Notulen20140109

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 9 januari 2014, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 7 februari 2014.

Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes

Opening

Ziko opent de vergadering om 19:15 uur

Notulen bestuursvergadering 7 november 2013

De notulen worden ongewijzigd vastgesteld en kunnen op de verenigingswiki worden geplaatst.

Aktiepunten bestuursvergadering 7 november 2013 en ingekomen berichten

Aktiepunt 20130824-3 staat op de agenda.

Aktiepunt 201308245-7 staat op de agenda.

Aktiepunt 20130824-11 afgehandeld. De donateurs-mailing heeft 22 nieuwe leden opgeleverd.

Aktiepunt 20130905-4 afgehandeld. De tekst over onze ANBI status is geplaatst op de nieuwe website.

Aktiepunt 20130905-13 afgehandeld. De herziene tekst van de FOKA-regeling is op de verenigingswiki geplaatst.

Aktiepunt 20131010-2 afgehandeld. Oproep nieuwe bestuursleden is uitgegaan.

Aktiepunt 20131010-4 afgehandeld. Bedoeld werden de resultaten 2013 en die staan in het jaarverslag.

Aktiepunt 20131010-5 staat op de agenda.

Aktiepunt 20131010-6 staat op de agenda.

Aktiepunt 20131010-9 afgehandeld. Opfriscursus OTRS in overleg met de Werkgroep WP-OTRS gepland op WikiZaterdag 15 feb.

Aktiepunt 20131010-11 afgehandeld. Open huis wordt op een ander moment georganiseerd.

Aktiepunt 20131010-15 afgehandeld. Projectvoorstel is positief ontvangen. Inmiddels is 20k ontvangen. Project is gestart.

Aktiepunt 20131107-2 afgehandeld. Hans heeft zijn aftreden als bestuurslid gecommuniceerd.

Aktiepunt 20131107-5 afgehandeld. Documenten mailing list is opgeheven.

Aktiepunt 20131107-8 afgehandeld. Social event (kerstdiner) voor stafmedewerkers en bestuursleden georganiseerd op 12 dec.

Aktiepunt 20131107-9 afgehandeld. Nieuwjaarsbijeenkomst 2014 wordt georganiseerd bij de NA/KB.

Voor openstaande punten zie onderaan.

Mail van WMF met toekenning Grant 2014 (Aktiepunt 20131010-5)

De officiële toekenning is ontvangen. We moeten, net als vorig jaar, een grant agreement ondertekenen. Wordt door Sandra afgehandeld. Ziko maakt vermelding van de toekenning van de grant in zijn bericht aan de leden.

Mail van Bas de Lange met verzoek om spreker voor de Education Freedom day

Jan Anton stelt voor om dit pas op te pakken als de inhoud van ons eigen Educatie programma bekend is. Jan Anton stuurt Bas een mailtje. (Aktie Jan Anton)

Verantwoordelijke bestuursleden voor het Educatieproject zijn Jan Anton en Ad.

Organisatie

Werving nieuwe bestuursleden - stand van zaken (Aktiepunt 20131010-6)

Ziko meldt dat er inmiddels vier verschillende nieuwe kandidaten zijn met verschillende profielen waaronder een kandidaat voor de functie van penningmeester en een kandidaat voor de portefeuille community.
Op 15 februari willen we de officiële uitnodiging voor de ALV van 29 maart aan de leden versturen. De tekstjes van de kandidaten moeten dan dus beschikbaar zijn. Uiterste datum voor de stukken voor de ALV is 15 maart. (Aktie Ziko)

Voorstel om bestuurstermijn te verlengen naar 2 jaar (Aktiepunt 201308245-7)

Het bestuur stemt in met het voorstel om de bestuurstermijn te verlengen naar 2 jaar. Ziko schrijft een tekst die we kunnen voorleggen aan de ALV. (Aktie Ziko)

Community en leden

Vrijwilligersbeleid (Aktiepunt 20130824-3)

