Notulen20130921
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de Algemene ledenvergadering van 29 maart 2014.
Notulen 18e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland, 21 september 2013, De Poort van Kleef, Utrecht
Aanwezige leden: Paul Becherer (penningmeester), Ronn Boef, Jan Anton Brouwer (bestuurslid), Sebastiaan ter Burg, Jane Darnell, Ziko van Dijk (voorzitter), André Engels, Lodewijk, Frans Grijzenhout (secretaris), Henk Heikens (vanaf 14:30), Ad Huikeshoven (bestuurslid), Siebrand Mazeland, Hans Muller (bestuurslid), Timo Tijhof, Erik Zachte (vanaf 14:20).
Aanwezige niet-leden, geen stemrecht: Karlijn Mazeland, Sindy Meijer (staf), Sandra Rientjes (directeur).
Afwezig en ander lid gemachtigd: Hay Kranen (Lodewijk), Cyriel Brusse (Lodewijk), Sandra Fauconnier (Sebastiaan ter B), Maarten Dammers (Siebrand M)
Afwezig met kennisgeving: Jan Kallöffel, Franklin D. Lafour, Anke Pereboom, Edo de Roo
Opening
Ziko opent de vergadering om 14:05
Goedkeuren notulen ALV 23 maart 2013
- Vraag Jane Darnell naar aanleiding van de notulen. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de gendergap op NL Wikipedia. Is er een bestuursportefeuille voor gendergap en zo ja, door wie wordt die vervuld? Antwoord: Er wordt invulling aan dit onderwerp gegeven o.a. door het organiseren van mode-editathons. Hans Muller is portefeuillehouder.
De notulen worden goedgekeurd.
Décharge bestuur over 2012
Paul licht toe dat het jaarverslag 2012, inclusief jaarrekening, weliswaar is goedgekeurd tijdens de vorige ALV, maar dat het bestuur niet een officiële décharge over 2012 heeft gekregen van de ALV.
De ALV besluit alsnog décharge over 2012 te verlenen aan het bestuur.
Jaarplan 2014 en Begroting 2014 + bijlage groslijst
Jan Anton Brouwer geeft een toelichting op het jaarplan 2014.
- Vraag Siebrand Mazeland over fondsenwerving. Waarom is het bedrag extern te werven fondsen voor 2014 lager dan in de begroting 2013? Antwoord: Het is dit jaar gebleken dat het lastig werven is voor een vrijwilligersorganisatie. Het is moeilijk om harde deliverables te bieden. Daarnaast is het een bewuste keuze om niet meer personeel inhuren in dit stadium.
- Vraag Lodewijk over fondsenwerving: Wat is de financiële stand van zaken op dit moment? Antwoord: we hebben tot nu toe 30k ontvangen, waarvan 20k ontvangen van andere chapters (dus niet echt extern) ten behoeve van de internationale hackaton.
- Vraag Siebrand Mazeland: Zijn donaties aan WMNL opgenomen in het budget? Antwoord: Ja.
- Jane Darnell vraagt naar meetbaarheid van resultaten. Antwoord: het ontbreken van basisgegevens maakt het moeilijk om concrete inschattingen te maken. Siebrand doet de suggestie om guestimates te maken, op basis van beste inzichten. Wat is onze definitie van succes? Het moet toch mogelijk zijn om resultaten meer te kwantificeren. Sandra geeft aan dat dit voor de FDC aanvraag ook vereist is, en dat feedback van leden door haar op prijs wordt gesteld. Lodewijk stelt voor om met een groepje bij elkaar te gaan zitten, bijvoorbeeld op een wikizaterdag.
- Erik Zachte vraagt of de targets van vorig jaar nog naast de resultaten worden gelegd (zie https://nl.wikimedia.org/wiki/Programma_en_begroting_2012/nl). Antwoord Sandra: Ja, gaat nog gebeuren.
Conclusie discussie: goede suggesties. Sandra organiseert een middag (wikizaterdag) of een andere manier van consultatie over dit onderwerp.
