Notulen20130310
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 10 maart 2013
In verband met meervoudige afmelding van bestuursleden is besloten de vergadering te verplaatsen van 7 maart naar zondag 10 maart, via Skype.
Aanwezig: Ziko van Dijk (voorzitter), Paul Becherer (notulen), Frans Grijzenhout, Sandra Fauconnier, Ad Huikeshoven, Sarah Morassi
Opening
Opening om 19:36
Agenda
Wordt vastgesteld zoals op de bestuurswiki:
- Voorstel voor invulling van dag 2 van het Bestuursweekend
- fondsenwerving
- werving vrijwilligers
- voortgang projecten
- Wikimedia Conferentie Nederland - ideeën voor een thema, bijzondere aandachtspunten?
- Verzoek Jan Engelmann: "Issues like copyright are crucial for us. So let's join forces in Brussels to make a difference.' Zie ook: http://doodle.com/ntiz6gup7z49e7p5
- Ingekomen mail van een lid dat hierbij ook graag betrokken wordt.
- Oorlogsmonumentenproject gestald vanwege deze auteursrechtelijke problematiek. Voorstel van Sebastiaan en SandraF: samen met WMDE de optie 'hosting Commons-servers in Europa' onderzoeken.
- Wiki Loves Monuments international, voortgang grantaanvraag
- Communicatieplan - procesafspraken maken over vervolg, betrekken gemeenschap en vaststelling
- Activiteitenplan WMNL 2013 Q1
- Voorbereiding Algemene Ledenvergadering 23 maart
- Hoe staat het met de werving van nieuwe bestuursleden?
- Statutenwijziging
- Op aanraden van WMF heeft Sandra R contact gelegd met Google met de vraag of zij een bijdrage aan de hackathon zouden willen geven. Dat willen ze misschien wel. 'Sponsoring' door Google lijkt niet problematisch - ze hebben Wikimania ook gesteund en het idee komt van de Foundation. Er zijn nog geen bedragen genoemd maar vermoedelijk rond de 1000 USD max.
Notulen vorige vergadering
Worden vastgesteld
Voorstel invulling dag 2 bestuursweekeinde
- Fondsenwerving
- Werving vrijwilligers
- Voortgang projecten
Alle drie lijkt te veel, dus we kiezen er twee uit. Daarvan lijken ‘werving vrijwilligers’ en ‘fondsenwerving’ de belangrijkste. Het bijpraten van nieuwe bestuursleden over internationale organisatie en de inrichting van de vereniging kan dan een keer in een aparte bijeenkomst.
Voorgesteld wordt om de ochtend te besteden aan ‘werving vrijwilligers’ en de middag aan ‘fondsenwerving’. Voor dat laatste lijkt Sandra Rientjes op dit moment de best ingevoerde persoon. Voor het eerste is het mogelijk een goed idee een actieve vrijwilliger uit te nodigen. Frans plant een en ander en koppelt terug.
Wie de vragen voor de eerste dag nog niet heeft beantwoord en na de ALV als bestuurslid hoopt terug te keren, wordt aangemaand dat alsnog te doen.
Wikimedia Conferentie Nederland
Frans vraagt zich af, mede op basis van de evaluatie, of er ideeën zijn om een thema voor de conferentie te benoemen.
Sandra F. stelt diversiteit (van community en inhoud) voor als één optie. Naar aanleiding van contacten met de Stichting Hebreeuwse en Jiddisje woorden in het Nederlands stelt ze ook voor een track over taal te organiseren. Derde is meer aandacht voor cultuurprojecten.
Ziko vraagt of het kantoor nu voldoende is in termen van professionele ondersteuning. Frans is er van overtuigd dat het kantoor dat prima kan doen, en dat er in ieder geval geen freelancer nodig is dit jaar.
Sarah komt om 19:56 binnen
Auteursrechten en Brussel
Er heeft zich een tweede vrijwilliger gemeld die hier graag bij betrokken zou worden. Op dit moment kan het bestuur geen concrete tijd en aandacht hieraan besteden, en deze twee vrijwilligers zullen dus op persoonlijke titel daar zitten, en niet namens WMNL spreken en/of besluiten. Er is wel ruimte in het budget om beide vrijwilligers hun reiskosten te vergoeden. Bij de komende bestuurswisseling zal worden geprobeerd ook de het onderwerp Auteursrecht in Europa bij een bestuurslid onder te brengen.
