Notulen20120112

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering 12 januari 2012

• Begin: 19h
• Aanwezig: Ziko (vz.), Marco, Jane, Siebrand, Cyriel, Lodewijk Gelauff (gast), Paul (not.)
• Afgemeld: Maarten B (input hieronder),

Opening

Ziko opent de vergadering om 19.37.

Notulen vorige vergadering

Marco meldt op dat hij zich de vorige vergadering wel heeft afgemeld.

Ingekomen stukken

Onder meer een mail van Ad Huikeshoven die onder professionalisering zal worden behandeld.

Voorbereiding strategieweekeinde

Er lijkt enige verwarring te zijn over de personen buiten het bestuur die hierbij betrokken worden. Een locatie in de stad is mogelijk, maar een locatie daarbuiten zou beter kunnen zijn om mensen ook daadwerkelijk op de locatie te houden gedurende het gehele weekeinde. Cyriel noemt enige locaties in het oosten des lands. Ziko kan er zelf waarschijnlijk niet zijn, en ziet dus liever dat iemand anders dat regelt. Er volgt een discussie over wat we eruit willen halen, liefst concrete deliverables. Marco stelt dat wanneer er mensen van buiten komen, er wel iets fatsoenlijks moet staan.

Besloten wordt de bijeenkomst in februari met het bestuur te houden, en een document te produceren voor de ALV in maart. In dat document zal de stand van zaken worden besproken. Afhankelijk van hoeveel 'gaten' daar nog in zitten, kunnen de leden al dan niet uitgebreid worden geconsulteerd. In ieder geval zal ruim voor de ALV een aantal duidelijke vragen aan de leden worden voorgelegd. Lodewijk merkt op dat er tot nu toe vrij weinig daadwerkelijke consultatie van de leden heeft plaatsgevonden.

Functioneren bestuur

Siebrand stelt de bestuurswissel op de aanstaande ALV aan de orde en zou graag van iedereen horen hoe zij denken over hun eventuele deelname aan het volgende bestuur.

• Siebrand zal zich niet herkiesbaar stellen: overbezet, te weinig tijd om WMNL-werk goed te doen. Hij ziet zichzelf liever als vrijwilliger in niet-bestuurspositie
• Jane meldt dat andere activiteiten die zij niet wil opgeven, in de knel komen. Vermoedelijk is ze niet verkiesbaar voor het volgende bestuur.
• Marco: "Nee, tenzij." Er zijn enkele (neven)activiteiten die mogelijk stoppen, en dat zou mogelijkheden bieden, maar als dat niet stopt, vindt Marco dat hij niet op deze wijze door kan in het bestuur.
• Ziko wil graag door, ook vanwege al gedane investeringen, ook op deze positie.
• Paul wil door, maar zou het prettig vinden als iemand ander het penningmeesterschap zou kunnen overnemen
• Cyriel wil graag in het bestuur blijven.

Professionalisering

Kwartiermaker

Cyriel vraagt wat er al is gedaan en wat er nog moet worden gedaan. Een aantal dingen lijkt niet te zijn gedaan, maar dat is niet teruggekoppeld aan de rest van het bestuur. Wat het profiel/de taakomschrijving betreft, merkt Marco op dat de kwartiermaker aan 1 persoon behoort te rapporteren en dat de bevoegdheid duidelijk moet zijn omschreven. Er zal een achtergronddocument moeten komen waarin dit soort vragen aan de orde komen. In ieder geval wordt er een gespecialiseerd bureau ingehuurd hiervoor.

Lodewijk vraagt wat de streefdatum is hiervoor. Het streven is om de vacature eind januari uit te kunnen zetten, dan ca. 1 maand voor reacties, nog 1 maand voor de hele procedure en dan zou in een gunstig geval de kwartiermaker per 1 april kunnen beginnen.

Maarten B heeft schriftelijk het punt ingebracht dat hij het aspect van projectmanagement een beetje mist. Marco stelt dat we er nu vooral voor moeten zorgen iemand in te huren die als kwartiermaker werkt en niet iemand die vooral projecten doet.

Cultureel erfgoed / partnerships

Cosyne

Hoewel hier en daar wel de vraag is gesteld of we hiermee door moeten gaan, stellen zowel Maarten als Marco dat het niet wenselijk zou zijn om ons hier nu uit terug te trekken. Eind februari is er een bijeenkomst in Amsterdam, waar Marco ook aanwezig kan zijn. Er stond nog een vraag open van Moushira over CoSyne, Marco zal deze beantwoorden. Cyriel mist duidelijke terugkoppeling en een plan de campagne. Paul vraagt zich af wat er bijv. bekend is over hoe de interface eruit ziet. Marco verwijst naar de presentatie van de afgelopen Wikimania.

WLM NL 2012

Lodewijk en Maarten Dammers zijn niet echt beschikbaar voor activiteiten specifiek in Nederland. Er zijn dan twee dingen die het bestuur moet doen. 1. Er moet een liaison vanuit het bestuur zijn. 2. Er moeten een of twee (liefst twee) coördinatoren zijn voor WLM in Nederland, bij voorkeur van buiten het bestuur. Die laatste zullen dan contacten leggen en onderhouden met Nederlandse partners, zoals Heemschut. Het advies van Lodewijk is om daarnaast in ieder geval een freelancer in te huren voor Nederland.

