Notulen20130824/25
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering 24/25 augustus 2013 in Kontakt der Kontinenten, Soesterberg.
Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer (op za. tot 17:15), Ziko van Dijk (alleen zondag), Frans Grijzenhout, Ad Huikeshoven, Hans Muller, Anke Pereboom (op zo. tot 16.00), Sandra Rientjes,
Opening zaterdag 24 augustus
Frans opent de vergadering om 9:45.
Notulen 25 juli 2013
- Afsprakenlijst 20130725-5 GLAMwiki toolset. Asaf Bartov heeft aangegeven dat in 2014 GLAMwiki een aparte grant aanvraag kan indienen. Sandra neemt contact op met de Nederlandse leden van de stuurgroep Europeana GLAMwiki toolset (Maarten Dammers) om de uitkomsten van het overleg in Hong Kong door te nemen. [Sandra]
- Afsprakenlijst 20130725-7 WLM-i: Vlak na de bestuursvergadering is de toekenning van de grant aanvraag ontvangen en getekend. Aktiepunt is hierdoor vervallen.
De notulen van de bestuursvergadering van 25 juli 213 worden goedgekeurd. Frans zal de pagina beveiligen en op de verenigingswiki plaatsen.
Q3-Q4 planning
De Q3-Q4 planning wordt regel voor regel doorgenomen. De planning is op verschillende punten aangepast. De kwartaalplanning is een instrument voor bestuur en kantoor.
- Via de mail hebben we een verzoek ontvangen van de Werkgroep Translation Without Borders. Zij hebben een groot aantal medische artikelen vertaald en zoeken Wikipedianen die de artikelen op een correctie manier in de Nederlandstalige Wikipedia willen plaatsen. Paul plaatst een oproep in het Medisch café (Wikipedia). Mogelijkheid voor een WikiZaterdag aanbieden. [Paul]
- Ad stelt voor om het vrijwilligersbeleid te formaliseren en te communiceren, ook al is het beleid nog beperkt en niet compleet uitgekristalliseerd. Het voorstel is om de bestaande twee voorzieningen (vrijwilligersverzekering en declaratiereglement) uit te schrijven op een half A4. In de bestuursvergadering van 10 oktober vaststellen en daarna publiceren op de verenigingswiki. [Paul]
Jaarplan en begroting 2014 blok 1: uitgangspunten / keuzes
De uitgangspunten en prioriteiten worden besproken. Sandra gaat enkele formuleringen aanpassen.
Afgesproken om tijdens de bestuursvergadering van 5 september nog een keer kritisch te kijken vanuit het perspectief van de verschillende stakeholders (FDC, ALV). [Ad]
Jan Anton wil de structuur van het jaarplan omzetten. Hij wil de prioriteiten 2014 leidend maken voor de indeling van het jaarplan. Sandra stelt voor om een kruistabel te maken. Afgesproken om nu eerst het huidige voorstel inhoudelijk te bespreken en compacter te maken en daarna een besluit te nemen over de structuur.
Jaarplan en begroting 2014 blok 2: activiteiten
De activiteiten worden regel voor regel doorgenomen. Er wordt veel gewijzigd, scherper geformuleerd en veel ‘vanzelfsprekende’ activiteiten worden geschrapt.
Een van de activiteiten is de organisatie van de Internationale hackaton 2014.
● Bestuursbesluit: Gegeven de voorgeschiedenis besluiten we het voornemen van WMCH (Zwitserland) om de International hackaton 2014 te organiseren te respecteren en te ondersteunen.
Sandra onderhoudt het contact met WMCH. Ad neemt persoonlijk contact op met Maarten Dammers om dit mee te delen. [Ad] We nemen contact op met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. [Sandra].
Om 18:10 sluit Frans de vergadering.
Vervolg zondag 25 augustus 2013
Ziko opent de vergadering om 9:15
Sandra vat samen wat we gisteren hebben besproken. Er staan nog twee punten open. De indeling van het Jaarplan 2014 moet nog definitief worden vastgesteld. Ofwel indelen naar prioriteiten ofwel naar key initiatives. De plek van de groslijst moet nog worden vastgesteld. (Zie agendapunt 10).
