Notulen20140612
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 12 juni 2014, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht
Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz.), Ad Huikeshoven, Justus de Bruijn, Jan Anton Brouwer, Ronn Boef, Marlon, Sandra Rientjes. André Engels (notulist) komt later.
Opening
Frans opent de vergadering.
Notulen en actielijst
De notulen van 8 mei jongstleden worden goedgekeurd.
- 20140109-6: Een buitenlanddekking voor de verzekering is nodig. Er zijn 2 opties, hiertussen gaat een keus worden gemaakt.
- 20140109-8b: WiR op kantoor: komt later in deze vergadering aan bod
- 20140109-9: Procuratieschema: is aan begonnen
- 20140503: Achter de Schermen: Er zijn onderhandelingen met Naturalis en het Rijksmuseum; deze lopen nog niet erg soepel
- 20140504: Besteding 20k Euro: het educatieproject is een mogelijkheid
- 20140505: bekendmaking belangstelling GLAM-conferentie: wordt aan gewerkt
- 20140506: begeleidingscommissie publieksactie: Erik Zachte wil graag deelnemen
- 20140508 en 20140509: wikimediaconferentie: komt later in deze vergadering aan bod
- 20140510: publieksacties andere chapters: voltooid
- 20140511: Chapters Dialogue: geen nieuws
- 20140512: affaliate selected board seats stem: gedaan
- 20140513: procedure beurzen Wikimania: voltooid
Verenigingszaken
Jaarplan 2015
Op 21 juni is er op de wikizaterdag een brainstormsessie. We willen dit nog wat extra bekend maken bij leden en achterban. Ronn gaat het vermelden op de pagina van de wikizaterdagen, het kantoor stuurt een email naar de leden en André meldt het op basis van die email op de kroeg. Jan Anton zal hierbij discussieleider zijn.
Het jaarplan zal in elk geval deels gebaseerd worden op het strategieplan 2013-2015; we moeten kijken welke punten hier nog niet of niet voldoende gebeurd zijn in 2013 en 2014.
Strategie 2016 en vervolg
Eerste bespreking hiervan wordt uitgesteld tot de bestuursdag in augustus. Met de leden wordt het vervolgens besproken in september, waarschijnlijk als onderdeel van de ALV, of anders op een wikizaterdag. Uitgangspunt voor de strategie is onze huidige strategie 2013-2015, maar zeker ook de WMF-strategie.
Organisatie
Vacatures
Voor de Wikipedian-in-residence op kantoor is de advertentie verspreid, de deadline voor kandidaten is volgende week. Ronn zal vanuit het bestuur in de sollicitatiecommissie plaatsnemen.
Ad wil graag iemand aannemen voor het educatieprogramma. André en Frans vragen zich af of het niet te vroeg is dat al te besluiten, nu het verslag er nog niet ligt, maar Ad wil snel doorpakken. Frans en Sandra voelen er wel voor om in plaats van een werknemer een zzp'er te nemen, zodat we ons minder binden. Er wordt besloten dat op de vergadering van 3 juli niet alleen het rapport besproken wordt, maar Ad en Jan Anton ook met een voorstel voor voortzetting komen.
Medewerker programma-evaluatie: Ad stelt dat Sandra hier momenteel te veel tijd mee kwijt is. Sandra ziet liever iemand voor het voorbereiden van nieuwe projecten, dus een tweede projectleider naast Sebastiaan. Dit kan zeker samenvallen: Enerzijds hebben projectleiders ook een taak in evaluatie en metrics, anderzijds is de belangrijkste functie van evaluatie te weten te komen wat er in toekomstige projecten anders/beter moet. Het zal hier waarschijnlijk om een halve fte gaan, wat toch een substantiële uitbreiding van het personeelsbestand betekent. Besloten wordt om op korte termijn niet iemand aan te nemen, en de eventuele uitbreiding mee te nemen in het jaarplan 2015.
Bijhouden verenigingswiki
Justus meldt zich hiervoor aan, wel onder voorwaarde dat het niet te veel werk is.
Geld en rapportage
Aanvankelijk werd er bij het vaststellen van de grantaanvraag 2015 uitgegaan van een bescheiden groei. Uiteindelijk is er toch een groei van 30% uitgekomen, maar een flink deel van de extra aanvraag bestaat uit het budget voor de GLAM-conferentie 2015.
Werk
Wikipedia Conferentie Nederland
Als thema voor de conferentie is 'vinden en verbinden' gekozen. Er wordt gemikt op meer tijd voor ontmoeten en interactie, dus iets minder sessies en langere pauzes. Er wordt geen vaste projectgroep gevormd, maar gewerkt met een grotere groep van potentieel inroepbare personen.
