Notulen20170615

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 11 juli 2017

Notulen bestuursvergadering 15 juni 2017

Aanwezig: Justus de Bruijn, Frans Grijzenhout, Harriet de Man, Mike Nicolaije, Bart Nieuwenhuis, Sandra Rientjes, Michel Wesseling Afwezig met bericht: Marike van Roon

Opening

Frans opent de vergadering om 19.30 uur.
Justus is de aantekeningen van de bestuursdag kwijt als gevolg van de herinrichting van zijn laptop. Hij zal de backup controleren in de hoop dat daar een exemplaar van de aantekeningen staat.

Ingekomen stukken

Semantic Media Wiki

Er zijn bezwaren tegen het subsidieren van de conferentie van Semantic Media Wiki. Vooral omdat niet duidelijk is wat zij doen en wat zij leveren. Bart zal nagaan waarvoor zij op de wereld zijn.

Activiteiten en planning

◦Frans bespreekt de planning. Complimenten aan het buro voor de voortgang.

Instellen online gebruikersgroep

Er zijn enkele opmerkingen:

De vertegenwoordiging in de groep inclusief of exclusief de wikipedianen in Belgie?
De mensen die toetreden moeten bewezen hebben initiatief te nemen en een ervaren editor zijn binnen de gemeenschap;
Gaat om inhoudelijke zaken.

Meningen

Justus is ambivalent: het is een goed voorstel maar hij is bang dat de besluitvorming te traag gaat. Bovendien wordt de gemeenschap al voldoende geraadpleegd via ALV en ad hoc consultatiegroepen.
Bart: Goed voorstel dat zijn steun krijgt, maar is bang dat er verwachtingen ontstaan die niet gehonoreerd kunnen worden.
Harriet: Bang dat er groepen binnen groepen ontstaan. De consultatie, zoals die nu al loopt is prima, afhankelijk van het onderwerp.

Wie bepaalt de agenda ? Het bestuur zou kunnen aangeven welke onderwerpen worden aangeboden en welke niet, bijvoorbeeld op basis van een lijst met onderwerpen die Mike eenmaal per kwartaal voorstelt aan het bestuur.

Sandra: Alles dat de band met de community vergroot of verstevigt is ok, maar voor projecten is er al voldoende consultatie. Leden van de groep zouden niet de “usual suspects” zijn.
Een lichte opzet zou de voorkeur hebben.

Verzoek aan Mike

Programma 1, geen personeelszaken etc inbrengen in het stuk en gaarne twee bestuurlijk opties met een proefperiode van 1 jaar. Actiepunt voor de agenda van de volgende vergadering.

Voorbereidingen van het Jaarplan 2018

De inhoudsopgave en het grootste gedeelte van de invulling van het jaarplan staat in grote lijnen al vast. Er is nog wel een issue met het jaarplan, namelijk: hoe kunnen we de resultaten beter weergeven? Daarvan zijn voorbeelden van andere chapters.
Wij hebben het imago van een groot chapter onder de kleine chapters maar wel met de kanttekening dat de resultaten achterblijven vergeleken met andere chapters. Sandra wil die resultaten graag verbeteren en goed presenteren.
Mike wil graag meer lokale bijeenkomsten en samenwerking met verschillende instellingen. Zulke groepen zijn er (een paar) maar de relatie met het bestuur is niet groot. Volgens Mike zouden activiteiten van dit soort groepen onder de vlag van de vereniging Wikimedia plaats moeten vinden. Het centrale punt is steeds het beïnvloeden van de productiefactor (de bewerkers).

Het is niet zo dat er geen belangstelling is voor die lokale bijeenkomsten zoals in Twente. Vooraf ging een lang traject van Wikimedia en de provinciale bibliotheken.

De behoefte van de lezer wordt in de tweede helft van het jaar gepland.
De rode draad van het jaarplan oppakken met daaraan gekoppelde resultaten en daarna het plan aanvullen met dit soort lokale bijeenkomsten.
Hoe verbeteren we de matrix?
Wat hebben we gedaan, wat staat er op de rol en wat kunnen we doen om de beste resultaten te behalen? In het halfjaarbericht (11 juli) de metrics bespreken en dan kijken wat we in de tweede helft van het jaar kunnen verbeteren (door een metrics-bril naar de resultaten kijken (citaat Frans)).

