Notulen20150618

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 18 juni 2015 Aanwezig: Ad, Jan Anton, Sandra, Justus, Bart, Harriet. Afwezig: Frans, Marike.

Opening bestuursvergadering

Ad zit voor. Toevoegingen aan agenda:

Kennis delen
Auteursrecht: Pictoright
Europees parlement en auteursrechten in Europa
Actiepunten: Even geparkeerd

Mededelingen

Bezoek Garfield Byrd (WNF) nav financiële review (Jan Anton). Garfield heeft bevindingen gedeeld en twee issues genoemd: Grant aanvragen en financiering van het chapter (genereren eigen inkomsten).
Voor wat betreft de review: de enige opmerking is dat de rol van de penningmeester beperkt zou moeten worden tot het goedkeuren, zodat gereed maken voor betalen en goedkeuren wordt gescheiden (twee schijven). Bovendien is er een 2de persoon nodig ter vervanging van de pennningmeester. In huidige situatie is Ad de 2de persoon. Voor de rest niets dan lof. Als we dat regelen zijn we volgens Garfield een voorbeeld voor alle chapters.
Complimenten van het bestuur aan het bureau en de penningmeester voor het uitstekende resultaat.

Notulen bestuursvergadering 21 mei 2015

Tekstuele opmerkingen: De opmerking dat Sandra een somber beeld heeft geschetst is niet correct. Het ging om het spanningsveld tussen het dienen van de community en het dienen van de missie.
Naar aanleiding van: Er zit weer wat meer vaart in de samenwerking met de UV Twente. Er is de ambitie uitgesproken een lunchlezing over Wikipedia te organiseren.
Notulen zijn accoord bevonden.

Discussie naar aanleiding van het bezoek van Garfield Byrd

Grant aanvraag

Er is helaas geen strak en begrijpelijk beleid bij WNF ten aanzien van het toekennen van Grants aan een chapter. Er is dus geen vergelijking met andere landen mogelijk. Wij moeten gewoon een goed verhaal maken, een goede financiële reserve hebben en dan vangen we de onvermijdelijke fluctuaties in de financiering wel op. Bovendien zal die fluctuatie naar verwachting niet erg groot zijn.

Genereren eigen inkomsten

WMNL wil graag zelf geld genereren. Op zich goed. Maar naar aanleiding van gesprek met Garfield zijn er enige enkele kanttekeningen te maken:

Liever niet het Duitse model op basis van kleine individuele donaties;
Liever niet het Franse model waarbij mensen door en WNF en WM-France werden benaderd;
In het algemeen geldt dat het ophalen van donaties bij individuele burgers bij WNF moet blijven. De Chapters kunnen zich concentreren op project gerelateerd inkomsten op basis van specifieke NL-activiteiten.
Donaties uit een testament. WNF kan hier bij helpen. Geeft een structurele geldstroom op termijn. Moet wel beschermd worden tegen inzichten van erfgenamen na het overlijden van de donateur, die vaak anders zijn dan die van de donateur bij leven.

Programma

Pictoright en Stadsarchief Rotterdam (Harriet)

De beschikking van de rechter is dat het vrije recht hergebruik van de beelden/afbeeldingen van kunstenaars (minder dan 70 jaar dood) door Stadsarchief Rotterdam is afgewezen :

Alle beelden moeten ontoegankelijk worden gemaakt;
Het “fair use” werd in het vonnis niet erkend of meegenomen;
Het is nog wel de vraag of Pictoright de juiste vertegenwoordiger is. Volgens de rechter wel.

Vrijheid van Panorama

Vrij gebruik van foto’s van bijvoorbeeld gebouwen die op straat zijn gemaakt. Wordt niet in alle landen zo erkend. In Wikipedia staan duizenden afbeeldingen die op basis van deze uitspraak “op zwart gezet zouden moeten worden”.
WMNL en een actieve werkgroep zijn bezig een weerwoord op te stellen en dat aan EU-parlementariërs aan te bieden, De chapters van GB, DLD en Zweden zijn ook actief geworden richting hun EU-parlementariërs.

