Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering op 9 juni 2011, 19 uur, Utrecht

Afgemeld: Paul

Opening

Marco opent de vergadering om 20.00.

Vaststellen agenda

Notulen vorige vergaderingen

http://bestuur.wmnederland.nl/Bestuursvergadering_12-05-2011

Er was geen meerderheid van bestuur voor goedkeuring. Hierdoor doorgeschoven naar volgende vergadering.

Ingekomen stukken

Noemenswaardige inkomende stukken worden elders behandeld.

Inkomende mails aan de bestuurslijst worden vanaf heden behandeld als inkomende stukken. De secretaris is verantwoordelijk voor het verdelen van de inkomende stukken. Deze functionaris wijst het inkomende stuk toe aan een persoon en maakt een actiepunt.

Bestuursrondje

Siebrand

Ledenlijst in beheer genomen van de vorige secretaris. Lijst moet stevig bijgewerkt worden. Staat nu in Google Docs en is ook voor de penningmeester te bewerken. Er gaat op korte termijn een verzoek tot betalen contributie uit en brieven worden niet verstuurd als dat te voorkomen is. Siebrand stelt voor om per zo snel mogelijk een e-mailadres verplicht te stellen voor lidmaatschap. Marco zoekt in de statuten uit of bijvoorbeeld opzeggen wegens niet betalen contributie gedaan kan worden per e-mail, of dat hiervoor statuten moeten worden aangepast.

Maarten: KVAN Dagen

Maarten B: Ik was naar aanleiding van een ingezonden voorstel onder de titel "Wiki Loves Archives" uitgenodigd om een sessie van een uur te geven tijdens de KVAN Dagen in Leeuwarden (http://www.kvan.nl/activiteiten/kvan-dagen.php). Dit is de jaarlijkse conferentie voor de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland. Omdat ik slechts een voorstel voor 30 minuten had ingediend, heb ik besloten om twee extra panelleden voor de sessie uit te nodigen. Na mijn inleidende verhaal over wat Wikimedia Nederland is, wat de relatie met cultureel erfgoed is en wat wij aan activiteiten ondernemen, heeft Maarten Zeinstra van Kennisland heeft een verteld over de Effectmeting voor het Nationaal Archief (en Open Beelden) en heeft Christian van der Ven van het Brabants Historisch Informatie Centrum verteld over zijn project rond het aanmaken en verrijken van lemma's op Wikipedia vanuit een instelling. Dit leverde een mooie en genuanceerde sessie op. Ik raad anderen dan ook zeker aan om degelijke gelegenheden te gebruiken om ook partnerorganisaties hun visie op Wikimedia te laten geven. Er waren ongeveer 20 man in het publiek. Achteraf zag ik op Twitter reacties als: "Sessie over Wikemedia van Maarten Brinkerink enthousiasmerend. Moeten we iets mee. Christian en Luud voorlopers. Meelopers gezocht." (@JantjeSt) Presentaties staan online op: http://www.de-ree.nl/kvan/ --MaartenB 9 jun 2011 09:36 (UTC)

Maarten: Vraag om ontlasting

Maarten vraag wegens persoonlijke omstandigheden om het overnemen van actiepunten. Hier komt hier niet aan toe. Het gaat om actiepunten uit april:

voorstel voor huisregels
bezoekbeleid
herschrijft functieomschrijvingen op basis van feedback
werving nieuwe medewerkers

Jane: WLM-BE

Jane heeft interessante partners in België geïdentificeerd. Willen heel graag samenwerken aan Wikipedia/Wikimedia. Jane pakt dit op met Ziko. "De Belgen" willen ook graag aan WLM meedoen. Dat legt Jane bij Lodewijk en MaartenD neer.

Bijeenkomsten

WPNL10

De aanmeldingen zijn nog heel weinig. Welke maatregelingen kunnen helpen?

