Notulen20161013
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 14 november 2016.
Notulen Bestuursvergadering donderdag 13 oktober 2016 (telefonisch)
Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Harriet de Man, Bart Nieuwenhuis, Sandra Rientjes
Afwezig met kennisgeving: Justus de Bruijn, Marike van Roon
Agenda
1 Opening
- Notulen bestuursvergadering 8 september 2016 + afsprakenlijst (Justus)
- Mededelingen en ingekomen stukken
2 Activiteiten en community
- Bespreken voortgang kwartaalplanning
- Overzicht van interessante contacten kantoor
3 Organisatie en financiën
- Notitie fondsenwerving en presentatie Van Dooren Advies
- Verzoek ALV 24 september 2016 om discussie over statuten en bestuursstructuur WMNL
- Katherine Maher (ED WMF) presenteerde tijdens het directeurenoverleg de 1e opzet voor de totstandkoming van de WMF meerjarenstrategie: 2
4 Rondvraag
5 Sluiting
Opening
Frans opent de vergadering om 19:30 uur.
Notulen:
- De vergadering is niet op 14 september gehouden, maar op 8 september.
- Sandra was bij de vergadering aanwezig.
- Het budget 2017 van de EU advocacy Group is door de verschillende chapters bijeengebracht (toegezegd).
- De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden overgebracht naar de verenigingswiki.
Mededelingen:
- Per 1 november zal Astrid van den Hengel in dienst treden als financieel medewerker / office manager.
Activiteiten en community
Bespreken voortgang kwartaalplanning.
Sandra geeft een toelichting op de kwartaalplanning. Over het algemeen geldt dat het een druk kwartaal is met veel activiteiten. Naast de geplande activiteiten zijn er ook enkele spontane initiatieven van leden / wikipedianen en partners.
Enkele punten:
- 2e Wikipedian in Residence treedt hopelijk nog dit jaar in dienst bij Erfgoed Gelderland.
- De contentdonatie Iconographia Zoologica wordt door de UvA zelf geupload met hulp van de KB.
- De contacten met de stagiairs van ITV lopen goed. Er is een nieuw contact met de sectie Duits (Univ. Leiden)
- De bijeenkomst van openbare bibliotheken en KB was succesvol.
- Er is via WM DE contact met de kunstenaar die WP NL integraal wil laten printen tijdens een bijeenkomst in Gent. WMBE is ook betrokken.
- Een vrijwilligersinitiatief om een edit-a-thon te organiseren over geestelijke gezondheidszorg wordt door Sandra begeleid. Er zijn wat zorgen over mogelijk risico’s als onervaren mensen artikelen over medische onderwerpen gaan bewerken.
- Het schrijven van de e-learningmodule omgangsvormen vordert. Sandra wil een klankbordgroep samenstellen om de gemeenschap betrokken te houden
- Project Nederland en de Wereld. Eerste uploads op verzoek komen binnenkort. Er is voor de Nederlandse kant een thema voor 2017 gekozen: slavernij.
- Faculteit Bouwkunde van de TU-Delft beschikt over documentatie Colonial Architecture. Contact loopt.
- Natuur: overleg over een content donatie van Ecomare, Texel.
- Gender: Univ Utrecht besteedt aandacht aan vrouwelijke wetenschappers. We hebben contact met de Vrouwenraad en we bezinnen ons op gezamenlijke activiteiten.
Overzicht van interessante contacten kantoor (voor zover niet hierboven vermeld)
Bij WMF is een aanvraag gedaan voor het project Mind of Universe (Beeld en Geluid, VPRO). De aanvraag is maar in zeer beperkte mate gehonoreerd. We wachten af wat Beeld en Geluid nu gaat doen.
Organisatie en financiën
Notitie fondsenwerving en presentatie Van Dooren Advies
De discussie over de voorstellen van Van Dooren Advies mondt uit in 3 besluiten:
- In principe willen we een fonds instellen om activiteiten van WMNL mee te financieren. We gaan de voor- en nadelen in kaart brengen van de twee mogelijkheden: het onderbrengen van zo’n fonds bij de vereniging, of het oprichten van een aparte rechtspersoon die kan fungeren als een buffer tussen donoren en Wikipedia.
- We hebben uitgesproken dat we in ieder geval door willen gaan met projectfinanciering. Nader advies van VDA wordt op prijs gesteld, met name op het punt van programmafinanciering, zoals voor educatie.
- VDA stelt ook voor om bedrijven te benaderen. Dat kan op gespannen voet komen te staan met de uitgangspunten van Wikipedia. Hierover moet worden overlegd met de leden / vertegenwoordigers van de wikipedia gemeenschap.
Jan Anton biedt aan om een notitie te maken ter voorbereiding van een bijeenkomst. Frans vraag of Justus dit samen met Jan Anton wil doen.
Verzoek ALV 24 september 2016 om discussie over statuten en bestuursstructuur WMNL.
Tijdens de ALV van 24 september is gevraagd om een document op te stellen met ideeën / suggesties / knelpunten met betrekking tot het besturen van de vereniging. De bedoeling is om het document te bespreken tijdens de ALV voorjaar 2017. In de afgelopen jaren zijn er een aantal aandachtspunten gepasseerd die tot op heden geen concreet vervolg hebben gekregen. Frans zal een kladlijstje met deze punten opstellen, ter bespreking tijdens de volgende bestuursvergadering. Voor het vervolg: oproep om deel te nemen aan een werkgroep plaatsen in de nieuwsbrief en op de wiki. Bas van Pelt heeft al te kennen gegeven hieraan te willen bijdragen. Sandra biedt aan om als een soort ‘secretaris’ van het groepje te fungeren.
WMF meerjarenstrategie
Katherine Maher (ED WMF) presenteerde tijdens het directeurenoverleg de 1e opzet voor de totstandkoming van de WMF meerjarenstrategie. Sandra geeft een korte toelichting op de slides. Het is vooral een schets van het proces. Opvallend is de ruimte die gegeven wordt aan de verschillende entiteiten binnen WMF. Ook is er ruimte voor het raadplegen van derden ingeruimd. Suggesties zijn van harte welkom. De concrete vragen aan de chapters komen nog. We plaatsen het punt op de agenda van de volgende bestuursvergadering.
Rondvraag
- De volgende bestuursvergadering wordt verplaatst naar maandag 14 november in Utrecht.
- Sandra stuurt een datumprikker rond voor een datum voor het diner met de staf in december, bij voorkeur in de week van 12 december.
Sluiting
Frans sluit de vergadering om 21:15.
Actielijst
- Opzet aanpak informatie publiek geld (Justus)
- Notitie maken over fondsenwerving (Jan Anton, Justus)
- Notitie vernieuwing statuten (Frans)