Notulen20150709

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 9 juli 2015

Aanwezig: Frans (vz), Ad, Jan Anton, Marike, Harriet, Sandra, Justus (verslag)

Afwezig: Bart (met kennisgeving)

1 Opening

Frans opent de vergadering om 19:28.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
De stukken zijn niet door iedereen ontvangen. Staan alle bestuursleden op de bestuurslijst?

2 Mededelingen

Vacature projectleider. Sandra Fauconnier vertrekt per 31 aug. Werving starten, ivm vakantie langere openstelling. De overstap van vrijwilliger naar medewerker/bestuurder is niet makkelijk. Bij de werving rekening mee houden.

3 Notulen bestuursvergadering 18 juni 2015

Tekstueel: er zijn enige kleine tekstuele correcties die ter plekke worden verwerkt.
Inhoudelijk: (1) taakscheiding penningmeester - Jan Anton en Jolanda werken hier aan. (2) Erasmusprijs - uitreiking - Oscar van Dillen ook op de lijst met genodigden plaatsen.
De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden overgebracht naar de verenigingswiki.

4 Programma

Wiki Loves Art

Staat niet in het jaarplan. Moet dus een bestuursbesluit over worden genomen. WLA is in essentie een fotowedstrijd, deze keer in samenwerking met kleinere GLAM instellingen. Streven is 50 deelnemende instellingen met ca 25 publieksevenementen. Zorgen van het kantoor: er is een enorme inzet van vrijwilligers nodig. Twijfel aan kwaliteit ‘amateur’-fotografen. Project heeft wel hele waardevolle elementen: werken met kleine GLAMs, particulieren. Ook moderne kunst. Vraag aan bestuur: voeren we dit project zo uit? Voeren we het uit in aangepaste vorm? Voeren we het niet uit?

Bestuur: Project lijkt in deze omvang niet uitvoerbaar. Kan het kleiner of gefaseerd worden uitgevoerd? Momenteel zijn er niet voldoende vrijwilligers om dit uit te voeren. Kan de werkgroep worden uitgebreid? Ander idee: is het mogelijk om een WiR voor kleine GLAMs aan te trekken? Is het mogelijk om een opleiding van fotografen in het project te betrekken?

Actie : Afspraak maken met Lodewijk, Harriet, Marike (Sandra)

Freedom of Panorama

Onverwachte lobby om ongelukkig amendement op Reda rapport uit de wereld te helpen. Alle Nederlandse Europarlementariers zijn benaderd. Aandacht in landelijke pers. Amendement Cavada vanochtend verworpen. Tijdens Wikimania in Mexico worden vervolgstappen besproken.
Harriet meldt vervolgstappen nav gerechtelijke uitspraak over geschil tussen Pictoright en Stadsarchief Rotterdam..

Motivaction Onderzoek (voorlopige rapportage)

Eigenlijk twee enquetes, de een onder de bewerkers en een onder de lezers. 452 bewerkers hebben de vragenlijsten ingevuld (mooi aantal). De resultaten kwamen maandag. De onderzoeker had een negatieve indruk van de antwoorden. Dat bleek breed gedeeld (> ⅓). Conflicten en de oplossing ervan wordt als slecht ervaren. De gemeenschap communiceert niet als gemeenschap. 15 % communiceert met anderen (veelal in de Kroeg). Het merendeel echter communiceert niet met elkaar. Dit roept een vraag op : Hoe communiceren wij (Wikimedia) met de gemeenschap ? In dat licht moet er wat gedaan worden. Aan de andere kant is het middel van communiceren oorzaak van veel gedoe (afstandelijk).
De resultaten zijn inmiddels bekend bij de gemeenschap en nu blijkt dat er nauwelijks op wordt gereageerd, zelfs niet door de meest actieve communicanten.Hoe moet je dit interpreteren ? Volgens Ad omdat ze worden geconfronteerd met hun eigen uitspraken. Volgens hem is het het beste een scheiding maken tussen een pagina met informatie en de communicatie in de kroeg.
Welke ideeën hebben we voor vervolgstappen (het proces om het onderzoek af te maken (aanvullende analyses)) ? Probleem is het bereiken van de silent majority die vele malen groter is dan door een werkgroep vanuit de Mariaplaats kan worden bereikt. Bijvoorbeeld door het onderwerp op de agenda van de jaarlijkse conferentie te zetten, bespreken met de moderatoren, op regio-bijeenkomsten, ALV. Wordt al gauw een programma, maar die schaal is ook nodig. Er is nog wat budget. Waarom niet de werkgroep uitnodigen mee te werken aan de oplossing ? Kan maar dan een wat bredere samenstelling.
Het onderzoek wordt vertaald in EN en zal ongeveer eind volgende week gereed zijn.
Acties: (1) Na de zomer een bijeenkomst met de werkgroep; (2) Presentatie/behandeling op ALV of jaarlijkse conferentie; (3) Lokale samenkomsten (Tour d’Hollande); (4) Cursus of zo voor moderatoren.