Laatste informatie van Ciell: er zijn nu 37 aanmeldingen. Ciell verwacht dat er nog mensen komen die zich niet hebben ingeschreven, en het lijkt alsof het evenement gonst, omdat ze er ook over hoort in haar niet-pseudoniembestaan.

Sitenoticetekst verbeteren. Uitnodigender.
Link in sitenotice direct naar formulier laten verwijzen.
Formulier wel nog aanpassen zodat er de juiste gegevens in staan.

20 inschrijvingen voor de fotohunt. Dat is al een grote groep vinden we.

WCN

Organisatie loopt goed.

Wikimania

Austin gaat vanuit Movement Roles
Ziko gaat vanuit Wikimedia Nederland
Siebrand hoopt te gaan vanuit Wikimedia Foundation
Marco gaat als hij kan.
Marjon moet gevraagd worden of zij overweegt te gaan. Als zij wil, moeten we aanbieden een bijdrage te leveren.

Activiteiten

Financiering "kleine projecten"

Kleine Projecten van Wikipedia in Nederland komt niet van de grond. "Het potje van Ellywa" bestaat nu al een aantal jaren en het aantal aanvragen is jammer genoeg dramatisch laag. We gaan voorbeelden in andere landen zoeken van het gebruik van dit soort potjes en die communiceren. Ziko zoekt de voorbeelden. Jane bekijkt of de we CentralNotice kunnen gebruiken. Siebrand gaat Hay vragen of er een "Wordpress Formulierenplugin" is, zodat we eenvoudig en snel formulieren op de site kunnen maken die in OTRS terecht komen.

Voorstel boekenfonds

In DE en AT bestaat een "Literaturstipendium". Een actieve gebruiker kan een duur boek van de vereniging in bruikleen krijgen voor zijn Wikipedia-werk. Voordelen: Steunen van inhoud zonder het bewerken zelf te betalen, binding van mensen aan de vereniging en een activiteit die goed in de PR is. Er moet wel geregeld worden wie het precies doet en welke afspraken we ermee willen verbinden. Volgens Paul past een "beperkte aanpak" nog in het budget van dit jaar.

Inhoudelijk nog één punt: een deel van de gemeenschap is vrij goed in scheve gezichten trekken. Als gebruiker X een boek aanvraagt en krijgt, loop je kans dat gebruiker Y de achtergestelde collega gaat uithangen. Hoe zijn de ervaringen op DE en AT? Paul 9 jun 2011 09:23 (UTC)

De vergadering is van mening dat binnen de "kleine projecten" valt.

Three Coolest Projects

Naar aanleiding van de mail van Lodewijk. Welke projecten nomineren wij:

Wiki Loves Monuments
Maarten Dammers' Mass Uploads
WikiPortret

Ook de vragenlijst van Lodewijk ingevuld.

Cosyne

Volgende week is een bijeenkomst in Luxemburg. Marco kan daar helaas niet bij zijn.
Marco zorgt dat mensen bij elkaar komen zodat er voortgang geboekt kan worden.
Marjon heeft een aantal vragen gesteld, Marco neemt daarover buiten de vergadering contact op met Marjon.
- wat is de werkomschrijving voor WMNL?
- wat heeft WMNL beloofd aan het project bij te dragen?
- wat doet WMNL daadwerkelijk?
- wat zijn de voordelen voor WMNL?

Cultureel Erfgoed

WLM

Els Arends

Maarten D.: "Kort samengevat: Heemschut sponsort ons voor 1000,00 Euro zodat we Els kunnen inhuren voor Wiki Loves Monuments. WMNL moet nog EUR 71,00 niet gedekte kosten bijdragen" Graag met verdragen akkoord gaan.

Besluit: Contract Els is goedgekeurd. Ziko en Jane ondertekenen.