Voorbereiding ALV 23 september 2017
- 9 september de stukken publiceren;
- half augustus de drafts klaar hebben;
- Bestuursvergadering op 7 september;
- 11 juli is er een terugblik op 2017;
- 17 augustus een definitief jaarplan en proofing;
- daarna nog de traditionele Wiki-zaterdag (19 augustus) met terugkoppeling van de deelnemers.

Call for proposal van het Vfonds Verzet

Het fonds heeft wat geld en we mogen een projectplan indienen.
Er is weinig animo tot op heden. Het voorstel moet half juni worden ingediend.
Mike schrijft een voorstel en wel aanstaande zaterdag. Justus is beschikbaar als secundant. Matchen of het in natura mag of niet. Sandra stuurt een voorbeeld.

Conceptbrief WHO

Goed idee. Kennisland om advies te vragen bij wie we moeten zijn.
EZ als eerste benaderen. Denk ook aan Bits of freedom.
Koffie drinken en bellen en relatie maken.
Niet eerder een brief versturen dan na rapportage en besluitvorming van de vergadering.
Geen formele brieven zonder eerst de zaak te hebben voorgesproken.

Organisatorische onderwerpen

Uitvoering van pensioenvoorziening werknemers

Afgelopen 4 jaren is de verdeling tussen werkgever en werknemer niet uitgevoerd zoals het in het contract is vastgelegd. Dit moet worden gecorrigeerd.
- De correctie willen we alleen toepassen op de huidige werknemers. Dan blijft er circa € 900 liggen omdat dat bedrag niet teruggevraagd zal kunnen worden. De correctie bij de huidige werknemers is € 4000.
- Is het bestuur akkoord met de voorgestelde afhandeling? Iedereen akkoord.
Wat gaan we in de toekomst doen? Een aanpassing via de pensioenverzekeraar of een nieuw pensioencontract opstellen.
Voorstel: de huidige regeling voortzetten maar wel op de goede manier.
- Stemming: allen akkoord. We gaan de € 4000 niet terugvorderen.

Vacatures

Er is een voorstel geschreven door Sandra. Zij heeft een nieuwe indeling van de funkties opgesteld. Zij wil zsm gaan werven.
Stemming: allen accoord ook met de onmiddelijke start van de werving.

Overzicht specifieke bevoegdheden taken

De verschillende functiebeschrijvingen van bestuursleden zijn aangepast aan de uitkomst van de discussie tijden de bestuursdag. De Wikipedian in Residence is ondergebracht bij inhoudelijke projecten evenals de Free Knowledge Advocacygroep.
Suggestie is per bestuurslid vast te stellen wat het resultaat per doelstelling zou moeten zijn (op welke punten moet je harder lopen). Dit idee wordt meegenomen.
Alle documenten versie 15 juni maken.
Stemming: allen akkoord.

Rondvraag

Michel meldt dat hij niet bij de ALV kan zijn;
Harriette, Justus, Bart, Mike geen vragen.
Sandra is bij het Rijksmuseum geweest. Lijkt veelbelovend. Insteek is om een WIR mee te laten lopen over de grote tentoonstelling over slavernij.
Frans is dinsdag 11 juli met vakantie. Bart zit voor, Justus maakt agenda.

Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 21.31 uur.

Actiepunten

Bart

Voorzitten van bestuursvergadering van 11 juli;
Semantic Media Wiki: nagaan wat zij doen, waarvoor zij zijn;

Justus

Agenda opstellen
Backup controleren op aantekeningen Bestuursdag;
Afspraak EZ;
Kennisland raadplegen.

Sandra

Pensioenen regelen;

Mike

Voorstel voor Vfonds Verzet;
Twee bestuurlijke opties inbrengen voor de Online Gebruikersgroep