Richtlijn 650 van de Raad voor de Jaarverslaggeving (voor fondsenwervende instellingen) vereist dat er een vrijwilligersbeleid wordt vastgesteld. Paul heeft een voorstel geformuleerd bestaande uit 2 punten: onkostenvergoedingen en verzekeringen. De regeling is akkoord en wordt geplaatst op de verenigingwiki. (Aktie Frans)
Ziko vraagt of er nog een derde punt moet worden toegevoegd met als onderwerp gedragsregels. Ziko maakt een opzetje en stuurt die eerst naar de bestuurslijst. (Aktie Ziko)
Er ontstaat discussie over de buitenland dekking van de verzekeringen. Sandra zoekt uit of dit via een reisverzekering bij de boeking van tickets kan worden geregeld, ook voor vrijwilligers. (Aktie Sandra)

Geld en rapportage

Report December 2013

In principe stellen we iedere maand een verslag op. Als er weinig te melden is, bijvoorbeeld in de zomermaanden dan combineren we twee maanden. Sandra schrijft de maandberichten.

Algemene vragen bij Q3 Report

Sandra heeft een skype overleg met WMF geregeld over vragen die gesteld zijn over het Q3 report. Over het algemeen geldt WMF tevreden is over onze rapportages. De opmerkingen met betrekking tot het ontbreken van setbacks is uitgepraat. Sandra beantwoordt de nog openstaande vragen. (Aktie Sandra)

Q4 rapport

WMF verwacht voor het laatste kwartaal van 2013 geen Q4 rapport maar een zogenaamd Impactreport over het hele jaar. Deadline voor het inhoudelijke deel is 31 maart 2014, voor het financiële deel (inclusief accountantsverklaring) 28 april 2014.
De uitgaven aan de website en het CRM systeem worden uit de lopende rekening 2013 betaald en niet ten laste van de reserves gebracht.
Ad vraagt of we de personeelskosten ten laste kunnen brengen van de programma’s. Paul: dat doen we voor de begroting en jaarverslag wél, maar voor de rapportages aan WMF mag dat niet.

Bijstellen begroting 2014 n.a.v. gedeeltelijke (maar vrijwel volledige) toekenning FDC-aanvraag

We besluiten om de projectenlijst niet aan te passen omdat de afwijking van de toegekende grant ten opzichte van het aangevraagde bedrag relatief gering is. We letten op de uitgaven. Eventuele tekorten bekostigen vanuit de reserves.
Ad stelt voor om een kwartaalbegroting te maken. Sandra verwacht een kwartaalverdeling van de uitgaven 20:30:20:30. Deze verdeling moet tijdig en duidelijk gecommuniceerd worden aan WMF. Een extra laag aan brengen in de begroting lijkt niet nodig.

Kwartaalplanning 2014-1 aan de hand van de Projectenlijst

Sandra merkt op dat hierop de activiteiten vermeld staan waarvan we met zekerheid weten dat we ze gaan uitvoeren.
Sandra stelt voor om de grote publieksactie voor te bereiden in de zomer en uit te voeren in het 4e kwartaal. Dit heeft de instemming van het bestuur.
Met betrekking tot de personele capaciteit verwachten de volgende ontwikkelingen. We moeten de vacature die Tom Kisters nalaat opvolgen per 1 mei. We willen een WiR op kantoor aanstellen in Q2. En zo spoedig mogelijk een medewerker voor het Educatieproject op tijdelijke basis. (Aktie Sandra)

Bevoegdheden bank (kantoor en bestuur)

Het regelen van de verruiming van de betalingsmogelijkheden van het kantoor stagneert. Moet bij ABN Amro geregeld worden. Tweede punt: de bevoegdheden van de verschillende bestuursleden moeten opnieuw worden vastgelegd (procuratieschema) bij de bank. Hierbij zijn Paul, Ad, Ziko en Sandra betrokken.