WikiDelft

Lodewijk en Maarten B zijn bij Erfgoed Delft en Omstreken en hebben daar met o.a. Marjolein Beumer over hun eigen lokale Wiki (WikiDelft.nl) gesproken en de mogelijkheid om in het kader van WLM een gezamelijk lokaal evenement te organiseren. Er zijn verschillende scenario's besproken, waar Erfgoed Delft zich nu op gaat beraden.--MaartenB 9 jun 2011 09:36 (UTC)

Jane wil wel naar Delft voor outreach. MaartenB zegt dat kennismakingsgesprek is geweest en dat we wachten op hun voorstel/vragen.

Besluit: Maarten volgt pro-actief op mid volgende week. Jane kan het daarna oppakken.

GLAMwiki / GLAMcamp

Verslag

Hierbij een verslag van het GLAMcamp NYC. Een driedaagse bijeenkomst georganiseerd door o.a. Liam Wyatt (GLAM fellow van de WMF). Het doel van deze bijeenkomst was Wikimedianen die actief met GLAMs samen te brengen en aan voor het Glamwiki.org Outreach project relevante zaken te laten werken (in een unconference model, dus deelnemers bepalen zelf de onderwerpen waar ze mee aan de slag willen). Daarnaast waren er ook vertegenwoordigers van gelijkgestemde organisaties (zoals Creative Commons) en de GLAM sector zelf. Gemiddeld genomen waren er elke dag zo’n 30 personen aanwezig vanuit een tiental landen.

Lees meer op: https://secure.wikimedia.org/wikipedia/meta/wiki/GLAMcamp_NYC en https://secure.wikimedia.org/wikipedia/en/wiki/Wikipedia:Wikipedia_Signpost/2011-05-23/News_and_notes

Algemene verslagen:

http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC (vrijdag) http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYCsat http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYCsun

Specifieke onderwerpen:

http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-ambassadors http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-ut http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-POE http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-metrics-proposal

Ik concreet bijgedragen aan het verbeteren van www.glamwiki.org (http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-POE), meegedacht over een online marketingcampagne voor www.glamwiki.org, waarbij instellingen zelf een GLAM-Wiki banner kunnen samenstellen om hun relatie met Wikimedia te communiceren (vergelijkbaar met bijvoorbeeld http://www.w3.org/html/logo/)samen met o.a. MaartenD en Fae (WM-UK) gewerkt aan een project brief om een initiatief vanuit de Chapters zelf te starten om de statistieken om de effectiviteit van GLAM samenwerkingen te kunnen gaan meten en hierover te rapporteren aan de desbetreffende instellingen (http://etherpad.wikimedia.org/GLAMcampNYC-metrics-proposal) en aan het einde van de conferentie met MaartenD gesproken over de mogelijkheid om vanuit Wikimedia Nederland het volgende GLAMcamp te organiseren, eind november/begin december in Utrecht.

Mijn activiteiten tijdens het GLAMcamp NYC hebben qua opvolging ervoor gezorgd dat ik mij gecommitteerd heb om voor de GLAM-Wiki banner de teksten te schrijven, om als reviewer op te treden voor het projectplan dat naar aanleiding van onze project brief voor de GLAM statistieken opgesteld gaat worden en tot slot om vanuit Wikimedia Nederland te verkennen wat de mogelijkheden zijn om het volgende GLAMcamp te organiseren. MaartenD was hier een groot voorstander van, met name omdat het hem goed leek om in Nederland een evenement te organiseren voor de internationale gemeenschap. Opzet zou zijn dat we vanuit Wikimedia Nederland de faciliteiten organiseren (accommodatie, locatie en het avondprogramma), Liam Wyatt zou verantwoordelijk zijn voor het inhoudelijke programma, initiële uitnodigingen en moderatie.

Ik ligt een aantal onderwerpen nog even uit, omdat ik hier de mening van het bestuur nodig heb:

GLAMcamp The Netherlands

MaartenD en ik hadden al bedacht dat het wellicht in Utrecht zou kunnen (laatste weekend van november of eerste weekend van december). Als accommodatie hebben we dan bijvoorbeeld het Bastion Hotel, wellicht dat we met Meeting Plaza iets qua een gesponsorde locatie kunnen regelen (alternatieve opties zouden de Universiteit Utrecht, Medialab SETUP of het Stadsarchief kunnen zijn) en het avondprogramma kan ik dan als Utrechtenaar samenstellen.

