Notulen20111110

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering 10 november 2011

• Begin: 19h

• Aanwezig: Ziko van Dijk (vz), Jane Darnell, Cyriel Brusse, Paul Becherer, Marco Swart (ca. 21:00)

• Afgemeld: Maarten Brinkerink, Siebrand Mazeland

Opening

Ziko opent de vergadering tegen 20:00 na wat vertraging om enige praktische zaken af te handelen.

Vaststellen agenda

Als aparte punten worden toegevoegd: de jaaragenda voor 2012, Fundraiser 2011/2012 en bezoek Sue Gardner aan Nederland. Daarnaast zullen enkele punten tijdens de rondvraag worden behandeld.

Notulen vorige vergadering

Degenen die daarover nog niet hun mening hadden kenbaar gemaakt, hebben geen bezwaren en de notulen worden vastgesteld.

Functioneren bestuur

Ziko verwelkomt Cyriel Brusse in het bestuur, die op de afgelopen ledenvergadering (22 oktober) als bestuurslid is verkozen, en er wordt gekeken naar taken die zij op zich zou willen nemen. Zelf geeft ze aan vooral het contact met de gemeenschap te willen onderhouden, ook omdat in het verleden dat contact niet altijd vlot verliep: men moest vaak te lang wachten op respons van het bestuur. Met name zou zij ook willen promoten bij de gemeenschap dat er budget is voor activiteiten. Zij zal dan ook het primaire aanspreekpunt worden voor het Fonds Kleine Activiteiten.

Ziko stelt voor het bestuur als geheel voor de taken beter te verdelen, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Het lukt op dit moment nog niet echt om inkomende mails op de bestuurslijst snel aan iemand toe te wijzen en de respons daarop te coördineren. Er ontstaat enige discussie over hoe de vaart erin te houden zonder dat bijvoorbeeld individuele bestuursleden te snel toezeggingen doen, en anderzijds zorgvuldig te handelen zonder alles dicht te regelen. Cyriel zal proberen de 'dispatchfunctie' op zich te nemen en inkomende zaken bij het juiste bestuurslid neer te leggen.

Verder zal de komende tijd worden gewerkt aan een bestuurshandboek, dat in ieder geval voor de jaarvergadering klaar zou moeten zijn, zodat toekomstige overdrachten soepeler kunnen plaatsvinden. Het handboek zou daarnaast nuttig kunnen zijn voor de aan te stellen directeur.

Jaarplanning

Voor het komende jaar wordt een jaarplanning gemaakt en datums worden onder voorbehoud vastgesteld. Het idee is om zo tijdig te kunnen starten met voorbereidingen en de communicatie met de gemeenschap en leden over activiteiten waarbij zij betrokken kunnen zijn. De planning staat op jaarplanning 2012.

Professionalisering

Marco neemt contact op met wervings- en selectiebureau waarmee hij contact heeft. Op basis van eerder werk wordt uiterlijk 1 dec. een tekst vastgesteld t.b.v. de vacature voor directeur. Na overleg met het in de arm te nemen bureau wordt die vacature dan begin januari uitgezet zodat hopelijk de gesprekken in de loop van februari kunnen plaatsvinden. Het ligt in de bedoeling het bureau max. zo'n zes geschikte kandidaten te laten selecteren, waarna in een gespreksronde met Siebrand en Cyriel twee hiervan worden geselecteerd, die dan met een wat grotere groep bestuursleden praten waarna het bestuur een besluit neemt.

Cultureel erfgoed

Maarten Brinkerink heeft voorafgaande aan de vergadering van dit punt verslag gedaan en enkele punten aan de orde gesteld. Tijdens de vergadering zijn deze zoveel mogelijk behandeld.

GLAMcamp

Maarten: Is een nog groter succes dan verwacht (qua interesse)! Er zullen rond de 50 internationale deelnemers komen en daarnaast komen er ook nog lokale deelnemers. Dankzij bijdragen van andere chapters (met name UK) en de WMF hebben we flink wat scholarships kunnen regelen. Ook facilitair kunnen we deze hoeveelheid deelnemers aan. Naast de werkconferentie is er ook een publiek evenement op de vrijdagmiddag, waar ook vertegenwoordigers van GLAMs uitgenodigd zijn en een aantal goede keynotes gegeven worden, waar GLAMs vanuit verschillende perspectieven reflecteren om (mogelijke) samenwerking met Wikimedia. Dit alles is reeds via verschillende kanalen gecommuniceerd.

