Notulen20130606

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering 6 juni 2013, kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht.

Aanwezig: Ziko van Dijk (vz), Frans Grijzenhout, Jan Anton Brouwer, Ad Huikeshoven, Paul Becherer (not.)

Afwezig: Sandra Rientjes (vakantie), Anke Pereboom

Opening

Er zijn na afloop van de vergadering enige opmerkingen geplaatst. Deze zijn relevant en nuttig maar horen niet in het verslag thuis omdat ze niet in de vergadering zijn gemaakt. Frans heeft de opmerkingen verplaatst naar de overlegpagina.

Samenstelling bestuur

Ad heeft aangegeven niet verder te gaan als penningmeester, en verzoekt het bestuur een nieuwe penningmeester aan te wijzen. Er volgt een discussie over de taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester, en de uitdagingen die er nog liggen op de gebieden die tot nu toe vooral door de penningmeester (samen met de directeur) zijn bestreken. Die betreft onder meer de rapportage voor de WMF en het opstellen en kwantificeren van ‘metrics and measures’.
Voorstel: Paul wordt penningmeester. Frans wordt secretaris en houdt Human Resources in zijn portefeuille. De andere taken van Frans m.b.t. WCN en onderzoek komen bij Ad in de portefeuille, evenals de relaties met donateurs. Aldus besloten. Paul maakt een en ander in orde met de KvK. Er wordt een overdracht ingepland.

Afwikkeling statutenwijziging: formeel accorderen van de ontwerp-teksten.

Voorstel bestuurscommissie (‘governance committee).

Het bestuur beslist om een bestuurscommissie in te stellen die voorstellen moet gaan doen over de volgende onderwerpen:
1. Discussie over governance en eventuele wijzigingen statuten en Huishoudelijk Reglement;
2. Donateurs, voorstel Ziko?
3. Comité van aanbeveling
4. Vrijwilligersbeleid en samenwerkingsbeleid. Ad merkt op dat een ‘smalle’ invulling van een vrijwilligersbeleid neerkomt op een declaratiebeleid.
Wie nemen plaats in die commissie? Ziko wordt voorzitter, Ad toont interesse. Ziko gaat een commissie samenstellen.

Vragen van CBF

Ad licht dit agendapunt toe. Er zijn nog vier vragen waar het CBF nu een uitspraak/toezegging over wil hebben:
1. Zal een directiereglement worden geupload?
2. Bestaat het bestuur voor tweederde uit onafhankelijk leden?
3. Wordt de begroting voor het volgende jaar vastgesteld voor einde kalenderjaar van het voorafgaande jaar?
4. Worden afwijkingen tussen begroting en werkelijke inkomsten en uitgaven door een bestuursbesluit gedekt?
- Frans zou het een goede mogelijkheid vinden om bijv. halverwege het jaar n.a.v. de kwartaalrapporten de verschillen te constateren en te accorderen, en de uitgaven voor de tweede helft van het jaar daarop aan te passen en dat dan het bestuursbesluit te noemen.
Het bestuur besluit deze toezeggingen te doen.
Er is een slotgesprek ten kantore van het CBF in Amsterdam. Paul kan dit overnemen.

Bezoek WMF - medewerkers 8 en 9 juli - opzet programma en voorbereiding

De opzet van het zakelijke deel van het programma is goed. Contact met vrijwilligers is wellicht moeilijker te realiseren. Veel hangt af van hun precieze reisschema.

Bestuur gaat akkoord en stelt het bedrag vast op de voorgestelde EUR 323.000. Het bestuur machtigt de directeur om deze Letter of Intent af te ronden conform het voorstel.

Verzoek om ondersteuning Wiki Loves Monuments - internationaal. (1) Mail van Sandra: [1]. (2) Financieringsaanvraag WLM-i 2013.

Het bestuur besluit dat WMNL als fiscal sponsor wil optreden en een voorschot wil geven, op voorwaarde dat de namen van de projectgroep gewoon op de grantaanvraag verschijnen, zodat duidelijk is wie zich verantwoordelijk voelen voor de uitvoering van het project. Frans communiceert dit.

Bewerkingen op 'eigen' Wikipedia-pagina.

Voorbereiding Jaarplan 2014 [2] en | Jaarplan_2014

Uitdaging is om te zorgen dat het geen Sinterklaaslijst wordt en ook te zorgen dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor de uitvoering.
Het lijkt verstandig om dit nu niet te veel in te kaderen, om ‘bredere’ ideeen te krijgen, en niet alleen maar variaties op de bestaande thema’s. Later kan dat dan wel weer meer in overeenstemming worden gebracht met de bestaande structuren.
Frans maakt een voorstel op de pagina ‘Jaarplan 2014’, zodat daarnaar verwezen kan worden.

Naam WCN: eerder is gedacht de naam te veranderen naar Wikipedia-Dag, maar daar is het dan niet de enige van. De vraag is of dat een probleem is. De werkgroep gaat zich hierover buigen.
PR wordt een apart punt op een volgende bestuursvergadering.