Governance
Governance blok 1: van uitvoerend bestuur (executie) naar besturen op afstand (governance)
Frans: Hoe ver zijn we met de professionalisering. Kunnen we concrete doelstellingen voor 2014 formuleren?
Jan Anton: Veel activiteiten kunnen door vrijwilligers worden vervuld. Als het gaat om mensen en middelen wil je als bestuurder het laatste woord hebben. Strikte controle op alle activiteiten is niet nodig. Je wilt idee hebben wat er allemaal speelt en alleen op cruciale momenten in kunnen grijpen. Een bestuurslid heeft ook initiërende rol, vooral bij nieuwe activiteiten.
Sandra: Het kantoor gaat over de logistiek en beheert het budget. Voor de inhoudelijke kant zijn er altijd vrijwilligers nodig en dat kunnen natuurlijk ook bestuursleden zijn. Sandra stelt zich voor dat we voor grote projecten gaan werken met formele projectplannen waarin de verschillende rollen benoemd worden.
Jan Anton: De rol van het bestuur als geheel is kaders zetten voor de activiteiten in de vorm van een jaarplan en begroting.
Ziko: Als een bestuurslid in zijn rol als bestuurslid deelneemt aan een activiteit of werkgroep dan is dat bijvoorbeeld vanwege: meer inzicht, democratische legitimiteit, snelle draad naar bestuur voor een beslissing, netwerk.
Ziko: De rol van de voorzitter is veranderd. Minder ‘interne’ management activiteiten, minder aanspreken van bestuursleden vanwege het nalaten van concrete handelingen. Hierdoor kan de voorzitter meer tijd besteden aan statutaire taken en het representeren van de vereniging.
Ad haakt aan op wat Ziko zegt. Ziko zegt dat als hij wordt aangesproken om als boegbeeld de vereniging naar buiten te representeren hij niet altijd goed op de hoogte is. Ad merkt op data Frans wekelijks met Sandra contact heeft en op die manier van de hoed en de rand van diverse zaken op de hoogte is. Het Compass report benoemt bijvoorbeeld ook de wenselijkheid van wekelijks contact chairman en executive director. Dat is anders dan zoals het bij WMNL nu loopt. Ziko en de andere aanwezigen gaan hier niet op in. Ad gaat in de pantry een verse koffie halen.
Er worden geen concrete doelstellingen geformuleerd. Er is wel consensus over enkele uitgangspunten.
- Uitvoeren = kantoor.
- Vrijwilligers kunnen zich daardoor vooral richten op de inhoudelijke kant van een project of activiteit.
- Het bestuur zet kaders in de vorm van jaarplan en begroting.
- Een individueel bestuurslid komt in beeld als dat een statutaire taak is of als er een bestuurslid nodig is die meerwaarde levert in de vorm zoals Ziko hierboven heeft samengevat.
Governance blok 2: voorstellen van de Commissie hervormingen WMNL 2013
Ziko: De ingestelde commissie heeft nog geen voorstel geformuleerd. Er is weinig input van de leden ontvangen en de commissie functioneert niet goed.
Jan Anton: Ik heb de indruk dat er eigenlijk geen dringende noodzaak voor wijzigingen is.
Ad, Jan Anton: laat de commissie vergaderen en met aanbevelingen komen.
Ziko: Het was wel de bedoeling dat er aanbevelingen komen. En het voornemen om het af te handelen voor de ALV voorjaar 2014. Ik stel voor dat een ander bestuurslid de commissie opnieuw formeert.
Jan Anton: Nee, laat de huidige commissie maar met voorstellen komen.
Frans: Is er belangstelling voor een raadpleging van de leden, bijv. op een WikiZaterdag? Zo niet dan kunnen we de commissie beter opheffen, Ad: Hef commissie op, maar til het punt van donateurs eruit en kom op dat punt met een aanbeveling.
● Bestuursbesluit: Het bestuur besluit om de Commissie hervormingen WMNL 2013 op te heffen wegens gebrek aan urgentie.
Ziko gaat enkele punten uit het huidige concept halen, formuleert aanbevelingen en brengt die in voor de bestuursvergadering van 10 oktober. [Ziko]
Governance blok 3: discussie over public relations & communicatie
Sandra: We zijn inmiddels zover dat we redelijk doelgericht kunnen werken. Belangrijk is dat we onszelf steeds afvragen: wat willen we bereiken (doelstelling) en voor welke doelgroep (zoveel mogelijk specificeren). Sandra wil public relations een vaste plek geven bij de voorbereiding van een activiteit (projectplanning).