Voor jullie idee: Liam Wyatt zou ook een grote voorstander zijn van een GLAMcamp in Europa in die periode en kan zich goed vinden in de door ons bedachte rolverdeling. De kosten van dit GLAMcamp waren minder dan 10k USD (via een grant van de WMF, zie: https://secure.wikimedia.org/wikipedia/meta/wiki/Grants:WM_NYC/GLAMcamp), waarbij de reiskosten grotendeels door Chapters zelf zijn gedragen. We hebben – natuurlijk! – geen enkele toezegging gedaan en het leek ons sowieso goed om eerst even af te wachten wat de daadwerkelijke opvolging van het GLAMcamp is, om te bepalen of het herhalen van deze bijeenkomst de moeite waard is.

Hierover ben ik nog en mailwisseling en misschien nog Skype vergadering met Liam Wiatt.

We moeten zorgen voor:

Accomodatie
Locatie
Avondprogramma

MaartenD, Hay en MaartenB kunnen de organisatie op zich nemen.

--MaartenB 9 jun 2011 11:38 (UTC)

Goed idee: ja.
Geld ervoor over: ja.
Hebben we geld: checken bij Paul. Stelpost 10.000,00.

In discussie komt het weekend van 5 november naar voren. Dan is de WCN, en kunnen we op zaterdag bij Meeting Plaza bijeenkomen.

Besluit: Als de stelpost beschikbaar is (Paul) en Liam kan (MaartenB), en het bij WCN in kan (Ad), dan doen we het. MaartenB is verantwoordelijk vanuit bestuur.

Mass Uploads and Metrics voorstel

Dit gaat niet over mass uploads, maar meer over de GLAM partijen die na een "mass upload" meer willen weten over hun vrijgegeven materiaal. Dit punt gaat dus over de wens vanuit de GLAM community om meer informatie (lees:metrics) te kunnen trekken vanuit Wikipedia en Wikimedia Commons over het materiaal die zij ter beschikking stellen (of hebben gesteld). Een goed voorbeeld is de British museum, die bijvoorbeeld heeft bijgedragen aan het artikel over de Rosetta Stone. Zij willen graag weten bijvoorbeeld hoeveel hits het artikel ontvangt, en of het artikel is vertaald in andere Wiki projecten (met bijbehorende hits). Als een afbeelding is vrijgegeven, dan willen zij weten of het wordt gebruikt en zo ja, door welke wiki projecten (met bijbehorende hits). Het probleem is nu dat dergelijke info nu veel handwerk bevat, en een GLAM zou graag een soort metrics overzicht willen. Voor wat betreft afbeeldingen, de hits op miniatuur plaatjes die gebruikt worden in artikelen zijn nu niet te achterhalen. Alleen als een gebruiker daadwerkelijk op een plaatje klikt, wordt een hit op het plaatje geregistreerd (maar dan op Commons, en niet op Wikipedia, terwijl de hits op het artikel worden natuurlijk geregistreerd in Wikipedia).

Daarnaast gaat dit ook over tools die handelingen rondom GLAM samenwerkingen makkelijker mogelijk maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan tools voor massale uploads en verwerking van metadata.

Liam Wyatt (GLAM fellow WMF) kwam daarom met de vraag of WMNL een dergelijke onderneming niet zou kunnen coordineren en (co)financieren. Vanwege de voortrekkersrol rond GLAM samenwerkingen en de technische kennis die er in NL aanwezig is (bijvoorbeeld: MaartenD).

Besluit: Hier moet verder over gesproken worden. We vinden het de moeite van het uitzoeken waard, maar zien wel een aantal problemen. MaartenB gaat met Liam Skypen, er daarna met MaartenD over spreken en dan informeert en discussieert hij met Jane.

