Notulen20160914

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen goedgekeurd tijdens bestuursvergadering van 12 oktober 2016.

Notulen bestuursvergadering van 8 september, kantoor te Utrecht

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Harriet de Man, Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis, Justus de Bruijn, Sandra Rientjes.

Afwezig met kennisgeving: geen

Plaats: kantoor Utrecht/ telefonisch, tijd: 19:30 - 22:00 uur

1 Opening

• Notulen bestuursvergadering 11 augustus 2016
• Mededelingen / ingekomen stukken
  • EU advocacy Group (email + bijlagen Dimi)
  • planning
  • Draft budget
  • Verdeling over chapters (voorstel)

2 Activiteiten & Community

• Kwartaalplanning (Sandra)
• Projectplan Nederland en de Wereld. Nederland en de wereld is een nieuw thematisch project in het jaarplan 2016. Er ligt een concept projectplan dat de basis zal vormen voor activiteiten. Als het bestuur akkoord is zal in april met de uitvoering worden gestart.
• Open science conference 1 (Bart)
• Viering vijftien jaar Wikipedia. Op de projectpagina zijn enkele voorstellen gedaan. Hoe gaan we tot een keuze komen?

3 Organisatie & financiën

• ALV - laatste check van de agenda en de stukken: jaarrekening, strategie (Frans)
• Wikimedia Conferentie Berlijn: Info over het programma
• Verkiezing board of trustees WMF: Vaststellen criteria

4 Rondvraag

5 Sluiting

Opening

• Frans opent de vergadering om 07.35 uur.
• Notulen bestuursvergadering 11 augustus 2016;
  • Geen opmerkingen over de notulen. Zij zijn goedgekeurd en kunnen over naar de verenigingswiki.

• • Actielijst
    • Notitie Justus over info betreffende publiek geld
    • Van Doorn Advies : eind september komt Van Doorn met advies. Volgende meeting met Van Doorn 28 september 2016.

• Mededelingen / ingekomen stukken
  • EU Advocacy Group
    • Een aantal EU-landen hebben besloten iemand in Brussel neer te zetten en relevante ontwikkelingen te volgen. Dimitrov (onze man in Brussel) heeft een voorstel ingediend over de activiteiten van de Advocacy Group. De inhoud van het voorstel is door de vergadering goedgekeurd.
    • De bijdrage die wordt gevraagd is een lastig onderwerp. Het is een vedrievoudiging van het huidige budget. De kans dat WMF financieel ondersteunt is niet erg groot. WMNL is bereid eenmalig de bijdrage voor 2017 te verhogen naar 8000 €.

Activiteiten & Community

• Geen agendapunten

Organisatie & financiën

• Het jaarplan en de begroting. Zijn er belangrijke opmerkingen over beide concept-stukken ?
  • Bladzijde 4 : Opmerking maken over begrote kosten van derde projecten. Wij geven daar doorgaans geen geld aan uit omdat in die gevallen meestal een sponsor te vinden is. Wij willen echter voorkomen dat we het programma niet kunnen uitvoeren als er onverhoopt geen sponsor is (2017 : 55000 €). Sandra redigeert dit nog.
  • Hoofdstuk 3, 2de paragraaf : Nederland en de Wereld : Is de 20000 € te ambitieus of niet ? Inschatting is van niet.
  • Lobby en voorlichting over vrije kennis : Tekstwijzigingen tav Deelname aan... Nog even Dimi raadplegen over deze tekst.
  • Andere vormen van kennisrepresentatie : Gaat om een doelstelling/ intentie. Ruimer formuleren.
  • Ondersteuning van de community : Resultaten goed geformuleerd etc ? : Cafe's er uit. Valt onder Wikimeets.
  • 2.1 Handboek online : resultaat concreter maken door bijvoorbeeld n-bezoekers of n-keren geraadpleegd opnemen.
  • Hoofdstuk 3 : Geen opmerkingen;
  • Begroting : Geen opmerkingen.

• Aanstaande zaterdag publiceren ten behoeve van de jaarvergadering inclusief JP en begroting.

• • Opmerkingen uit de gemeenschap : De concrete opmerkingen en suggesties zijn verwerkt.

• Confrontatie Matrix
  • Frans geeft uitleg;
    • De matrix wordt doorgenomen. Er worden enkele wijzigingen aangebracht.
    • Kan de matrix zo in het strategisch plan ? Ja !

• Voorbereidingen ALV
  • De belangrijkste twee onderwerpen zijn : Strategisch Plan en het Jaarplan.
    • We zetten eerst het SP op de agenda met inleiding (proces, raadpleging;
    • Vervolgens het Jaarplan (dit is wat we op basis van het SP gaan doen).
      • Jan Anton presenteert de financiën;
      • Justus presenteert de activiteiten van 2016.
      • 17 september laatste raadpleegronde maar geen grote wijzigingen;
    • Frans presenteert het SP en Justus modereert in die tijd de vergadering.

Rondvraag

• Er zijn geen punten voor de rondvraag

Sluiting

• Frans sluit de vergadering om 21.30 uur.

Actielijst

• Opzet aanpak informatie publiek geld (Justus)
• WMF strategie op agenda bestuur (Frans)
• Fondsenwerving (Sandra)
• Voorbereiden ALV 24 sept