Notulen20130207
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering 7 februari 2013
Via Skype, 19:30
Aanwezig: Ziko van Dijk (voorzitter), Paul Becherer (notulen), Frans Grijzenhout, Sandra Fauconnier, Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes
Afgemeld: Sarah Morassi
Opening
Vergadering wordt om 19:40 geopend.
Agenda
- Opening
- Notulen bestuursvergadering 17 januari 2013
- Projectleider GLAM
- Jaarverslag en jaarrekening 2012
- Teamdag bestuur + directie 6 april 2013 [Frans]
- Grantaanvraag Wiki loves monuments internationaal
- Voortgang Hackathon 2013 Amsterdam
- Fondsenwerving
- Verslag internationale zaken (Ziko)
- Rondvraag
- Afsluiting
Notulen vorige vergadering
Worden vastgesteld.
Projectleider GLAM
Sandra R. vat kort de stand van zaken van de procedure toe. Er is nu een principekeuze gemaakt voor 1 kandidaat, waarmee momenteel arbeidsvoorwaarden worden onderhandeld. Als alles goed loopt, kan er per 15 februari worden begonnen.
Jaarverslag en jaarrekening 2012
Ad vat de stand van zaken samen. Sandra R. heeft het activiteitenverslag in orde gemaakt, Ad heeft op een haar na de jaarrekening afgemaakt.
Er staan nog enkele punten open. Een daarvan is het aantal leden per 31 december. Er staat ook nog een vakje met ‘aantal vrijwilligers’ open, maar daarvan is momenteel niet echt een inschatting te maken. Op dit moment is er geen vrijwilligersbeleid, hoewel Richtlijn 650 dit wel vereist in de rapportage. Het lijkt niet zinvol om dat nu op de valreep dat nog te proberen. Verstandiger lijkt om in 2013 zo’n beleid vast te stellen.
Dan is er nog een punt waarvan niet geheel duidelijk was wat daarmee bedoeld werd. Het gaat daarbij om het onderzoeken van verschillende typen leden. Paul licht toe dat dit in principe ging om het onderscheid ‘lid’ vs. ‘begunstiger’/‘donateur’ (zoals in de statuten vermeld). Er is in 2012 verder geen aanleiding geweest om van deze categorie gebruik te maken.
Dan is er nog de vraag of er met één formele versie wordt volstaan, of dat er nog een beknoptere publieksversie moet komen. Er lijken op dit moment niet veel voordelen te zijn aan een verkorte versie, ook al omdat ook een verkort jaarverslag aan bepaalde formele eisen moet voldoen. Besloten wordt om geen aparte, samengevatte publieksversie te maken. Op de ALV zal dan een geprinte versie worden verschaft, voor de rest zal verspreiding voornamelijk online gebeuren. Voor de WMF moet na de ALV nog een Engelstalige samenvatting woren gemaakt
Teamdag bestuur en directie 6 april 2013
Er is een bezoek gebracht aan een coaching- en adviesbureau door Frans en Sandra R. Het bureau is gewend om met non-profitorganisaties te werken. Er kan voor ons een programma worden samengesteld, waarbij Sandra en Frans de nadruk op twee dingen willen leggen:
- Omgangsvormen, in het bijzonder bij het werken op afstand
- Verhouding staf/bestuur/vrijwilligers
Zij kan op 6 april bij KdK aanwezig zijn. Allereerst wil ze aan de bestuursleden een aantal vragen stellen, die ze dan als kapstok wil gebruiken voor de gesprekken van die dag. De vraag is dan of bestuursleden daar bezwaar tegen hebben. Verder zou ze zich graag eerst even voorstellen op de bestuursvergadering van 7 maart. De vraag is of het efficient is om voor een klein half uur helemaal langs te komen. De consensus lijkt dat het niet zo zinvol is om dat te doen, en dat het niet per se noodzakelijk is. Het stellen van vragen is akkoord.
