergadering.
• Bart wil graag deelnemen aan de gesprekken met VDA betreffende giften en sponsoring. De laatste versie van de presentatie staat in een gedeelde map. Bart treedt toe en Frans verlaat de bijeenkomsten met VDA.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.27 uur

Actielijst

• Michel en Sandra: Een student inschakelen voor een onderzoek rond lacunes in WP.
• Sandra: Aanpassingen jaarplan verwerken
• Bart: Begroting in ALV toelichten;
• Justus maakt enkele slides over het jaarplan tbv presentatie Bart;
• Sandra: Met Michel, Arne, Marike en Harriet een afspraak inplannen over het bestendigen relatie bibliotheken; inplannen na 1 nov.