Notulen20131010

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 10 oktober 2013, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht.

Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Ad Huikeshoven, Hans Muller, Anke Pereboom (tot 19:40), Sandra Rientjes

Opening

Ziko opent de vergadering om 19:30 uur.
Anke vertelt dat zij niet door wil gaan als bestuurslid. Kost te veel tijd. Ze wil wel lid blijven maar ze kan het bestuurslidmaatschap niet langer combineren met haar studie en stage. Frans doet melding bij de KvK.

Notulen bestuursvergadering 5 september 2013

Notulen worden vastgesteld en kunnen worden geplaatst op de verenigingswiki.

Aktiepunten Bestuursvergadering 5 september 2013

Aktiepunt 20130824-12 Afgehandeld. Frans heeft evaluatie ALV opgesteld.

Aktiepunt 20130825-13 Afgehandeld. Uitnodiging ALV verzonden door Ziko.

Aktiepunt 20130905-2 Afgehandeld. Uitnodiging is opgenomen in Nieuwsbrief september.

Aktiepunt 20130905-6 Afgehandeld. Punten opgenomen in FDC aanvraag.

Aktiepunt 20130905-7 Afgehandeld. Informatie opgenomen in begroting 2014.

Aktiepunt 20130905-9 Afgehandeld. Samenvattende begroting opgenomen in stukken voor ALV.

Aktiepunt 20130905-10 Afgehandeld. Informatie opgenomen in begroting 2014.

Aktiepunt 20130905-11 Afgehandeld. FDC aanvraag ingediend op 30 september 2013.

Aktiepunt 20130905-12 Afgehandeld. Agenda ALV aangepast.

Aktiepunt 20130905-14 Powerpoint voor ALV gemaakt door Jan Anton.

Voor openstaande aktiepunten zie onderaan.

Organisatie

Evaluatie verloop ALV 21 september 2013 (Aktiepunt 20130824-12)

Frans heeft een aantal aanbevelingen geformuleerd en de aktiepunten op een rij gezet. De aanbevelingen worden punt voor punt doorgenomen. Tussen haakjes is de discussie vermeld.

1. Tijdpad jaarplan vastleggen in jaarkalender. (Akkoord).

2. Discussie over prioriteiten voeren voordat het concept jaarplan geschreven wordt. (Akkoord).

3. Ledenraadpleging voortzetten. Maar 4 bijeenkomsten lijkt teveel. Voorstel om 2 bijeenkomsten te plannen in 2014. In juni een brainstorm sessie / discussie over prioriteiten. Eind augustus een vraag- en antwoordsessie over het concept jaarplan. (Akkoord. Toevoeging: als daar behoefte aan is een ‘tussenbijeenkomst’ plannen).

4. Streven naar hogere opkomst. (Meenemen met organisatie van ALV voorjaar 2014).

5. Externe spreker uitnodigen of vergadering op interessante lokatie om de ALV aantrekkelijker te maken. Jan Anton maant tot voorzichtigheid. Misschien karakter pas veranderen bij de volgende najaars ALV? Goede voorbereiding vereist. Hans: Misschien kunnen we de eerste Wikipedian in residence iets laten vertellen? Ziko: Goed, in het algemeen moeten we wel ook op de kosten letten. Idee Ad: leden/vrijwilligers laten meewerken met voorbereiding ALV).

Afgesproken wordt dat Frans met een paar mensen de voorjaars ALV van 29 maart 2014 gaat voorbereiden. (aktie Frans)

Aktiepunten naar aanleiding van de ALV

- Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten. (Aktie Sandra)

- Resultaten 2012 naast het Jaarplan 2012 leggen. (Sandra neemt contact op met Erik Zachte)

- Uitslag FDC-aanvraag met leden communiceren. (Aktie Paul)

- Werving penningmeester starten. (Opnemen op aktielijst bestuur).