RCE

De RCE heeft inmiddels officieel aangekondigd dat de collectie op hun beeldbank aangepast is. Uit de mail van Joop Vanderheiden: "Na enig overleg met Paul Keller zijn we tot de volgende gekomen voor wat betreft onze Creative Commonslicentie. Deze hebben we zojuist op de website geplaatst. De digitale foto's met het maximum formaat van 800x800 pixels zijn vrij te downloaden en mogen onder de voorwaarden van de Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 3.0-licentie gebruikt worden. Dit houdt in dat iedereen de foto’s mag kopiëren, verspreiden en delen. Onder de volgende voorwaarden; Met bronvermelding (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) en elke afgeleid werk moet onder dezelfde licentie aangeboden worden. De overige (analoge en digitale) formaten van de foto’s op de beeldbank mogen onder de voorwaarden van de Creative Commons Naamsvermelding-Niet-Commercieel 3.0-licentie gebruikt worden. Dit houdt in dat iedereen de foto’s voor voor niet-commerciële doeleinden en mét bronvermelding (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) mag kopiëren en verspreiden (inclusief overnemen in andere, niet-commerciële publicaties). Bij het bestellen van formaten die niet vrij te downloaden zijn worden kosten in rekening gebracht. Het gaat hier om kosten voor de levering van de bestanden en niet om kosten voor het gebruik van de werken. Zie: http://beeldbank.cultureelerfgoed.nl/rcc"

De workshop voor kennisdeling tussen medewerkers van de RCE en vrijwilligers van Wikimedia zal plaatsvinden op vrijdagmiddag 17 juni. Hierbij zijn 4-5 Wikimedianen aanwezig.
De RCE heeft ook een database met archeologische objecten (1500) zie ze eventueel willen vrijgeven (http://www.cultureelerfgoed.nl/archeologie/archeologie/archeologisch-monumentenbestand/digitale-bestanden-archeologische-kaarten), vraag is of wij hier iets mee kunnen?

--MaartenB 9 jun 2011 11:20 (UTC)

Besluit: MaartenB polst reacties op mailinglijst Cultureel Erfgoed.
Vraag: Kan er ook een vrije licentie komen voor te begeleidende tekst? Wordt tijdens de bijeenkomst onder de aandacht gebracht.

Tropenmuseum

De bal lag al een tijdje bij het Tropenmuseum zelf om aan te geven of en hoe ze verder invulling willen geven aan de samenwerking. Gisteren kreeg ik een mailtje van Frank Meijer: "Zullen we daarom een keer apart afspreken? Ik wil je namelijk graag een projectidee voorleggen. Het gaat over een project rond wetenschappelijke expedities (naar de binnenlanden van Nieuw Guinea bijvoorbeeld), de spannende verhalen daar achter en de collecties die er uit voort zijn gekomen.

Deze collecties liggen veel bij musea en universiteiten, en passen qua onderwerp volgens ons erg goed binnen de encyclopedische opzet van Wikipedia. Het lijkt ons leuk om te kijken of we daar gezamenlijk iets interessants omheen kunnen maken."--MaartenB 9 jun 2011 10:53 (UTC)

MaartenB gaat gaat bij ze langs. Voor ons is nog niet duidelijk wat ze willen, en wij zijn afhankelijk van of er wel of geen vrijwilligers zijn om aan het project te werken.

NAi

Maarten heeft van Petra van Ree een update ontvangen, waarin ze verteld dat ze voor haar eigen afdeling een voorstel heeft geschreven voor het doneren van collectiestukken aan Wikimedia Commons. Ze vraagt hierin om input, die MaartenB haar nog levert.

24 uur van de Nijmeegse geschiedenis

De aktiviteit "24 uur van de Nijmeegse geschiedenis" is een cultuur event voor de Nijmeegse instellingen Huis van de Nijmeegse Geschiedenis, Regionaal Archief Nijmegen, Centrale bibliotheek De Mariënburg en Museum Het Valkhof. de vraag is of er Wikipedianen kunnen deelnemen (eventueel met een schrijf-a-thon die meedoet met de schrijfwedstrijd in de maand oktober).