Voorstellen en adviezen Maarten:

1. Het verzoek van Jessica om voor haar onvoorziene werkzaamheden gecompenseerd te worden, en een aantal extra taken op zich te nemen (zie eerder mail).

- Ik adviseer het bestuur om hier tijdens de BV een beslissing over te nemen, bij voorkeur een positieve (Kunnen jullie mij dan direct laten weten wat het is geworden? Dan kan ik het Jessica laten weten.)

2. De werklast van Paul.

Tijdens vergadering besproken:

De door Maarten B. voorgestelde extra werkzaamheden voor Jessica Tangelder worden geaccordeerd. Het bestuur stelt daarnaast vast dat vergoedingen (inclusief 'scholarships') voor dit GLAMcamp in beginsel pas worden uitgekeerd wanneer de persoon in kwestie in persoon in Amsterdam is verschenen. Daarnaast wordt besloten dat vergoedingen indien redelijkerwijze mogelijk giraal zullen worden uitgekeerd. Dit betekent onder andere dat voor deelnemers in het SEPA-gebied alleen per bank zal worden uitgekeerd, en in geen geval contant.

GLAMtech (project met Europeana)

Maarten

Laat ik beginnen met wat hier het grootste probleem is: Dit is een omvangrijk maar ook voor de GLAMwiki beweging erg belangrijk project, met veel stakeholders en verschillende belangen. Echter, ik merk dat ik hier gezien mijn huidige tijdsinvestering onvoldoende tijd in kan stoppen en dat er dus weinig voortgang is richting een definitief plan waar we een go/no-go op kunnen geven. Het GLAMcamp maakt het extra wenselijk om hier toch op korte termijn een stap in te maken, aangezien dit een uitgelezen kans is om met de internationale GLAMwiki gemeenschap aan de daadwerkelijke invulling van het project te werken.

Vraag aan het bestuur: Is het mogelijk om hier op korte termijn met Siebrand en Maarten Dammers over te praten?

Dan nu de status: Op basis van enkele gesprekken met Europeana is er inmiddels een nieuw voorstel (zet ik zo op de mail). Belangrijkste veranderingen:

• Uitgewerkte profielen van de projectmedewerkers (inclusief door Europeana speciaal in te huren krachten)
• Duidelijkere ‚scope’ voor het project, waarbij het statistieken gedeelte nu grotendeels aan de WMF overgelaten wordt (focus van het project is daarmee mass uploading):

"The purpose of the project is to develop a scalable and maintainable system for mass uploading (open) content from galleries, libraries, archives and museums (henceforth GLAMs) to Wikimedia Commons and to create GLAM-specific requirements for usage statistics."

• Een nieuw budget waarbij de grens van 400.000 niet meer is overschreden. Er is door Europeana o.a. gesneden in de overhead (prijzen zijn tevens incl. BTW, aangezien geconcludeerd is dat wij die gewoon moeten betalen)

In mijn ogen zijn er nog een aantal uitdagingen:

• Allereerst mijn mogelijkheden om hier tijd in te steken zijn beperkt, door persoonlijke omstandigheden
• Hoewel er met de WMF is gesproken over de scope, ben ik er persoonlijk nog steeds niet van overtuigd dat we op de WMF kunnen vertrouwen dat er specifieke tools voor GLAM statistieken komen, als wij requirements aanleveren (dit op basis van eerdere opmerkingen van o.a. Erik Zachte).
• Hoe richten we het project zo in dat alle stakeholders goed vertegenwoordigd zijn en we alle belangen goed balanceren?

Vraag aan het bestuur: Hoe gaan we met deze zaken om?

Vergadering

Jane neemt hier voorlopig zoveel mogelijk over van Maarten B., en zal eventueel ook zitting nemen in een stuurgroep. Jane zal ook Siebrand en Maarten D. vragen om haar wat nader te informeren over dit mogelijke GLAM-tech-project.

Culturele samenwerkingen

Maarten

Zoals in de vorige BV aangegeven heb ik mijn lopende contacten geïnformeerd over mijn gewijzigde prioriteiten. Vragen heb ik zoveel mogelijk bij andere vrijwilligers neergelegd, maar het is moeilijk voor mij om precies te monitoren of opvolging ook plaatsvind. Een korte status-update:

• Biografisch Portaal: Geen opvolging tot nu toe.

Vraag aan bestuur: Wellicht is dit iets voor Jane? Dan breng ik haar graag in contact. Ligt namelijk een mooie kans om iets soortgelijks als in Duitsland met de persoonsnamen op te zetten! Ik breng Jane graag in contact.