WLM Internationaal 2012

Wat de evaluatie en afwikkeling van de afgelopen WLM betreft, moet er nog een scholarship voor Wikimania Washington afgehandeld worden.

Voor 2012 hebben zo'n 20, 30 landen al aangegeven geïnteresseerd te zijn. Uit de evaluatie blijkt dat een belangrijke bottleneck ligt in 'task management' en coördinatie. Voor 2012 kan dat eigenlijk niet alleen met vrijwilligers, en daarvoor zou dus een betaalde kracht moeten worden aangesteld. In totaal zou het om 3 maanden FTE gaan. Er zijn twee reële mogelijkheden om deze persoon onder te brengen: bij WMNL of bij WMDE. Duitsland heeft om organisatorische redenen de voorkeur (daar staat al een HR-infrastructuur) en WMDE is in beginsel akkoord. Er zou dan nog wel een formeel verzoek van WMNL moeten komen aan WMDE. Nederland zou als voordeel hebben dat hier al meer vrijwilligers zijn en dat het goed zou kunnen zijn voor WMNL omdat zo iemand concreet dingen doet. Het zou kunnen zijn dat een Nederlandse kandidaat een meer internationale mindset heeft.

Het bestuur gaat akkoord met de Duitse optie en zal een formeel verzoek aan WMDE doen.

Een andere vraag is of WMNL (weer) formeel als organisator zou willen optreden als zij daarvoor wordt gevraagd. Het budget voor de hele operatie zal in totaal EUR 50.000 - EUR 60.000 zijn (dit wordt lang niet alleen door WMNL opgehoest, maar geeft wel de orde van grootte van de verantwoordelijkheid aan). Het bestuur verklaart zich bereid dit op zich te willen nemen als daartoe een verzoek zou worden gedaan.

Het punt van de registratie van Wiki Loves Monuments als handelsmerk wordt opgebracht. Lodewijk stelt dat de beslissing hierover wat hem betreft bij het bestuur ligt (maar blijft hierbij wel graag betrokken).

Wikipedian in Residence

Jane stelt dat in ieder geval vermeden zou moeten worden dat effectief voor edits wordt betaald, in welke vorm dan ook. Maarten heeft schriftelijk ingebracht dit punt niet op dit moment verder te bespreken, maar eerst af te wachten wat zijn gesprekken met een geïnteresseerde instelling opleveren. Besloten wordt dit later te bespreken, het is ook in het kader van de strategie interessant.

Nieuwjaarsborrel

Cyriel is naar Teylers geweest. Zij schrokken een beetje van het aantal van 200 maar wij verwachten zeker niet dat iedereen komt, maar hoe dan ook zal er bij de deur een verdeling in groepen zal komen. Bij Teylers vindt ook het startsein plaats voor de 'Teylers Challenge'.

WCN

Er zijn vrijwilligers nodig. Siebrand wil in ieder geval wel. Cyriel meldt dat uit de evaluatie onder andere komt dat een betaalde kracht welkom zou zijn, onder andere voor fondsenwerving. Marco stelt voor om dit door de kwartiermaker te laten doen, met de opmerking van Lodweijk dat het zou kunnen zijn dat dit eerder moet worden geregeld dan dat de kwartiermaker er is. Cyriel vraagt of we bepaalde projecten ook nog onder de aandacht moeten brengen bij onze partners, Lodewijk waarschuwt wel dat we niet de rollen van partner en sponsor door elkaar moeten gaan halen. Ziko stelt dat we een database zouden moeten hebben met vrijwilligers en freelancers - waarbij we uiteraard niet als uitzendbureau moeten gaan fungeren.

WikiZaterdag

Lodewijk heeft een commitment gemaakt tot en met maart 2012. Hij wil graag iets van feedback en input hoe we de bijeenkomsten effectiever kunnen maken. Het lijkt het bestuur zinvol om te proberen wat meer variatie aan te brengen, bijvoorbeeld door aan een WikiZaterdag een klein projectje te hangen en dat via de sitenotice bekend te maken. Verder een oproep aan de bestuursleden die niet al regelmatig op WikiZaterdagen zijn, om eens langs te komen.

Sluiting

Vergadering wordt rond 22.30 gesloten.

Appendix

Onderstaande is voorafgaande aan de vergadering al besproken.

Nyenrode

Verzoek gekregen via Jessica Tangelder (die in november en december op freelancebasis de praktische kant van het GLAMcamp Amsterdam heeft geregeld) om een 'case' te verzorgen voor 2e-jaars HBO studenten. Eigenlijk drie vragen:

1. willen we dit soort dingen uberhaupt doen
2. zo ja: wat zou een goede case zijn
3. en wie zou dat het best kunnen 'doen'

Vanwege de relatief geringe tijdsinvestering gecombineerd met de reele mogelijkheid dat hier iets nuttigs uitkomt (contacten en naamsbekendheid maar ook het aanpakken van concrete vraagstukken) is besloten dat wij hier mee door willen. Lodewijk zal een en ander voor nu verder uitwerken.