Frans: Hoe krijg je structuur in de pr van kleine activiteiten? Wat moet een vrijwilliger doen zodat hij het goed doet. Niets doen is niet oké, te laat contact opnemen met kantoor is niet goed, etc. Wat wel?
Sandra: Het begint bij consequent informeren van het kantoor. Frans: Niet alleen informeren, ook overleggen.
Jan Anton: Kan er een checklist komen voor de mogelijke public relations voor én na de activiteit?
Jan Anton: Kunnen we de Q3-Q4 planning doornemen. en op basis daarvan besluiten wat we aan begeleidende pr-activiteiten willen? Op die manier ontstaat er naast de brengplicht voor vrijwilligers ook een haalplicht voor de communicatiemedewerkers.
Ad: Zie ook de rolverdeling kantoor / bestuur / vrijwilliger in het document Taken en bevoegdheden.
Anke vertelt nog iets over de voortgang van de nieuwe website. Structuur is goed. Voorbeeldpagina’s zien er aantrekkelijk uit.
WMNL en Wikimania 2014
Ziko oppert het idee in om voor een aantal deelnemers aan Wikimania een na-conferentie over GLAM te organiseren in Rotterdam.
Ad twijfelt aan de haalbaarheid. Hebben de Wikimania-deelnemers (er worden er 2000 verwacht) hier wel belangstelling en tijd voor? Hoeveel mensen verwacht je? Ziko: Zeker 100, 200 of meer deelnemers zouden interesse hebben. Misschien moeten we zelfs een stellen. Jan Anton en Frans twijfelen ook aan de praktische haalbaarheid.
Gisteren, tijdens de bespreking van het jaarplan, is besloten om de organisatie van de Internationale hackaton 2014 over te dragen aan WMCH en in 2015 een grote GLAM bijeenkomst te organiseren. 2014 willen we benutten om dit voor te bereiden. Ziko stemt hiermee in en trekt het voorstel voor een na-conferentie in.
Jaarplan en begroting 2014 blok 4: inkomstenramingen
Paul licht de opzet van de begroting 2014 toe. Het is een eerste raming die nog een keer moet worden doorgerekend [Sandra / Paul].
Jan Anton hoe zeker zijn we over de hoogte van het FDC bedrag? Antwoord. Redelijk zeker. We houden ons aan de richtlijn dat het aangevraagd bedrag het plafond van 120% van het voorgaande jaar niet mag overschrijden. Voor zover wij weten zijn er voldoende middelen bij de WMF beschikbaar.
Ad: Het is wel belangrijk dat we aan de format vereisten voldoen en een goede onderbouwing geven. En dat we bestendig zijn in het realiseren van de activiteiten en dat we voldoen aan de rapportage eisen.
Ziko: Gaan we, net als vorig jaar, de activiteiten weer verdelen in prioriteit A, B en C? Ad: Is wel verstandig, het bedrag van 45k overige opbrengsten is wellicht te optimistisch.
We besluiten om het voorstel van Ad te volgen: 20 k overige inkomsten eraf halen. De kosten van de Internationale hackaton (20k) laten vervallen. En om 50 k als lage prioriteit aan te wijzen en te schrappen als er onvoldoende inkomsten zijn.
De prioriteiten worden in volgorde van belang gezet. Prioriteit 5 en 6 vallen in de categorie lage prioriteit en zullen vervallen als we 50k moeten bezuinigen.
● Bestuursbesluit: We besluiten om het Jaarplan 2014 volgens de indeling naar prioriteiten aan de ALV aan te bieden. Het Jaarplan 2014 in de vorm van key initiatives wordt bevroren. Het Jaarplan met indeling naar prioriteiten wordt voorzien van een kruistabel naar de key initiatives zodat de relatie met het Strategisch plan 2013 – 2015 behouden blijft.
Betalingsbevoegdheden kantoor
Paul heeft een voorstel gemaakt om de betalingsbevoegdheden van het kantoor uit te breiden. Naast de kleine kas wil hij het kantoor een creditcard met maximumbestedingslimiet geven, een pinpas met limiet en toegang tot online bankieren, inclusief iDeal.