• Tropenmuseum: Frank Meijer komt spreken op het GLAMcamp publieke deel en ik probeer rond het GLAMcamp nog een afspraak met hem en Liam op te zetten, aangezien ze interesse hebben in een residence model.
• Nationaal Architectuurinstituut: Heeft aangegeven in 2012 niet samen te kunnen werken met Wikimedia Nederland, vanwege andere prioriteiten (bezuinigingen). Interesse blijft bestaan.

Vraag aan bestuur: Hoe dit het beste op te volgen?

• RCE: Heb mijzelf voorlopig als contactpersoon teruggetrokken. Communicatie vind volgens mij nog wel plaats met andere vrijwilligers (maar is moeilijk voor mij te monitoren).

Vergadering

Biografisch portaal

Jane geeft aan hier wel contact mee te willen houden

Nederlands Architectuurinstituut

Er is niet direct iemand die hier mee aan de slag kan, maar het lijkt wel belangrijk de contacten warm te houden bijv. door ze uit te nodigen voor relevante bijeenkomsten.

Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Er is naast Maarten B. wel contact met verschillende leden van de gemeenschap. Paul zoekt uit wat voor contact er vanuit de RCE gewenst is en in hoeverre daar al in wordt voorzien.

Bijeenkomsten

Het meeste voor dit punt is al behandeld bij de jaarplanning. Voor de nieuwjaarsborrel wordt nog een locatie gezocht door Ziko. Lodewijk heeft eerder aangegeven graag een soort 'back-up' te hebben voor de WikiZaterdagen.

Fundraiser

Nu volledig duidelijk is dat iDEAL wordt aangeboden, lijken er momenteel geen urgente zaken te liggen rond de Fundraiser.

Bezoek Sue 11 november

Omdat dit niet direct bedoeld is als inhoudelijk overleg, kan er niet veel concreet worden voorbereid. Mocht de Fundraiser ter sprake komen, dan is het belangrijkste dat we opmerken dat we graag volgend jaar zouden fundraisen, dat we dan ook duidelijke afspraken zouden willen over de wederzijdse voorwaarden waaraan wij en de WMF daarvoor zullen voldoen en ook duidelijk zullen maken waarom het in het algemeen een goed idee is als chapters zelf fundraisen als ze daartoe in staat zijn.

Rondvraag

WMBE

Lodewijk heeft informeel gevraagd of WMNL eventueel bereid zou zijn tot financiële steun aan een eventueel op te richten Belgische Wikimedia-vereniging, mocht zo een verzoek gedaan worden. Op dit moment spreekt het bestuur zeker haar morele steun uit, en is zij ook bereid tot samenwerking, maar er is het bestuur te veel onduidelijk over de precieze status van het proces daar om op dit moment al harde toezeggingen te kunnen doen.

Vice-voorzitter

Cyriel vraagt of het noodzakelijk is om deze functie na het vertrek van Austin opnieuw te vervullen. Ziko wenst wel een plaatsvervanger, maar geen van de bestuursleden voelt er iets voor om deze functie te bekleden, dus wordt zij voor alsnog niet opgevuld.

Strategieproces

Cyriel vraagt wie de concrete organisatie van het strategieproces op zich neemt. Ziko antwoordt dat dat in principe in zijn takenpakket valt.

Jaarverslag

Cyriel vraagt hoe het met het jaarverslag voor 2010 staat. Ziko zal in ieder geval Siebrand vragen wat nu concreet de status is. Voor de layout zou men kunnen kijken of degene die de recente flyer heeft ontworpen, ook dit zou kunnen/willen doen.

Er wordt besloten dat deze maand de tekst gereed moet zijn en er duidelijkheid moet zijn over de layout. Het verslag zelf zou dan in ieder geval voor de nieuwjaarsborrel klaar moeten zijn.

Voor het jaarverslag 2011 zou de tekst klaar moeten zijn voor de jaar-ALV in maart.

Evaluatie ALV

Cyriel vraagt of er nog een evaluatie van de afgelopen ALV is voorzien, mede in verband met de geringe opkomst en wat we daaraan zouden kunnen doen. Met name de suggesties van Hay zouden wij over moeten nemen:

• ALV koppelen aan een activiteit, zoals de prijsuitreiking WLM of iets dergelijks
• Lunch voor de leden aanbieden
• Reiskosten vergoeden

Punt 1 hebben we geprobeerd aan tegemoet te komen in de jaarplanning 2012, evenals punt 2. Punt 3 komen we voor alsnog niet in tegemoet.

Sluiting

De vergadering wordt tegen 23:00 gesloten.