Notulen20120324

Presentie

Aanwezig

Ad Huikeshoven
Andre Engels
Cock Zweegman
Cyriel Brusse
Edwin Suèr
Els Arends
Erik Zachte
Frans Grijzenhout
Henk Heikens
Henk Jonker
Jane Darnell
Jos van Erum
Lodewijk Gelauff
Maarten Dammers
Marc Schram
Marco Swart
Mark Wesbeek
Paul Becherer
Paul Oranje
Ronald Beelaard
Sandra Fouconnier
Siebrand Mazeland
Ziko van Dijk
Maarten Brinkerink
Johan Mebius
Marco van Hulten

Verhinderd

Hay Kranen
Jan Kollöffel
Rutger MacLean
Andre Koopal
Dolph Kohnstamm

Machtigingen

Hay Kranen machtigt Maarten Brinkerink
Andre Koopal machtigt Maarten Dammers

Opening

Ziko opent de vergadering om 13:30. Stelt Marco Swart aan als voorzitter.

Vaststellen agenda

Agenda wordt vastgesteld als voorgesteld.

13:30 Opening (5 min)
13:35 Vaststellen agenda (5 min)
13:40 Goedkeuren notulen (5 min)
13:55 Activiteitenverslag 2011 (35 min)
14:30 Jaarrekening 2011 & Verslag kascommissie 2011 (20 min)
14:50 Pauze (10 min)
15:00 Instellen kascommissie 2012 (10 min)
15:10 Planning voor 2012 (15 min)
15:25 Strategisch plan (25 min)
15:50 Pauze (10 min)
16:00 Aftreden huidige bestuurders (10 min)
16:10 Bestuursverkiezing 2012 (35 min)
16:45 Rondvraag (15 min)
17:00 Sluiting

Goedkeuren notulen

Notulen als op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111022 worden goedgekeurd.

Activiteitenverslag 2011

Ziko maakt een vergelijking van de activiteiten in de vereniging tussen 2008 en 2011.

(linkje naar presentatie op Commons toevoegen)

