Notulen2013040607
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 6 en 7 april 2013
Kontakt der Kontinenten, Soesterberg
Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk, Ad Huikeshoven, Frans Grijzenhout, Hans Muller, Anke Pereboom; Sandra Rientjes
Zaterdag 6 april
Zaterdag staat in het teken van onderlinge communicatie, samenwerken en afstemmen. Hiervoor is een apart programma opgesteld dat via de mail verspreid is. De begeleiding van deze dag is in handen van coach Ineke Bresser.
Zondag 7 april 2013, 9.30h-16.30h
- Opening
- Notulen bestuursvergadering 10 maart 2013. Zie: http://bestuur.wmnederland.nl/Bestuursvergadering_07-03-2013
- De vrijwilligers. De leden. De verwachtingen, de realiteit. Uitbreidingsmogelijkheden onderzoeken. Werkvorm: Brainstorm via mindmapping.
- Opnieuw vaststellen vergaderschema 2013. Zie: http://bestuur.wmnederland.nl/Vergaderschema_2013
- Doornemen "taken en bevoegheden". Onderlinge taakverdeling bestuursleden
- Portefeuilles, portefeuillehouders
- Aandachtspunten naar aanleiding van de ALV van 23 maart 2013. Zie: http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20130323
- Wie mag twitteren namens vereniging -> algemeen beleid nodig (Ziko)
- Organisatie WCN 2013 (Frans)
- Nieuwe website en CRM (Sandra). Klik hier voor het document
- Planning Q2 2013 (Sandra). Klik hier voor het document
- Vrijwilligers / ledenwerving. Achtergrond informatie: rapport van Motivaction over de achterban
- Fondsenwerving
- Rondvraag, evaluatie
- Sluiting
Notulen van Paul
[Kopie uit Google Drive doc]
Notulen vorige vergadering
De notulen worden vastgesteld.
Vrijwilligers
Er wordt besloten dit verder naar achteren te plaatsen zodat we een flink deel van de agenda kunnen wegwerken alvorens hieraan te beginnen.
Vergaderschema 2013
Er wordt een (extra) televergadering ingelast op 16 mei, 19:30. De vergadering in juni wordt 6 juni. Op 15 juni is er dan een WikiZaterdag waarop we met de leden voorstellen voor het jaarplan 2014 kunnen bespreken. Als de donderdag na het bestuursweekeinde in augustus de ontwerp-begroting publiceren, is er een week voor de bestuursvergadering waarin de leden nog kunnen reageren op het ontwerp.
In november komt er geen bestuursweekeinde, en wordt er een Skype-vergadering ingepland. Bij de vergadering in december kunnen we mischien iets organiseren met bestuur en personeel.
Voor het eerste deel van 2014:
- donderdag 9 januari
- donderdag 6 februari
- donderdag 13 maart (Skype)
- zaterdag 29 maart Algemene Ledenvergadering
- 5/6 april bestuursweekeinde
Taken
De bestuursleden maken een lijst van taken en verdelen die onder elkaar.
Taken en bevoegdheden wordt doorgenomen. Er worden sommige zaken herschikt.
Aandachtspunten ALV 23 maart
Zijn er manieren om de ALV efficienter te laten verlopen?
Afwikkeling van de statutenwijziging loopt. Paul heeft contact opgenomen met de notaris. Ad heeft een getekend exemplaar van de concept-notulen nodig voor de accountant. Paul en Ziko regelen dat vandaag.
Intermezzo: datum WCN
2 en 9 november zouden beschikbaar zijn.
Nieuwe website + CiviCRM
Er leven nog een paar vragen.
1. Ten eerste bevat de offerte voor de website (van bedrijf n.r 1 op de shortlist) geen expliciete verwijzing naar onze functionele eisen. Ook hebben we graag op schrift dat de koppeling met CivCRM geen probleem is en geen meerkosten oplevert. Het bedrijf wordt hierom gevraagd.
2. De leverancier die offerte heeft uitgebracht voor het CiviCRM-systeem wordt gevraagd om een verzekering dat de koppeling met het systeem van het bedrijf dat een offerte voor de website heeft uitgebracht geen probleem is en geen meerkosten oplevert.
3. Daarnaast wordt nog een offerte gevraagd aan een tweede bedrijf dat CiviCRM kan leveren, zowel voor een geintegreerd systeem van website + CiviCRM-systeem als voor een ‘los’ CiviCRM-systeem dat dan ook weer moet kunnen samenwerken met het systeem van het bedrijf dat een offerte voor de website heeft uitgebracht.
4. Om het draagvlak onder de leden te verzekeren wordt een kleine bijeenkomst georganiseerd waarop leden een CiviCRM-systeem in werking kunnen zien.
Ad en Frans worden gemachtigd om na uitvoering van de stappen 1, 2 en 3 een offerte te tekenen indien zij die bevredigend achten. Zij zullen in de eerstvolgende bestuursvergadering hierover terugkoppelen. Als de offerte voor een geïntegreerd systeem aantrekkelijk uitvalt, zal dit worden teruggekoppeld, ook aan de betreffende werkgroep, alvorens daarmee eventueel in zee te gaan.
Planning Q2
De komende maand zullen enkele urgente activiteiten worden opgepakt, en zal de rest worden geïinventariseerd zodat we een goed idee hebben wat er in Q2 precies moet gaan gebeuren.
Werving vrijwilligers / leden
Hoe komen we aan meer actieve vrijwilligers op relatief korte termijn? Direct en persoonlijk aanspreken lijkt de meest efficiente methode.
- Culturele projecten
- Hackathon
- WCN (aanvulling gewenst)
- WLM-NL
- Wikiportret
- ECNC (natuur etc., nieuw idee)
- WO II project uit Zweden
- Europeana Fashion
- Vrouwelijke vrijwilligers
- Techniekpool: continuïiteit en uitbreiding
- Nieuwjaarsborrel
- Barbecue
- NA/KB: vervolgafspraak
Niet duidelijk of werkgroep nodig:
- Rijksmuseum
- Voorlichting vrije licenties
Hans maakt in overleg met Sandra een voorstel voor concrete stappen. Daarnaast moeten we bestaande bijeenkomsten beter benutten om mensen aan te spreken.
Er moet in de breedte geworven worden voor nieuwe projecten, maar er zijn ook bestaande werkgroepen die uitbreiding kunnen gebruiken. In dat geval kunnen we de ‘trekker’ van die groep benaderen met de vraag wie zij nodig hebben, en zien wat we daaraan kunnen doen.
Rondvraag / korte indruk van de dag
- Jan Anton: voorlopig voldoende informatie over zich uitgestort gekregen, op dit moment geen vragen.
- Productieve dag gehad, is positief over het komende jaar. Vraagt kort iets over de geluidsworkshop van Sebastiaan ter Burg.
- Ziko zou toch graag een vice-voorzitter benoemd hebben. Frans wordt vice-voorzitter. Internationale bijeenkomsten:
- Wikimania: voorzitter en directeur gaan die kant op. Er kan nog een derde persoon binnen het budget.
- Milaan: wie gaan er vanuit onze vereniging? Ziko en Ad, en de directeur. Verder is er op dit moment nog geen duidelijk programma.
- Anke: hoop informatie gehad, en een hoop om na te lezen en te verwerken.
- Paul: productieve dag, iets minder gefocust dan gehoopt maar wel een aantal belangrijke zaken in enige diepte besproken.
- Sandra vond het ook vanuit het oogpunt van het kantoor een nuttige bijeenkomst, maar heeft verder geen vragen of opmerkingen.