Paul bereidt eerst een nieuw procuratieschema voor (agenda februari) en maakt daarna een afspraak met de bank, zowel ING Bank als ABN Amro. (Aktie Paul)

Werk

Planning voor het Jaarverslag 2013

- januari: jaarverslag schrijven en cijferopstellingen maken

- 27 jan. concept gereed voor accountant

- 7 feb. bespreking conceptopstelling tijdens bestuursvergadering

- februari: controle en correcties

- 15 feb. concept ter inzage op kantoor

- 22 feb. definitieve versie naar accountant, accountantsverklaring opstellen

- 28 feb. jaarverslag gereed, lay out en productie

- 13 maart definitieve versie goedkeuren tijdens bestuursvergadering

- 15 maart defintief versie publiceren op internet

- 29 maart bespreking in ALV

Samenwerking met Wikikids

We nodigen Wikikids uit om deel voor de bespreking over het educatieprogramma op wikizaterdag 1 februari. Na deze bijeenkomst bepalen we hoe we de samenwerking vorm gaan geven. (Aktie Jan Anton / Ad)

Wereld

Wikimedia Conference Berlijn 11-13 april

Ad vertelt dat het organiserend comité graag wil weten in welke onderwerpen WMNL geïnteresseerd is en wat WMNL kan bijdragen. We zijn geïnteresseerd in de volgende onderwerpen: financiële zaken, relatie bestuur - staf, impact reports & metrics, WiR, paid advocacy, rapportage verplichtingen naar WMF, relatie chapter - wikipedia community. Op de punten WIR en relatie bestuur - staf willen we een actieve bijdrage leveren.
Ad brengt de punten in bij het in bij het organiserend comité. (Aktie Ad)

Competentieprofielen bestuursleden

Plan van aanpak competentieprofielen bestuursleden NB. Agendapunt wordt behandeld in afwezigheid van de directeur

Frans licht het plan van aanpak toe. Hijmen Vos interviewt de bestuursleden de komende 14 dagen. Eind januari is het stuk inclusief de functieomschrijvingen in concept gereed. We kunnen dit bespreken tijdens de bestuursvergadering van 7 februari. Daarna volgt een tweede ronde, waarin meer de nadruk wordt gelegd op competentieprofielen. Het resultaat kan worden gebruikt voor werving van nieuwe bestuursleden of voor besluiten over de portefeuilleverdeling te nemen tijdens het bestuursweekend van 5 en 6 april. Frans onderhoudt het contact met Hijmen Vos. (Aktie Frans)

Rondvraag

Ad vraagt aan Sandra of het goed gaat op kantoor. Sandra: ja het loopt. Maar we zijn nog wel steeds bezig met organisatorische zaken (bijvoorbeeld het invoeren van tijdschrijven) terwijl de productie ook op volle toeren draait. De contacten met Wikipedia gemeenschap worden intensiever en verlopen positief.

Ad: komen er weer intekenlijsten voor de projecten voor de Nieuwjaarsbijeenkomst? Antwoord ja, Sindy maakt de lijsten.

Jan Anton kan 6 feb niet aanwezig zijn. Voorstel om de vergadering te verplaatsen naar vrjdag 7 februari 19:30 uur en er een skype vergadering van te maken. Iedereen noteert de nieuwe datum. Frans informeert Sandra. De skype vergadering van 13 maart a.s. wordt omgezet naar een vergadering in Utrecht. (Aktie Frans)

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 21.35 uur.

Aktiepunten bestuursvergadering 9 januari 2014

Aktiepunt 20130824-6: Contact opnemen met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. 7 nov.: staat op agenda van de werkgroep GLAM. Beslissing gevallen dat GLAM WIKI 2014 in Mexico zal zijn. 9 jan.:Sebastiaan zal hier in ieder geval aan deelnemen. Sandra

Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. 7 nov.: staat nog open. 9 jan.: in uitvoering, zie: https://nl.wikimedia.org/wiki/Handleiding_projecten. Sandra

Aktiepunt 20131010-3: Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten. 9 jan.: oorspronkelijke datum van 1 februari kan niet doorgaan omdat we prioriteit geven aan het Educatieproject. Opnieuw een datum plannen. Sandra

Aktiepunt 20131010-5: Uitslag FDC grant aanvraag met de leden communiceren. 9 jan.: Ziko maakt vermelding van de toekenning van de grant in zijn bericht aan de leden. Zie; Verslagje over de stand van zaken 13-01-2014 Ziko