- Kascommissie revitaliseren? Of audit commissie instellen? Discussie: Jan Anton: alleen doen als ALV wil dat er een kascommisie komt. Hans: hoort tot standaarduitrusting, maakt vereniging hechter. Ziko stelt voor om te werven en te kijken of er reactie komt. Ad: geen kascommissie meer instellen maar een auditcommissie. Dit kan een subcommissie van 2 of 3 leden van het bestuur zijn, eventueel aangevuld met een vrijwilliger. Afgesproken wordt dat Paul hiervoor een voorstel indient, ter bespreking tijdens de bestuursvergadering van 9 januari 2014. (Aktie Paul, Ad)

- Aandacht voor Wiktionary, punt ingebracht door Henk Heikens. Sandra vraagt of Henk een stukje voor de nieuwsbrief wil schrijven. (Aktie Sandra)

Enkele punten uit het concept van de Commissie hervormingen WMNL 2013 (Aktiepunt 20130824-7)

Ziko licht zijn voorstel toe. Voornaamste punt is de verlenging van de bestuurstermijn van 1 jaar naar 2 jaar. Twee voornaamste redenen: het kost tijd om mensen in te werken. Continuïteit in het bestuur.

Frans vindt het voorstel niet duidelijk. In de statuten wordt gemeld dat benoemingen worden gedaan met een maximale termijn van 3 jaar en dat is lastig te combineren met een zittingstermijn van 2 jaar. Frans wordt gecorrigeerd. De termijn van 3 jaar betreft niet de maximum aantal jaren dat iemand bestuurslid mag zijn, maar is de maximale duur van een termijn.

Tweede punt dat Ziko inbrengt is dat tussentijds toegetreden leden hoeven niet te worden herkozen na een half jaar.

Ziko vermeld ook twee andere mogelijke wijzigingen. Het betreft een beperking van de ambtsperiode van een bestuurslid en de benoeming van enkele bestuursleden door het bestuur zelf. Voor die voorstellen is een statutenwijziging nodig en hij stelt voor om een discussie van deze punten tot nader orde uit te stellen.

Ziko zet nog een keer opnieuw op papier welke wijzigingen nu precies door hem worden voorgesteld. (Aktie Ziko)

Voortgangsbericht over de ontwikkeling van de nieuwe website en CiviCRM

Toelichting Sandra: de ontwikkeling van zowel website als crm loopt volgens plan. De webbouwer heeft een ontwerp van de website gepresenteerd aan de werkgroep met daarin Ziko, Frans, Hans en Anke, en dit ontwerp is met enige aanpassingen goedgekeurd. Inmiddels is de tekst voor de website ontwikkeld. Deze week kunnen we de tekst gaan invoeren. Het is nog steeds haalbaar om de nieuwe site tijdens de WCN te presenteren. Het CRM-systeem wordt per module opgeleverd. De eerste module die wordt opgeleverd is de ledenadministratie (week 43). Denise besteedt in deze fase 1,5 dag per week aan het crm, deels ook op het kantoor van de bouwers. Financieel is alles binnen offerte. Ad bedankt Sandra voor de update.

OTRS. Hoe gaan we met OTRS om? (Ad)

Toelichting Sandra: het kantoor controleert elke dag de ingekomen berichten in OTRS en handelt deze af. Bij de recente update van OTRS kwamen er tientallen oude berichten naar voren, sommige meer dan 2 jaar oud. Deels zijn deze nu weggewerkt. Er resteren nog een aantal berichten van verschillende owners, meest bestuursleden. OTRS is een lastig systeem als er je er niet regelmatig mee werkt. Een (opfris)cursus is mogelijk nuttig. Ad: Dank voor de toelichting.

Afspraak: Sandra plant een WikiZaterdag met een opfriscursus OTRS. (Aktie Sandra)

Hoe regelen we achtervang? Hoe kunnen collega vrijwilligers de stand van zaken zien als iemand met vakantie of ziek is? (Ad)

Vraag van Ziko en Paul: Zijn er concrete knelpunten? Jan Anton: overdracht is plicht van degene die met vakantie gaat. Paul, het zijn vrijwilligers, dus het gaat om meer dan met vakantie gaan. Suggestie van Paul om overdracht met behulp van OTRS te regelen. Suggestie Sandra: het kantoor maakt gedeelde mappen aan waar iedereen die met die activiteit te maken heeft bij kan komen. De toegang tot die mappen kan worden uitgebreid naar vrijwilligers.