Gender Gap-projectplan

Het gaat om een projectplan geschreven door de betrokken vrijwilligers, hetgeen een goede zaak is. Alle lof voor het keurige plan. In het plan wordt voorgesteld om het project door te laten lopen tot in 2016. Formeel nemen we dit verzoek mee in het jaarplan 2016. In het plan staat niet duidelijk wie wat doet (acties) en planning toevoegen en verwachte budget en relatie met Motivaction onderzoek.

Wikimedia Nederland conferentie

Ziko wil graag een bestuurspanel dat door de deelnemers aan de conferentie kan worden “bevraagd”. Lijkt op het format van de jaarlijkse WMF-conferentie. Wel goed om de onderwerpen, thema en strekking goed voor te bereiden.
Actie: Frans meldt aan Ziko dat we er belangstelling voor hebben. Optie is trouwens op een Empathie-mapping-sessie te organiseren. Justus mailt Ziko en houdt Harriet en Bart op de hoogte.

5 Organisatie

Halfjaarrapportage

Financiële positie: Er is iets meer dan 50 % van de begroting besteed. Dat is wat meer dan gemiddeld en bovendien moeten de grootste uitgaven nog komen, maar aan de ALV is reeds gemeld dat de begroting mogelijk wordt overschreden. Ook is er nog de reserve. Afgesproken wordt dat het 2de halfjaar op hoofdlijnen opnieuw wordt begroot.
Er zijn op het kantoor geen knelpunten tav de beschikbare capaciteit (fte’s). Er zijn geen knelpunten voor het opstellen van de halfjaarapportage. Jammer genoeg heeft de WMF nog steeds geen reactie gegeven op het impactreport 2014.
Actie: Jan Anton doet de check op de cijfers, Justus op de tekst.

Jaarplan 2016

Het bureau heeft een voorzet gedaan voor het jaarplan 2016 en wil graag een reactie hierop van het bestuur. Vorig jaar hebben we het jaarplan ingedeeld in Community, Outreach en Organisatie. Voor 2016 doorgaan met deze indeling.
Op het niveau van activiteiten : alleen de activiteiten behandelen met een vraagteken dan wel twijfel. Acties worden puntsgewijs behandeld. Sandra legt resultaat vast in document. Wellicht beleidje nodig voor WIR in het algemeen (Jan Anton).
Nieuwe activiteit : ontwikkelen van een donateursplan (grotere donaties uit fondsen en subsidies).
In jaarplan voldoende nadruk geven aan activiteiten als GLAM en Educatie. Die liggen bij het WMF altijd goed. Bij aanvragen van Grants uit America onderwerpen als Educatie ietsje dikker maken en nagaan of er projecten zijn die onder de GLAM noemer kunnen vallen.
WMF gaat ook aandacht besteden aan Community-management (Community en Participation);
Global South : Kennis vrijmaken (artikelen) over alle issues die in de Global South relevant is.
Er is een consultatie van de leden gepland op 15 augustus en een bestuursvergadering op 22 augustus 2015.

Voortgang strategie (tijdlijn)

De ALV in september zou een sleutelmoment kunnen zijn om de toekomstverkenning (Empathy Mapping, BMC en eventueel een andere methode) te kunnen bespreken. Op bestuursdag behandelen. Zo nodig ook tijd inruimen voor Jaarplan 2016.

6 Rondvraag

Harriet : Sandra F. heeft een vlammende Wikidata presentatie gegeven op een open dag.

7 Sluiting

Frans sluit de vergadering om 22.06 uur met dank aan iedereen.