Het bestuur besluit dat Paul door kan gaan met de voorbereidingen.
Paul zal het voorstel bespreken met de accountant. Daarna voorstel definitief maken en inbrengen in bestuursvergadering van 10 oktober. Daar een definitief besluit nemen. [Paul]
Voorstel hoogte contributie 2014 vaststellen
Paul stelt voor om de contributie 2014 gelijk te houden aan de contributie 2013.
Bestuur is akkoord. Punt wordt toegevoegd aan de agenda van de ALV.
Jaarplan en begroting 2014 blok 5: fondsenwerving
Sandra: Op basis van ervaring met fondsenwerving in vorige functies weet ik dat het grootste deel van projectkosten bestaat uit salariskosten. Maar: vrijwilligers kosten niets. En doordat we werken met vrijwilligers kunnen we de uitkomst niet garanderen. Dat maakt het werven van fondsen lastig. Sandra blijft van mening dat Wikimedia Nederland (Wikipedia) een aantrekkelijke doel is.
Jan Anton suggereert om fondsenwerving altijd een vaste plek geven in de projectplannen.
Frans: Kunnen we de grote publiekscampagne laten sponsoren?
Ziko: Kunnen we het trainingsprogramma laten sponsoren?
Jan Anton: Denk ook aan sponsoring in natura. Bij educatie bijvoorbeeld: taakuren van docenten.
We lopen de prioriteiten langs. Meest kansrijk voor sponsoring: prioriteit 3 (nieuwe thema’s) en 6 (educatie).
Sandra wil fondsenwerving / financiering altijd een vast onderdeel maken van projectplannen. Directeur is in-the-lead als het gaat om fondsenwerving.
Ad: Binnenkort is CiviCRM in de lucht en kunnen we veel makkelijker donateurs aanschrijven. Laten we daar ook op inzetten. Opnemen op de actielijst. [Frans]
Discussie over inzet van een subsidieadviseur. Algemene opinie: het heeft weinig zin om een algemeen advies te vragen. Advies kan wel zinvol zijn voor specifieke projecten of instellingen.
Jaarplan en begroting 2014 blok 6: voorbereiding ALV 21 september 2013
Op WikiZaterdag 31 augustus is een voorbespreking van het Jaarplan met de leden gepland. Woensdag moeten de stukken gepubliceerd worden. Als de nieuwe indeling niet op woensdag klaar is publiceren we de indeling naar key initiatives.
Voorstel Agenda ALV zaterdag 21 september 2013 Poort van Kleef, Utrecht
- 14:00 Opening (Ziko 5 min)
- Vaststellen agenda (Ziko 5 min)
- Goedkeuren notulen 23 maart 2013 (Frans 10 min)
- Jaarplan 2014 en Begroting 2014 + bijlagen zoals de groslist (Jan Anton 10 min + Paul 10 min)
- Vraag en antwoord over Jaarplan en begroting (1 uur?)
- Vaststellen contributie 2014. Voorstel van het bestuur: contributie blijft gelijk aan 2013. (Paul 5 min)
- Vaststellen van het Jaarplan 2014 en de begroting 2014 (Ziko 10 min)
- Stand van zaken Commissie hervormingen WMNL 2013 (Ziko 5 min)
- Donateurs (Paul 10 min)
- Rondvraag (Ziko 10 min)
- Sluiting (Ziko 5 min) Verwachte eindtijd 16:30.
- Aansluitend borrel op de begane grond van de Poort van Kleef.
We publiceren de complete begroting, dus ook de detailindeling van de programmakosten en bijlagen zoals de groslist. Goedkeuring is alleen vereist voor het Jaarplan 2014 en de begroting. Vermelden dat vragen van te voren kunnen worden ingediend. Suggestie: mailtje naar actieve werkgroepen met vraag om reactie op het Jaarplan 2014
Hans brengt nog eens zijn idee in om een ‘attractie’ aan de ALV toe te voegen (bijvoorbeeld een interessante spreker). Andere bestuursleden vinden dat we eerst het verloop van de komende ALV moeten kennen voordat we besluiten tot verandering.
● Bestuursbesluit: We besluiten om geen attractief agendapunt toe te voegen aan de agenda van de ALV van 21 september 2013.