De enquête onder de bewerkers van de NL-WP

452 bewerkers hebben meegedaan aan de enquête. Dit gaf geheel volgens de verwachtingen wat rumoer in de Kroeg maar tussen het gemopper door klonk ook wat waardering;
Voor 9 juli 2015 is het conceptrapport beschikbaar. Na de globale analyse is er 3 weken de tijd voor vragen. Doel is de rapportage voor augustus af te hebben.

Vertegenwoordiging bij uitreiking van de Erasmusprijs op 25 november 2015

Een werkgroep heeft zich gebogen over de “60 gekozenen”. De eerste 60 van degenen die zich aanmelden op de lijst worden uitgenodigd;
Er zijn verschillende soorten genodigden, buiten en binnen NL, bestuursleden, grote donateurs etc;
De deelname van bestuursleden is geregeld via het kantoor.

Organisatie

Strategie

Link naar map in Google Drive: Strategieproces

Gezien de planning van het indienen van de financieringsaanvragen moeten we terugrekenen vanaf 1 oktober. Jaarplan moet dus al in september worden vastgesteld. Dat is een strakke planning en het maken van het jaarplan valt weer vroeg.
Bestuursdag is op 22 augustus en 15 augustus mogelijk een Wikizaterdag voor discussie. De Strategie en het jaarplan worden tegelijk aan de ledenvergadering aangeboden, althans dat is het streven. Het jaarplan zou een afgeleide moeten zijn van de strategie van 2015 en verder. Zo’n strategie opstellen kost tijd.
Nuttig om de ledenvergadering mee te nemen in ons denkproces (=delen)

Busines Model Canvas Bart licht het BMC toe.

Belangrijk is het verder ontwikkelen van de waardepropositie en het detailleren van de “klant”.
Ten aanzien van Donations : tientjes van gebruikers vallen hier buiten (zie hiervoor). Voorts komt het steeds vaker voor dat mensen enkele duizenden euro’s doneren.
In de komende tijd dient de Canvas verder ontwikkeld worden ( door het bestuur). Belangrijk is de vraag of een klant een relatie moet hebben met Wikimedia of met Wikipedia. Waar zit de lezer van Wikipedia ? Is dat en klant.

Een aantal issues passeren de revue :

Afvragen of GLAM of Educational Program zich ontwikkelen tot klant;
Swot analyse, methode Harriet en BMC in volgorde uitvoeren?
Discussie gevoerd. Geen duidelijke uitkomst. Ad vat samen. Dag op de hei. > Empathie mapping etc. 22 augustus > ruim deel besteden aan strategie ontwikkelen. Moet plan komen met tijdsbesteding om tot strategie. Te komen. Liever niet combineren met andere zaken, liever een planning, schema en liever op andere momenten.
Huidige situatie in kaart brengen versus blik op de toekomst (life-cycle van Wikipedia);
Lezers van WP zijn geen directe klanten van Wikimedia-NL;
Oppassen dat met welke methode dan ook niet alleen de status quo in kaart wordt gebracht. Het gaat ook om onze blik op de toekomst.
Slechts 2 % van het volume aan pagina’s is met bemoeienis van WMNL tot stand gekomen, ergo overschat je invloed niet;
Sandra de coördinatie met input van Bart, Jan Anton en Harriet.

Letter of Intent grantaanvraag

Jan Anton en Sandra hebben een voorstel gedaan voor de AGP. Letter of Intent afmaken en indienen.

Voorlichting opnemen als doelstelling in de statuten

Actiepunt : het geven van voorlichting als exclusief doel in de statuten op te nemen. Het is nog geen structurele activiteit die fondsenwerving. Kosten in 2014 : 6300 Euro. Is boekhoudkundig handig om te doen hoe wel onduidelijk is hoeveel de opbrengst in Euro dan wel de opbrengst in kwalitatief opzicht is. Actiepunt is al gefiatteerd. Het gaat nu om de tekst.
Jan Anton stelt voor om de fondsenwerving in zijn geheel te bekijken en in het kader daarvan het geven van voorlichting op te nemen in de statuten.
Sandra stelt voor de tekst aan het CBS voor te leggen. Ad is met dit laatste akkoord.

Rondvraag

Bart is 9 juli op vakantie
Sandra: De Tour de France te bezichtigen vanuit kantoor.

Sluiting

Ad sluit de vergadering.