Ad vraagt om een overzichtje van de gedeelde mappen. (Aktie Sandra)

Community en leden

FOKA regeling opnieuw bekijken en wijzigingsvoorstel schrijven (Aktiepunt 20130905-13)

Ziko en Hans melden dat de tekst vrijwel gereed is. De ‘basisbeginselen’ zijn: Een verhoging van de vergoeding naar 500 euro en een nieuwe mogelijkheid voor een reiskosten vergoeding met een maximum van 1500 euro, mits de reis betrekking heeft op Wikimedia events.
Verder is er een arbitrage regeling opgenomen en is het proces vereenvoudigd.
Definitieve voorstel bespreken tijdens bestuursvergadering van 7 november. (Aktie Ziko, Hans)

Open huis Wikimedia Utrecht 26 oktober

Deze activiteit zit vlak voor de WCN van 2 november 2013. Voorstel om Open Huis een maand uit te stellen. (Aktie Hans)

Voortgang voorbereiding WCN 2013

Ad: Er zijn nu 31 inschrijvingen, dat is in lijn met vorig jaar. Ad doet oproep om zoveel mogelijk mensen te benaderen, ook uit persoonlijke kennissenkring. Website bevat alle informatie. Inschrijfformulier werkt. Er komen nog persberichten en andere uitingen.

Geld

Definitief voorstel verruimen betalingsmogelijkheden kantoor (Aktiepunt 20130824-10)

Paul heeft het voorstel besproken met de accountant, die is akkoord. Op 20 oktober stuurt hij het voorstel naar de andere bestuursleden. Bespreking tijdens bestuursvergadering 7 november. (Aktie Paul)

Voorstel aanpassing declaratiereglement

In verband met het verleggen van de afhandeling van declaraties naar het kantoor en in verband met de mogelijke digitalisering van de declaratie-stroom zijn een aantal kleine aanpassingen van het declaratiereglement noodzakelijk. Het betreft de verschuiving van taken van de penningmeester naar de directeur. Het indienen van een declaratie in digitale vorm. Het mede-ondertekenen van declaraties van de directeur door de voorzitter. De accountant heeft inmiddels zijn akkoord gegeven.

Sandra vraagt of stafmedewerkers ook moeten ook voldoen aan de verplichting om een verslagje op de verenigingswiki te plaatsen? Na enige discussie wordt besloten om het declaratiereglement te beperken tot vrijwilligers en bestuursleden. Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. (Aktie Sandra)

Ingediende declaraties moeten worden getoetst. In het reglement wordt gesproken over ‘redelijkheid’ en dat is een lastig toetscriterium. Sandra stelt voor om als richtlijn te hanteren: 75% van de rijksregeling reis en verblijfkosten. Jan Anton: Is er wel aanleiding om een regeling op te nemen? Iedereen begrijpt toch wat bedoeld wordt met ‘redelijkheid’. Als het een keer ‘niet redelijk’ is kunnen we op dat moment toch aktie ondernemen? Het idee om de rijksregeling in het reglement op te nemen wordt niet omarmd. Het is voldoende als de directeur de redelijkheid van een declaratie beoordeeld.

Bestuursbesluit: Het voorstel ‘Digitalisering declaratieproces’’ en het vernieuwde ‘Declaratiereglement Vereniging Wikimedia Nederland’ worden aangenomen.

Frans zal het reglement nog een keer doorlezen en waar nodig corrigeren en zorgen voor plaatsing op de verenigingssite. (Aktie Frans)

Ruw concept van derde kwartaalrapportage

De WMF/FDC verwachten dat het bestuur op enigerlei wijze de voortgang van de uitvoering van het jaarplan volgen. Ad stelt voor om de conceptrapportage plenair te bespreken. Een terugblik op derde kwartaal en vooruitblik op vierde kwartaal; met accent op lastigste onderdelen zoals de vragen wat werkte, en wat werkte niet, en wat kunnen andere chapters van ons leren.

Frans merkt op dat onze eigen kwartaalrapportages, gebaseerd op het door de ALV aangenomen jaarplan, leidend moeten zijn voor het bestuur. De FDC-rapportage is een verantwoording aan onze belangrijkste financier, en heeft dus een ander karakter.