Ziko beschrijft de inspanningen van vrijwilligers, en het belang hiervan voor het draaiende houden van de vereniging. Ook de verborgen inspanningen, uitgelicht de boekhoudkundige inspanningen van Paul, moeten niet vergeten worden.
Ziko belicht ook het GLAMcamp Amsterdam en de media-aandacht in het kader van SOPA/PIPA gerelateerde blackout van de Engelstalige Wikipedia.
MaartenB bespreekt inspanningen met betrekking tot GLAM. GLAMcamp Amsterdam was een groot evenement waar 60 mensen uit 22 landen aanwezig waren. Heeft gehouden kunnen worden, omdat we hebben besloten een projectmanager aan te stellen. Evenement is ook tot stand gekomen door steun van WMUK en WMF (grants voor reiskosten van deelnemers). Voor meer zie https://meta.wikimedia.org/wiki/GLAMcamp_Amsterdam.
Cyriel prijst de grote inzet van de vrijwilligers het afgelopen jaar. Activiteiten waar we mee naar buiten zijn getreden zijn WPNL10 in Den Bosch met een fotohunt en een feest in de Talent Factory, na WP10 van 13-15 januari 2011 met hackathon, workshop, en borrel bij Amsterdam Museum, WCN 2011 in november met 140 bezoekers en 3 tracks.
Jane stelt zichzelf voor, omdat zij vorig jaar is gekozen zonder aanwezig te zijn tijdens de ALV. Jane doet een oproep voor een Nederlandse coordinator Wiki Loves Monuments. Dit doordat MaartenD en Lodewijk zich dit jaar vooral richten op de wereldwijde coordinatie van WLM. We hebben vrijwilligers nodig voor de "Wiki Takes <stad>"-events, het organiseren van de jury, etc. Twee vrijwilligers geven aan dat ze willen helpen: Paul Oranje en Johan Mebius. Is betaald door Heemschut heeft budget beschikbar gesteld waardoor we Els Arends hebben kunnen inhuren voor
WLM EU: In Duitsland zijn meer dan 30.000 afbeeldingen geupload door ongeveer 1000 mensen. Voor Nederland was het ongeveer 13.500 met 60 afbeeldingen gemiddeld.
Marco vraagt om vrijwilligers voor COSYNE voor Italiaans, Duits, Nederland en Engels die van voetbal houden. Paul Oranje is geinteresseerd.
- Andre Engels vraagt of er contact is met WMDE over Wikidata. Dat is niet aan de orde gekomen.
- Lodewijk suggereert Paralympics in samenwerking met WMAU.
- Marc
Siebrand geeft een overzicht van de ledenlijst. Op dit moment zijn er 165 leden. Per 18 maart 2012 zijn er nog 67 leden die contributie moeten voldoen. De tweede herinnering voor betalen contributie 2012 is twee dagen geleden verzonden (2012-03-22).
Siebrand geeft aan dat hij met Cyriel bezig is met de wervingsprocedure van een Senior Operations Manager, of mogelijk "bedrijfsleider" voor Wikimedia Nederland. Cyriel en Siebrand hebben zo'n 25 cv's doorgenomen. WMF helpt mee in de persoon van recruitingagent Steph Thommen. Dit heeft een hoop geld gescheeld. Steph heeft met 8 gesproken. 2 door naar tweede ronde. Tweede ronde loopt nu. Geen uitspraken over met wie we in gesprek zijn. In juni (?) hebben we een voltijds bedrijsleider voor Wikimedia Nederland.
- Ronald vraagt zich af waarom deze persoon voltijd begint. Hij vindt dat wat vreemd. Marco geeft aan dat het niet alleen gaat om het managen van medewerkers, maar vooral ook de vrijwilligers. Siebrand geeft aan dat we nu freelancers inhuren voor specifieke activiteiten. Deze persoon zal een deel hiervan voor z'n rekening nemen.
- Lodewijk vraag of Siebrand nog even kort de taakomschrijving kan behandelen, waarop Siebrand het profiel voorleest (http://nl.wikimedia.org/wiki/Wikimedia:Vacatures#Senior_Operations_Manager).
- Er wordt gesproken over het spanningsveld tussen bestuur en personeel.
Siebrand geeft aan dat hij techniek onder handen heeft genomen. Onder andere de email infrastructuur. Siebrand stelt zich niet kandidaat, maar wil wel actief blijven o.a. met ICT en WCN2012.
Ziko bespreekt de verhoudingingen binnen de Wikimediaentiteiten internationaal, en de spanningsvelden tussen chapters en WMF in het bijzonder. WMF-directeur geeft de voorkeur aan gecentraliseerd fondsenwerven. West-Europese chapters lijken in grote meerderheid voorkeur te geven aan gedecentraliseerd fondsenwerven. Zie https://meta.wikimedia.org/wiki/Fundraising_and_Funds_Dissemination voor zeer veel achtergronden. Ziko bespreekt het plan voor een Wikimedia Chapters Counsil (https://meta.wikimedia.org/wiki/Chapters_Council ). Primaire doelen zijn representatie, verantwoording, kennisuitwisseling en ontwikkeling. Er zijn veel vragen over hoe de beweging internationaal opereert.

