Notulen20160607

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen goedgekeurd tijdens bestuursvergadering van 11 augustus 2016.

Notulen bestuursvergadering van 7 juni 2016 (telefonisch)

Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz), Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis, Sandra Rientjes, Justus de Bruijn.

Afwezig met kennisgeving: Jan Anton Brouwer, Harriet de Man

Plaats: telefonisch, tijd: 19:30 - 22:00 uur

   Inbelnummer: 010 2991001
   Toegangscode deelnemers 94217554

1 Opening

   Notulen bestuursvergadering 12 mei 2016 (Justus)
   Mededelingen en ingekomen stukken

2 Activiteiten & Community

   Voorbeeld 'logboek' om bestuur te informeren over ontwikkelingen tussen vergaderingen in.

3 Organisatie & financiën

   Bespreking notities: Fondsenwerving 2016 en verder en Aktielijst fondsenwerving
   Planning jaarplan 2017 + ALV (Sandra)
   Voorstel procedure opvolging Ad Huikeshoven. (Frans)
   Voortgang meerjarenstrategie

4 Rondvraag

5 Sluiting

Opening

• Frans opent de vergadering om 19.34 uur.

• Notulen bestuursvergadering 12 mei 2016;
  • Notulen
    • Notulen zijn goedgekeurd. Over de publicatie van de notulen: op de bestuurswiki komt het volledige verslag te staan. Ivm de gevoeligheid van besproken onderwerpen zal op de verenigingswiki een versie worden gepubliceerd zonder het verslag van het ingelaste agendapunt. Wel wordt er een verwijzing geplaatst naar de mededeling die Ad zelf heeft rondgestuurd.
  • Naar aanleiding van
    • Stuk betreffende positie Ad : duidelijk verslag. Er zijn enkele reacties gekomen maar er is geen brede onrust ontstaan mede door de positieve houding van Ad;
    • 18 juni uitstellen ?: De reden waarom geen uitstel kan plaatsvinden is vooral dat Wikimania een week later zou plaatsvinden;
    • Prins Bernard Fonds : De WiR, gefinancierd door het PBCF komt bij de Vlinderstichting te werken;
    • NL Hackatron : Komt er een vervolg op de NL Hackatron ? Sandra zal Siebrand vragen of er concrete plannen zijn voor een najaarshackatron;.
  • Aktielijst
    • Meerjarenplan : Bart levert een update.

Mededelingen / ingekomen stukken

• Ingelast agendapunt : Beschikbaar stellen door instellingen van informatie die met publiek geld is gemaakt : Zie Activiteiten en Community.

Activiteiten & Community

• Logboek Bureau : Er is een voorbeeld van een logboek gemaakt en dat is goed bevonden. Logboek komt in bestuursmap en er wordt een vast punt van gemaakt op de agenda. Logboek wordt 2 a 3 maal per maand bijgewerkt;
• Beschikbaar stellen van met publiek geld gefinancierde gegevens : Dit onderwerp lijkt erg op het Panorama-recht. In dit geval gaat het om informatie die met publiek geld (belastingen bijvoorbeeld) tot stand is gekomen en niet publiek beschikbaar wordt gesteld. Justus maakt een inventarisatie en komt een voorstel. Hij neemt contact op met Lodewijk Gelauff.

Organisatie & financiën

• Fondsenwerving
  • Bespreking noties "Fondsenwerving 2016 en verder"en Äktielijst Fondsenwerving". :
    • Er komt een inventarisatie van mogelijk fondsen gerelateerd aan "Nederland en de Wereld, verdeeld cultureel erfgoed".
    • Veel van die fondsen kennen een open inschrijving. Een aantal verzoeken om een bijdrage lopen en/of zijn reeds gehonoreerd :
      • DEN en Fonds 1818;
      • Prins Bernhard Fonds en Gender Gap : 40 k€;
      • SIDN Fonds : Training Omgangsvormen : 25 k€;
      • Adessium Foundation : Dit fonds biedt mogelijkheden voor aanvragen door WMNL en/of WMF.
        • Bart verkent Adessium Foundation (werkgebied, wijze van aanvragen);
      • Educatie project mogelijk, mits er ondersteuning komt van een universiteit of hogeschool.
    • Sandra heeft een eerste gesprek gehad met een professionele fondsenwerver (van Dooren Advies). De fondsenwerver zal een voorstel doen over een marktverkenning (hoe kom je binnen). Mogelijk een investering 7k€, welke investering de moeite waard lijkt. Wordt vervolgd;

• Planning Q3 en Q4 2016
  • Strategieontwikkeling : Op 9 juli vindt een brainstorm plaats met leden. Frans bereidt een voorstel voor. Hij is 9 juli zelf niet aanwezig.
  • Grant-aanvraag : Wij zetten in op 340 k€ en daarin een groter aandeel van de eigen bijdrage (t.o.v. andere jaren). 1 oktober gereed;
  • Voor het project Educatie kan een voorinvestering nodig zijn.

• Procedure opvolging Ad
  • Het idee is om iemand te zoeken die de vacature een half jaar wil opvullen, van de ALV najaar 2016 tot aan de ALV voorjaar 2017. Voordeel hiervan is dat dit het moment is waarop de termijn van alle zittende bestuursleden afloopt.
  • Frans heeft de spelregels nagekeken (nagekomen informatie d.d. 8 juni 2016):
    • "Bestuursleden worden benoemd voor een periode van maximaal 3 jaar. [...] De bestuursleden treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster." (art 8 lid 5). In de statuten staat voorts: "De ALV kan een of meer reglementen vaststellen en wijzigingen, waarin onderwerpen worden geregeld waarin door deze statuten niet of niet volledig wordt voorzien."(art. 18 lid 1).
    • In het Huishoudelijk reglement staat: "Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 2 jaar". (art. 3 lid 2).
    • Zijn interpretatie is dat het volgens de statuten mogelijk is om een bestuurslid voor een half jaar door de ALV te laten benoemen, maar dat we daarvoor wel aan de ALV moeten vragen om akkoord te gaan met een uitzondering op art 3 lid 2 van het HR.

Rondvraag

• Marieke : Op 29/30 juni is er een OCW congres en schrijfweek. Schrijfweek : Congres en schrijfweek worden geopend door minister Bussemaker.

5 Sluiting

• Frans sluit de vergadering om 20.44 uur.

Actielijst

• Justus
  • Notulen publiceren op verenigingswiki en bestuurswiki, zie punt bovenaan;
  • Opzet voor aanpak informatie samengesteld met publiek geld;

• Bart
  • Update meerjarenplan
  • Adessium verkennen;

• Sandra
  • Inventarisatie fondsen;