De totstandkoming van de kwartaalrapportages is als volgt: Administratief medewerker en directeur stellen de rapportage op. Penningmeester en secretaris geven feedback en controleren. Vlak voor de deadline worden de bestuursleden geinformeerd dat de rapportage op Meta Wiki staat. Verbeteringen kunnen dan nog worden gemeld aan de directeur. De directeur brengt de laatste wijzigingen aan en dient de rapportage in door ondertekening van het document op Meta.

Jan Anton merkt op dat de kwaliteit van de FDC- rapportage hiermee volgens hem voldoende gewaarborgd is.

De discussie wordt verlegd naar onze eigen kwartaalplanning. Jan Anton: eigenlijk hoort op elke bestuursvergadering de voortgang van de projecten te worden geagendeerd. Sandra: in ieder geval ieder kwartaal en dat doen we ook aan de hand van de kwartaalplanning. Ad: ik ben toch nog verrast door sommige activiteiten, bijvoorbeeld de uitbreiding van WiR bij de speciale bibliotheken. Ziko vraagt zich af tot in welke detail het bestuur op de hoogte moet zijn van alle afzonderlijke activiteiten. Sandra verwijst naar de maandrapportage op Meta, daarop worden de belangrijkste gebeurtenissen gemeld. Ad zit vooral met de vraag: wat werkt nu en wat niet? wat draagt bij aan de missie / wat niet? Dat komt in de rapportage niet altijd even duidelijk naar voren.

Na enige discussie discussie wordt besloten om de kwartaalplanning bij te werken (4e kwartaal) en op de agenda te zetten van de bestuursvergadering van 7 november. (Aktie Sandra)

Werk

Rondvraag

Sandra: Er is een artikel geplaatst in Webwereld naar aanleiding van de uitlatingen van Sue Gardner over de landelijke verenigingen en het FDC-proces. Sandra heeft contact opgenomen met de afdeling communicatie van de WMF. Die stellen voor om contact op te nemen met de betreffende redacteur. Het advies van Sandra is om dit niet te doen. Sandra koppelt ook nog even terug naar WMF.

Sandra: In november staat een ludieke publieksactie gepland. Een idee van Sebastiaan voor een wandelende encyclopedie (sandwich-man). Ook staat er een aktie gepland om de Nederlandse donateurs van de WMF-fundraiser aktie te benaderen. Sebastiaan maakt een kort projectplan.

Ad: Er is discussie in de kroeg over een aanvraag van Ziko voor een individueel engagement grant. Ad heeft in de kroeg al gemeld dat die een persoonlijke aktie van Ziko is. Paul kan zich voorstellen dat iemand gaat suggereren dat er sprake van belangenvermenging zou zijn.

Ad: Hoe staat het met de pensioenregeling voor personeelsleden? Dit punt ligt nog bij Frans en Paul.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22:10
De volgende bestuursvergadering is op 7 november 2013 om 19:30 uur, per skype.
Ad nodigt zijn mede-bestuurleden uit voor zijn verjaardagsfeestje op zaterdag 19 oktober a.s.

Besluiten bestuursvergadering 10 oktober 2013

Bestuursbesluit 20131010-1: Het bestuur besluit om het voorstel ‘Digitalisering declaratieproces’’ en het vernieuwde ‘Declaratiereglement Vereniging Wikimedia Nederland’ aan te nemen.

Aktiepunten bestuursvergadering 10 oktober 2013

Aktiepunt 20130824-3: Vrijwilligersbeleid uitschrijven en op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. 10 okt: wordt verschoven naar 7 november. Paul

Aktiepunt 20130824-6: Contact opnemen met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. 10 okt.: staat op agenda van de werkgroep GLAM. Beslissing gevallen dat GLAM WIKI 2014 in Mexico zal zijn. Sandra

Aktiepunt 201308245-7: Ziko zal enkele punten uit het concept van de Commissie hervormingen WMNL 2013 lichten en aanbevelingen formuleren voor de bestuursvergadering van 10 oktober. 10 okt.: Ziko herschrijft zijn voorstel voor de bestuursvergadering van 7 november 2014. Ziko

Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. 10 okt.: staat nog open. Sandra

Aktiepunt 20130824-10: Definitief voorstel verruimen betalingsmogelijkheden kantoor naar bestuursleden verzenden ter bespreking tijdens bestuursvergadering 7 november 2013. Paul

Aktiepunt 20130824-11: Als CiviCRM in de lucht is de vroegere donateurs weer aanchrijven. 5 sept.: CiviCRM is geen voorwaarde. In december worden de donateurs weer aangeschreven. 10 okt.: Ad, Sandra en Denise overleggen over aktie richting donateurs. Ad: Op 16 oktober een mail naar Denise c.s. gestuurd met vragen over follow up juli donateursbrief.

Aktiepunt 20130905-1: Uitnodiging om bij te dragen of deel te nemen aan een Boards training workshop in April 2014. 10 okt.: Ziko volgt initiatief en als het concreter wordt informeert hij het bestuur Ziko

Aktiepunt 20130905-3: Uitnodiging om deel te nemen een seminar van Creative Commons Nederland op 25 september in Den Haag over het onderwerp: De toekomst van open. Vermelden in Nieuwsbrief. 10 okt. Sebastiaan is hier naartoe geweest. Ad wil graag een verslagje in het maandrapport. Sandra

Aktiepunt 20130905-4: Tekst over onze ANBI status plaatsen op de nieuwe verenigingssite. 10 okt.: Tekst gereed, planning site gereed 2 nov. Frans Op de nieuwe website ontbreekt nog fiscaal nummer - die zal voor 1/1/14 worden aangevuld. De overige informatie is aanwezig.

Aktiepunt 20130905-8: Medewerkers gaan vanaf januari 2014 uren schrijven. 10 okt.: In voorbereiding. Sandra

Aktiepunt 20130905-13: FOKA regeling opnieuw bekijken. Onderwerpen: Bedrag verhogen? Regeling laagdrempeliger maken? Scholarship opnemen? Besluitvorming toekenning wijzigen? Ziko en Hans schrijven een voorstel voor de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. 10 oktober: defintief voorstel volgt ter bespreking tijdens bestuursvergadering van 7 november. Ziko, Hans

Aktiepunt 20131010-1: Frans zal Anke Pereboom afmelden als bestuurslid bij de KvK en de verenigingswiki aanpassen. Frans

Aktiepunt 20131010-2: Frans gaat met enkele vrijwilligers de ALV van 29 maart 2014 voorbereiden. Frans

Aktiepunt 20131010-3: Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten. Sandra

Aktiepunt 20131010-4: Resultaten 2012 naast het Jaarplan 2012 leggen. Sandra neemt contact op met Erik Zachte. Sandra

Aktiepunt 20131010-5: Uitslag FDC aanvraag met leden communiceren. Paul

Aktiepunt 20131010-6: Werving nieuwe penningmeester starten.

Aktiepunt 20131010-7: Voorstel voor de vorming van een auditcommissie indienen voor de bestuursvergadering van 9 januari 2014. Paul, Ad concept tekst aan Paul gemaild op 6 november 2013

Aktiepunt 20131010-8: Aandacht voor Wikidictionary, punt ingebracht door Henk Heikens. Sandra vraagt of Henk een stukje voor de nieuwsbrief wil schrijven. Sandra

Aktiepunt 20131010-9: Sandra plant een wikizaterdag met en opfriscursus OTRS.Sandra

Aktiepunt 20131010-10: Sandra maakt op verzoek van Ad een overzichtje van de mappen die gedeeld kunnen worden met bestuursleden en/of vrijwilligers. Sandra

Aktiepunt 20131010-11: Open Huis 26 oktober 2013 organiseren in Utrecht. Datum een maand opschuiven in verband met WCN. Hans

Aktiepunt 20131010-12: Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. Sandra

Aktiepunt 20131010-13: Frans zal het vernieuwde Declaratiereglement VWN nog een keer doorlezen, de wijzigingen doorvoeren en zorgen voor plaatsing op de verenigingssite. Aktie Frans

Aktiepunt 20131010-14: Kwartaalplanning bijwerken (4e kwartaal) en op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering van 7 november. Sandra