Jaarrekening 2011 & Verslag kascommissie 2011

Paul presenteert de jaarrekening en balans en licht deze toe. XXX: LINK OPNEMEN.
Ad en Ronald vormden de kascommissie. De kascommissie is tevreden volgens Ad. Ronald heeft twee aanvullingen: Het blijkt dat er kosten gemaakt worden bij een boekhoudkantoor (ongeveer 6000 euro) om een papier uitgedraaid te krijgen. Ronald wil ook kwijt dat de penningmeest uitvoerende werkzaamheden uitvoert, waardoor hij het overzicht verliest. Er was een tijd een bedrag van een ton, die een jaar lang niets heeft opgebracht. Daar had mee geshopt moeten worden.
- Paul geeft aan dat bij het maken van de jaarrekening en de administratie meer komt kijken. De kosten voor de jaarrekening zijn EUR 3000, en er zijn overige kosten gemaakt voor advies. Het boekhoudprogramma kost ongeveer EUR 800.
- Marco geeft aan dat de ingehuurde medewerkers vast ook iets te maken gaan krijgen met de financiele administratie.
Erik Zachte spreekt ergernis uit over het late moment. Kascommissie geeft aan dat is geconstateerd dat inmiddels de spaarrekening is gevuld.
Er wordt een vraag gesteld door Marc Schram over hoe om wordt gegaan met conversie tussen valuta (met name USD en EUR). We proberen zo dicht mogelijk bij de bedragen te blijven, pragmatisch te werk te gaan en waar nodig te overleggen. Wat betreft de grant die nog op de balans staat, dit geld is nooit naar NL gekomen, omdat het uit een fondsenwerving is gekomen.
Er wordt een vraag gesteld waarom niet wordt gebankiert bij ideelere banken, maar bij ABN en ING. Paul en MarkW lichten toe dat de huidige banken de meeste diensten aanbiedt tegen een aantrekkelijk tarief.
Bestuur gaat bekijken wat de mogelijkheden voor bankieren en finanaciele zekerheden zijn, en koppelt hierover terug naar de leden.
Uitsplitsen van kosten per activiteit worden door penningmeest op verenigingswiki online gezet.

De jaarrekening wordt goedgekeurd en het bestuur wordt per acclamatie decharge verleend. Ronald voegt achteraf nog toe dat er meer financieel inzicht gegeven moet worden, omdat een reletief kleine vereniging een erg groot budget heeft. Het zou helpen als er duidelijker gemaakt kan worden of dankzij de WMF of een andere entititeit gerealiseerd kan worden. Lodewijk stelt voor dit tijdens een volgende begrotingsbehandeling te behandelen.

Instellen kascommissie 2012

Ad geeft aan niet langer beschikbaar te zijn na zes jaar. Siebrand vraag om, en krijgt applaus voor Ad. De volgende personen vormen de kascommissie 2012 als aangenomen door de ALV per acclamatie:

Ronald Beelaard
Mark Wesbeek

Na een pauze van ongeveer 10 minuten, wordt de vergadering om 15:25 voortgezet.

Planning voor 2012

Paul bespreekt de status van de planning voor 2012. Zie http://nl.wikimedia.org/wiki/Programma_en_begroting_2012/nl. Achter op schema liggen:

Ontwikkelen en publiceren van standaarden m.b.t. verslaglegging
Overwegen/doorontwikkelen van extra 'adviserende'/'specialistische' vrijwilligersposities, of adviesraad
produceren van materialen, presentatie en gids over hoe samenwerkingen met instellingen kunnen werken (geen concrete voortgang)
Bestuurshandleiding (geen concrete voortgang - URGENT)
Aannemen en behouden van directeur (schema juli 2012)
Enquêtes en onderzoeken (geen concrete voortgang)

Veel activiteiten die zijn gepland zijn nog niet zover als we zouden willen. De ambitie om alle geplande activiteiten uit te voeren is er nog wel. Siebrand roept alle aanwezigen op om deel te nemen aan de geplande activiteiten als daar interesse in is. Anders wordt het lastig om de ambities te relealiseren. Tijdens de vorige ALV is gevraagd om onderzoek te doen naar de nut en noodzaak van zelf fondsenwerven. Deze wordt door Paul gepresenteerd en is beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/SWOT_Fundraiser_WMNL. Hierover wordt gedurende 15 minuten gesproken zonder concrete uitkomsten. Wikimedia Nederland kan buiten de FR om een eigen donateursbestand opbouwen. Mocht WMNL niet zelf kunnen fondsenwerven, dan is het wenselijk dat WMNL deze donateurs wel kan benaderen, om donateurs te activeren (als editor en als actief lid).