Begroting 2014
Paul licht de concept begroting toe.
- Siebrand Mazeland stelt een vraag over de transparantie van het salaris van de directie. Antwoord: is vermeld in Jaarverslag 2012, conform richtlijnen CBF.
- Lodewijk complimenteert de penningmeester met de gedetailleerdheid van de begroting en stelt enkele vragen.
- Vraag van Lodewijk: Wat is de hoogte van de reserve? Antwoord Paul: we zitten nu iets boven de norm van de WMF (zes maanden). Aan het eind van het jaar waarschijnlijk weer conform de norm.
- Lodewijk vraagt naar de rol van het externe adviesbureau bij de grote publiekscampagne. . Antwoord Sandra: een grote publiekscampagne is professioneel werk en het is de eerste keer dat wij zoiets organiseren. Wij bepalen uiteraard de doelstelling maar een extern bureau kan adviseren hoe we die doelstelling het beste kunnen bereiken..
- Erik Zachte: Wat is nu de precieze doelstelling van de campagne? Ik zie nu veel nevendoelen. Antwoord Sandra: centrale focus van de campagne is Wikipedia.
- Lodewijk stelt een vraag over de diversificatie van de middelen. Er is in het verleden een uitspraak gedaan dat we meer dan 50% van onze middelen buiten de WMF om willen halen. Wat voor initiatieven onderneemt het bestuur?
Antwoord Sandra: Dat doel staat nog, maar binnenhalen externe fondsen gaat niet vanzelf. Zoals eerder vermeld zitten we dit jaar op 30k, waarvan eigenlijk maar 10k echt extern. We moeten dit echt uitbreiden en daar heb ik ook vertrouwen in. Antwoord Ad: WMDE haalt 50% van hun budget op via donateurs. Wij gaan dit ook doen en ik heb hier dus hoge verwachtingen van, maar het kan wel 5 jaar duren voor we op het niveau van WMDE zitten.
- Siebrand suggereert om een vermelding te plaatsen bij Wikiportret.
- Lodewijk dringt aan om, zo snel als dat weer mogelijk is, de fundraiser weer in eigen beheer te nemen. Als dat mogelijk is vanaf 2016, dan moeten we intern bij WMNL al in 2014 met de voorbereidingen starten. Antwoord Ad: het is niet opportuun om hier nu over te beginnen, de doelstelling 50% zelf verworven middelen staat nog steeds overeind maar voor de fundraiser zullen we eerst de discussie met WMF moeten voeren..
Vaststellen ledencontributie
Het voorstel van het bestuur is om de contributie gelijk te houden aan 2013, namelijk €24. De minimale contributie van €12 blijft gehandhaafd. De ALV gaat akkoord.
Vaststellen Jaarplan en Begroting 2014
- Siebrand merkt op de de begroting alleen kan worden goedgekeurd onder voorbehoud van financiering, met name de FDC grant. Antwoord Paul: We volgen dezelfde route als vorig jaar. Eerst spreekt de ALV zich uit. Daarna dienen we de FDC aanvraag in. Indien nodig worden aanpassingen in de begroting 2014 gemeld tijdens de volgende ALV.
- Lodewijk: De informatie van het FDC is toch al eerder beschikbaar, waarom wachten op de ALV?. Antwoord: zodra de toezegging van het FDC ontvangen is zal het bestuur dat aan de leden kenbaar maken. Dit is echter op zijn vroegst half december.
Er wordt gestemd over het Jaarplan 2014 en de begroting. Uitslag stemming: voor: 19, tegen: 0, onthouding: 0. Het Jaarplan 2014 en de begroting worden met algemene stemmen aangenomen.
Stand van zaken commissie hervormingen WMNL
Ziko licht dit punt toe. Er is weinig input van de leden ontvangen. Dat lag misschien ook aan tijdspad. De commissie is inmiddels opgeheven. Het bestuur wil graag meer input voordat er een voorstel aan de leden wordt voorgelegd.