Aktiepunt 20131010-7: Voorstel voor de vorming van een auditcommissie indienen voor de bestuursvergadering van 9 januari 2014. Ad: concept tekst aan Paul gemaild op 6 november 2013. 9 jan.: wordt nog aan gewerkt. Paul, Ad

Aktiepunt 20131010-10: Sandra maakt op verzoek van Ad een overzichtje van de mappen die gedeeld kunnen worden met bestuursleden en/of vrijwilligers. 9 jan.: is enigszins vertraagd door nieuwe rechtenstructuur Google drive. Wordt aan gewerkt. Sandra

Aktiepunt 20131010-12: Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. 9 jan.: staat nog open. Sandra

Aktiepunt 20131107-1: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging. Paul neemt contact op met Marianne Korpershoek over de precieze formulering en zoekt in overleg met Sandra een notaris in Utrecht. 9 jan.: staat nog open. Paul

Aktiepunt 20131107-3: Bijeenkomst organiseren en voorstel formuleren over de structuur van de relatie tussen WMNL, instelling en WiR. 9 jan.: interne bespreking inmiddels gehouden. Er wordt nu een datum gepland voor overleg met de instellingen. Sandra

Aktiepunt 20131107-4: Contact opnemen met Tweede Kamerlid van SP. 9 jan.: staat nog open. Sandra

Aktiepunt 20131107-6: Voorstellen doen over de samenhang, structuur en functie van de website, verenigingswiki en bestuurswiki.9 jan.: staat nog open. Ziko, Frans

Aktiepunt 20131107-7: Wikizaterdag regelen om over functie en resultaten van editathons te praten. 9 jan: opnieuw plannen. Sandra, Ziko

Aktiepunt 20140109-1: Contact opnemen met Bas de Lange dat de Open Education day voor ons te vroeg komt en dat we dit jaar nog geen spreker kunnen leveren. Jan Anton

Aktiepunt 201401-09-2: Ziko vraagt aan de kandidaat bestuursleden korte tekstjes die meegestuurd kunnen worden met de officiele stukken voor de ALV van 29 maart. Ziko

Aktiepunt 20140109-3: Voorstel om bestuurstermijn te verlengen naar 2 jaar. Ziko schrijft een tekstje voor de ALV. Ziko

Aktiepunt 20140109-4: Tekst vrijwilligersbeleid op de verenigingswiki plaatsen. Zie Vrijwilligersbeleid Frans

Aktiepunt 20140109-5: Opzet voor gedragsregels maken en naar andere bestuursleden sturen. Ziko

Aktiepunt 20140109-6: Uitzoeken of we een buitenland dekking kunnen toevoegen aan de huidige verzekeringen. Sandra

Aktiepunt 20140109-7: Beantwoording vragen van WMF over Q3 Report. Zie:[Progress Report Q3] Sandra

Aktiepunt 20140109-8: Werven tijdelijk medewerker Educatieproject. Werven WiR op kantoor (Q2). Werving administratief medewerker per 1 mei. Sandra

Aktiepunt 20140109-9: Paul bereidt een nieuw procuratieschema voor ter bespreking tijdens de bestuursvergadering van 7 februari. Daarna afspraken maken met ING Bank en ABN Amro om e.e.a. te effectueren. Paul

Aktiepunt 20140109-10: Wikikids uitnodigen voor de bespreking over het educatieprogramma op wikizaterdag 1 februari. Jan Anton / Ad

Aktiepunt 20140109-11: Wikimedia Conference Berlijn 11 -12 -13 april. Ad brengt bij het organiserend comité de onderwerpen onder de aandacht waarvoor WMNL belangstelling heeft. Zie: [Programme Review] Ad

Aktiepunt 20140109-12: Frans onderhoudt contact met Hijmen Vos over de voortgang van de competentie profielen bestuursleden. Frans

Aktiepunt 20140109-13: Bestuursvergadering verplaatsen van 6 februari naar 7 februari (skype) en skype vergadering 13 maart veranderingen in vergadering in Utrecht. Zie Vergaderschema_2014 Frans