Problematiek rond oorlogsmonumenten en beleid op Commons
Naar aanleiding van een DMCA-notice van een Amerikaanse kunstenaar betreffende kunstwerken in de openbare ruimte in onder meer Nederland, is nu op Commons het beleid dat kunstwerken zowel in het land van plaatsing als in de VS onder panoramavrijheid moeten vallen. Voor beeldhouwwerken e.d. is dat momenteel niet het geval.
Een optie is om de betreffende afbeeldingen in Europa te hosten in plaats van in de VS. Het lijkt verstandig om uit te zoeken of we met de WMF samen iets kunnen bedenken. Sandra F. neemt even contact op met Sandra R. wat er hiermee mogelijk is en wie bij de WMF gecontacteerd zou kunnen worden.
Omgangsvormen bestuur en vrijwilligers
Schuift door naar punt 11 (declaratie MD)
WLM Internationaal (grantaanvraag)
Frans geeft een update. Momenteel zit de voortgang een beetje vast. Frans heeft toegezegd een opzet te maken voor een projectplan, Sandra zorgt voor een overleg met o.a. de belangrijkste vrijwilliger hier en Asaf van de WMF. Het projectplan heeft inmiddels enkele iteraties ondergaan.
Communicatieplan
Sarahs vraag is concreet wat het bestuur nu een goed idee lijkt om verder te gaan met het plan. Er zou nu naar haar idee eerst overeenstemming moeten komen over wat er in het plan komt. Als dat er is, moeten we kijken hoe we er concreet mee aan de slag gaan. Een concreet vorstel is om dit plan eerst dcoor te geven aan een (nieuw) bestuurslid Communicatie, het dan door te nemen met leden van de community, en het vervolgens aan het bestuur terug te geven. Omdat Sarah niet op het bestuursweekeinde zal zijn, moet de overdracht op een andere manier geregeld worden.
Activiteitenplan 2013 Q1
Verzoek om het document door te lezen en eventueel aan te vullen en te corrigeren.
Voorbereiding ALV
Werving nieuwe bestuursleden
Ziko heeft onlangs contact gehad met een mogelijke kandidaat die door Frans werd genoemd, en die een achtergrond heeft in de uitgeverij, en ook in veranderingen in organisatie. Daarnaast is er een aanmelding van een Wikipediaan (die ook binnen de vereniging wel actief is).
Voor de rest zijn er momenteel geen concrete geinteresseerden. Sandra F. heeft in haar eigen kring wel rondgevraagd, maar heeft ook daar geen concrete gegadigden kunnen vinden. Zij wil wel nog wat breder aankondigen, bijv. op LinkedIn. Sarah kent ook nog iemand die interessant is, maar mogelijk te weinig tijd heeft. Sarah vraagt dit na en brengt haar eventueel in contact met Ziko.
Statutenwijziging
Paul heeft een tekstvoorstel geplaatst op de verenigingswiki. Dit zal samen met de teksten van de kandidaat-bestuursleden worden uitgestuurd naar de leden (dinsdag). Ook het rapport met de accountantsverklaring wordt komende week verwacht. De afgelopen week heeft het kantoor aan een opgemaakte versie van het jaarverslag gewerkt.
Hackathon
Op aanraden van de WMF heeft Sandra R. contact opgenomen met Google voor evt. sponsoring. Een bedrag van ca. USD 1000 lijkt mogelijk. Het bestuur gaat hiermee in principe akkoord.
Rondvraag
Ad: enige tijd geleden is er een vacature geplaatst voor financieel medewerker. Er zijn in ieder geval 30 brieven binnengekomen, maar er is nu niet helemaal duidelijk wat de status is. Frans meldt dat Sandra Rientjes deze week weer terug is, en zij zou alle details moeten weten. Er zit in ieder geval voortgang in
Ad vraagt ook wanneer de resultaten van de survey van Motivaction bekend worden. Dat zou een dezer dagen moeten zijn. Frans had 15 maart in zijn hoofd maar is daar niet helemaal zeker van.
Winifred Oliff heeft nog enkele vragen geplaatst over het verslag van Q4. Ad zal deze een dezer dagen beantwoorden. Verder is de Grant Agreement nu ook door de WMF getekend en zou de eerste tranche van het geld een dezer dagen op de rekening moeten verschijnen.
Sarah dankt iedereen voor de leuke tijd.
Sandra F. vraagt, omdat het ook haar laatste bestuursvergadering is, of ze de vragen voor het bestuursweekeinde nog moet beantwoorden of dat dat niet meer nodig is.
Ziko brengt nog even in herinnering dat er het afgelopen jaar veel bereikt is en bedankt iedereen daarvoor.
Sluiting
Ziko sluit de vergadering om 21:11