Notulen20160310

Notulen bestuursvergadering van 10 maart 2016'

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis (vanaf 20.00 uur), Justus de Bruijn. Afwezig met kennisgeving: Sandra Rientjes Plaats: kantoor Utrecht, tijd: 19:30 - 22:00 uur

1 Opening

Frans opent de vergadering om 19.30. Notulen bestuursvergadering van 11 februari 2016

• Erasmus prijs > tikfout verbeteren.
• Ad voegt toe actiepunt tav Hackatron.
• Met bovenstaande wijzigingen zijn de notulen goedgekeurd.

Actiepunten

• Jan-Anton neemt na de vakantie van Sandra contact met haar op over afspraken betreffende jaarverslag.
• Ad heeft vrijwilligers gepolst. Geen Hackaton 2017. Deze vindt al in Wenen plaats.
• Ad heeft enkele vrijwilligers gepeild betreffende een barbecue. Besloten is dit idee aan te houden voor de volgende ALV.

2 Activiteiten en Community

• Verzoek gedaan om het Achterhuis opnieuw op de site te plaatsen. KB wil dat ook graag maar moet nog het een en ander uitzoeken betreffende het auteursrecht.
• Op 2 april vindt een training plaats. Het onderwerp is communiceren met behulp van digitale hulpmiddelen. Alexander Waringa is de docent. De inschrijving loopt.
• Wikimedia wil op de overlegpagina van bewerkers aangeven dat Wikimedia er niet alleen voor leden van de vereniging is maar ook voor niet aangesloten bewerkers. Advies van Wikipedianen is dit bericht in kleine hoeveelheden te verspreiden. De boodschap kan breder uitgezet worden door ook Wikimedia BE te betrekken. Volgens Jan-Anton is de toon van de boodschap zeker zo belangrijk. Frans verzamelt commentaar op het voorstel van de tekst van Sandra. Vraag is nog hoe we het resultaat meten. Het antwoord blijkt lastig.
• Met de collega's uit BE hebben we gesproken over een internationale conferentie over educatie in 2017. Wikimedia BE vindt dat een goed idee. Om goed te kunnen reageren op de ontwikkelingen (zoals deze, maar ook op de beleidsnota van Dekker) is er behoefte aan een vaste projectleider voor educatie. De vorige heeft net afscheid genomen. Volgens Ad is het voor zo'n conferentie belangrijk dat het gastland zelf het voortouw heeft genomen tav educatie. In NL is dat niet zo.
• Wikimedia handelt een aantal technische zaken af voor BE en NL wil de kosten daarvan "doorbelasten". BE gaat nu uitzoeken of zij een oplossing in eigen beheer willen.
• Overige issues Educatie:
  • Het curriculum uit de nota van Dekker
  • Structureel energie steken in educatie (bemensing en financiering).
• Visual Editor: Justus en Ad doen verslag. Het is Romaine niet gelukt een update te maken van de status van de VE. Daarmee wordt het lastig om zonder veel monnikenwerk de status vast te stellen en de stemming voor de community voor te bereiden. Bovendien achterhaalt de techniek de discussie want binnenkort wordt een knop actief waarmee de bewerker tussen de oude editor en de visual editor kan schakelen en is de stemming om wel of niet de VE te gebruiken niet meer nodig. Justus geeft aan dat als hij naar de lopende status en planning van verbeteringen kijkt het niet anders kan zijn dan dat de grote issues zijn opgelost. Het is echter de vraag of de community of enkele leden daarvan zich daar zonder meer bij neer zullen leggen. We besluiten nog even niets te doen en te wachten op de "knop". De eventuele onrust nemen we voor lief. T.z.t. nagaan welke functionaliteiten binnen de VE de instap lager kan maken. Er blijven dan nog andere onderwerpen die te maken hebben met de instap.
• Voorstel beurzen Wikimania Esino Lario 2016. Ad heeft aan het kantoor gevraagd de kosten van bezoek uit te rekenen ivm het toekennen van een beurs. We gaan de belangstelling peilen.

