Notulen20110707
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 7 juli 2011
Bestuursvergadering op donderdag 7 juli 2011, 19 uur, Utrecht
Afgemeld: Siebrand, Maarten Brinkerink. Austin is wegens ziekte afwezig. Marjon is als bijzitter aanwezig. Marco is verlaat.
Opening
Ziko opent de vergadering om 19:32
Vaststellen agenda
Paul brengt nog enkele punten in.
Notulen vorige vergaderingen
Zijn per mail rondgestuurd ter goedkeuring.
Ingekomen stukken
OTRS: er zijn twee lidmaatschapsaanvragen binnengekomen, de vraag is wat precies de procedure is. Wie gaat dit doen bij afwezigheid van Siebrand? Paul is de enige andere die toegang heeft tot de ledenlijst en zoekt dit uit. Er moet sowieso een welkomstbrief uit, en Ziko vraag of dat op papier via de mail moet. Marjon meldt dat er vroeger in ieder geval een brief werd gestuurd ter controle van het adres. Paul stelt dat er een standaardbrief voor nieuwe leden is.
Bestuursrondje
Paul meldt een en ander over malafide incasso's. Het betreft deze keer vermoedelijk doorlopende machtigingen kansspelen, die niet gestorneerd kunnen worden. Het is kennelijk te makkelijk om met de publiek beschikbare gegevens van onze rekening dit soort dingen uit te halen. Paul heeft een selectieve incassoblokkade aangevraagd voor de twee incassanten, en zal contact opnemen met de incassanten. Het is niet mogelijk alle incasso's van een bepaalde soort te blokkeren of alleen incasso's van bepaalde incassanten toe te laten, alleen selectieve blokkeringen van een specifieke incassant en een algehele incassoblokkade. Hij doet het voorstel om een extra rekening te openen, zodat we 1 rekening kunnen gebruiken alleen voor inkomende bedragen (met name donaties) die we dan ook publiek bekend maken, maar met een algehele incassoblokkade, en 1 rekening voor voornamelijk uitgaande bedragen, die we niet publiek adverteren, en die dus vooral bekend blijft bij degenen die geld van ons ontvangen. Het bestuur neemt dit voorstel over.
Verzekeringen: Paul en Ziko zoeken dat uit. Het gaat met name om een aansprakelijkheidverzekering voor de vereniging zelf, en mogelijk een ongevallenverzekering voor leden en/of vrijwilligers.
Fundraiser: Het bestuur is akkoord met het aangaan van de Fundraiser Agreement 2011. Paul neemt contact op met Barry Newstead over de praktische afhandeling. Jane vraagt hoe de precies loopt en wie in het bestuur dat gaat doen. Paul geeft wat uitleg over hoe dit vorig jaar is gelopen.
Professionalisering
Discussie gaat naar inhuren personeel etc., waarmee het punt 'Professionalisering' effectief naar voren wordt gehaald. Het inhuren van een fundraiser, als we dat willen, is urgent. De vraag is wanneer we de functieomschrijving vaststellen en publiceren. Jane stelt voor functieomschrijvingen alvast te publiceren, Paul wil wel dat als zoiets online gaat, we een tijdspad hebben wanneer de selectie etc. plaatsvindt. Er lopen even twee discussies door elkaar: inhuren van 'reguliere' krachten en fundraiser. Fundraiser is nu urgent. Er is een venster van 20 t/m 28 juli voor eventuele gesprekken, omdat Siebrand dan terug is en Marjon nog niet weg is. Marjon: freelancer of dienstverband? De vraag is ook voor hoe lang. Een functieomschrijving moet hoe dan ook afgemaakt worden. Het voorstel is om de twee door ons contact genoemde HR-specialisten te benaderen met onze casus, en te vragen wat ze voor ons kunnen doen. Marco belt ze, en legt e.e.a. voor met vraag om voorstel.
Paul licht de grant toe die we destijds door de WMF toegekend hebben gekregen, en het feit dat we voor de komende Fundraiser op 1 oktober een plan moeten hebben voor besteding van de te werven fondsen - we gaan proberen half oktober een ALV te doen waarop dan die begroting definitief kan worden, voordat de grote campagne begint, Marjon zorgt voor Doodle.
Bijeenkomsten
WCN
Het bestuur is akkoord met de begroting, maar vraagt wel te kijken of er nog iets extra af kan voor vroegboekers, bijv. voor leden.
Wikimania
Het is nog steeds de bedoeling om twee bestuursleden namens WMNL naar Haifa te laten gaan.
Activiteiten
Fonds kleine activiteiten
Ziko heeft een Google doc hierover opgesteld; wat de schrijfwedstrijd betreft, waarover mogelijk een aanvraag binnenkomt: als er een aanvraag komt, zijn we bereid hierin bij te dragen, zo niet, dan niet.
Cosyne
Inmiddels is bij de EU in Luxemburg over de voortgang gerapporteerd. Marco kon daar niet bij zijn, het uitgebrachte rapport Bestand:CosyneReportFirstReview.pdf is wel beschikbaar. Marco legt nog even uit hoe een en ander werkt, met name voor de nieuwe bestuursleden.
