Notulen20140405
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 5-6 april 2014, Kontakt der Kontinenten, Soesterberg
Aanwezig: Frans Grijzenhout, André Engels (notulist), Jan Anton Brouwer, Ronn Boef (dag 1 + dag 2 tot 15:00), Justus de Bruijn, Ad Huikeshoven, Marlon, Sandra Rientjes, Ziko van Dijk (dag 1), Paul Becherer (dag 1), Hijmen Vos (gast, dag 2 tot 14:00)
Dag 1
De aanvankelijk voorgestelde indeling van de bestuursfuncties wordt gewijzigd. Het onderdeel 'communicatie' wordt gesplitst in 'community' en 'externe communicatie'. De eerste zal zich bezighouden met contact met de gemeenschap en de leden van de vereniging, de tweede met het grote publiek. De functies worden als volgt verdeeld:
- Frans: voorzitter; daaronder human relations, contact kantoor en strategie
- André: secretaris; daaronder Wikizaterdag en statuten; daarnaast teahouse
- Jan Anton: penningmeester; daaronder FDC
- Ronn: community; daaronder FOKA, WCN en trainingen
- Justus: externe communicatie; daaronder werving en publieksactie
- Ad: internationale contacten; daarnaast educatie
- Marlon: cultuur
Het Tweede-Wereldoorlogproject en Wiki Loves Earth zijn nog niet verdeeld; voordat dat besloten wordt, zullen Justus en Marlon met Sebastiaan overleggen.
Voor enkele onderdelen is een tweede bestuurslid als ondersteuning aangewezen:
- internationale contacten: Justus
- educatie: Jan Anton
- teahouse: Ronn
Dag 2
Opening
Frans opent de vergadering en stelt Hijmen voor.
Functieprofielen
Zowel voor de algemene verantwoordelijkheden van de bestuursleden als voor de meer specifieke rollen worden uit een voorgeselecteerde set van 19 competenties de voor bestuursleden meest relevante gezocht. Uit de discussie kwamen de volgende resultaten:
alle bestuursleden:
- netwerken
- visie
- creativiteit
- samenwerken
voorzitter:
- leiding geven
- organisatie sensitiviteit
- omgevingsbewustzijn
secretaris:
- plannen en organiseren
- integriteit
- resultaatgerichtheid
penningmeester:
- analytisch vermogen
- integriteit
- resultaatgerichtheid
externe communicatie:
- klantgerichtheid
- omgevingsbewustzijn
cultuur:
- omgevingsbewustzijn
- klantgerichtheid
internationale contacten:
- analytisch vermogen
- organisatie sensitiviteit
- overtuigingskracht
community:
- organisatie sensitiviteit
- plannen en organiseren
Audit Committee
De audit committee zal bestaan uit Ad (voorzitter AC), Jan Anton (penningmeester), Frans (voorzitter bestuur) en Sandra (directeur zonder stemrecht).
Jaaragenda
De eerstvolgende vergadering zal op donderdag 8 mei op het kantoor in Utrecht zijn. André zal op korte termijn een nieuw vergaderschema maken. De vergaderdag blijft donderdag, met in principe om en om een vergadering in Utrecht en een via Skype. Er wordt ook een programma gemaakt voor het jaarplan 2015. In juli wordt er samen met leden gebrainstormd tijdens een wikizaterdag. Op 23 augustus vindt dan een bestuursdag plaats waarop het jaarplan wordt gevormd. Op donderdag 4 september volgt een reguliere bestuursvergadering, waarna het op 20 september op een ALV wordt gepresenteerd.
Ad stelt voor om aan de adviseurs te vragen of ze nog steeds adviseur willen blijven, en dat vervolgens te formaliseren. Frans bereidt voor de volgende vergadering een voorstel voor.
Positie chapters binnen Wikimedia-beweging
Binnen de WMF gaan ideeën op om de eigen kantoren van chapters te beperken, of zelfs geheel op te heffen. Als voorschot hiervoor is het totaal beschikbare budget bevroren. Sandra heeft drie vragen voor het bestuur geformuleerd:
- Kunnen wij in deze discussie een rol spelen?
- Wat is onze visie?
- Welke gevolgen heeft dit voor onze eigen organisatie?
De eerste vraag wordt volmondig met ja beantwoord, als een van de grotere chapters, die bovendien het grootste toekenningspercentage van het FDC kreeg, zijn wij een logische kandidaat om met anderen het nut van chapter-kantoren te tonen. Ad toont zich ontevreden over de houding en manier van werken van de WMF in dezen.
Waar mogelijk dienen we ons jaarplan nog duidelijker aan de doelen van de WMF te koppelen, en daartoe eventueel aan te passen. Verder moeten we duidelijk aangeven waar ons kantoor en andere kantoren van meerwaarde kunnen zijn (bijvoorbeeld in contacten met culturele instellingen). Wel is het daarbij van belang niet te blijven steken in wat we gedaan hebben, maar juist aan te geven wat we in de toekomst kunnen en willen gaan doen. Wel kunnen resultaten in het verleden daarbij dienen om aan te tonen dat deze ideeën realistisch zijn. Daarnaast is het een goede zaak andere geldbronnen te vinden. Hierbij valt te denken aan projectsubsidies van derden.
Sandra meldt dat ze met de directeuren van de andere chapters over dit onderwerp in gesprek is.
Wikimediaconferentie
De Wikimediaconferentie in Berlijn zal plaatsvinden op vrijdag 11 tot zondag 13 april, 1 week na de vergadering. Vanuit Wikimedia Nederland wordt deze bijgewoond door Sandra, Frans en Ad. Hieraan vooraf is op woensdag 9 en donderdag 10 april een pre-conferentie rond het onderwerp program evaluation, waaraan Sebastiaan zal deelnemen. Tijdens de vergadering wordt het voorbereidingsformulier ingevuld. Er wordt kort gesproken over de mogelijkheid van Wikimedia Nederland een rol te spelen in de Wikimedia / Mediawiki software-ontwikkeling.
Nieuwe actiepunten
- 20140401 Een nieuw vergaderschema maken, dat op de volgende vergadering kan worden vastgesteld. Andre
- 20140402 Voorstel maken voor de volgende vergadering betreffende de adviseurs van het bestuur. Frans
- 20140403 Sandra en Ad houden met elkaar contact over de chapter kantorenproblematiek. Sandra heeft wel aangegeven dat ze vanwege vertrouwelijkheid van de discussie met andere chapters alleen haar eigen inbreng kan melden. Sandra, Ad
- 20140404 Via een Wikizaterdag worden ook actieve vrijwilligers betrokken in de discussie rond de chapter kantoren. Andre
Besluiten
- De taakverdeling in het bestuur is als hierboven genoemd.
- De audit committee bestaat uit Ad, Jan Anton, Frans en Sandra.