3 Organisatie en financiën

• Het concept jaarverslag 2015 is klaar. In het financiële deel zijn nog enkele verbeteringen mogelijk. Er staat nog niet duidelijk genoeg in hoe de verschillen tussen de begroting en de werkelijkheid moeten worden verklaard. @Jan Anton neemt daarover contact op het Sandra.
• Overige opmerkingen
  • Het concept wordt ook visueler gemaakt.
  • Voorts nog wat typefouten verbeteren. De opmerkingen van Ad zijn verwerkt.
  • Kosten beheer en administratie zijn hoger dan begroot. Jan Anton zorgt voor een goede toelichting.
  • 16 en 17 maart is de accountantscontrole. Goedkeurende verklaring moet 30 maart binnen zijn. Op 2 april kunnen de stukken op de wiki worden gezet t.b.v. de ALV van de 16e april.

• ALV
  • Voor de ALV willen we een spreker uitnodigen. Kirsten Wagenaar heeft toegezegd een presentatie te verzorgen.
  • Voor de ALV een concept agenda maken (Frans)
• Strategie
  • Frans heeft een link gemaakt naar het strategie document. Zijn we nog steeds op de goede weg? Waar een vraagteken staat moet nog aanvulling plaatsvinden.
  • Jan Anton: Het eerste woord is Elan, maar dat spat nog onvoldoende van de pagina's af. Dus er moet nog een slag over heen komen, minder ambtelijk met meer spirit.
  • Bart: Gedachten op een aantal slides gezet en nu naar de gemeenschap met de vraag om verfijning etc te vragen.
  • Vorige week is een raadpleging geweest. Goede vergadering met goede inbreng op de strategienota.
  • Begint het een strategie document te worden op hoofdlijnen, met visie ? Het is nu geschikt om te laten "bewerken/ becommentariëren" . Wel goed de status en het doel uitleggen en duidelijke vragen stellen plus wat je verwacht aan commentaar (huidige situatie, gewenste situatie en de weg daar naar toe).
  • Jan Anton zal de financiële gegevens leveren (meerjarenbudget, bronnen van financiering, hoofdlijnen van bestedingen).
  • Alle bullets zouden moeten worden ingevuld. Geen open bullets presenteren. Er is geen bezwaar om een wat abstracter overzicht te geven van doelen voor het jaar 2020 en later. Wel is het nadrukkelijk de bedoeling geen zweverig stuk te maken maar duidelijk aan te geven wat we de komende drie jaar willen bereiken.
  • Aandacht voor de bewerkers. De respondenten vragen wat we voor de motivatie van de bewerkers zouden moeten doen. Ook omdat we een groter en breed samengestelde gemeenschap van bewerkers hebben.
  • Governance. "De vereniging Wikimedia..." Voor wie doen we nou wat ? In principe doen we wat de leden willen, dus beter : Wikimedia is een vereniging met als hoogste orgaan de ALV. Bart zal een nette formulering maken.
  • Op naar de volgende stap (verspreiding in beperkte kring).

4 Internationale ontwikkelingen

• Onenigheid binnen de WMF. Zie ook de verklaring van Lila en de overige al dan niet spontane communicatievormen over dit onderwerp.
• Begin mei worden twee nieuwe bestuursleden gekozen, die zich op de meeting in Berlijn zullen voorstellen. Lodewijk Gelauff heeft zich aangemeld als kandidaat-bestuurslid en zal door het WMNL-bestuur worden "endorsed".

5 Rondvraag

Er zijn geen vragen.

6 Sluiting

Frans sluit de vergadering om 22.03 uur.

Actielijst

• Justus: Aantekeningen van vorige vergadering verbeteren en overzetten naar bestuurswiki.
• Jan Anton: Verbeteringen aanbrengen in het financieel jaarverslag (zie hierboven).
• Bart: Formuleren van het wezen van de vereniging Wikimedia voor het strategiedocument.
• Jan Anton zal de financiële gegevens leveren voor het strategiedocument.