Grantaanvraag WLM Int’l
Sandra heeft een en ander nagevraagd bij Lodewijk en bij Asaf Bartov van de WMF. Omdat we een ‘FDC-chapter’ zijn, kunnen wij geen grant aanvragen bij de WMF voor individuele activiteiten. De optie om de grant rechtstreeks te laten aanvragen door een groep personen werd door de WLM-groep niet als een goed idee gezien, omdat er dan te veel financiële aansprakelijkheid onstaat voor individuele personen. Een laatste mogelijkheid is een grant te laten aanvragen door een consortium van chapters (dat kunnen FDC- en niet-FDC-chapters zijn).
Voorgesteld wordt om Lodewijk te melden dat we dit in de vergadering hebben besproken, dat we allereerst graag zien dat er een inhoudelijk voorstel komt en dat we in principe onze medewerking willen verlenen in een consortium, als duidelijk is wat dat betekent. Voor praktische vragen over grantaanvraag e.d. zal Sandra R. fungeren als aanspreekpunt, voor bestuurlijke zaken is dat Sandra F. Sandra R. maakt een korte lijst wat wij verwachten van de WLM-groep en wat wij kunnen aanbieden.
Voortgang Hackathon 2013 Amsterdam
Sandra R. licht de voortgang toe. Zij heeft gisteren overlegd met het organiserend comité, waarbij ook enkele WMF-mensen aanwezig waren. Er is in principe een locatie gevonden, en er zal nu een programma in elkaar moeten worden gezet. Een punt is wel dat de WMF veel minder geld beschikbaar heeft voor scholarships dan aanvankelijk voorzien.
Fondsenwerving
Er zou medio januari een ‘brainstormsessie’ worden gehouden op een WikiZaterdag, maar die is door verschillende oorzaken in het water gevallen. Er wordt een nieuwe WikiZaterdag gepland door Frans. Nu er al enige stukken liggen, zal dit meer gaan om het concreet opstellen van een actieplan dan een echte brainstormsessie. Frans verzamelt ook de reeds beschikbare stukken.
Verslag internationale zaken
De brief van het WMF-bestuur over de WCA is veel mensen rauw op hun dak gevallen. Op dit moment is niet geheel duidelijk wat de WMF nu eigenlijk verwacht. De hoop is dat een aanstaande bijeenkomst in Londen hier duidelijkheid, en hopelijk nieuw vertrouwen, kan scheppen.
Intern lijkt het vaak moeilijk om met alle deelnemers op één lijn te komen, extern heeft de WMF een verwachting over het vermogen van de WCA om vorm te geven aan standaarden (en het afdwingen daarvan) op het gebied van ‘accountability’.
Rondvraag
Ad
A.s zaterdag is WikiZaterdag. Momenteel is alleen Lodewijk aangemeld. Zijn er nog anderen die willen komen? Is er interesse voor bestuur? Ziko heeft met enkele mensen gesproken. De vraag is ook of er nog een aparte bestuursinteresse-avond of -middag kan/moet worden georganiseerd. Er zijn in ieder geval twee nieuwe bestuursleden nodig. Bij voorkeur zoeken we iemand met een PR/communicatie-achtergrond en iemand die de vereniging en/of de gemeenschap goed kent.
Paul
Paul vraagt naar de precieze aankondiging van de statutenwijziging. Hij zal deze op de verenigingswiki plaatsen.
Sandra R.
Verdeling buitenlandse reizen: het is mogelijk dat onze nieuwe GLAM-medewerker niet in staat is naar Hong Kong af te reizen. Hij/zij zou wel graag naar het GLAM-wiki-event in Londen afreizen.
Ziko
Meldt de stand van zaken rond plannen voor een WMNL-opleidingstraject. Vraagt hoe de Skype-vergadering beviel. Reacties zijn overwegend positief.
Afsluiting
De vergadering eindigt omstreeks 21:50.