Besluit: Jane zoekt mensen die invulling aan deze activiteit. De vereniging heeft geen probleem met een financiele bijdrage.

UPC

Hay: "standpunt t.o.v. de voorgestelde samenwerking met UPC Broadband".

Besluit: Siebrand geeft Hay antwoord.

PR

PR spullen

Banners, brochures, enz om te gebruiken bij congressen, feesten, en andere evenementen

Nieuwe website

Hoe maken we de website bekend, hoe maken we goed gebruik ervan? Wie gaat het voeren?

Communicatie

Visitekaartjes

Siebrand bestelt ze 10 juni 2011. Verwachte leverdatum: 17 juni 2011.

Chapter reports

Naar aanleiding van mail Maarten D: Gaat dit goed? Wie is verantwoordelijk? --MaartenB 9 jun 2011 12:01 (UTC)

Besluit: Austin is verantwoordelijk vanaf nu, incl. voor de achterstallige rapporten.

Jaarverslag

GEEN VOORTGANG!

Telefoon-doorschakeling

Marjon had het voorstel om het telefoonnummer naar een "designated" persoon door te schakelen. Dus wanneer zij op kantoor is, neemt zij het op, en anders een vrijwilliger die die dag "dienst" heeft wat betreft het ontvangen van belletjes.

Pakt Siebrand op samen met Marjon.

Bellen vrijwilligers

Ciell vraagt: Kan er een algemene Skypeaccount komen, waar de Vereniging het credit op bij kan storten en bepaalde actieve vrijwilligers toegang toe kunnen krijgen [...]. Daarnaast is het misschien een idee om voor de activiteiten zelf een aparte SIM-kaart aan te schaffen, zeg maar een "activiteiten-mobiel", die op dat soort dagen gebruikt kan worden. Niet eens zozeer voor uitgaande gesprekken, maar juist ook voor mensen die onderweg zijn en bijvoorbeeld de locatie niet vinden kunnen. Een dergelijke optie zou van pas kunnen komen op de conferentie, de verjaardag, maar ook tijdens bijvoorbeeld fotojachten en andere activiteiten."

Paul: In principe voor, maar e.e.a. moet wel ook praktisch worden geregeld. Gaat het te ver als ik als penningmeester in ieder geval de lijsten met nummers wil kunnen inzien voor steekproefsgewijze controle? Of willen we dit gewoon onder kantoorkosten scharen zonder verder gedoe? Ik geef onmiddellijk toe dat ik de telefoon op mijn werk een paar keer per jaar voor privégesprekken gebruik, dus ik zal hier niet de telefoonpolitie gaan uithangen, ik wil alleen wel voorkomen dat zoiets uit de hand zou lopen. Ik heb geen idee wat een gebruikelijk 'controleniveau' is, en zou ook niet willen dat vrijwilligers het idee hebben dat ze constant gecontroleerd worden.

Besluit: Siebrand zal een Skype-account aanmaken met EUR 10,00 tegoed en dit account aan Ciell ter beschikking stellen. Siebrand bekijkt welke mogelijkheden er zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van Paul.
Besluit: Siebrand koopt een pre-paid telefoonkaart met EUR 20,00 tot EUR 30,00 tegoed dat een jaar geldig is, die we kunnen gebruiken als telefoonnummer tijdens evenementen.

Bestuur

Pakken we goed op wat vrijwilligers naar de bestuurslijst sturen? Blijven dingen liggen? Hoe kunnen we de communicatie en het afwerken van vragen beter doen?

Procedure rondom besluitvorming (declaraties goedkeuren, contracten ondertekenen, wie gaat op welke buitenlandse reisjes, enz)

Mail Marjon n.a.v. bezoek Wikimedia Deutschland

Kantoor en professionalisering

Stand van zaken inhuren

Ligt bij Siebrand en Marjon.

Huisregels en bezoekbeleid