Cultureel Erfgoed
WLM
WLM Europe: er is door Lodewijk gevraagd of WMNL voor bepaalde activiteiten de formele 'verantwoordelijke' kan zijn, Het gaat dan m.n. om bijvoorbeeld sponsorcontracten waarvoor men graag een wederpartij heeft, en er is geen formele WLM Europe-organisatie. In principe is het bestuur akkoord, Jane is contact binnen het bestuur. De vraag is welke verantwoordelijkheid (lees: risico) wij eventueel lopen.
Tropenmuseum
Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt schriftelijk ingebracht ter informatie:
- Begin juli sprak ik met Frank Meijer (Tropenmuseum) en Els Boeles (Stichting Academisch Erfgoed) over een mogelijke samenwerking rond het onderwerp "expedities". Idee zou zijn om verschillende (versplinterde) collecties van het Tropenmuseum en verschillende erfgoedcollecties van universiteiten over expedities samen te brengen en beschikbaar te stellen op Wikimedia Commons en in de vorm van een activiteit de verrijking hiervan en het aan elkaar relateren van het materiaal aan te moedigen. Dit is een uitkomst van de brainstorm aan de kant van het Tropenmuseum, omdat zij al eerder aangaven graag een meer 'gerichte' samenwerking met Wikimedia te ondernemen. Het is allemaal nog in de conceptfase en voor meer duidelijkheid heb ik om een inventarisatie van de daadwerkelijke collecties gevraagd, die volgt en zal een ons een beter beeld geven. Wel heb ik al voorgesteld dat een 'Wikipedian in Residence' model hier mogelijk interessant is: Een vrijwilliger die toegang heeft tot experts bij de instellingen, om de kennisproductie rond het materiaal vanuit de gemeenschap aan te moedigen (door artikelen te starten, e.d.). Ik heb beloofd dat ik dit specifieke project eens aan Liam Wyatt voorleg, vanuit zijn ervaringen bij het British Museum.
Metrics/GLAM tech
Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt schriftelijk ingebracht ter informatie:
- In Berlijn op de Open Knowledge Conference (waar ik voor mijn werk was) sprak ik 'toevallig' Liam Wyatt nog over zijn voorstel om WMNL te laten fungeren als 'expert centre' voor GLAM tech. Ik heb aangegeven dat wij momenteel niet genoeg organisatorische capaciteit hebben om dit te herbergen (en andere prioriteiten in de voortgang hierin), maar wel het belang van voortgang op dit punt zien. Mogelijk zouden we financieel kunnen bijdragen bijvoorbeeld (geen toezeggingen gedaan natuurlijk). Liam stelde voor om eens met Europeana te praten, of zij een degelijk centrum niet in hun organisatie zouden willen herbergen. Ik vind dit een interessant idee, maar dit is iets waar we het als bestuur denk ik uitgebreid over moeten hebben, voordat we hier op doorgaan. Zitten veel aspecten aan. Hoe pakken we dit aan? Per mail? Per Skype? In een volgende BV (in augustus ben ik op vakantie)? Zou mooi zijn om hier voor mijn vakantie over gesproken te hebben eigenlijk.
Dit is bij de rondvraag nog even ter sprake gekomen, zie aldaar.
PR
PR spullen
ER zijn inmiddels kleine gadgets besteld via WMDE.
Nieuwe website
Er is nu een 'gewone' website en de 'oude' wiki. De website is bedoeld visitekaart/uithangbord, de wiki is voor archief en samenwerking.
Communicatie
Chapter reports
Wat is de stand? (Vraag van Lodewijk of hij input moet leveren) Paul gaat een en ander nu zsm proberen te doen.
Jaarverslag
idem. Gesprek komt op bedankjes donateurs. Dat ligt nu bij Siebrand. Paul vraagt Siebrand of hij daar hulp bij kan gebruiken, indien nodig zouden we bijv. een student kunnen inhuren voor uitzoekwerk.
Bestuur
Kantoor en professionalisering
Stand van zaken inhuren
Effectief behandeld bij Bestuursrondje
Huisregels en bezoekbeleid
Dit klinkt wat formeler dan nodig. Het belangrijkste is om kenbaar te maken dat vrijwilligers ook welkom zijn om werk voor Wikimedia/Wikipedia op het kantoor te doen, onder bepaalde voorwaarden.
Verbeteren kantoor
Er worden voorstellen gedaan om bijv. wat mooie foto's van Commons op te hangen, om het een beetje representatief te maken.
Strategie
Helaas is er nog niets concreets gebeurd. In principe willen we dit jaar concreet een plan voorleggen aan de ALV. Idee is in augustus iets af te ronden dat we dan aan de ALV kunnen voorleggen, hetzij door Siebrand, hetzij door Marco als Siebrand onvoldoende tijd heeft.
Rondvraag
Paul zou graag uitzoeken in hoeverre het realistisch is aan de slag te gaan met het CBF voor een keurmerk of certificaat. HLB Schippers heeft eerder al aangegeven daar eventueel bij van dienst te kunnen zijn. Het bestuur is akkoord met orienteren bij HLB SChippers.
Jane: Naar aanleiding van een mail over 'GLAM-tech', waarin WMNL wordt geopperd als mogelijk : het is niet helemaal duidelijk wat ze precies willen, en als je spullen gaat ontwikkelen zonder dat de WMF daar volledig achter staat, loop je (zoals Siebrand opmerkte) het risico dat het nooit wordt ingebouwd.
Sluiting
De vergadering wordt rond 22:15 gesloten.