Aftreden huidige bestuurders

Ziko bedankt vertrekkende bestuurders:

Jane Darnell
Siebrand Mazeland
Maarten Brinkerink
Marco Swart

Ziko bedankt Jane
Ziko bedankt Siebrand
Ziko bedankt Maarten Brinkerink

Bestuursverkiezing 2012

Kandidaten

De volgende kandidaten hebben zich aangemeld.

Sandra Fouconnier

Ik ben Sandra Fauconnier, 38 jaar, kunsthistorica en Belg in Nederland. Ik ben moeder van een zoon van 6 jaar, hou van fietsen, lezen en internetten. En ik werk intussen ruim tien jaar aan internetprojecten in de culturele sector. Op dit moment ben ik projectleider van ArtTube - een website met video's over kunst en design - bij Museum Boijmans Van Beuningen. Ik hou enorm van kunst en cultuur en zet mij graag in voor het verspreiden van kennis, schoonheid en waardevolle informatie via de publieke ruimte van het internet. In de voorbije tien jaar heb ik Wikipedia zien uitgroeien van een klein, experimenteel en veelbelovend initiatief tot een van de belangrijkste en bijzonderste webprojecten ter wereld. In 2003 en 2004 was ik zelf Wikipediaan (ik schreef af en toe mee aan artikelen over kunst op de Engelstalige Wikipedia), daarna heb ik Wikipedia vooral passief maar met veel interesse gevolgd. Vooral de openheid van het project, en de nadruk op open kennis en auteursrecht spreken me bijzonder aan. Ik wil graag het werk van mijn collega Maarten Brinkerink met verve verder zetten. Net zoals hij heb ik brede kennis over cultuur en internet en heb ik een goed netwerk en een prima reputatie in de Nederlandse cultuursector. Het zou voor mij een bijzondere uitdaging en een eer zijn om me in te zetten als bestuurlid van Wikimedia.

Cyriel Brusse

Zittend bestuurslid. Sinds 2006 ben ik actief op Wikipedia en enkele andere projecten. In 2007 ben ik als vrijwilliger ook bij de vereniging betrokken geraakt. Afgelopen oktober ben ik verkozen als bestuurslid en in het half jaar dat daarop volgde, heb ik mij met name bezig gehouden met het organiseren van diverse activiteiten, het strategisch beleid en communicatie en de professionalisering. In het komende jaar zou ik deze bezigheden graag willen voortzetten. Onze vrijwilligers zijn ons grootste goed en ik wil graag helpen waar ik kan, om de dingen die zij inzetten om vrije kennis voor iedereen mogelijk te maken, te ondersteunen vanuit de vereniging.

Frans Grijzenhout

Frans Grijzenhout wil graag een bijdrage leveren aan verdere groei en bloei van Wikipedia. In 2010 heb ik mijn actieve loopbaan beëindigd (prepensioen), maar ik heb veel energie en wil die graag inzetten voor de Vereniging Wikimedia Nederland. Ik ben werkzaam geweest als uitgever en als uitgeefdirecteur bij een educatieve uitgeverij. Ik heb veel kennis hoe je informatie deelt en aantrekkelijk vormgeeft. Ik heb veel ervaring in het organiseren en managen van grote projecten. Vanuit dat perspectief wil ik graag het werk van alle vrijwilligers die op Wikipedia actief zijn ondersteunen.