Tijdens de evaluatie van het verloop van de ALV besluiten we of we een attractief agendapunt toevoegen aan de ALV voorjaar 2014. Opnemen op actielijst. [Frans]
Contactmomenten tot aan ALV:
- Ma 26 aug. Uitnodiging versturen aan de ledenlijst leden@list.wmnederland.nl [Ziko]
- Wo 28 aug Stukken plaatsen ten behoeve van Wikizaterdag
- Do 5 sept Bestuursvergadering
- Vr 7 sept Herinneringsmail versturen aan de ledenlijst + bekendmaking plaatsing stukken
Rondvraag en sluiting
Paul heeft nog enkele punten over de Begroting 2014. De bestuurskosten ontbreken nog aan voorstel begroting 2014. De reiskosten staf wordt nu geboekt op het budget van vrijwilligers. Hoe zit dat in 2014? Op aktielijst plaatsen.
Ziko sluit de vergadering om 16:41
Besluiten Bestuursvergadering 24/25 augustus 2013
Besluit 20130824-1 Het bestuur besluit om het voornemen van WK-CH om de Internationale Hackaton 2014 te organiseren te respecteren en te ondersteunen.
Besluit 20130825-2 Het bestuur besluit om de Commissie hervormingen WMNL 2013 op te heffen wegens gebrek aan urgentie.
Besluit 20130824-3 Het bestuur besluit om het Jaarplan 2014 in te delen naar prioriteiten, te voorzien van een kruistabel met de key initiatives zodat de relatie met het strategisch plan behouden blijft, en die versie te presenteren aan de ALV.
Besluit 20130824-4 Het bestuur besluit om geen attractief agendapunt toe te voegen aan de ALV van 21 september.
Aktiepunten Bestuursvergadering 24/25 augustus 2013
Aktiepunt 20130824-1: Sandra neemt contact op met de Nederlandse leden van de Stuurgroep GLAM-wiki toolset om de uitkomsten van het overleg in Hong Kong mee te delen. Er kan voor 2014 een grantaanvraag voor dit project bij de WMF worden ingediend. Sandra
Aktiepunt 20130824-2: Paul plaatst een oproep in het Medisch Café (Wikipedia) en biedt de mogelijkheid van een WikiZaterdag. Aanleiding: verzoek van de Werkgroep Translation Without Borders om vertaalde medische artikelen te plaatsen in de Nederlandse Wikipedia. Paul
Aktiepunt 20130824-3: Vrijwilligersbeleid uitschrijven en op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. Paul
Aktiepunt 20130824-4: Tijdens de bestuursvergadering van 5 september het Jaarplan nog een keer kritisch bekijken vanuit het perspectief van de verschillende stakeholders (FDC, ALV). Ad
Aktiepunt 20130824-5: Contact opnemen met de werkgroep Internationale Hackaton (Maarten Dammers) om het besluit over de hackaton mee te delen. Ad
Aktiepunt 20130824-6: Contact opnemen met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. Sandra
Aktiepunt 201308-25-7: Ziko zal enkele punten uit het concept van de Commissie hervormingen WMNL 2013 lichten en aanbevelingen formuleren voor de bestuursvergadering van 10 oktober. Ziko
Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. Sandra
Aktiepunt 20130824-9: Begroting 2014. Concept begroting nog een keer doorrekenen. 20k voor hackaton vervalt. Overige inkomsten met 20k verlagen. 50k aanwijzen als lage prioriteit. Toevoegen bestuurskosten. Controleren boeking reiskosten stafleden. Sandra / Paul
Aktiepunt 20130824-10: Definitief voorstel maken voor het verruimen van de betalingsmogelijkheden van het kantoor voor de bestuursvergadering van 10 oktober. Paul
Aktiepunt 20130824-11: Als CiviCRM in de lucht is de vroegere donateurs weer aanchrijven. Sandra
Äktiepunt 20130824-12: Bij de evaluatie van de ALV van 21 september ook bespreken of we voor de volgende ALV een attractief agendapunt zullen inlassen. Frans
Aktiepunt 20130825-13: Versturen uitnodiging ALV van 21 september op maandag 26 augustus. Versturen herinneringsmail + plaatsing stukken op zaterdag 7 september. Ziko