Notulen20130725
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen 64e Bestuursvergadering 25 juli 2013, Skype
Aanwezig: Paul Becherer, Jan-Anton Brouwer, Ziko van Dijk (vz), Frans Grijzenhout (notulen), Ad Huikeshoven, Hans Muller, Sandra Rientjes
Afwezig met kennisgeving: Anke Pereboom
Opening
Ziko opent de vergadering om 19:35 uur.
Notulen vorige vergaderingen
Notulen van 6 juni 2013 worden goedgekeurd en kunnen op de verenigingswiki worden geplaatst.
- De notulen van de bestuursvergaderingen van 6/7 april en 16 mei moeten nog op de verenigingswiki worden geplaatst.
CBF certificering
Paul: We voldoen aan de eisen, maar er zijn twee breekpunten. 1 De kosten ten behoeve van eigen fondsenwerving zijn veel te hoog. 2) CBF ziet een mogelijke verwarring met de WMF (die niet gecertificeerd is). Er zijn nu drie keuzes: a) Aanvraag doorzetten b) Aanvraag intrekken c) Laten aanhouden tot eind 2013 Het breekpunt met betrekking tot de te hoge kosten fondsenwerving is op te lossen door een statutenwijziging. Wikimedia moet dan voorlichting toevoegen aan de doelstellingen van de vereniging. Ziko wil dit punt graag nader bespreken tijdens de bestuursvergadering van 7 november. Het breekpunt met betrekking tot de verwarring met WMF is door ons eigenlijk niet op te lossen. WMF kan geen CBF keur krijgen. Ziko oppert dat wij in de toekomst wellicht wel zelf weer fondsenwerving zullen gaan doen. Ad en Ziko merken op dat er een moratorium op de fundraiser zit tot 2016.
Besluit: Het bestuur besluit de CBF-aanvraag in te trekken.
- Paul neemt contact op met CBF om het besluit mee te delen..
- Mogelijke statutenwijziging op de agenda van de bestuursvergadering 7 november plaatsen.
Ziko meldt het besluit in zijn voorzittersmail. Verder de gebruikelijke communicatie via nieuwsbrief, etc. Sandra merkt op dat de vereniging, ondanks de intrekking, toch CBF-conform verder moet werken. Ziko bedankt Ad en Paul voor hun inspanning.
Stand van zaken budget 2013
Paul: We lopen achter met de geworven fondsen, dus inkomsten. Sandra: We hebben nu minder uitgegeven dan we dachten toen we het maakten. Als we zo doorgaan dan zullen inkomsten en uitgaven aan het einde van het jaar in evenwicht zijn, maar wel op een lager niveau dan begroot. Frans merkt op dat we wel een belangrjke doelstelling missen: minder afhankelijk van FDC gelden. Jan-Anton wil graag meer uitgebreid spreken over fondsenwerving tijdens het bestuursweekend. Hij stelt voor om dit punt goed voor te bereiden, mogelijkheden te onderzoeken en acties te ondernemen.
- Fondsenwerving op de agenda van de bestuursvergadering 24 augustus plaatsen.
Frans vraagt hoe de eindejaarsraming tot stand is gekomen. Sandra: In Q1 en Q2 hebben we 30% van de programmakosten van het gehele jaar uitgegeven (dus niet de theoretische 50%). Voor Q2 en Q3 heb ik ook weer 30% van het jaartotaal genomen. In totaal komen we dan uit op 60% van het jaartotaal voor de programmakosten. Qua activiteiten lopen we overigens wel op schema, we doen dat alleen tegen lagere kosten. De kantoor en personeelskosten zijn doorgetrokken conform begroting. De eindjaarsraming uitgaven is Є 293.814. De eindejaarraming inkomsten is Є 281.195
Sandra: We hebben dus geen geld over om alsnog geld uit te geven aan prioriteit 2 activiteiten, tenzij er extra fondsen binnen komen.