Sarah Morassi

Hallo allemaal! Mijn naam is Sarah Morassi, 26 jaar en heb nog nooit iets op Wikipedia geschreven of aangepast en heb al helemaal geen verstand van softwareontwikkelen. Kortom, ik kom niet uit de 'Wiki-wereld'. Toch stel ik me kandidaat voor het bestuur van Wikimedia. Ik werk met veel plezier en voldoening bij het Ministerie van OCW als beleidsmedewerker hoger onderwijs. Daar houd ik me bezig met het hoger onderwijsbeleid van Nederland. Hoger onderwijs is goed voor de ontwikkeling van individuen, maar draagt ook bij aan de ontwikkeling van Nederland en de rest van de wereld. En dat geldt eigenlijk ook voor open data, het draagt bij aan de ontwikkeling en kennis van individuen en de maatschappij. Dat vind ik belangrijk. En ik ben van mening ben dat kennis voor zoveel mogelijk mensen bereikbaar zou moeten zijn. Vrije kennis is een prachtig ideaal en ik zou graag meehelpen om dat ideaal waar mogelijk werkelijkheid te laten worden. Ik heb in verschillende besturen gezeten, waaronder het bestuur van de universiteitskrant in Groningen, waarin ik me zonder te bemoeien met de inhoud van de krant, heb ingezet om het delen van kennis mogelijk te maken. Dat zou ik ook graag bij Wikimedia doen. Ik heb Communicatie- en Informatiewetenschappen en Nederlandse Taal en Cultuur gestudeerd. Graag zou ik mijn communicatie-achtergrond, waar ik in mijn huidige werk niet direct gebruik van maak, willen inzetten voor Wikimedia. Wikimedia doet interessante dingen en zorgt voor vrije kennis, maar te weinig mensen kennen Wikimedia. En dat is jammer. Daar wil ik samen met jullie verandering in brengen. Gaan we er voor? P.S. Mijn afwezigheid bij de ledenvergadering is geen blijk van desinteresse. Ik vier de sabbat (bijbelse rustdag) die ingaat op vrijdagavond zonsondergang en eindigt op zaterdagavond zonsondergang.

Ziko van Dijk

Zittend bestuurslid. Ik ben historicus, 39 jaar oud, Duitser en woon al een tijdje in Nederland. Sinds 2003 doe ik mee bij Wikipedia en ben sinds 2008 lid van Wikimedia Nederland. In april 2011 werd ik gekozen tot bestuurslid en oefen sindsdien de functie van voorzitter uit. De vereniging Wikimedia Nederland is aan de ene kant "de Wikipedia-club", aan de andere kant de vereniging voor vrije kennis. Dat maakt soms een balans nodig tussen verschillende soorten mensen met verschillende achtergronden. Die balans vond ik altijd belangrijk om echt iets van het grote potentieel van de Wikimedia-beweging te maken. Persoonlijk was ik in 2011 en nu ook in begin 2012 veel bezig met de ontwikkelingen op internationaal gebied, en ook de public relations en het representeren van de vereniging liggen mij na aan het hart. Continuïteit en concentratie: het werk van het in 2011 gekozen bestuur bouwt op op het werk van de vorige besturen, maar het is wel noodzakelijk om meer dan in het verleden erover te praten welke activiteiten we misschien belangrijker vinden dan andere.

Paul Becherer

Zittend bestuurslid. Sinds 2006 ben ik als Wikipediaan actief (en nog steeds) en sinds eind 2008 ben ik lid van de Vereniging Wikimedia Nederland, waar ik inmiddels twee jaar bestuurslid ben geweest. In het dagelijks leven ben ik wetenschappelijk softwareontwikkelaar. Ik stel me verkiesbaar voor een derde termijn als bestuurslid, omdat ik nog steeds enthousiast ben over deze vereniging en geloof in haar missie; omdat ik denk dat ik daar als bestuurslid nog steeds iets aan kan toevoegen door inzet en (inmiddels) ervaring; omdat ik denk dat het ondanks de veranderende rol van het bestuur wel belangrijk blijft dat daarin ook een aantal actieve Wikipedianen zitting heeft; en omdat ik continuïteit belangrijk vind. Ik verwacht dat dit mijn laatste jaar als bestuurslid wordt, maar wil graag dit jaar nog vanuit een bestuursfunctie helpen om Wikimedia Nederland verder te laten groeien, naar een vereniging die professioneel kan werken, maar die in hoofdzaak door en voor vrijwilligers functioneert om haar doelstellingen te verwezenlijken. Het liefste zou ik dit jaar mijn taken als penningmeester overdragen aan een ander bestuurslid, maar ik weet dat het geen populaire functie is, en ben zeker ook bereid nog een jaar als penningmeester door te gaan.