Ideeën voor onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn actualiteit van artikelen, auteursrechten en wikiprojecten/themaweken. De bestuursleden worden opgeroepen ideeën voor namen van sprekers door te geven aan Ronn.
Publiekscampagne
Justus wil twee lijnen in de publieksactie uit elkaar halen. Enerzijds het informeren over Wikimedia en Wikipedia; anderzijds het werven van medewerkers en donateurs. Het is waarschijnlijk beter die niet in 1 actie samen te nemen, in deze campagne gaan we ons op het eerste spoor (informatie) richten.
Frans vraagt zich af hoe het resultaat gemeten moet worden. Sandra stelt voor daar de Motivaction Survey voor te gebruiken. Jan Anton stelt dat er niet te veel tijd moet worden verloren aan het nadenken over de basisprincipes, want dat is al gedaan.
Voor de komende tijd is het de taak de taakgroep uit te breiden, en een document te maken waarmee we naar bureaus kunnen gaan .
Educatieprogramma
In de volgende vergadering van 3 juli wordt het verslag gepresenteerd, en een voorstel voor een vacaturetekst voorgelegd.
Analyse voortgang jaarplan/strategie
Behandeling van dit punt wordt uitgesteld tot de Wikizaterdag van 21 juni.
Internationaal
Wikimania 2014
Er zijn (naast de bestuurs- en personeelsleden) 9 aanvragen voor een beurs gekomen, deze zijn allemaal toegekend. Op de dag van de vergadering, dus duidelijk ná de einddatum is er nog een verzoek gekomen van Maarten Dammers. Er wordt besloten ook deze aanvraag toe te kennen. Op de wikizaterdag van 5 juli worden alle Londengangers uitgenodigd voor een voorbespreking.
Er wordt gevraagd of er mensen belangstelling hebben voor de boardtraining. Justus en André hebben mogelijk interesse, ze zullen Frank en Sandra over enkele dagen uitsluitsel geven. Voor het 'train the trainers'-programma gaat Sebastiaan bij de GLAM-contacten en de Wikipedians-in-residence informeren. Ziko had zich voor beiden aangemeld. De boardtraining kan niet, die is alleen voor bestuursleden, voor TtT zijn we akkoord.
Chapters dialogue
Het rapport is er nog niet.
FDC-zelfnominaties
We hebben nog geen kandidaten, en het is te laat om nu nog mensen te vragen: gezien de korte tijd tot eind van de inschrijving leg je dan te veel druk op eventuele kandidaten. (later blijkt dat Lodewijk Gelauff zich had aangemeld)
Affiliations committee
Voor elk chapter en elke usergroup zijn 1 of 2 contactpersonen binnen het AC aangesteld. Voor Wikimedia Nederland is dit Gregory Varnum.
Wikimedia Duitsland
Na een lange periode is de samenwerking tussen Wikimedia Duitsland en zijn directeur Pavel Richter opgezegd. Hij blijft nog wel aan tot er een vervanger is. We overwegen iemand van WMDE uit te nodigen voor de Wikimedia Conferentie Nederland.
Mededelingen
Het document van de gezamenlijke chapterdirecteuren over de rol van de chapters is bijna af.
De WMF is niet van zins WMUK opnieuw payment processor te maken. Dat betekent dat alleen WMDE en WMCH als zodanig overblijven, en ook in Zwitserland heerst op dit punt nog onzekerheid.
Rondvraag
Ad heeft de conceptbrief aan Lila Tretikov ingekort. Hij zal dit rondsturen voor eventuele verdere opmerkingen en dan versturen.
Marlon vraagt zich af of Wiki Loves Earth na juni wel voortgezet moet worden vanwege tegenvallende resultaten. Sandra wil graag doorgaan op het thema natuur, maar de vorm waarin dat gebeurt moet misschien veranderen. We zullen een evaluatie van WLE op de agenda zetten voor de vergadering van 3 juli, mede gebaseerd op onderling overleg van de werkgroep op 24 juni.
Frans is enkele weken op vakantie in Frankrijk, en zal daarom bij de vergadering van 3 juli niet aanwezig zijn. André zal de agenda voor deze vergadering verzorgen, Ad zal de vergadering leiden.
Nieuwe actiepunten
- 20140601 is uitgevoerd! Aankondigen van de jaarplanbespreking op de wikizaterdag van 21 juni. Ronn/Sandra/André
- 20140602 Aankondingen ALV september op de verenigingswiki plaatsen. ?
- 20140603 Wikizaterdagen doorplannen. André
Sluiting
- Frans sluit de vergadering om 10:15 uur