Er ontstaat een discussie over het GLAM-wiki toolset project (prioriteit 2). Ad heeft informatie opgevraagd bij onze projectleider van het GLAM-wiki toolset-project. Ad heeft geen terugkoppeling ontvangen. Jan-Anton ook niet. Ad: suggereert om dit project opnieuw op te nemen in het Jaarplan 2014. Een andere mogelijkheid is dat de projectleiders zelf een grantaanvraag bij WMF indienen. Dat is ook een stuk overzichtelijker voor iedereen, inclusief. de WMF.
Besluit: We kunnen het GLAM-wiki toolset project niet opnemen in het budget Q3 of Q4.
- Ad organiseert samen met Sandra een kleine bijeenkomst met alle betrokkenen bij het GLAM-wiki toolset project tijdens de Wikimania Hongkong om de mogelijkheden voor 2014 te onderzoeken.
Frans: Zullen we de activiteitenplanning Q3 en Q4 op de agenda van de bestuursvergadering van augustus zetten zodat we nog een keer kunnen bekijken of de aannames van Sandra met betrekking tot de programmakosten kloppen. Dat is ook belangrijk omdat we tijdens het weekend bezig zullen zijn met Jaarplan 2014. Paul: het is goed om te weten waar dit jaar hebben misgeschoten zodat we een meer accurate begroting 2014 kunnen opstellen. Met onze huidige ervaring moeten we het ook minder gedatailleerd maken. Meer uigebreid, op programmaniveau.
- Activiteitenoverzicht Q3 en Q4 op agenda van de bestuursvergadering 23 augustus plaatsen.
(20:20 Jan-Anton verlaat de vergadering)
Q2 Report
Sandra deelt mee dat het Q2 rapport vordert. Ze stuurt een mailtje rond als het rapport op meta staat. Graag meelezen, kleine wijzigingen of correcties aanbrenen is oké, voor grote wijzigingen eerst met Sandra overleggen.
Rondvraag
1 WLM-i Ad bedankt Sandra voor de update WLM-i. De grant aanvraag stokt. Het bestuur vraagt zich af of de projectgroep wel adequaat reageert op het verzoek van Asaf om het budget aan te passen. Ziko vraagt nog wat nadere info over onze positie (fiscal sponsor). Heel kort samengevat is dat: als er geen grant wordt toegekend is ook het fiscal sponsorship van de baan.
- Sandra stuurt een dringende mail naar de projectgroep Wlm-i om het budget aan te passen conform de suggesties van Asaf.
2 WikiZaterdag 27 augustus. Sandra vraagt wie er komen en wat er op de agenda staat. De bedoeling is om met de aanwezigen de ideeën voor het Jaarplan 2014 te bespreken en ook het eerste concept, maar e.e.a. is wel afhankelijk van de bezoekers.
Sluiting
Ziko sluit de vergadering om 20:45 uur.
Besluiten bestuursvergadering 25 juli 2013
Besluit 20130725-1: Het bestuur besluit de CBF-aanvraag in te trekken.
Besluit 20130725-2: Het GLAM-wiki toolset project wordt niet opgenomen in het resterende budget Q3 of Q4.
Aktiepunten bestuursvergadering 25 juli 2013
Aktiepunt 20130725-1: De notulen van de bestuursvergaderingen van 6/7 april en 16 mei op de verenigingswiki plaatsen. Frans
Aktiepunt 20130725-2: Paul neemt contact op met CBF om mee te delen dat we de CBF aanvraag intrekken. Paul
Aktiepunt 20130725-3: Mogelijke statutenwijziging (voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten i.v.m. CBF keur) op de agenda van de bestuursvergadering 7 november plaatsen. Frans
Aktiepunt 20130725-4: Fondsenwerving op de agenda van de bestuursvergadering 24 augustus plaatsen.Frans
Aktiepunt 20130725-5: Ad organiseert samen met Sandra een kleine bijeenkomst tijdens Wikimania Hongkong met alle betrokkenen bij het GLAM-wiki toolset project om de mogelijkheden voor 2014 te onderzoeken. Ad / Sandra
Aktiepunt 20130725-6: Activiteitenoverzicht Q3 en Q4 op agenda van de bestuursvergadering 24 augustus plaatsen. Frans
Aktiepunt 20130725-7: Sandra stuurt een dringende mail naar de projectgroep WLM-i om het budget aan te passen conform de suggesties van Asaf. Sandra