Ad Huikeshoven

Ad stelt zich kandidaat tijdens de vergadering. 48 jaar, 2 dochters, getrouwd. 6 jaar kascommissie, in de organisatie WCN meegedaan. Econoom, verstand van boekhouden. Wil wel penningmeester worden.

Procedure

Er zijn 25 aanwezigen en twee machtigingen gegeven. In totaal zijn er per kandidaat 27 stemmen uit te brengen. Er kan voor en tegen een kandidaat worden gestemd. Niet stemmen is een onthouding. Een kandidaat wordt gekozen tot bestuurder als meer dan 50 procent van de uitgebrachte stemmen VOOR de kandidaat is.

Stemcommissie

Andre Engels
Jane Darnell
Siebrand Mazeland

Uitslag

Cyriel Brusse: 25 voor, 2 tegen
Frans Grijzenhout: 23 voor, 1 tegen
Paul Becherer: 26 voor, 0 tegen
Sandra Fouconnier: 26 voor, 0 tegen
Sarah Morassi: 17 voor, 7 tegen
Ziko van Dijk: 27 voor, 0 tegen
Ad Huikeshoven: 25 voor, 0 tegen

Alle kandidaten zijn gekozen in het bestuur.

Strategisch plan

Documenten: https://nl.wikimedia.org/wiki/Strategie/Strategie-teksten_maart_2012

Erik Zachte: Mis een echte mission statement die kort en bondig is. Huidige Wikimedia Nederland streeft naar kennisdeling door vrijwilligers onder open licentie in Nederland en daarbuiten.
Lodewijk Gelauff: Wil in ALV goedkeuring hebben over de formele toetreding tot de 'Chapters Council' wanneer daar budgetverplichtingen bij komen kijken of bevoegdheden worden overgedragen.
- Addendum n.a.v. discussie op ALV 23 september 2012:
Lodewijk stelt dat de discussie over toetreding tot de WCA in de rondvraag niet voldoende naar voren is gekomen en dat de ALV zou hebben uitgesproken dat het bestuur vooraf de ALV om toestemming zou moeten vragen voor het aangaan van financiële verplichtingen en het overdragen van bevoegdheden. Paul doet een tekstvoorstel van de strekking dat er enige discussie zou gevolgd en dat de consensus was dat het bestuur de ALV vooraf om goedkeuring vraagt wanneer in het kader van toetreding tot de WCA verplichtingen worden aangegaan of bevoegdheden worden overgedragen. Ziko meent dat er geen dergelijk besluit door de ALV is genomen en dat de statuten sowieso geen ruimte laten voor het overdragen van bevoegdheden door het bestuur. Lodewijk steunt het tekstvoorstel. Besloten wordt de discussie op de huidige ALV aan de notulen van de vorige vergadering toe te voegen en de notulen zo vast te stellen.
Ronald Beelaard: Wil Erik Zachte's woorden onderschrijven. Krijgt de indruk dat het een intern gericht werkplan is dat een doel mist.
Mark Wesbeek wil waardeirng uitspreken over wat er de afgelopen twee jaar is opgebouwd.
Andre Engels/Siebrand: In de volgende nieuwsbrief aandacht voor WikimediaNL-l mailinglijst.
Marco van Hulten: Stelt voor om nog eens te borrelen over de mission statement.
Maarten Dammers: De stamtafel is in het slob geraakt. Wie wil dit overnemen?
Maarten Dammers: Promotie kalenders Wiki Loves Monuments.
Ziko: Bedankt iedereen namens het nieuwe bestuur voor het vertrouwen en hoopt op meer terugkoppeling op basis van communicatie.
Maarten Brinkerink: Is blij dat er zoveel mensen aanwezig zijn tijdens de vergadering waarop hij het bestuur verlaat.

Rondvraag

Wegens tijdgebrek is de rondvraag samengevoegd met het vorige agendapunt.

Sluiting

Marco sluit de vergadering om 17:04.