- Henk Heikens vraagt naar de formele reikwijdte van de commissie, betrof het ook onderwerpen die tot wijziging van de statuten leiden? Antwoord Ziko: Er lagen onderwerpen die de statuten en het huishoudelijk reglement betroffen. Wijzigingen van statuten lopen in ieder geval via de ALV. Bijdragen kunnen worden geplaatst op de verenigingswiki.
Rondvraag
- Jane Darnell: wil het bestuur nadenken over een verzekering ter dekking van eventuele proceskosten van wikipedianen i.v.m. overtredingen van het Amerikaans auteursrecht. Antwoord Ad: Vraag de werkgroep auteursrecht om advies hoe hier mee om te gaan. Lodewijk: het probleem zit meer binnen Wikimedia Commons. Timo Tijhoff: het risico op een proces is zeer gering. Bij twijfel kan er altijd advies worden ingewonnen bij WMF legal.
- Ad Huiskeshoven: Tijdens de volgende ALV zijn er weer bestuursverkiezingen. Het bestuur zoekt iemand met financiële expertise om de rol van penningmeester over te nemen van Paul. Deze taak wordt minder zwaar omdat kantoor meer ondersteuning geeft. Wikimedia ervaring is gewenst - financiële kennis is vereist.
- Ad Huikeshoven meldt dat de WCN van 2 november vorm begint te krijgen. Zegt het voort!. Inschrijving kan vanaf 1 oktober.
- Lodewijk: Een kascommissie is juridisch niet meer verplicht. Maar misschien toch handhaven ter ondersteuning en advisering van de penningmeester? Antwoord Ad: dit punt is besproken in de Commissie hervormingen WMNL. Er is nog geen besluit genomen. Antwoord Paul: een voormalig lid van de kascommissie vond het ook niet meer echt relevant. Instellen van de audit committee kan wel goed zijn. Lodewijk vraagt aan Paul of het nuttige ondersteuning is voor de penningmeester of alleen extra tijdsbeslag. Antwoord Paul: het kost natuurlijk tijd, maar het heeft denk ik wel meerwaarde boven alleen een accountantsverklaring. Henk merkt op dat er leden gevonden moeten worden die dit echt op zich willen nemen, het is complexe zaak.
- Henk Heikens komt nog eens terug op de geringe respons bij de Commissie hervorming. Het kan zijn dat mensen gewoon vergeten te reageren. Leg concrete voorstellen voor aan de leden - dan wordt de respons vanzelf duidelijk.
- Henk Heikens: WIkiwoordenboek heeft mijn belangstelling. Hoeveel aandacht is er binnen WM voor andere projecten dan WP? Er volgt discussie. Paul: de bulk van de aandacht gaat uit naar WP. Het bestuur is niet altijd gespitst op andere projecten. Ziko: het is soms ook lastig om contact te leggen met actieve vrijwilligers bij andere projecten. Erik: Op wikistats zijn gegevens te vinden over alle projecten, ook over het verkeer op de sites. Paul: WMNL is vooral actief op WM Commons. Komend jaar meer aandacht voor WP. Er zijn wel mogelijkheden via de FOKA regeling. Lodewijk: WIKIDATA gaat belangrijker worden. WikiSource in gedachten houden bij samenwerking met archieven, etc. Henk: in taalkundige kringen wordt Wikiwoordenboek niet zo vaak genoemd. Meer bekendheid zou mooi zijn. Hans Muller merkt op dat WMNL op dit moment wel een bijdrage levert aan Wikiwoordenboek door de integratie van de lijst van Jiddisje en Hebreeuwse woorden.
Sluiting
Ziko sluit de vergadering om 16:20 uur
Documenten
Besluiten ALV 21 september 2013
Besluit 20130921-1: De ALV verleent décharge aan het bestuur over 2012.
Besluit 20130921-2: De ALV verleent goedkeuring aan het Jaarplan 2014 en de Begroting 2014.
Besluit 20130921-3: De ALV stelt de contributie voor 2014 vast op €24. De mininum contributie blijft €12.